O2C-Prozess in SAP automatisieren: So schaffen Sie durchgängige Transparenz

Sobald Kundenauftrag eingeht, startet der Order-to-Cash-Prozess, kurz O2C-Prozess oder auch OTC-Prozess. Er umfasst alle Schritte vom Auftragseingang bis zum Zahlungseingang. Ziel ist es, Aufträge strukturiert zu bearbeiten, Umsätze zu realisieren und Forderungen transparent nachzuverfolgen.

Typischerweise gliedert sich der O2C-Prozess in folgende Schritte:

• Auftrag erfassen: Das Unternehmen erfasst den Kundenauftrag im System, prüft Preise und Konditionen und kontrolliert die Verfügbarkeit der Ware.
• Lieferung abwickeln: Mitarbeitende kommissionieren die Ware, organisieren den Versand und buchen den Warenausgang.
• Rechnung erstellen: Auf Basis von Auftrags- und Lieferdaten erstellt das Unternehmen die Rechnung und versendet sie an den Kunden.
• Zahlung verbuchen: Die Buchhaltung erfasst den Zahlungseingang, gleicht offene Posten aus und schließt den Vorgang ab.

Im Order-to-Cash-Prozess bündelt SAP zentrale Schritte wie Auftragsanlage, Lieferung, Fakturierung und Zahlung. Gleichzeitig entstehen rund um den Auftrag zahlreiche zusätzliche Informationen, die das System nicht automatisch strukturiert zusammenführt. Dazu gehören zum Beispiel:

• E-Mails mit Auftragsänderungen oder Sonderkonditionen
• Unterschriebene Verträge und Preisvereinbarungen
• Lieferscheine als Scan oder PDF
• Rechnungsanhänge
• Individuelle Korrespondenz mit dem Kunden

Zwar verarbeitet SAP Belege, Buchungen und Status zuverlässig. Doch häufig fehlt der vollständige Dokumentenkontext. Anhänge liegen in Postfächern oder auf Laufwerken, neue Versionen werden manuell gespeichert, Freigaben erfolgen in Meetings oder per E-Mail, ohne direkte Verknüpfung zum jeweiligen SAP-Vorgang.

Spätestens bei Reklamationen, Preisabweichungen oder Prüfungen wird das kritisch. Denn SAP zeigt zwar den Beleg, aber nicht automatisch die komplette Kommunikations- und Dokumentenhistorie.

Ihre Order-to-Cash-Prozesse in SAP werden erst dann vollständig transparent und prüfungssicher, wenn Dokumente und Informationen eng mit den zugrunde liegenden SAP-Vorgängen verknüpft sind. Denn nur wenn Belege mit allen zugehörigen Dokumenten, E-Mails und Freigaben zusammengeführt werden, entsteht ein durchgängiger Prozesskontext.

Ein ECM- bzw. Dokumentenmanagement-System übernimmt dabei das zentrale Management und die revisionssichere Archivierung der Dokumente. Dokumente und Informationen werden strukturiert abgelegt, automatisch den passenden SAP-Vorgängen zugeordnet und direkt im jeweiligen Prozessschritt bereitgestellt. So greifen Sie aus SAP auf Verträge, Preisvereinbarungen oder Korrespondenz zu, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.

Mit ECM- und SAP-integrierten Lösungen profitieren Sie im O2C-Prozess von folgenden Vorteilen:

• SAP-Belege sind automatisch mit allen relevanten Dokumenten und Anhängen verknüpft.
• Verträge, Lieferscheine oder E-Mails öffnen Sie direkt aus dem Auftrag oder der Rechnung heraus.
• Dokumente lassen sich versionssicher und revisionskonform archivieren.
• Freigaben, Rückfragen und Änderungen werden transparent im Workflow dokumentiert.
• Der Suchaufwand sinkt, Medienbrüche werden vermieden.
• Bei Reklamationen oder Prüfungen steht Ihnen eine vollständige Dokumenten- und Kommunikationshistorie zur Verfügung.

Hey Doxi, wie automatisieren Sie Kundenaufträge in SAP durch die Anbindung von Doxis?

Wie verändert sich der Order-to-Cash-Prozess, wenn Dokumente, Daten und Workflows nahtlos zusammenspielen? Mit der Integration von Doxis in SAP werden einzelne Prozessschritte nicht nur digital unterstützt, sondern durchgängig miteinander verknüpft. Vom Auftragseingang über Fakturierung und Zahlung bis zur Archivierung entsteht ein transparenter, automatisierter End-to-End-Prozess.

Die folgenden Schritte zeigen, wie ein O2C-Prozess in SAP mit Doxis in der Praxis abläuft.

Schritt 1: Kundenaufträge erfassen

Kundenanfragen und Aufträge erreichen Ihr Unternehmen über unterschiedliche Kanäle, etwa per E-Mail, EDI, Portal oder als Scan. Doxis erfasst diese Dokumente automatisch, liest die relevanten Daten aus, klassifiziert sie und legt den Auftrag direkt im SAP SD-Modul (Sales & Distribution) an.

