Lieferantenmanagement: Prozess, Aufgaben & Software

Lieferantenmanagement, englisch Supplier Management, bezeichnet die systematische Steuerung der gesamten Lieferantenbasis eines Unternehmens. Es umfasst alle Prozesse vom ersten Lieferantenkontakt über Qualifizierung, Bewertung und Auditierung bis zum Controlling der Lieferantenperformance.

Das übergreifende Ziel ist, die Wertschöpfungskette des Unternehmens zu optimieren und das Lieferantennetzwerk ideal zu nutzen, um die eigenen Standards in der Lieferkette zu gewährleisten. Voraussetzung dafür ist eine transparente Lieferantenbasis, die einen Vergleich und eine strategische Planung ermöglicht.

Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM)

Ein zentraler Bestandteil des Lieferantenmanagements ist das Lieferantenbeziehungsmanagement, englisch Supplier Relationship Management (SRM). Es bezeichnet den spezifischen Fokus auf die strategische Pflege der Lieferantenbeziehung: Vertrauensaufbau, langfristige Partnerschaft und Co-Innovation.

In der Praxis bedeutet das: Die Einkaufsabteilung stuft Lieferanten nach strategischer Bedeutung ein und investiert gezielt in die Beziehung zu A-Lieferanten. Das umfasst regelmäßige Reviews, gemeinsame Entwicklungsprojekte und eine offene Kommunikation auf Augenhöhe.

Lieferantenmanagement und Supply Chain Management arbeiten in der Praxis eng zusammen. Jedoch haben beide unterschiedliche Schwerpunkte. Während beim Lieferantenmanagement die Lieferantenbeziehung im Fokus steht, befasst sich Supply Chain Management mit allen logistischen Prozessen entlang der gesamten Lieferkette (Supply Chain). Neben der Verwaltung des Warenflusses geht es hier unter anderem auch darum, den Informations- und Geldfluss zu optimieren.

Die Hauptverantwortung liegt in der Einkaufsabteilung, geführt vom Chief Procurement Officer (CPO) oder Einkaufsleiter. Aber Lieferantenmanagement ist keine Einzelabteilungsaufgabe. Typisch sind folgende Schnittstellen:

• Qualitätsmanagement: Lieferantenaudits, Zertifizierungsprüfung, ISO-Compliance
• Logistik: Lieferprozesse, Termintreue, Transportkosten
• Compliance/Rechtsabteilung: LkSG-Anforderungen, Vertragsmanagement, ESG-Nachweise
• IT: ERP-/DMS-Integration, Lieferantenportal-Betrieb
• Fachabteilungen: Bedarfsmeldungen, Qualitätsrückmeldungen aus der Produktion

Die Aufgaben des Lieferantenmanagements erstrecken sich über den gesamten Lieferantenlebenszyklus, von der Identifikation potenzieller Partner bis zum laufenden Controlling der Lieferantenperformance.

Operative Aufgaben

• Lieferanten identifizieren und qualifizieren
• Lieferantenstammdaten vollständig erfassen und aktuell halten
• Lieferantenaudits vorbereiten, durchführen und dokumentieren
• Lieferprozesse kontrollieren (Lieferzeiten, Transportkosten, Vollständigkeit)
• Einhaltung von Qualitätsstandards prüfen (ISO 9001, ISO 14001)

Strategische Aufgaben

• Lieferantenbewertung und Lieferantenklassifizierung strukturieren
• Lieferantenentwicklung planen und steuern
• Lieferantenrisikomanagement etablieren und überwachen
• Compliance-Anforderungen nach LkSG sicherstellen und dokumentieren

Was die Einkaufsabteilung dafür braucht

Um das Lieferantenmanagement erfolgreich umzusetzen, braucht der Einkauf:

• Einen klaren, dokumentierten Lieferantenmanagement-Prozess
• Geeignete Methoden und eine passende Lieferantenmanagement-Software
• Ein zentrales Informationsmanagement für alle Lieferantendaten und -dokumente

Lieferanten spielen insbesondere in Industrieunternehmen eine wichtige Rolle. Sie sind eng in die Wertschöpfungskette des Unternehmens eingebunden. Ihre Qualität hat somit einen großen Einfluss auf den eigenen Unternehmenserfolg.

