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Dokumentenmanagement-System

Einfache Verwaltung von Unmengen an Dokumenten
Reduzierte Durchlaufzeiten und signifikant erhöhte Produktivität
Gesicherte Compliance durch eine zertifizierte Software

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Effizienz beginnt bei einem DMS

Verabschieden Sie sich von Papier, Umlaufmappen, E-Mail-Anhängen und Dateiverzeichnissen. Mit dem Dokumentenmanagement-System Doxis verwalten und steuern Sie sämtliche Dokumente vollständig digital, wie beispielsweise Verträge, Bestellungen, Rechnungen oder Personalunterlagen.

Machen Sie alle Geschäftsinformationen auffindbar, treffen Sie Entscheidungen schneller, verhindern Fehler und sichern sich Ihren langfristigen Geschäftserfolg.

Produktivität steigern

Bearbeiten und steuern Sie alle Dokumente digital: So verkürzen Sie Durchlaufzeiten, treffen Entscheidungen schneller und vermeiden kostspielige Fehler.

Compliance leichter einhalten

Reduzieren Sie den Aufwand für das Einhalten und Dokumentieren von Compliance-Vorgaben und verhindern Sie dadurch Sanktionen.

Ressourcen besser einsetzen

Automatisieren Sie die Dokumentenablage und -verteilung und gewinnen Sie so z.B. Ressourcen für den Service und die Auftragsbearbeitung.

Dokumentenmanagement auf einen Blick

Alles, was Sie entlang des gesamten Dokumenten-Lebenszyklus brauchen.

Dokumente
erfassen

Digitalisieren, bearbeiten und analysieren

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Dokumente
archivieren

Rechtskonform archivieren und schnell wiederfinden

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Dokumente
organisieren

Im richtigen Kontext, am richtigen Ort, in der richtigen Akte

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Dokumente
verstehen

Mit KI Informationen auslesen und Insights generieren

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Dokumente
finden

Unternehmensweit einfach Informationen suchen und finden

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Doxis als DMS

Stellen Sie sich einmal vor, wie viel Zeit, Geld und Stress Sie sich sparen könnten, wenn Sie einen persönlichen Assistenten hätten… Sie haben ihn gefunden: Doxis ist Ihre helfende Hand in Sachen Dokumentenmanagement. Doxis liest Ihre Dokumente aus und hilft Ihnen dabei, sie einzuordnen. Außerdem kann Doxis Prozesse erstellen, Dokumente analysieren und darauf basierend Entscheidungen treffen. So beschleunigen Sie Ihre tägliche Arbeit mit nur einem Klick.

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Dokumentenmanagement-System, was ist das?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist viel mehr als das digitale Abbild Ihres Akten-Kellers! Sehen Sie hier, wie Doxis die Digitalisierung unternehmensweiter Prozesse ermöglicht.

Die 5 Grundsätze eines Dokumentenmanagement-Systems

Dokumente erfassen

Das Dokumentenmanagement-System nimmt Dokumente über alle Eingangskanäle und aus unterschiedlichsten Quellsystemen auf. Ein Scanworkflow digitalisiert dagegen papiergebundene Dokumente und übergibt sie dann an Doxis.

Einzel- und Massenscan für Papierdokumente mit zentralem und dezentralem Scannen
Dokumententrennung per Barcode, nach Seitenzahl und manuell
Automatische Ablage aus Quellsystemen wie ERP, CRM, HR und weitere

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Wir profitieren besonders von der systemseitigen Unterstützung bei der Festlegung und Überwachung von Löschfristen sowie Aufbewahrungsfristen. Früher mussten alle Fristen manuell nachgehalten werden. Das war sehr aufwändig und fehleranfällig.

Jens-Uwe Gehrke
Projektleiter, Deutsche Bahn AG

Dokumente erkennen und verstehen

Doxis nutzt vortrainierte KI-Modelle, um alle relevanten Informationen aus Dokumenten zu verstehen, klassifizieren und extrahieren - mit einer Datengenauigkeit von bis zu 100%. Von dort leitet Doxis die Informationen zur weiteren Verarbeitung an die richtige Person oder das richtige System weiter. Bestimmte Dokumentenarten, wie Rechnungen und Belege, werden auf Betrugsversuche untersucht und im Zweifel zur menschlichen Prüfung gekennzeichnet.

KI gestützte Automatisierung des Posteingangs
Automatisierte Metadatenextraktion und -indizierung mit bis zu 100 % Genauigkeit
OCR-Lesung und PDF/A-Wandlung
Automatische Formularerkennung, Bildbereinigung, Betrugserkennung und Bildoptimierung
Starten von Vorgängen direkt aus der Erfassung
Basis für digitalen Post- und Rechnungseingang sowie unternehmensweite digitale Dokumentenlenkung

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Ich habe schnell Zugriff auf alle relevanten Informationen. Früher musste ich dreimal täglich im Büro der Teamleitung die neuen Posteingänge holen. Diese habe ich jetzt komfortabel in meiner elektronischen Postzuordnung. Das ist gut gelöst!

