Digitale Rechnungsverarbeitung mit Doxis
Digitale Rechnungsverarbeitung automatisiert den gesamten Weg einer Rechnung vom Eingang bis zur Buchung. Doxis erfasst Rechnungsdaten automatisch, steuert Freigaben, erkennt Abweichungen frühzeitig und sorgt für eine transparente, effiziente und rechtskonforme Verarbeitung in SAP.
- Hohe Rechnungsvolumen effizient bewältigen
- Bis zu 50% schnellere Rechnungsverarbeitung
- Automatisierung statt manueller Dateneingabe
- Früherkennung von Betrugs- und Manipulationsversuchen
- E-Rechnungen compliant und rechtskonform verarbeiten
Rechnungsprozesse beschleunigen und automatisieren
Doxis automatisiert die Erfassung, Prüfung und Verarbeitung eingehender Rechnungen mit KI und intelligenter Dokumentenerkennung. Rechnungsdaten werden automatisch extrahiert, validiert und mit Bestellungen sowie Lieferscheinen abgeglichen. Gleichzeitig erkennt Doxis Dubletten und Betrugsversuche und archiviert alle Dokumente zentral in der passenden digitalen Lieferantenakte.
Beschleunigen und automatisieren Sie Ihren gesamten Rechnungsprozess.
Rentabilität
Erhöhen Sie Ihre Rentabilität, indem Sie Eingangsrechnungen schneller und fehlerfrei buchen, Betrugsversuche erkennen und Skontofristen rechtzeitig geltend machen.
Effizienz erhöhen
Durch die Automatisierung nutzen Sie Ihre Ressourcen effizienter und vermeiden
Engpässe sowie Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung.
Liquiditätsplanung verbessern
Eine Übersicht von Status und Beträge aller Rechnungen ermöglicht eine tagesaktuelle Liquiditätsplanung sowie die Identifizierung von Optimierungspotenzialen.
6 Schritte der digitalen Rechnungsverarbeitung mit Doxis
Schritt 1: Rechnungen automatisch erfassen
Doxis übernimmt digitale Rechnungen direkt aus E-Mail-Postfächern, E-Rechnungsportalen und weiteren Eingangskanälen. Papierbasierte Rechnungen werden nach dem Scannen automatisch in den Verarbeitungsprozess integriert. Alle Dokumente werden zentral erfasst und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.
Ihre Vorteile:
- Automatische Erfassung digitaler und papierbasierter Rechnungen
- Digitales Rechnungseingangsbuch mit voller Transparenz
- Erweiterbar zur unternehmensweiten Posteingangsverarbeitung
- Nahtlose Integration in Ihre ECM- und SAP-Landschaft
Schritt 2: Datenerfassung
Doxis erkennt und extrahiert Rechnungsdaten automatisch mit vortrainierten KI-Modellen. Unabhängig vom Format werden relevante Informationen strukturiert aufbereitet, validiert und direkt der passenden digitalen Akte zugeordnet, beispielsweise einer Lieferantenakte.
- Unterstützung für Papier, PDF, E-Mail, XML und E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, Peppol BIS Billing und weitere
- Verarbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug bis hin zur Dunkelbuchung
- Unterstützung von Einzel-, Teil-, Sammel-, Abschlags- und Schlussrechnungen
- Kontinuierliche Verbesserung der Erkennung durch selbstlernende KI-Modelle
Schritt 3: Rechnungsprüfung
Doxis prüft eingehende Rechnungen automatisch auf Vollständigkeit, Plausibilität und Regelkonformität. Abweichungen werden sofort sichtbar, sodass Freigaben beschleunigt und potenzielle Verzögerungen frühzeitig vermieden werden. Anschließend werden die Rechnungsdaten direkt an SAP oder andere ERP-Systeme zur weiteren Verarbeitung übergeben.
Ihre Vorteile:
- Unterstützung komplexer Freigabe- und Genehmigungsworkflows
- Tiefe SAP-Integration sowie Anbindung an ERP- und Finanzsysteme
- Unterstützung verschiedener Währungen und bis zu 13 Sprachen
- Schnellere Freigaben durch automatische Prüfungen und Validierungen
Schritt 4: Rechnungsfreigabe
Doxis steuert Rechnungen automatisch durch den passenden Freigabeprozess. Zuständigkeiten werden anhand von Kriterien wie Kostenstelle, Rechnungsbetrag oder Positionen ermittelt, während mehrstufige Freigaben eine regelkonforme Bearbeitung sicherstellen. Vertreterregelungen und Eskalationen verhindern Verzögerungen und halten Prozesse jederzeit in Bewegung.
Ihre Vorteile:
- Automatische Ermittlung der zuständigen Bearbeitenden
- Eskalationsmechanismen für schnellere Entscheidungen
- Mehrstufige Freigabeverfahren nach individuellen Richtlinien
- Vertreterregelungen und Delegation ohne Bearbeitungsstaus
Schritt 5: Verbuchung
Doxis überträgt freigegebene Rechnungen automatisch an SAP oder andere Finanzsysteme. Automatisierte Buchungsprozesse reduzieren manuellen Aufwand, beschleunigen die Verarbeitung und sorgen für eine fristgerechte Zahlung.
Ihre Vorteile:
- Dunkelbuchung für vollständig automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Bessere Nutzung von Skontofristen
- Zentrale Auswertungen und Reports in Echtzeit
- Nahtlose Integration in ERP- und FiBu-Systeme
Schritt 6: Archivierung
Nach Abschluss des Prozesses archiviert Doxis Rechnungen und zugehörige Dokumente revisionssicher. Alle Informationen bleiben langfristig verfügbar, direkt aus SAP abrufbar und erfüllen gesetzliche Aufbewahrungs- und Compliance-Anforderungen.
Ihre Vorteile:
- Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung
- Direkter Zugriff auf Dokumente aus SAP
- Lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte
- Unterstützung von Compliance- und Audit-Anforderungen
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