Strukturiertes Lieferantenmanagement zahlt direkt auf Lieferkettenstabilität, Kosten und Wettbewerbsfähigkeit ein. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Richtige Partner, dauerhaft: Die Lieferantenbasis ist transparent, bewertet und aktuell. Fehlentscheidungen bei der Lieferantenauswahl fallen frühzeitig auf.
• Stabile Lieferketten: Engpässe, Qualitätsprobleme und Lieferverzögerungen erkennt die Einkaufsabteilung frühzeitig und steuert gezielt gegen.
• Risiken auf allen Ebenen im Blick: Lieferkettenrisiken entstehen häufig erst bei Tier-2- und Tier-3-Lieferanten. Ein strukturiertes Lieferantenrisikomanagement macht auch diese Ebenen sichtbar.
• Niedrigere Beschaffungskosten: Strukturierte Lieferantenbewertung senkt den Total Cost of Ownership (TCO), reduziert Reklamationen und verbessert die Lieferqualität.
• Effizienteres Onboarding: Digitale Lieferantenportale standardisieren Onboarding-Prozesse und reduzieren manuelle Abstimmungen erheblich.
• Höhere Wettbewerbsfähigkeit: Leistungsstarke, zuverlässige Lieferanten stärken die eigene Marktposition direkt.

Lieferantenmanagement ist zudem Voraussetzung für die Erfüllung gesetzlicher Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).

Lieferantenmanagement ist zudem Voraussetzung für die Erfüllung gesetzlicher Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).

Nachhaltiges Lieferantenmanagement integriert ökologische, soziale und Governance-Kriterien (ESG) in die Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertung. Es ist kein optionales Add-on, sondern für viele Unternehmen heute gesetzliche Anforderung.
Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) gilt seit Januar 2023 für Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitenden. Es verpflichtet, Menschenrechtsstandards und Umweltanforderungen entlang der gesamten Lieferkette zu prüfen und revisionssicher zu dokumentieren.

Das umfasst nachhaltiges Lieferantenmanagement in der Praxis:

• ESG-Kriterien in Lieferantenselbstauskunft und Lieferantenaudit integrieren
• Nachweise und Zertifizierungen prüfen und archivieren (ISO 14001, SA8000)
• Lieferantenrisikomanagement auf Tier-2- und Tier-3-Lieferanten ausweiten
• Alle Prüfvorgänge revisionssicher und auditfähig dokumentieren

Moderne Lieferantenmanagement-Software unterstützt die automatisierte Erfassung und regelmäßige Überprüfung von Nachhaltigkeitsnachweisen. So erfüllen Einkaufsabteilungen LkSG-Anforderungen ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Hey Doxi, was ist ein Lieferantenaudit?

Häufig gestellte Fragen zum Lieferantenmanagement

Das bestmögliche Ergebnis von gutem Lieferantenmanagement sind zuverlässige Lieferketten, eine hohe Produktqualität, eine hohe Kundenzufriedenheit, ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis sowie maximaler Gewinn. Das erreichen Sie, indem Sie die richtigen Lieferanten für die Zusammenarbeit auswählen und bestehende Lieferantenbeziehungen laufend weiterentwickeln.

Insgesamt verfolgt Lieferantenmanagement sowohl strategische als auch operative Ziele.

Strategisches Lieferantenmanagement

Strategisches Lieferantenmanagement ist mittel- bis langfristig angelegt. Es geht darum, die Lieferantenbasis zu optimieren und eine Wertsteigerung für das Unternehmen zu erreichen.

Wichtige Ziele sind:

• Lieferantenbeziehungen pflegen und eine Vertrauensbasis aufbauen
• Lieferantenqualität erhöhen
• Synergieeffekte nutzen
• Risikoabsicherung, z. B. indem Beziehungen zu mehreren Lieferanten als Backup-Plan aufgebaut werden
• Gemeinsam Ideen und Technologien entwickeln (Co-Innovation)
• Wettbewerbsfähigkeit durch eine hohe Qualität und Innovationskraft der Lieferanten steigern

Operatives Lieferantenmanagement

Operatives Lieferantenmanagement legt das Hauptaugenmerk darauf, die Leistungen der Lieferanten zu steigern sowie die Kosten zu senken. Darunter fallen vor allem eher kurzfristige Ziele und Maßnahmen, zum Beispiel:

• Passende Lieferanten identifizieren
• Einen transparenten Lieferantenstamm aufbauen
• Faire Preise und Konditionen mit den Partnern verhandeln
• Einkaufsvolumen bündeln, um Kosten zu senken

