Ein effizienter Beschaffungsprozess sorgt dafür, dass Waren und Dienstleistungen rechtzeitig, transparent und kosteneffizient im Unternehmen ankommen.

In der Praxis ist der Beschaffungsprozess jedoch oft unnötig komplex: Genehmigungen dauern zu lange, Dokumente gehen in E-Mails verloren und manuelle Abstimmungen zwischen Einkauf, Fachabteilungen und ERP-Systemen bremsen den Ablauf. Gleichzeitig fehlt häufig der Überblick darüber, wo ein Vorgang gerade steht, wer zuständig ist und welche Informationen noch fehlen.

Mit klaren Prozessen, digitalen Workflows und geeigneter Software können Unternehmen ihre Beschaffung deutlich beschleunigen, Fehler reduzieren und Kosten senken. In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein Beschaffungsprozess typischerweise abläuft, welche Schritte besonders kritisch sind und wie Sie das Verfahren mit E-Procurement, Automatisierung und integrierten Lösungen wie Doxis effizienter gestalten.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Beschaffungsprozess umfasst alle Schritte von der Bedarfsermittlung über Bestellung und Wareneingang bis zur Zahlung und Archivierung.
• Die größten Effizienzbremsen sind lange Freigaben, Medienbrüche, manuelle Dokumentenprüfung und fehlende Transparenz.
• Digitale Workflows, E-Procurement und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung reduzieren Fehler, beschleunigen
• Freigaben und senken Prozesskosten.
  Besonders hohes Optimierungspotenzial liegt bei dokumentenintensiven Schritten wie Auftragsbestätigungen,
• Lieferscheinen, Rechnungen und SAP-Abgleichen.
• Mit Doxis lassen sich Beschaffungsdokumente erfassen, mit SAP-Daten abgleichen, in Workflows steuern und revisionssicher archivieren.

Der Beschaffungsprozess umfasst alle Schritte, mit denen ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen plant, anfordert, bestellt, erhält, bezahlt und dokumentiert.

Dazu gehören strategische Aufgaben wie Bedarfsplanung, Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlung sowie operative Aufgaben wie Bestellanforderung, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung. Häufig wird dieser Ablauf auch als Purchase-to-Pay-Prozess bezeichnet, vor allem wenn der Fokus auf dem durchgängigen Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung liegt.

Das Ziel ist klar: Unternehmen sollen die benötigten Waren und Dienstleistungen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Menge, Qualität und zum passenden Preis erhalten. Je transparenter und digitaler dieser Prozess abläuft, desto einfacher lassen sich Kosten, Lieferzeiten, Freigaben und Dokumente kontrollieren.

Je nach Bedarf, Branche und Beschaffungsobjekt nutzen Unternehmen unterschiedliche Arten der Beschaffung. Die drei wichtigsten Formen sind:

Hey Doxi, erläutere mir bitte die Arten von Beschaffungsprozessen!

Beschaffung und Einkauf sind eng miteinander verbunden, haben aber unterschiedliche Aufgaben: Die Beschaffung plant und steuert den gesamten Versorgungsprozess strategisch, während der Einkauf die operative Bestellung und Abwicklung übernimmt.

In der Praxis werden beide Begriffe oft gleich verwendet. Genau genommen ist der Einkauf jedoch ein Teilbereich der Beschaffung. Die Beschaffung umfasst die langfristige Planung, Lieferantenauswahl, Bedarfsanalyse und Prozessoptimierung. Der Einkauf kümmert sich vor allem um konkrete Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Wareneingänge und Rechnungsprüfungen.

Strategische Beschaffung

Die strategische Beschaffung legt fest, wie ein Unternehmen langfristig mit Waren, Materialien und Dienstleistungen versorgt wird.

