E-Mail-Archivierung mit Doxis

E-Mails revisionssicher und auffindbar archivieren
Inhalte direkt in Kunden-, Lieferanten- oder Vertragsakten nutzen
E-Mail-Archivierungssoftware mit CRM-, ERP- und E-Mail-Systemen verbinden
Informationen mit Suche und KI schneller finden

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E-Mail-Archivierung, die mehr kann als speichern

Geschäftliche E-Mails enthalten Angebote, Bestellungen, Verträge, Reklamationen und Abstimmungen, die oft nur in einzelnen Postfächern liegen.

E-Mail-Archivierung bedeutet, geschäftsrelevante E-Mails und Anhänge nachvollziehbar, auffindbar und vor nachträglicher Veränderung geschützt aufzubewahren. Mit Doxis bleiben diese Inhalte nicht im Postfach isoliert, sondern werden Kundenakten, Lieferantenakten, Vertragsakten oder Vorgängen zugeordnet.

Als ECM-Plattform verbindet Doxis E-Mail-Archivierung mit digitalen Akten, Workflows, Suche und Fachsystemen. Teams finden relevante Informationen dadurch direkt dort, wo sie arbeiten, und nutzen E-Mails in Service, Vertrieb, Einkauf, Finance und Compliance weiter.

Compliance-Risiken reduzieren

Doxis archiviert geschäftsrelevante E-Mails revisionssicher, nachvollziehbar und vor Veränderung geschützt.

E-Mails im richtigen Kontext finden

E-Mails und Anhänge werden Kunden, Lieferanten, Verträgen oder Vorgängen zugeordnet und bleiben dort auffindbar.

Informationen in Prozessen nutzen

Archivierte E-Mails bleiben mit Workflows, Aufgaben und Fachsystemen verbunden, statt isoliert im Postfach zu liegen.

Leitfaden: Elektronische Archivierung revisionssicher umsetzen

Archivieren Sie Dokumente und E-Mails revisionssicher und erfüllen Sie Compliance-Anforderungen zuverlässig.

Im Leitfaden erfahren Sie:

Was revisionssichere Archivierung bedeutet
Welche Anforderungen Unternehmen beachten müssen
Wie Sie Archivierung technisch und organisatorisch umsetzen
Wie Doxis bei elektronischer Archivierung unterstützt

Leitfaden herunterladen

So funktioniert E-Mail-Archivierung mit Doxis

Doxis archiviert geschäftsrelevante E-Mails in vier automatisierten Schritten. E-Mails und Anhänge werden automatisch mit dem passenden Geschäftskontext verknüpft, gemäß Aufbewahrungsanforderungen gespeichert und in Akten, Workflows, Fachanwendungen sowie Ask Doxis verfügbar gemacht.

Eine Rechnung auf einem Smartphone neben Codeschnipseln angezeigt.

1. Erfassen

Doxis übernimmt geschäftsrelevante E-Mails und Anhänge aus Postfächern, E-Mail-Clients oder automatisierten Archivierungsregeln.

2. Zuordnen

Metadaten und Inhalte helfen dabei, die E-Mail der passenden Kundenakte, Lieferantenakte, Vertragsakte oder einem Vorgang zuzuweisen.

3. Archivieren

Doxis speichert die E-Mail nachvollziehbar, geschützt und nach definierten Aufbewahrungsregeln.

4. Nutzen

Teams finden archivierte E-Mails über Akten, Suche, Fachsysteme oder Ask Doxis und arbeiten im passenden Prozess weiter.

Doxi unterstützt die E-Mail-Ablage im richtigen Kontext

Doxi, der Intelligent Content Assistant von Doxis, unterstützt Mitarbeitende bei der Verarbeitung geschäftsrelevanter E-Mails. Der Assistent erkennt Kontext, Dokumenttyp und relevante Informationen, schlägt passende Aktionen vor und hilft dabei, E-Mails samt Anhängen strukturiert in Doxis abzulegen.

So werden wichtige Inhalte nicht nur archiviert, sondern direkt mit Akten, Vorgängen, Metadaten und Fachsystemen verbunden.

Klingt interessant? Dann lernen Sie diese und weitere Vorteile persönlich kennen:

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Optimieren Sie Ihre E-Mail-Archivierung mit diesen Doxis-Funktionen

Aufbewahrungsregeln anwenden

Doxis speichert geschäftsrelevante E-Mails nach definierten Fristen und Regeln nachvollziehbar im Archiv.

Automatische Metadatenübernahme

Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Anhänge werden automatisch erfasst und für Suche und Archivierung nutzbar gemacht.

Kontextbasierte Ablage

Doxis ordnet E-Mails Kundenakten, Lieferantenakten, Vertragsakten oder Vorgängen zu.

Transparente Bearbeitung

Teams sehen Bearbeitungsstatus, Historie und zugehörige Vorgänge direkt im E-Mail-Kontext.

