Dokumentenmanagement für Workday

Endlich Ordnung in Ihren Workday-Dokumenten

Mit unsortierten oder unvollständigen HR-Dokumenten zu arbeiten, kostet Zeit und Überblick. Doxis zentralisiert all Ihre HR-Dokumente, klassifiziert sie automatisch, extrahiert Daten und nutzt KI für höchste Genauigkeit, Compliance und Betrugserkennung – Sie profitieren von reibungslosen Prozessen und reduziertem manuellen Aufwand.

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Reibungslose HR-Workflows für Ihre Fachabteilung

Doxis eignet sich ideal für wachstumsstarke Unternehmen, Konzerne und multinationale HR-Abteilungen, die große Dokumentenmengen verwalten. Es bietet unter anderem folgende Vorteile:

Smartes und einheitliches Dokumentenmanagement

HR-Dokumente aus Workday, E-Mails, Portalen und Dateifreigaben werden zusammen an zentraler Stelle gespeichert: in einem sicheren, kontrollierten Repository.
Dokumente werden automatisch klassifiziert, relevante Daten extrahiert und umfassende Verknüpfungen zum richtigen Workday-Mitarbeiterprofil erstellt.
Über fehlende, abgelaufene oder unvollständige Dokumente im Mitarbeiterlebenszyklus werden Sie sofort benachrichtigt.

Automatisierte HR-Workflows

Automatisieren Sie dokumentenintensive Schritte in Workday-Prozessen, etwa bei Recruiting-, Onboarding-, Offboarding- und Freistellungsvorgängen.
Erstellen Sie Verträge und Korrespondenzen dank integrierter Vorlagen automatisch; integrieren Sie digitale Unterschriften für eine beschleunigte Einstellung neuer Mitarbeitender.
Reduzieren Sie manuellen Verwaltungsaufwand dank intelligenter Dokumentenprüfungen und sofortiger Aktualisierungen von Aufgaben und Profilen in Workday.

Verlässliche Compliance

Wenden Sie bei allen mit Workday verknüpften HR-Dokumenten Regeln zur Aufbewahrung, Zugriffskontrolle und Anonymisierung gemäß DSGVO an.
Profitieren Sie von vollständigen Audit Trails mit rollenbasierten Berechtigungen, die den Workday-Zugriffsstrukturen entsprechen.
Erfüllen Sie Compliance-Anforderungen über Ländergrenzen hinweg dank kontrollierter HR-Dokumentation mit Überwachung des Lebenszyklus der Informationen.

Vorteile, die nicht zu übersehen sind

8 Stunden

mehr Zeit die Woche

Doxis sorgt dafür, dass Ihre Dokumente in Workday sofort zur Verfügung stehen – für reduzierten Suchaufwand und weniger Routineaufgaben.

336 %

Return on Investment

Laut Forrester 336 % ROI durch Automatisierung und weniger manuelle Dokumentenarbeit.

14 Stunden

Admin-Arbeit entfallen

Durch automatisierte Dokumentenprüfungen und Datenablagen in Workday reduziert Doxis den wöchentlichen Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten.

Doxis, vormals SER, ist ein Leader im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management

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Dieses Potenzial eröffnet Doxis HR-Abteilungen in Workday

Dank der direkten Integration von Doxis in Workday werden dokumentenzentrierte Schritte automatisch gestartet, aktualisiert und abgeschlossen, sodass HR-Workflows stets glatt laufen.

Automatisiertes Dokumentenmanagement

Bei zentralen HR-Prozessen können Sie sich auf Workday verlassen, doch die Verwaltung der entsprechenden Dokumente kann mit hohem Zeitaufwand und starker Fragmentierung verbunden sein. Doxis schließt diese Lücken, indem Dokumente zentral verwaltet, Vorgänge automatisiert und Compliance-Anforderungen im gesamten Dokumentenlebenszyklus umfassend erfüllt werden.

Fragmentierung von Dokumenten reduzieren, indem alle HR-Akten in einem sicheren Repository zentral gespeichert werden
Compliance-konforme, kontrollierte Dokumentation mit Retention Management, Zugriffskontrollen, Audit Trails und Langzeitarchivierung sicherstellen
HR-Vorgänge mit automatisierten Dokumenten-Workflows, KI-gestützter Klassifizierung und schneller semantischer Suche beschleunigen

Optimierte Workday-Datenbasis

Ihre HR-Prozesse erfordern die richtigen Informationen zur richtigen Zeit – unvollständige, falsche oder manipulierte Dokumente können hingegen Verzögerungen und Fehler verursachen. Doxis prüft und ergänzt Dokumentendaten bereits vor deren Eingang in Workday, sodass Sie sich auf die bereitgestellten Informationen verlassen können.

Fehler vermeiden mit Vorabvalidierung von Dokumenten und zuverlässiger KI-Extraktion
Für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse sorgen, indem Konflikte zwischen Dokumenten und Workday-Datensätzen behoben werden
Risiken minimieren dank integrierter Betrugs- und Manipulationserkennung
Zeit sparen, da Workday-Felder automatisch mit verifizierten Informationen ausgefüllt werden

Aktuelle und vollständige Mitarbeiterprofile

Mitarbeiterdokumente ändern sich im Laufe ihres Lebenszyklus, etwa bei neuen Zertifizierungen oder Stellenwechseln. Das kann zu Synchronisationsproblemen in Workday-Profilen führen. Doxis stellt durch die fortlaufende Überwachung von Dokumenten sicher, dass Personalakten vollständig und aktuell sind.

Für vollständige Profile sorgen dank automatisierter Erkennung fehlender oder veralteter Dokumente
Von Workday-Synchronisation profitieren – Doxis aktualisiert Profile, wenn durch Stellenwechsel neue Dokumente entstehen
Prozessverzögerungen vermeiden dank Dokumentation, die für jeden Lebenszyklus-Workflow aktuell bleibt
Genauigkeit langfristig sicherstellen durch kontinuierliche Überwachung von Personalakten

Sofortige Erstellung von HR-Dokumenten

Werden HR-Dokumente manuell oder in verschiedenen Tools erstellt, verlangsamt sich die Einstellung neuer Mitarbeitender und Fehler schleichen sich ein. Doxis erstellt Dokumente unter Verwendung präziser Daten, wiederverwendbarer Vorlagen und integrierter E-Signaturen direkt in Workday. So reduziert es den manuellen Aufwand und optimiert unübersichtliche Workflows.

Konsistente HR-Dokumente direkt aus Workday-Daten erstellen
Dank zentraler Vorlagen Compliance-konforme, einheitliche Ergebnisse sicherstellen
Freigaben mit integrierten E-Signaturen beschleunigen
Manuellen Aufwand durch automatische Dokumentenerstellung in Workday-Workflows reduzieren

Doxis Ai.dp übernimmt für Sie die Verarbeitung von HR-Dokumenten

Unter dem manuellen Extrahieren oder Validieren von Informationen aus Dokumenten leidet die Genauigkeit und Verzögerungen sind vorprogrammiert. Doxis AI.dp automatisiert die Datenextraktion, die Validierung und die Betrugskontrolle, sodass Ihre Prozesse dank bereinigter, verlässlicher Datenbasis bei minimalem Aufwand reibungslos laufen.

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