Sie basiert auf Daten, Bedarfsanalysen und Lieferantenbewertungen. Ziel ist es, Kosten zu senken, Risiken zu reduzieren und eine stabile Lieferantenbasis aufzubauen. Dabei beantwortet die strategische Beschaffung vor allem diese Fragen:

• Welche Waren und Dienstleistungen werden regelmäßig benötigt?
• Welche Lieferanten erfüllen die Anforderungen an Preis, Qualität, Lieferzeit und Compliance?
• Welche Verträge, Rahmenbedingungen und Konditionen sichern langfristig den besten Wert?
• Welche Risiken bestehen bei Lieferketten, Preisen oder einzelnen Lieferanten?

Diese Aufgaben finden vor der eigentlichen Bestellung statt. Deshalb spricht man auch vom vorgelagerten Beschaffungsprozess.

Ein wichtiger Teilbereich ist das Lieferantenmanagement. Es umfasst die Auswahl, Bewertung und Weiterentwicklung von Lieferanten.

Operative Beschaffung

Die operative Beschaffung umfasst die konkrete Bestellabwicklung im Tagesgeschäft.

Dazu gehören Bestellanforderungen, Freigaben, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Wareneingänge, Rechnungsprüfungen und Zahlungen. Dieser Teil des Prozesses wird häufig auch als Purchase-to-Pay bezeichnet, weil er den Ablauf von der Bestellung bis zur Bezahlung abbildet.

Gerade in der operativen Beschaffung entstehen viele manuelle Aufgaben: Dokumente müssen geprüft, Daten mit ERP-Systemen wie SAP abgeglichen, Freigaben eingeholt und Abweichungen geklärt werden. Digitale Workflows und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung helfen hier, wiederkehrende Schritte zu automatisieren und den Prozess transparenter zu machen.

Ein Beschaffungsprozess läuft typischerweise in fünf Phasen ab: Bedarf ermitteln, Lieferanten auswählen, Bestellung auslösen, Wareneingang prüfen und Zahlung abwickeln.

In der Praxis kann der Ablauf je nach Unternehmen, Branche und Beschaffungsobjekt detaillierter sein. Vor allem in größeren Organisationen kommen zusätzliche Freigaben, Dokumentenprüfungen, SAP-Abgleiche und Archivierungspflichten hinzu. Die folgenden fünf Phasen bilden jedoch den Kern der meisten Beschaffungsprozesse.

1. Bedarfsermittlung und Freigabe

Jeder Beschaffungsprozess beginnt mit einem konkreten Bedarf. Eine Fachabteilung benötigt zum Beispiel Material, Ersatzteile, Dienstleistungen oder Betriebsmittel. Dieser Bedarf wird in vielen Unternehmen als Bestellanforderung, kurz BANF, erfasst und an den Einkauf übergeben.

Ziel dieser Phase ist es, den Bedarf klar zu beschreiben und zu prüfen, ob eine Beschaffung wirklich nötig ist. Dazu gehören in der Regel folgende Schritte:

Bedarf ermitteln

Am Anfang steht die Frage: Was wird benötigt, in welcher Menge, zu welchem Zeitpunkt und für welchen Zweck?

Ein Bedarf kann entstehen, wenn ein konkreter Kundenauftrag vorliegt, ein Lagerbestand sinkt oder ein geplanter Produktionsauftrag Material erfordert. Dabei lassen sich drei Bedarfsarten unterscheiden:

Zur Bedarfsermittlung gehört auch die Bestandskontrolle. Unternehmen vergleichen Soll- und Istbestände, prüfen Mindestbestände und analysieren den durchschnittlichen Verbrauch. So vermeiden sie Engpässe, Überbestände und unnötige Beschaffungskosten.

Beschaffungsantrag erstellen

Ist der Bedarf klar, erstellt die Fachabteilung einen Beschaffungsantrag. Dieser enthält alle relevanten Angaben, zum Beispiel:

• Art des Beschaffungsobjekts
• Menge
• gewünschter Liefertermin
• Kostenstelle
• Bedarfsgrund
• Budgetrahmen
• mögliche Lieferanten oder Artikelnummern

Der Einkauf prüft anschließend, ob der Antrag vollständig, plausibel und regelkonform ist.

