-70%
manuelle Auftragserfassung
mit Doxis bei i-PRO Americas
55.000
Rechnungen/Jahr
verarbeitet mit Doxis bei FEV
Wie ECM Einkauf & Beschaffung unterstützt
ERP- und Beschaffungssysteme steuern Transaktionen und Stammdaten. Doxis ergänzt diese Systeme um die zugehörigen Dokumente und dokumentenbasierten Prozesse. Bestellanforderungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Verträge werden erfasst, geprüft, mit ERP-Daten abgeglichen, in Workflows weitergeleitet und revisionssicher archiviert. So lassen sich dokumentenbasierte Beschaffungsprozesse automatisieren, ohne bestehende Systeme zu ersetzen.
Vernetzte Geschäftssysteme
Verbinden Sie ERP-, SAP- und Lieferantensysteme und schaffen Sie eine zentrale, verlässliche Informationsbasis für Ihre Einkaufs- und Beschaffungsprozesse.
Intelligente Dokumentenautomatisierung
Automatisieren Sie den 3-Wege-Abgleich sowie die Verarbeitung und Weiterleitung von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferantendokumenten.
Lieferantenrisiko & Compliance
Verwalten Sie Lieferantenverträge, Leistungsdaten und Compliance-Nachweise zentral in einem revisionssicheren System.
P2P-Prozesse intelligent automatisieren
Effiziente Purchase-to-Pay-Prozesse wirken sich direkt auf Kosten, Durchlaufzeiten und Transparenz im Einkauf aus. Die KI-gestützte P2P-Lösung von Doxis ergänzt SAP ERP und SAP S/4HANA und unterstützt den Beschaffungsprozess von der Bestellanforderung über die Rechnungsverarbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung der zugehörigen Dokumente.
Wie SEW-EURODRIVE einen ROI von 336 % erzielte
Forrester Consulting untersuchte in einer Total-Economic-Impact-Studie den Einsatz von Doxis Intelligent Content Automation bei SEW-EURODRIVE. Erfahren Sie, welche wirtschaftlichen Effekte das Unternehmen mit Doxis erzielte und welche Faktoren zum ROI von 336 % beitrugen.
Wie Duravit den Einkauf international vernetzt
Duravit ist in mehr als 120 Ländern vertreten und beschafft für seine Sanitärprodukte Materialien an zahlreichen Standorten. Mit Doxis arbeitet der Einkauf standortübergreifend zusammen und steuert globale Lieferantenbeziehungen zentral. Erfahren Sie, wie Duravit diese Prozesse mit Doxis über mehrere Länder und Sprachen hinweg unterstützt.
Sehen Sie Doxis in Aktion
Entdecken Sie in einer persönlichen Demo, wie Doxis Ihre dokumentenbasierten Prozesse vereinfacht und automatisiert.
Warum sich Einkauf & Beschaffung für Doxis entscheiden
Doxis führt Beschaffungsdokumente, Geschäftsdaten und Bearbeitungskontexte in einer zentralen ECM-Plattform zusammen. So erhalten Einkaufsteams einen verlässlichen Informationszugriff, können Dokumente nachvollziehbar verwalten und bestehende Beschaffungssysteme um dokumentenbasierte Prozesse ergänzen.
Zentrale Informationsbasis
Bündeln Sie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und weitere Beschaffungsdokumente zentral in Doxis. Dadurch greifen Einkauf und beteiligte Fachbereiche auf konsistente Informationen zu.
Digitale Beschaffungsakten
Fassen Sie Dokumente und Informationen zu Lieferanten, Bestellungen oder Beschaffungsvorgängen in digitalen Akten zusammen. Der gesamte Vorgang bleibt dadurch im fachlichen Kontext verfügbar und nachvollziehbar.
Dokumente verknüpfen
Verknüpfen Sie Beschaffungsdokumente mit den zugehörigen Informationen aus ERP-, SAP- und weiteren Geschäftssystemen. So können Mitarbeitende Dokumente direkt im passenden Geschäftskontext aufrufen.
Informationen schneller finden
Nutzen Sie Metadaten- und Volltextsuche, um Bestellungen, Verträge oder andere Beschaffungsinformationen zu finden. Auch bei großen Dokumentbeständen behält der Einkauf den Überblick.
Versionen nachvollziehen
Verwalten Sie unterschiedliche Dokumentversionen und dokumentieren Sie Änderungen nachvollziehbar. Dadurch ist erkennbar, welche Fassung aktuell ist und wie sich der Inhalt entwickelt hat.
Zugriffe gezielt steuern
Regeln Sie den Zugriff auf Beschaffungsdokumente über definierte Rollen und Berechtigungen. Mitarbeitende erhalten nur die Informationen, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
Bearbeitungsschritte nachvollziehen
Dokumentieren Sie Bearbeitungsschritte und Änderungen entlang eines Vorgangs. So bleibt nachvollziehbar, wer Informationen bearbeitet oder Entscheidungen getroffen hat.