Der Lieferantenmanagement-Prozess strukturiert den gesamten Lieferantenlebenszyklus, vom ersten Kontakt bis zum laufenden Controlling. Er besteht aus fünf aufeinander aufbauenden Schritten:

1. Lieferantenonboarding: Potenzielle Lieferanten werden identifiziert, geprüft und qualifiziert. Am Ende steht eine belastbare, dokumentierte Lieferantenbasis.
2. Lieferantenintegration: Die ausgewählten Lieferanten werden in bestehende Unternehmensabläufe und IT-Systeme eingebunden.
3. Lieferantenbewertung: Die Einkaufsabteilung bewertet Lieferanten regelmäßig anhand einheitlicher Kriterien aus den Bereichen Einkauf, Qualität, Logistik und Entwicklung.
4. Lieferantenentwicklung: Auf Basis der Bewertung erarbeitet die Einkaufsabteilung Verbesserungsmaßnahmen und entwickelt Lieferanten aktiv oder durch Zielvorgaben weiter.
5. Lieferantencontrolling: Die Lieferantenperformance wird laufend überwacht, Zielerreichung geprüft und bei Abweichungen frühzeitig gegengesteuert.

Schritt 1: Lieferantenonboarding

Das Lieferantenonboarding bildet die Basis des gesamten Lieferantenmanagements. Es besteht aus zwei Teilprozessen: Lieferantenidentifikation und Lieferantenqualifizierung.

Lieferantenidentifikation

Sie sammeln relevante Informationen von potenziellen Lieferanten und legen eine eigene Datenbank an. Sortieren und filtern Sie die Kandidaten in diesem Schritt nach den wichtigsten Kriterien, die Ihre Partner für eine Zusammenarbeit mitbringen müssen.

Lieferantenqualifizierung

Anschließend nehmen Sie die Lieferanten, die infrage kommen, genau unter die Lupe. Setzen Sie dabei die Angaben der Lieferanten zu ihren Leistungen und Konditionen auf den Prüfstand und bewerten Sie die Prozesse. Achten Sie zum Beispiel darauf, ob Zertifizierungen vorliegen, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung die Kandidaten durchführen und wie sie Dokumentationen handhaben. Vergleichen Sie die Kandidaten miteinander und wählen Sie die besten für Ihre Anforderungen aus. Am Ende sollten Sie eine hochwertige Lieferantenbasis haben.

Tipps für das Lieferantenonboarding:

• Legen Sie die Auswahlkriterien und -prozesse einheitlich für das gesamte Unternehmen fest, sodass alle Standorte eine gemeinsame Linie verfolgen.
• Betreiben Sie ein sorgfältiges Stammdatenmanagement, sodass Sie stets auf vollständige, korrekte und validierte Lieferanteninformationen zugreifen können.
• Digitalisieren Sie Ihre Dokumente und verwalten Sie Angebote, Verträge, Rechnungen und weitere Unterlagen Ihrer Lieferanten über ein Dokumentenmanagement-System.
• Automatisieren Sie Prozesse, zum Beispiel den Informationsaustausch. Über eine geeignete Softwarelösung können die Lieferanten dann beispielsweise selbstständig digitale Produktkataloge hochladen.

Schritt 2: Lieferantenintegration

Im nächsten Schritt geht es darum, die Zulieferer in die Unternehmensabläufe und -strukturen einzubinden. Je mehr die Prozesse synchronisiert sind, desto besser können Sie Ihre Ressourcen und Fähigkeiten bündeln und von Synergieeffekten profitieren. Gleichzeitig erhöhen Sie Ihre Effizienz und senken die Kosten.

Eine Möglichkeit der Lieferantenintegration ist die Nutzung von gemeinsamen Systemen und IT-Anwendungen für die Zusammenarbeit.

Schritt 3: Lieferantenbewertung und Lieferantenklassifizierung

Die Lieferantenbewertung beurteilt die Leistungsfähigkeit jedes Lieferanten anhand einheitlicher Kriterien wie Preis, Lieferbereitschaft und angebotene Leistungen. Sie dient der Lieferantenauswahl und der laufenden Optimierung bestehender Partnerschaften.

Die 4 Hauptkriterien der Lieferantenbewertung

Lieferantenklassifizierung nach ABC-Analyse

Die Lieferantenklassifizierung ordnet Lieferanten nach strategischer Bedeutung und Performance in Segmente ein. Die ABC-Analyse ist dabei das am häufigsten eingesetzte Instrument.