Freigabe einholen

Nach der Prüfung folgt die Freigabe. Je nach Unternehmen müssen Einkauf, Fachabteilung, Vorgesetzte oder Controlling zustimmen. Häufig hängt der Freigabeprozess vom Bestellwert, der Kostenstelle oder der Art des Beschaffungsobjekts ab.

Gerade hier entstehen oft Verzögerungen. Digitale Workflows helfen, Zuständigkeiten klar zu steuern, Freigaben zu beschleunigen und den Status jeder Bestellanforderung transparent zu machen.

2. Lieferantenauswahl und Angebote

Nach der Bedarfsermittlung entscheidet der Einkauf, bei welchem Lieferanten die benötigten Waren oder Dienstleistungen beschafft werden sollen.

Idealerweise greifen Unternehmen dabei auf ein strategisches Lieferantenmanagement zurück. Dort sind geeignete Lieferanten bereits bewertet und nach Kriterien wie Qualität, Preis, Lieferzeit, Zuverlässigkeit, Compliance und Service eingeordnet.

Der Einkauf holt anschließend Angebote ein und vergleicht sie. Wichtige Vergleichskriterien sind:

• Preis
• Qualität
• Lieferzeit
• Zahlungsbedingungen
• Service
• Vertragsbedingungen
• Lieferantenrisiko
• Nachhaltigkeits- und Compliance-Anforderungen

Nach dem Angebotsvergleich folgen Vertragsverhandlung und Vertragsabschluss. Je nach Beschaffungsobjekt kann daraus ein Kaufvertrag, Werkvertrag, Rahmenvertrag oder Servicevertrag entstehen.

3. Bestellung und Auftragsbestätigung

Wenn ein passendes Angebot ausgewählt wurde, löst der Einkauf die Bestellung aus. Die Bestellung enthält alle relevanten Daten, darunter Artikel, Mengen, Preise, Liefertermin, Lieferadresse und Zahlungsbedingungen.
Sobald der Lieferant die Bestellung bestätigt, muss die Auftragsbestätigung geprüft werden. Dieser Schritt ist besonders wichtig, weil Abweichungen später zu Lieferproblemen, Produktionsverzögerungen oder falschen Rechnungen führen können.

Typische Prüffragen sind:

• Stimmen Artikelnummern und Mengen mit der Bestellung überein?
• Wurde der vereinbarte Preis bestätigt?
• Passt der Liefertermin?
• Stimmen Zahlungs- und Lieferbedingungen?
• Gibt es Abweichungen zur Bestellung?

In vielen Unternehmen erfolgt dieser Abgleich noch manuell, oft per E-Mail und SAP. Das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko. KI-gestützte Dokumentenverarbeitung kann Auftragsbestätigungen automatisch auslesen, mit Bestelldaten im ERP-System abgleichen und Abweichungen direkt in einen Workflow geben.

4. Wareneingang

Beim Wareneingang prüft das Unternehmen, ob die gelieferte Ware vollständig, unbeschädigt und vertragsgemäß angekommen ist.

Dabei werden Lieferung, Bestellung und Lieferschein miteinander abgeglichen. Die wichtigsten Fragen lauten:

• Entspricht die Lieferung der Bestellung?
• Stimmen Menge und Artikel mit dem Lieferschein überein?
• Gibt es Transportschäden?
• Entspricht die Qualität den Anforderungen?
• Müssen Mängel dokumentiert oder reklamiert werden?

Nach der Prüfung wird der Wareneingang im System verbucht. Anschließend wird die Ware an den richtigen Ort weitergeleitet, zum Beispiel in die Produktion, ins Lager oder an die anfordernde Fachabteilung.

Auch hier ist eine saubere Dokumentation wichtig. Lieferscheine, Prüfvermerke, Reklamationen und Wareneingangsdaten müssen nachvollziehbar mit dem Bestellvorgang verbunden sein.

5. Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung schließt den operativen Beschaffungsprozess ab.
Die Buchhaltung erfasst die Rechnung, prüft sie und gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab. Dieser Abgleich wird häufig als 3-Way-Match bezeichnet: Bestellung, Wareneingang und Rechnung müssen zusammenpassen.

Geprüft werden unter anderem:

• Rechnungsbetrag
• Menge
• Preis
• Steuerangaben
• Lieferantendaten
• Zahlungsbedingungen
• Bestell- und Wareneingangsbezug

Wenn alle Angaben stimmen, wird die Rechnung gebucht und zur Zahlung freigegeben. Gibt es Abweichungen, müssen Einkauf, Buchhaltung, Fachabteilung oder der Lieferant den Vorgang klären.

Digitale Workflows reduzieren hier manuelle Rückfragen und sorgen dafür, dass Rechnungen schneller geprüft, freigegeben und fristgerecht bezahlt werden.

Weitere wichtige Schritte nach der Zahlung

Auch nach der Bezahlung ist der Beschaffungsprozess nicht vollständig abgeschlossen. Zwei Schritte sind besonders wichtig: Lieferantenbewertung und Archivierung.

Lieferantenbewertung

Nach Abschluss des Vorgangs sollten Unternehmen die Leistung des Lieferanten bewerten. So lassen sich zukünftige Beschaffungsentscheidungen datenbasiert treffen.

Wichtige Bewertungskriterien sind:

• Produktqualität
• Termintreue
• Preisentwicklung
• Kommunikation
• Service
• Reklamationsquote
• Innovationsfähigkeit
• Compliance und Nachhaltigkeit

Eine regelmäßige Lieferantenbewertung hilft, Risiken früh zu erkennen und die Beschaffungsstrategie laufend zu verbessern.

Archivierung

Alle beschaffungsrelevanten Dokumente müssen geordnet, nachvollziehbar und revisionssicher archiviert werden. Dazu gehören unter anderem:

Bestellanforderungen

• Angebote
• Verträge
• Bestellungen
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Freigaben
• Prüfvermerke

Ein ECM-System wie Doxis unterstützt Unternehmen dabei, diese Dokumente zentral zu verwalten, mit SAP-Daten zu verbinden und revisionssicher zu archivieren. So bleiben Beschaffungsprozesse auch nach Abschluss transparent, prüfbar und compliant.

Viele Beschaffungsprozesse werden langsam und fehleranfällig, weil Freigaben, Dokumente und ERP-Daten nicht durchgängig verbunden sind.

In der Praxis treten vor allem fünf Probleme immer wieder auf:

Lange Freigabezeiten: Genehmigungen laufen über mehrere Personen, Abteilungen oder Kostenstellen. Wenn Zuständigkeiten unklar sind oder Freigaben per E-Mail erfolgen, verzögert sich der gesamte Beschaffungsprozess.

Fehlende Transparenz: Einkauf, Fachabteilungen und Buchhaltung sehen oft nicht auf einen Blick, wo ein Vorgang steht, wer gerade zuständig ist oder welche Informationen noch fehlen.

Medienbrüche: Beschaffungsdaten und Dokumente liegen verteilt in E-Mails, Excel-Listen, lokalen Ordnern und ERP-Systemen. Dadurch müssen Mitarbeitende Informationen manuell suchen, prüfen und übertragen.

Maverick Buying: Werden Waren oder Dienstleistungen außerhalb definierter Einkaufsprozesse bestellt, steigen Kosten und Compliance-Risiken. Gleichzeitig fehlen zentrale Daten für Auswertungen und Lieferantenmanagement.

Fehler in Stammdaten und Bestellungen: Falsche Preise, Mengen, Liefertermine oder Lieferantendaten führen zu Rückfragen, Verzögerungen und fehlerhaften Rechnungen.

Die Ursache liegt meist nicht in einem einzelnen Prozessschritt. Das Problem entsteht durch fehlende Digitalisierung, uneinheitliche Abläufe und manuelle Dokumentenprüfung. Genau hier setzt E-Procurement an.