Revisionssicher archivieren
Archivieren Sie Auftragsbestätigungen, Verträge und weitere Beschaffungsdokumente revisionssicher. Die Unterlagen bleiben langfristig verfügbar und sind bei Prüfungen gezielt aufrufbar.
Beschaffungsprozesse transparent steuern und Informationen gezielt nutzen
Doxis verbindet Prozessdaten mit den zugehörigen Beschaffungsdokumenten und macht Bearbeitungsstände, Durchlaufzeiten und Abweichungen sichtbar. Einkaufsteams können dadurch Prozesse gezielt auswerten und zugleich Informationen aus Bestellungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Verträgen direkt im jeweiligen Geschäftskontext erschließen.
Berichtswesen und Prozessmonitoring
Verfolgen Sie Bearbeitungszeiten, Status und offene Aufgaben entlang Ihrer Beschaffungsprozesse und erhalten Sie einen zentralen Überblick über laufende Vorgänge. Doxis führt Prozessinformationen mit den zugehörigen Dokumenten zusammen, sodass sich Verzögerungen, Abweichungen und offene Bearbeitungsschritte im jeweiligen Kontext nachvollziehen lassen.
Auswertungen zu Durchlaufzeiten und Lieferantenprozessen zeigen, an welchen Stellen Prozesse ins Stocken geraten. Einkaufsteams können dadurch gezielt eingreifen und Abläufe auf Basis konkreter Prozessdaten optimieren.
KI-Antworten mit nachvollziehbaren Quellen
Bei Bestellungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferantenverträgen müssen KI-generierte Antworten überprüfbar bleiben. Mit Ask Doxi können Einkaufsteams Fragen zu den in Doxis verwalteten Informationen stellen und erhalten Antworten mit Bezug zu den zugrunde liegenden Dokumenten. Dadurch lässt sich direkt nachvollziehen, auf welcher Quelle eine Information basiert.
Chat, KI-Suche und spezialisierte Assistenten unterstützen dabei, relevante Informationen aus umfangreichen Dokumentbeständen gezielt zu erschließen. Auch sensible Einkaufs- und Vertragsinformationen können in geschützten Bereitstellungsszenarien genutzt werden, sodass KI-Unterstützung in dokumentenbasierten Prüf- und Rechercheprozessen kontrolliert eingesetzt werden kann.
Weitere Doxis-Lösungen für Einkauf & Beschaffung
Purchase-to-Pay
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Dokumentenmanagement
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Elektronische Akten
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Kollaboration
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Rechnungsautomatisierung
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Revisionssichere Archivierung
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Doxis integriert sich in Ihre bestehende IT-Landschaft
Sicherheit, Compliance und Qualität unabhängig bestätigt
Zertifizierte Sicherheit
Geprüfte Compliance
Von Analysten anerkannt
Doxis ist
Leader!
Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026
Starke Technologiepartner
Was unsere Kunden über uns sagen
Erfahren Sie, warum Organisationen weltweit Doxis vertrauen, um ihre Effizienz zu steigern, Prozesse zu optimieren und nachhaltigen Geschäftswert zu schaffen.
Thomas Schnell,
Leiter fachliche Betriebsführung BCM, DB Systel
"Wir haben es mit Doxis von SER geschafft, eine einheitliche, elektronische ECM-Infrastruktur im Sinne eines Konzernstandards aufzubauen."
Martin Treder,
Global IT, DHL Express
"Wir haben weltweit nach einer passenden Lösung für unser Dokumentenmanagement gesucht – und es vor unserer Haustür gefunden: bei Doxis."
Markus Schiffer,
Portfolio Manager, DEVK
"Das strategische Ziel Nummer 1 der DEVK ist die Kundenzufriedenheit. Das erreichen wir nur, wenn wir schnell und auskunftsfähig sind."
Lars Schmerge,
ECM-Projektleiter, Bernard Krone Holding
"Wir haben uns für SER entschieden, weil sie uns von Beginn an auf Augenhöhe begegneten und mit Doxis alle unsere Anforderungen erfüllten."
Dirk Stentzel,
IT-Projektleiter, AUGUST STORCK KG
"Im P2P- und O2C-Prozess wird die Gefahr eines Vermögensschadens minimiert, weil eine Vielzahl regulatorischer Anforderungen berücksichtigt werden."
Jürgen Werner,
DMS-Gesamtprojektleiter, LWL
"Vor über 10 Jahren sind wir mit SER gestartet. Wir hätten erhebliche Probleme, wenn wir noch mit Papierakten arbeiten müssten. Die bisherigen Investitionen haben sich gelohnt!"
Klaus Bentz,
Vorsitzender der Geschäftsleitung, FCA BANK Deutschland
"Mit Doxis haben wir einen langjährigen zuverlässigen Partner, der uns jederzeit innovativ und kundenorientiert begleitet."
