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Fristenmanagement im ECM
Vertragsfristen zuverlässig im Blick behalten
Fristverletzungen entstehen in dem Moment, in dem eine Vertragsseite den Überblick über laufende Vertragsangelegenheiten verliert. Alle Fristen im Blick zu behalten, ist bei tausenden Verträgen im Unternehmen schwer – vor allem, da die Fristenverwaltung fehleranfällig und zeitaufwendig ist.
Mit einem Enterprise Content Management System (ECM-System) haben Sie zukünftig die Fristen fest im Griff: Wir zeigen, wie Ihnen der Fristenmanager in Doxis dabei hilft, keine Frist mehr zu verpassen.
Bedeutung von Fristen im Vertragswesen
Fristen regeln Zeiträume, in denen Rechte ausgeübt oder Pflichten erfüllt werden müssen. Nur wenn beide Vertragsparteien die rechtlichen Vorgaben zu jeder Zeit berücksichtigen, bleibt ein laufender Vertrag gültig. Verpasst eine Vertragsseite eine Frist, kann sie Rechte verlieren (z. B. Kündigung/Option) oder es treten vertragliche Folgen ein (z. B. automatische Verlängerung, Vertragsstrafe, Verzug oder Schadensersatz) – je nach Vereinbarung und Einzelfall.
Typische Vertragsfristen und ihre Bedeutung
Fristen definieren den Zeitraum, in dem Vertragspartner* ein Recht ausüben dürfen oder Aktivitäten verpflichtend ausführen. Beispielsweise haben Unternehmen nur während der geltenden Kündigungsfristen die Möglichkeit, einen laufenden Vertrag zu beenden. Üben sie ihr Recht nicht aus, kommt es bei keiner vertraglich anderweitig festgelegten Vereinbarung zur Vertragsverlängerung.
Neben solchen vertragsrechtlichen Fristen gibt es auch aufgabenbezogene Fristen, etwa für Wartungen, Prüfungen oder Liefertermine. Diese müssen Sie innerhalb des festgelegten Zeitraums erfüllen. Sonst ist die Vertragspflicht nicht erfüllt.
In der Regel enthält ein einziger Vertrag viele verschiedene Fristen, die zu beachten sind:
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Zahlungsfristen: Zeitraum, in dem Unternehmen Rechnungen, Gebühren und andere finanzielle Forderungen bezahlen.
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Liefer- und Leistungsfristen: Zeitraum, in dem Unternehmen Waren liefern und Leistungen erbringen.
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Kündigungsfristen: Zeitraum, in dem eine Vertragspartei laufende Verträge ordnungsgemäß kündigen darf.
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Verlängerungs- und Optionstermine: Zeitraum, in dem Vertragsparteien Verträge verlängern oder durch zusätzliche Leistungen ergänzen.
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Rücktrittsfristen: Zeitraum, in dem eine Vertragspartei unter bestimmten Bedingungen vom Geschäft zurücktreten darf.
Die Aufgabe des Fristenmanagements: Vertragsfristen systematisch steuern
Das Fristenmanagement ist Teil des Vertragsmanagements und erfüllt zwei Aufgaben:
- Es dokumentiert Fristen, Termine und Aufgaben aus Verträgen.
- Es benachrichtigt und erinnert zuständige Personen.
Manuell ist Fristenmanagement fehleranfällig und zeitaufwendig. Automatisiert im ECM-System wird es zum routinierten Schritt im Workflow – vorausgesetzt, die Vertragsmanagement-Lösung bringt einen Fristenmanager im Standard mit.
Digitales Fristenmanagement: Wie funktioniert ein Fristenmanager?
Der Fristenmanager sorgt dafür, dass Sie Fristen zukünftig einhalten und das Vertragsmanagement rechtssicher und wirtschaftlich angehen.
Funktionen eines Fristenmanagers in der Übersicht
Jeder Fristenmanager besitzt mindestens eine Erinnerungsfunktion. Diese informiert zuständige Mitarbeitende über die kommende Frist.
Im Idealfall ist eine Kalenderfunktion integriert: Der Fristenkalender macht Termine sichtbar, unterstützt die Bearbeitung und erinnert automatisch an Deadlines.
Die Vorteile eines Fristenmanagers
- Transparenz über Vertragsdeadlines: Alle relevanten Fristen sind zentral sichtbar – inklusive Status und Verantwortlichkeiten.