Sascha Hülskötter
Landesjugendamt, Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Dokumente bearbeiten

Doxis findet für jedes Dokument den richtigen Bearbeiter und berücksichtigt dabei Vertretungsregelungen. Beispielsweise werden Rechnungen zur inhaltlichen und sachlichen Prüfung an die Buchhaltung übergeben, Bewerbungen hingegen können direkt durch die zuständigen Mitarbeiter der HR-Abteilung bearbeitet werden.

Doxis dokumentiert jeden Prozessschritt gemäß Ihrer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation und bietet daher optimale Voraussetzungen zur Verbesserung der Compliance.

Abbilden aller Arten von Freigabeprozessen, mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und Vertreterregelungen
Automatische Bearbeiterfindung und Eskalationsmechanismen
Vereinfacht die Verfahrensdokumentation nach GoBD
Automatische Versionierung

Die Kunden merken unsere höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit durch die schnellere Reaktion der DEVK. Wir sind jetzt in der Lage, auf ein Kundenschreiben innerhalb von zwei Tagen zu antworten. Die technischen Möglichkeiten dafür haben wir mit Doxis geschaffen.

Alexander Erpenbach
Leiter der Abteilung Grundsatzfragen Sach/HUK/Kunden-Kompetenz-Center-Service, DEVK Versicherungen

Dokumente archivieren

Am Ende des Workflows archiviert Doxis das Dokument, das damit inaktiv wird. Sobald sich der Status auf inaktiv ändert, beispielsweise nach Buchung einer Rechnung, sind Dokument, hinterlegte Daten, Dokumentation und Versionen nicht mehr änderbar. Lediglich Berechtigte haben dann noch einen Lesezugriff. Das Dokument ist revisionssicher nach GoBD archiviert.

Flexible, automatisch verwaltete Aufbewahrungsfristen, z.B. gemäß GoBD
Multiple Legal/Litigation Holds (Löschsperren), im Falle von Rechtsstreitigkeiten
Archivierung im Original und Langzeitformaten wie PDF/A
EU-DSGVO-konformes Aufbewahren & Löschen
Records Management nach ISO 16175-2

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Alle produktionsrelevanten Dokumente sind in einer elektronischen Akte zusammengefasst und können vom Benutzer durchsucht werden. Das macht die Arbeit viel einfacher.

Christian Döring
Mitarbeiter Process Engineering, Neways Electronics Riesa GmbH & Co. KG

Dokumente finden

Unabhängig vom Status des Dokumentes (inaktiv oder aktiv) können Berechtigte Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden. Doxis bietet eine umfangreiche Enterprise-Suche ähnlich einer Google Suche an. Durchsucht werden Dokumente, Metadaten sowie die Daten aus integrierten Drittsystemen. So sind also auch Informationen aus dem ERP- oder CRM-System problemlos auffindbar.

Volltextsuche
Indexierung von Daten aus Drittsystemen, wie ERP- oder CRM-Systeme
EU-DSGVO-konforme Suche durch Zugriffsbeschränkungen

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Fragen wie "Welche Kreditprozesse gab es am 14. März 2015?" lassen sich mit dem ECM-System einfach und in Sekundenschnelle beantworten.

Petra John
Verantwortlich für Geschäftsprozesse, Aareal Bank Gruppe

Produktiver arbeiten dank DMS

Suchen

Per Schlagwort, Volltext oder kombinierter Suche finden Sie alle Dokumente, auch aus anderen Quellen Ihres Unternehmens. Die Original-App brauchen Sie nicht: Das DMS zeigt 250 Formate.

Ablegen

Das intelligente Informationsmanagement der DMS-Software Doxis erleichtert das Ablegen neuer Dokumente: durch übersichtliche Ablagedialoge und automatische Kontextzuordnung.

Bearbeiten

Über Doxis Add-ins nutzen Sie DMS-Funktionen wie Suche und Ablage direkt in Microsoft Office & Outlook, IBM Notes etc. Das schnelle Erstellen neuer Dokumente erleichtern Doxis-Vorlagen.

Kommentieren

Kommentare und Notizen bringen Sie mit Doxis digital auf Dokumenten an. Das Original bleibt davon unberührt. Bei der Suche berücksichtigt die DMS-Software diese Informationen mit.

Versionieren

Doxis versioniert alle Änderungen an Dokumenten. Sie greifen sofort auf den aktuellen Stand z.B. eines Projektplans zu. Frühere Versionen finden Sie jederzeit schnell wieder.

Strukturieren

Doxis elektronische Akten bündeln Informationen im Geschäftskontext: z.B. alle Verträge, Bestellungen, E-Mails und sogar Vorgänge zu einem Kunden oder Lieferanten.