Buchhaltung automatisieren in 6 Schritten

08.04.2025 09:41

Die seit dem 1. Januar 2025 geltende E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor die Herausforderung, Eingangsrechnungen elektronisch entgegennehmen zu können. Unternehmen sollten sich also im Zuge ihrer Digitalisierungsstrategie Gedanken darüber machen, wie sie ihre Buchhaltungsprozesse möglichst effizient gestalten. In den meisten Fällen geschieht dies durch Automatisierung. Schließlich sind die Einsparungspotenziale hoch: Über 90 Prozent der Geschäftsvorfälle wiederholen sich. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Buchhaltung in sechs Schritten automatisieren – bis hin zur Dunkelbuchung.

Warum eine automatisierte Buchhaltung wichtig ist

Mit einer digitalisierten Buchhaltung lösen Sie sich konsequent von Papier und manuellen Routinen. Rechnungen, Belege und Ausgaben erfassen Sie elektronisch und steuern Ihre Buchhaltungsprozesse zentral, meist innerhalb eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS).

Digitale Buchhaltung ist die Basis effiziente Prozesse

Ein DMS bindet Ihre Buchhaltung direkt in die digitale Unternehmensinfrastruktur ein. Systeme kommunizieren miteinander und tauschen Daten automatisiert aus. Über Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssoftware erfassen Sie Rechnungen automatisch, gleichen sie mit Bestellungen im Einkaufssystem ab und buchen sie regelbasiert. Manuelle Eingriffe oder Arbeiten sind nur noch bei Abweichungen notwendig.

Automatisierte Workflows sorgen für Transparenz und Sicherheit

Das Ergebnis sind durchgängige Prozesse, die Sie aktiv steuern können. Hier ein paar Beispiele:

Rechnungen laufen strukturiert und automatisiert vom Eingang beziehungsweise von der Erstellung über die Buchung bis zur Archivierung.
Belege sind jederzeit digital verfügbar und am gleichen digitalen Ort revisionssicher archiviert.
Ausgaben, Finanztransaktionen und Tätigkeiten im Workflow sind transparent nachvollziehbar.
Ihre Buchführungspflicht erfüllen Sie ohne Aufwand, effizient und systemgestützt.

Kurz gefasst: Automatisierte Buchhaltungsprozesse schaffen die Grundlage für mehr Sicherheit, höhere Geschwindigkeit, Zusammenarbeit und einen sparsamen Einsatz Ihrer Ressourcen. Sie entlasten Ihre Teams, reduzieren Fehler und machen Ihre Buchhaltung zukunftsfähig.

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Schritt 1: Rechnungseingang automatisieren

Die Automatisierung der Buchführung beginnt im Rechnungseingang. Zum Beispiel erhalten Sie eine Rechnung per E-Mail. Diese Rechnung erfasst unser DMS Doxis automatisch, sofern die Software an die Datenquelle angebunden ist, indem es diese klassifiziert. Bedeutet: Doxis erkennt mit Blick auf das Dokument sofort, dass es sich um eine Rechnung handelt.

Schritt 2: Rechnungsdaten per KI erfassen

Der nächste Schritt im Rechnungsworkflow ist die Datenextraktion. Doxis erfasst in diesem Schritt sämtliche Informationen aus dem Dokument – unabhängig davon, in welchem Dateiformat es vorliegt. So extrahiert Doxis durch das Zusammenspiel von OCR und KI auch Informationen aus eingescannten PDFs und hinterlegt sie in Form von Metadaten im System. Dazu zählen zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder auch Zahldatum. Der Vorteil: Metadaten beschleunigen die Suche nach Informationen in Dokumenten und machen einzelne Dokumente schneller wiederauffindbar. Anhand der Kundennummer lassen sich zum Beispiel in Sekundenschnelle alle Rechnungen finden, die der Kreditor bisher gestellt hat.

Schritt 3: Rechnungen prüfen und automatisiert ablegen

Während der Rechnungsprüfung prüft Doxis formal, ob die Rechnung alle Mindestanforderungen erfüllt – zum Beispiel verpflichtende Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Umsatzsteuer-ID enthält. Fehlen wichtige Daten, sendet Doxis automatisiert eine Warnung aus, die ein Mitarbeiter anschließend manuell prüft.

Sind alle Rechnungsdaten korrekt, fährt Doxis mit der inhaltlichen Prüfung fort: Doxis schaut, ob Positionen in der Rechnung korrekt angegeben sind. Dafür vergleicht Doxis die Daten der Rechnung mit jenen der Auftragsbestätigung. Hier gilt ebenso: Sofern die Daten übereinstimmen, geht auch die Automatisierung weiter. Falls nicht, prüft ein Mitarbeiter manuell. Auch hier greift Doxis dem Mitarbeiter unter die Arme und markiert die kritischen Stellen. Ergo: Sofern alle Daten stimmen, lassen sich automatisierte Geschäftsprozesse der Buchhaltung in Doxis vollständig umsetzen.

Schritt 4: Rechnungen freigeben

Liegt ein Lieferschein vor, ist es sogar möglich, die Rechnungsfreigabe zu automatisieren. Alternativ stößt Doxis automatisiert den Vorgang zur Rechnungsfreigabe an. Dafür legen Sie vorab individuelle Workflows im System an. Der zuständige Mitarbeiter beziehungsweise mehrere Mitarbeiter erhalten dann die Aufgabe in Doxis, die Rechnung zu prüfen und freizugeben.