Workflows und Folgeprozesse

Doxis kann aus E-Mails Aufgaben oder Prozesse starten, etwa Angebotsprüfungen, Freigaben oder Klärungen.

Integrationen und Add-ins

Doxis verbindet E-Mail-Clients, CRM-, ERP- und weitere Fachsysteme, damit Teams ohne Systemwechsel arbeiten.

Flexible E-Mail-Archivierung mit Doxis

Archivierung muss nicht für jedes Team gleich funktionieren. Doxis unterstützt manuelle, teilautomatisierte und vollautomatisierte Archivierungsmodelle, damit Unternehmen den passenden Grad an Kontrolle und Automatisierung wählen können.

Manuell archivieren

Mitarbeitende legen einzelne E-Mails direkt aus dem E-Mail-Client oder per Drag-and-drop in Doxis ab.

Teilautomatisiert archivieren

Doxis archiviert E-Mails nach Regeln, etwa nach Absender, Empfänger, Betreff, Anhang oder Geschäftskontext.

Vollautomatisch archivieren

Doxis archiviert geschäftsrelevante E-Mails automatisch nach festgelegten Vorgaben und reduziert manuelle Ablagearbeit.

E‑Mails revisionssicher archivieren

Doxis unterstützt die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails und Anhänge nach definierten Aufbewahrungsregeln. Unternehmen können Anforderungen aus GoBD, HGB, AO und DSGVO kontrolliert abbilden und E-Mails vor unzulässiger Veränderung schützen.

Welche gesetzlichen Anforderungen für E-Mail-Archivierung gelten, hängt von Land, Branche und Inhalt der E-Mail ab. Deshalb sollten Unternehmen geschäftsrelevante E-Mails nicht nur speichern, sondern nach Dokumenttyp, Aufbewahrungsfrist, Zugriffsschutz und Löschregel verwalten.

Für regulierte Umgebungen unterstützt Doxis Compliance durch Audit Trails, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Löschkonzepte und zertifizierte Archivierungsfunktionen. Dazu zählen unter anderem IDW PS 880 sowie relevante ISO- und SOC-Nachweise.

Funktionen für revisionssichere E-Mail-Archivierung

Aufbewahrungsfristen regelbasiert anwenden
Zugriff und Änderungen nachvollziehbar protokollieren
Personenbezogene Daten kontrolliert schützen und löschen
Relevante E-Mails für Prüfungen schneller bereitstellen

Integration in Ihre IT-Landschaft

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Die häufigsten Fragen zur E-Mail-Archivierung

Was ist E-Mail-Archivierung?

E-Mail-Archivierung speichert geschäftsrelevante E-Mails und Anhänge nachvollziehbar, auffindbar und vor nachträglicher Veränderung geschützt. In Doxis werden E-Mails nicht nur abgelegt, sondern dem passenden Geschäftskontext zugeordnet, etwa einer Kundenakte, Lieferantenakte, Vertragsakte oder einem Vorgang.

Müssen geschäftliche E-Mails archiviert werden?

Geschäftliche E-Mails müssen archiviert werden, wenn sie aufbewahrungspflichtige Handels- oder Steuerinformationen enthalten. Dazu zählen zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verträge oder geschäftsrelevante Absprachen. Reine Terminabstimmungen oder Nachrichten ohne geschäftsrelevanten Inhalt können anders zu bewerten sein.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist hängt vom Inhalt der E-Mail ab. Handels- und steuerrechtlich relevante E-Mails können je nach Dokumenttyp sechs, acht oder zehn Jahre aufzubewahren sein. Unternehmen sollten E-Mails deshalb nach Inhalt, Dokumenttyp und Aufbewahrungsfrist klassifizieren.

Was bedeutet revisionssichere E-Mail-Archivierung?

Revisionssichere E-Mail-Archivierung bedeutet, dass E-Mails vollständig, nachvollziehbar, auffindbar und vor unzulässiger Veränderung geschützt gespeichert werden. Doxis unterstützt das durch Berechtigungen, Protokollierung, Metadaten, Aufbewahrungsregeln und kontrollierte Löschprozesse.

Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Archivierung und E-Mail DMS?

E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass geschäftsrelevante E-Mails korrekt aufbewahrt werden. Ein E-Mail DMS geht weiter und macht E-Mails gemeinsam mit Dokumenten, Akten, Workflows und Fachsystemen nutzbar. Doxis verbindet beides, damit E-Mails nicht isoliert im Archiv liegen, sondern im richtigen Prozess- und Kundenkontext verfügbar sind.

Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Archivierung und einem normalen Postfach?

Ein Postfach dient der täglichen Kommunikation, aber nicht der kontrollierten Langzeitaufbewahrung. E-Mail-Archivierung speichert geschäftsrelevante Nachrichten nachvollziehbar, auffindbar und nach definierten Regeln, damit Informationen auch außerhalb persönlicher Postfächer verfügbar bleiben.