Beschaffungsprozess optimieren mit E-Procurement

E-Procurement digitalisiert und automatisiert den Beschaffungsprozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung. Dieser besteht aus vielen Aufgaben, Freigaben und Dokumenten. Dazu gehören unter anderem Beschaffungsanträge, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Verträge sowie Freigaben und Prüfvermerke.

Wenn diese Informationen über E-Mail, Excel, Papier und ERP-Systeme verteilt sind, fehlt ein durchgängiger Informationsfluss. Mitarbeitende müssen Daten manuell suchen, prüfen, weiterleiten und erneut erfassen. Das kostet Zeit und erhöht die Fehlerquote.

Mit E-Procurement schaffen Unternehmen standardisierte digitale Workflows. Bestellanforderungen werden automatisch an die richtige Person weitergeleitet, Freigaben werden dokumentiert und relevante Beschaffungsdokumente bleiben mit dem Vorgang verbunden. So sehen Einkauf, Fachabteilungen und Buchhaltung jederzeit, welche Aufgabe offen ist und welche Dokumente bereits geprüft wurden.

Besonders wirkungsvoll ist E-Procurement, wenn es mit einem ECM-System und dem ERP-System verbunden ist. Dann lassen sich Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen automatisch erfassen, mit SAP-Daten abgleichen, in Workflows steuern und revisionssicher archivieren - und Medienbrüche werden vermieden.

Auftragsbestätigungen zeigen besonders deutlich, warum Beschaffungsprozesse ohne Automatisierung ins Stocken geraten.

Große Industrieunternehmen erhalten jeden Monat oft mehrere tausend Auftragsbestätigungen per E-Mail. Jede muss geprüft und mit der zugehörigen SAP-Bestellung abgeglichen werden. Das kostet Zeit, bindet Fachkräfte und erhöht das Risiko, dass Abweichungen zu spät erkannt werden.

Das Problem: Auftragsbestätigungen sehen je nach Lieferant unterschiedlich aus. Mitarbeitende müssen Angaben wie Bestellnummer, Lieferdatum, Zahlungskonditionen, Mengen und Preise manuell erfassen und prüfen. Gibt es Abweichungen, werden Einkauf, Fachabteilung, Buchhaltung oder Lieferant oft per E-Mail eingebunden.

Mit Doxis Intelligent Order Confirmation Automation wird dieser Prozess digital und KI-gestützt gesteuert. Doxis erfasst Auftragsbestätigungen automatisch, gleicht die Daten mit SAP ab und startet passende Workflows.

Die Lösung unterstützt den Prozess durch:

• Zentrale Übersicht: Alle Auftragsbestätigungen, Status, Zuständigkeiten und Abweichungen sind auf einen Blick sichtbar.
• Automatische Datenerfassung: Doxis liest Bestellnummer, Lieferdatum, Mengen, Preise und Zahlungsbedingungen aus.
• SAP-Abgleich: Die Daten werden mit der Bestellung im ERP-System verglichen. Abweichungen werden markiert.
• Klare Aufgabensteuerung: Mitarbeitende sehen direkt, ob sie prüfen, freigeben, ablehnen oder Rückfragen stellen müssen.
• Dokumentenansicht: Extrahierte Daten und Originaldokument lassen sich Seite an Seite prüfen.
• Revisionssichere Archivierung: Nach der Bearbeitung wird die Auftragsbestätigung im Doxis-Archiv abgelegt.
• SAP-Synchronisierung: Dokumente, Informationen und Workflows bleiben aus SAP heraus nachvollziehbar.

Der Vorteil: Auftragsbestätigungen ohne Abweichungen lassen sich weitgehend automatisiert verarbeiten. Kritische Abweichungen werden früh erkannt und gezielt an die richtige Person weitergeleitet. So sinkt der manuelle Prüfaufwand, der Beschaffungsprozess wird schneller und Unternehmen behalten mehr Kontrolle über Liefertermine, Mengen und Preise.

Häufig gestellte Fragen zum Beschaffungsprozess

* Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.