Schritt 5: Rechnungen automatisiert buchen

Die freigegebene Rechnung übermittelt Doxis bestenfalls an Ihr Buchungssystem. Dieses verarbeitet die Rechnung und bucht sie. Zum Beispiel können Sie Doxis ohne Medienbrüche in SAP integrieren.

Schritt 6: Rechnungen rechtssicher archivieren

Gebuchte Rechnungen sind inaktiv. Doxis hebt die eingegangene Rechnung revisionssicher im digitalen Archiv über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf und erinnert Sie automatisch an Fristen.

Doxis Intelligent Content Automation

Mit der KI-gestützten Plattform Doxis Intelligent Content Automation definieret Doxis Enterprise Content Management der nächsten Generation.

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Vorteile einer automatisierten Buchhaltung

Hey Doxi, was sind Vorteile einer automatisierten Buchhaltung?

Vorteile der automatisierten Buchhaltung betreffen das gesamte Unternehmen. Im Mittelpunkt steht die Effizienz.

Entlastet Personal

Alles, was sich automatisieren lässt, bedeutet eine Kostenersparnis für Ihr Unternehmen. Teilweise sind es versteckte Kosten, also Kosten, die durch beschleunigte Prozesse wegfallen. Denn am Ende entlastet die Automatisierung der Buchhaltung vor allem die Mitarbeiter selbst. Sie sparen wiederkehrende Aufgaben ein und können sich so auf die wesentlichen Ziele konzentrieren, die sich nicht automatisieren lassen.

Dunkelbuchung möglich

Theoretisch lassen sich Rechnungseingangsprozesse bis zur Dunkelbuchung digitalisieren. Dunkelbuchung bedeutet, dass Finanzprozesse so weit automatisiert sind, dass die Buchhaltungssoftware sämtliche Arbeitsschritte übernimmt: digitale Rechnungen entgegennehmen, Daten erfassen, prüfen, freigeben, buchen und archivieren. Der Mensch braucht in diesem Szenario nichts mehr tun.

Auch in Doxis ist die Dunkelbuchung möglich. Automatisierungen sind entlang des gesamten Rechnungsprozesses möglich, vollständig ohne Human-in-the-Loop. Weil aber viele Unternehmen reinen Software-Lösungen nicht vollständig vertrauen, lässt sich der Automatisierungsgrad bei Doxis frei wählen.

Minimiert Fehler in der Buchhaltung

Die automatisierte Buchhaltung gibt Ihnen Kontrolle zurück. Belege archivieren, Rechnungsdaten erfassen, Geld überweisen, Transaktionen abgleichen: Das Rechnungswesen ist mit vielen Aufgaben verbunden. Diese sind nicht nur zeitintensiv – sie sind auch fehleranfällig, sofern sie manuell erfolgen. So gehen Buchungen auch mal an das falsche Konto, weil eine Ziffer in der IBAN falsch übernommen wurde. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware und automatisierten Systemen fallen solche Übertragungsfehler weg.

Fazit: Buchhaltung bis zur Dunkelbuchung automatisieren

Wie in vielen anderen Bereichen Ihres Unternehmens wiederholen sich auch in der Buchhaltung zahlreiche Schritte. Eine automatische Buchführung ist da nur logisch. Zum Beispiel kann eine moderne Lösung für die Rechnungsverarbeitung Schritte wie die Erfassung und Prüfung von Rechnungsdaten automatisiert übernehmen.

Doxis verbindet Ihre Buchhaltung mit anderen Unternehmensbereichen wie Logistik, Vertragsmanagement, Mahnwesen oder auch HR. Als DMS steuert Doxis die Belegverwaltung sowie Dokumentenflüsse im gesamten Unternehmen und schafft so die Grundlage für durchgängige Automatisierungen.

Häufige Fragen zur Automatisierung der Buchhaltung

Ist es möglich, die Buchhaltung vollständig zu automatisieren?

Theoretisch ist es möglich, ganze Buchhaltungsprozesse zu automatisieren. Praktisch ist es jedoch eine Herausforderung. Deutlich einfacher und schneller automatisieren Sie mittels Tools klar definierte Teilbereiche wie den elektronischen Rechnungseingang, wiederkehrende Ausgaben und standardisierte Buchungen von Belegen.

Wann entspricht die automatisierte Buchhaltung einer Dunkelbuchung?

Von einer Dunkelbuchung spricht man, wenn Rechnungen vollständig automatisiert verarbeitet werden. Die Software übernimmt Erstellung, Prüfung, Buchung und Archivierung regelbasiert. Manuelle Eingriffe erfolgen nur bei Abweichungen oder Ausnahmefällen.

Welche Chancen ergeben sich aus der automatisierten Buchhaltung?

Die automatisierte Buchhaltung beschleunigt Prozesse, minimiert Übertragungsfehler von Rechnungsdaten und entlastet Mitarbeiter der Buchhaltung. Zum Beispiel erstellen Systeme aus vorhandenen Daten automatisiert Dokumente wie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Wie kann ich meine Buchhaltung mit KI automatisieren?

Künstliche Intelligenz erhöht den Automatisierungsgrad in der Buchhaltung. Sie erkennt zum Beispiel Rechnungsdaten und legt diese als Metadaten im System ab. Künstliche Intelligenz kann auch Buchhaltungsprozesse anstoßen und so ganze Workflows effizienter gestalten.