Die Lieferantenklassifizierung bildet die Grundlage für differenzierte Entwicklungsmaßnahmen und das Lieferantenrisikomanagement.

Schritt 4: Lieferantenentwicklung

Mithilfe des Lieferantenmanagements erarbeiten Sie Verbesserungspotenziale und planen konkrete Maßnahmen, um die Lieferanten weiterzuentwickeln. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Aktive Lieferantenentwicklung: Sie entwickeln aktiv Optimierungsmaßnahmen und führen diese gemeinsam mit dem Lieferanten durch. Das lohnt sich, wenn der Partner eine hohe Bedeutung für Ihr Unternehmen hat.
• Passive Lieferantenentwicklung: Sie geben den Zulieferern konkrete Ziele vor, die diese selbstständig umsetzen. Sie nehmen lediglich eine Kontrollinstanz ein.

Ziel der Lieferantenentwicklung ist es, die Lieferanten auf zukünftige Aufgaben und Herausforderungen vorzubereiten.

Schritt 5: Lieferantencontrolling

Lieferantencontrolling befasst sich nun damit, die Lieferantenentwicklung zu beobachten sowie die Ergebnisse aus der Lieferantenbewertung auszuwerten. Kurz gesagt geht es darum, dass Sie die vereinbarten Ziele kontrollieren und frühzeitig erkennen, falls sich die Leistungsfähigkeit Ihrer Lieferantenbasis verändert.
Nur so können Sie rechtzeitig geeignete Maßnahmen ergreifen und beispielsweise die Zusammenarbeit kündigen, sich nach neuen Partnern umschauen oder Prozesse optimieren.

Eine Lieferantenmanagement-Software digitalisiert und automatisiert die wichtigsten Aufgaben der Einkaufsabteilung. Sie schafft Transparenz über die gesamte Lieferantenbasis und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
Ein modernes Lieferantenmanagement-System hilft Ihnen unter anderem bei folgenden Aufgaben:

• Lieferantenstammdaten einheitlich und vollständig pflegen
• Informationen für alle Beteiligten einfach zugänglich machen und Datensilos aufbrechen
• Prozesse automatisieren, z. B. Qualifizierung, Onboarding
• Effiziente Zusammenarbeit mit Lieferanten, z. B. können diese selbstständig Informationen einpflegen und Dokumente hochladen
• Fundierte Entscheidungen auf Basis zuverlässiger Informationen treffen

Doxis unterstützt Industrieunternehmen dabei, Lieferanteninformationen zentral zu verwalten, Prozesse zu automatisieren und Compliance-Anforderungen revisionssicher zu erfüllen. Verträge, Bestellungen, Rechnungen, Zertifikate und weitere Dokumente werden automatisch der richtigen elektronischen Lieferantenakte zugeordnet.

Durch Integrationen in SAP, ERP- und CRM-Systeme erhalten Einkäufer einen vollständigen, aktuellen Blick auf alle relevanten Lieferanteninformationen. Gleichzeitig automatisiert Doxis den Purchase-to-Pay-Prozess und dokumentiert alle Vorgänge revisionssicher.

Praxisbeispiel: Eissmann Group Automotive

Gemeinsam mit der Eissmann Group Automotive hat Doxis eine webbasierte Collaboration-Lösung auf Basis des Doxis® iRoom® konzipiert. Der geschützte Projektraum erweitert die digitale Lieferantenakte und vereinfacht die Zusammenarbeit mit internationalen Lieferanten.

Dokumente, Zertifikate und Bildmaterial werden direkt hochgeladen statt per E-Mail versendet. Das beschleunigt Abstimmungen, reduziert Medienbrüche und macht Vereinbarungen besser nachvollziehbar.

Der Doxis® iRoom® unterstützt Deadlines, Prozessschritte, Zertifikatserneuerungen, Lieferantenbewertungen und die revisionssichere Dokumentation aller Absprachen.

Aus Verwaltung wird ein strategischer Hebel

Strukturiertes Lieferantenmanagement macht Lieferketten transparenter, reduziert Risiken und unterstützt Unternehmen bei LkSG-, ESG- und Audit-Anforderungen.

Doxis schafft dafür die digitale Grundlage: zentrale Lieferantenakten, automatisierte Workflows, nahtlose Integrationen und sichere Dokumentation.