Werner Höltl,
Application Manager (Finanzen), Duravit AG
"Mit Doxis sind wir – gerade bzgl. unsere internationalen, dokumentenbasierten Geschäftsprozesse – für die Zukunft bestens gerüstet."
Michael Penth,
Geschäftsführer, PVS Mosel-Saar GmbH
"Ich gehe davon aus, dass wir mit Doxis ein Drittel an überflüssigen Arbeitsabläufen einsparen – bei einer besseren Qualität."
Häufig gestellte Fragen zum ECM für Einkauf & Beschaffung
Was ist ECM für Einkauf und Beschaffung?
ECM für Einkauf und Beschaffung verbindet Dokumente wie Bestellanforderungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Verträge mit den zugehörigen Geschäftsprozessen. Doxis erfasst, verarbeitet und archiviert diese Dokumente und stellt die relevanten Informationen in ERP-, SAP- und Beschaffungsprozessen bereit.
Welche Purchase-to-Pay-Prozesse lassen sich mit Doxis automatisieren?
Doxis unterstützt Prozesse von der Bestellanforderung über Bestellung und Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsverarbeitung und Archivierung. Dabei lassen sich Freigaben, Prüfungen, Dokumentenabgleiche und Ausnahmeprozesse automatisieren, während relevante Daten an SAP oder andere angebundene Systeme übergeben werden.
Wie integriert sich Doxis in SAP und andere ERP- und Beschaffungssysteme?
Doxis lässt sich über APIs, Standardschnittstellen und Konnektoren mit bestehenden ERP-, SAP- und weiteren Geschäftssystemen verbinden. Für SAP unterstützt Doxis unter anderem SAP ERP, SAP S/4HANA und SAP ArchiveLink, sodass Dokumente und Workflows direkt mit bestehenden Geschäftsprozessen verknüpft werden können.
Wie automatisiert Doxis Bestellanforderungen und Freigaben?
Mit Doxis Purchase können Bestellanforderungen beispielsweise auf Basis von Materialien, Katalogdaten, Excel-Dateien oder Freitext erfasst und in digitale Prüf- und Freigabeprozesse überführt werden. Status, offene Vorgänge und Freigaben bleiben zentral nachvollziehbar, wodurch manuelle Abstimmungen und unkontrollierte Beschaffung reduziert werden.
Wie automatisiert Doxis den 3-Wege-Abgleich?
Beim 3-Wege-Abgleich werden typischerweise Bestellung, Wareneingang und Rechnung miteinander verglichen. Doxis unterstützt die automatisierte Rechnungsprüfung, indem relevante Rechnungsdaten erfasst und mit vorhandenen Bestell- und Prozessdaten abgeglichen werden. Abweichungen können gezielt zur weiteren Prüfung weitergeleitet werden.
Wie erkennt Doxis Abweichungen bei Auftragsbestätigungen?
Doxis Confirmation erfasst eingehende Auftragsbestätigungen und gleicht deren Inhalte auf Positionsebene mit den zugehörigen SAP-Bestellungen ab. Abweichungen bei beispielsweise Mengen, Konditionen oder Lieferinformationen werden sichtbar gemacht und können gezielt bearbeitet werden.
Kann Doxis auffällige oder manipulierte Beschaffungsdokumente erkennen?
Doxis AI.dp unterstützt die Prüfung von Dokumenten auf Auffälligkeiten und Manipulationen. Dazu gehören unter anderem die Erkennung von Duplikaten, Copy-Move-Manipulationen, auffälligen Metadaten sowie Inkonsistenzen zwischen Dokument- und Geschäftsdaten. Verdächtige Fälle können anschließend einer manuellen Prüfung zugeführt werden.
Wie verwaltet Doxis Lieferantenverträge und Fristen?
Lieferantenverträge können in Doxis zentral gespeichert, mit Metadaten versehen und den relevanten Lieferanten oder Geschäftsvorgängen zugeordnet werden. Versionierung, Zugriffsrechte, Workflows und revisionssichere Archivierung sorgen dafür, dass Vertragsinformationen und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar bleiben.
Welche Kennzahlen und Prozessinformationen stellt Doxis im Einkauf bereit?
Doxis macht Statusinformationen aus dokumentenbasierten Beschaffungsprozessen zentral verfügbar. Je nach Prozess lassen sich beispielsweise offene Vorgänge, Freigabestatus, Bearbeitungszeiten, Abweichungen oder der Stand von Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen überwachen, sodass Engpässe früher erkannt werden können.
Unterstützt Doxis internationale und standortübergreifende Beschaffungsprozesse?
Ja. Doxis kann Dokumente und Prozesse über unterschiedliche Standorte, Fachbereiche und angebundene Geschäftssysteme hinweg zentral verwalten. Die Doxis-Lösungen für Purchase-to-Pay unterstützen zudem SAP-basierte Beschaffungsprozesse und die revisionssichere Bereitstellung der zugehörigen Dokumente über den gesamten Prozess hinweg.
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