Im integrierten Order Monitor erhalten Sie einen vollständigen Überblick über:

• Neu eingegangene Kundenaufträge
• Offene Vorgänge im Verkaufsprozess
• Bereits bearbeitete oder fakturierte Aufträge
• Aktuelle Bearbeitungsstände und mögliche Engpässe

So steuern Sie Ihre Auftragsprozesse transparent und behalten jederzeit den Status im Blick.

Schritt 2: Kundenaufträge prüfen und anlegen

Doxis gleicht die eingehenden Auftragsdaten automatisch mit den SAP-Stammdaten ab, zum Beispiel Debitoren-, Artikel- und Preisdaten oder Materialmerkmale. Mithilfe von KI liest das System Details, Produktkonfigurationen und Positionsdaten aus und prüft sie anhand definierter Regeln.

Sind alle Angaben plausibel, legt Doxis den Kundenauftrag automatisch in SAP an. Bei Abweichungen kennzeichnet das System die entsprechenden Stellen gezielt, sodass Mitarbeitende diese schnell und strukturiert prüfen können. Dadurch verkürzt sich die Bearbeitungszeit deutlich, Fehlerquoten sinken und die Prozesseffizienz steigt.

Schritt 3: Lieferung und Fakturierung transparent steuern

Nach der erfolgreichen Auftragsanlage steuert SAP die logistische Abwicklung, von der Lieferung über den Warenausgang bis zur Fakturierung. Doxis ergänzt diese Prozessschritte um eine durchgängige Dokumentenlogik und sorgt für zusätzliche Transparenz. Alle relevanten Vorgänge bleiben dokumentiert und sind jederzeit direkt mit dem jeweiligen Auftrag verknüpft.

Im Order Center laufen sämtliche Daten, Dokumente und Prozessinformationen zum Kundenauftrag zusammen. Dort können Sie Informationen gezielt auswerten und filtern, zum Beispiel nach:

• Auftragseingängen nach Produkt oder Region
• Trends im Auftragseingang
• Bearbeitungsdauer einzelner Prozessphasen
• Auffälligkeiten in der Auftragsabwicklung

Während der gesamten Bearbeitung bleiben Originalbelege inklusive Versionen und Korrespondenz jederzeit einsehbar. So wird der O2C-Prozess messbar, transparent und datenbasiert steuerbar.

Schritt 4: Elektronische Rechnungsstellung automatisieren

Sobald die Lieferung erfolgt ist, erstellen Sie die Rechnung. Im Doxis Billing Monitor laufen alle Ausgangsrechnungen aus SAP SD und FI zentral zusammen.

Auf einen Blick sehen Sie, welche Rechnungen bereits versendet wurden, sich noch im Versand befinden oder geprüft werden müssen. Auch Zahlungs- und Forderungsstatus sind transparent einsehbar.

Empfänger, Format, Versandkanal oder Leitweg-ID übernimmt Doxis automatisch aus den Debitorenstammdaten. Die elektronische Rechnung wird direkt aus SAP erzeugt und national oder international versendet. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zum Zahlungseingang und Sie realisieren Umsätze schneller.

Schritt 5: Zahlungseingang dokumentieren und Vorgang abschließen

Sobald der Zahlungseingang in SAP verbucht ist, ergänzt Doxis automatisch den vollständigen Belegsatz des Order-to-Cash-Prozesses. Alle Dokumente, Buchungen und Prozessschritte sind damit zentral verknüpft und nachvollziehbar dokumentiert.

So schließen Sie den Vorgang sauber ab und stellen sicher, dass der gesamte O2C-Prozess jederzeit transparent und prüfungssicher nachvollzogen werden kann.

Schritt 6: O2C-Dokumente revisionssicher archivieren

Im letzten Schritt archivieren Sie alle relevanten Dokumente wie Kundenanfragen, Angebote, Verträge, Lieferscheine und Rechnungen revisionssicher im digitalen Archiv von Doxis.

So bewahren Sie sämtliche Unterlagen aus dem O2C-Prozess über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg rechtssicher und nachvollziehbar auf. Bei Audits oder Prüfungen stehen alle Dokumente vollständig und strukturiert zur Verfügung. Gleichzeitig erinnert Doxis an Löschfristen und schützt sensible Informationen zuverlässig vor unbefugtem Zugriff.

Im Order-to-Cash-Prozess entscheidet sich, wie effizient Sie Aufträge abwickeln und wie schnell Umsatz realisiert wird. Bleiben Dokumente, E-Mails und Anhänge außerhalb von SAP verteilt, entstehen Medienbrüche, Suchaufwand und Intransparenz.

Durch SAP-integrierte O2C-Lösungen wie die Add-ons von Doxis werden Dokumente, SAP-Daten und Prozessschritte direkt miteinander verknüpft. So steuern Sie Ihren O2C-Prozess Ende-zu-Ende transparent, prüfungssicher und automatisiert – vom Kundenauftrag bis zur Archivierung.

Häufige Fragen zum O2C-Prozess in SAP