- Klare Zuständigkeiten: Aufgaben und Erinnerungen werden den richtigen Personen bzw. Rollen zugewiesen.
- Weniger manuelle Nacharbeit: Routinen (Erinnern, Nachverfolgen, Dokumentieren) laufen systemgestützt statt per Excel/E-Mail.
- Frühzeitig handeln statt „reparieren“: Teams reagieren proaktiv, bevor Fristen kritisch werden.
- Weniger Risiko, Aufwand und Kosten: Fristversäumnisse, Eskalationen und unnötige Korrekturschleifen werden reduziert.
So funktioniert das Fristenmanagement mit Doxis
Doxis bildet das gesamte Vertragsmanagement digital ab und schafft einheitliche Unternehmensstandards der Dokumentenablage für jeden Prozessschritt – von der Erstellung neuer Verträge bis zur rechtssicheren Archivierung abgeschlossener Verträge.
Die Dokumentenablage geschieht entweder in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder direkt im Enterprise Content Management System. Die Vorteile: zentralisierte Informationen, automatisierte Workflows und eine transparente Dokumentation sowie Erinnerung aller zum Vertrag zählenden Fristen.
Hey Doxi, wie funktioniert das Fristenmanagement mit Doxis?
Schritt 1: Verträge in Doxis anlegen und Informationen strukturieren
Sobald ein Vertrag in Doxis erfasst ist, werden relevante Inhalte strukturiert hinterlegt – zum Beispiel Vertragsparteien, Laufzeiten, Fristen, Konditionen oder Vertragsstrafen. Dafür extrahiert und hinterlegt Doxis zum Beispiel Daten wie Vertragsparteien, Inhalte, Strafen oder eben Fristen.
Wann Doxis die Informationen eines Vertragsdokuments strukturiert ablegt, hängt davon ab, wer den Vertrag erstellt.
- Intern: Wenn ein Mitarbeiter des eigenen Unternehmens einen Vertrag anlegt, strukturiert Doxis die Informationen bereits während der Vertragserstellung.
- Extern: Wenn ein Lieferant oder andere externe Personen einen Vertrag vorlegen, pflegt Doxis die Vertragsinhalte bei Erhalt strukturiert in die Software ein.
Schritt 2: Automatische Fristenüberwachung und Benachrichtigung
Da Fristen und Vertragsdaten strukturiert im Vorgang hinterlegt sind, erkennt Doxis Beginn und Ende einer Frist und erstellt automatische Erinnerungen. Basierend auf der Vertragsfrist erstellt Doxis automatische Erinnerungen. Diese erhalten die zuständigen Mitarbeitenden als Nachricht frühzeitig per E-Mail.
Zusätzlich sind die Vertragsfristen in der Kalenderansicht sichtbar. Das macht die Fristenverwaltung und Fristenüberwachung transparent und sorgt dafür, dass zuständiges Personal frühzeitig handelt, wenn eine Frist abläuft.
Welche Risiken drohen bei Vernachlässigung von Vertragsfristen?
Verpasste Fristen sind immer eine Form der Vertragsverletzung. Welche Konsequenzen Unternehmen drohen, unterscheidet sich je nach Einzelfall. In der Regel verursachen sie unnötige Kosten, schaden dem Image und beeinträchtigen die Geschäftsbeziehung. Bei schwerwiegenden Fristverletzungen verlieren Verträge ihre Gültigkeit und der Vertragspartner darf rechtliche Schritte gegen das Unternehmen einleiten.
Unternehmen müssen dann häufig Schadensersatz gegenüber dem Vertragspartner leisten. Mitarbeitende müssen die Verträge neu aushandeln, sich beim Vertragspartner in aller Form entschuldigen und alle mit der Fristverletzung einhergehenden Prozesse bearbeiten. Dadurch kostet eine verpasste Frist Unternehmen Geld, Zeit und Prestige.
Das sind die Risiken im Überblick:
- Vertragsstrafen: Klauseln in Verträgen definieren finanzielle oder rechtliche Strafen, die bei einer verpassten Frist eintreten.
- Finanzielle Konsequenzen: Zusätzliche Kosten entstehen durch Vertragsstrafen, entgangene Geschäftsmöglichkeiten und dadurch, dass Unternehmen Verträge neu aushandeln müssen.
- Reputationsverlust: Stakeholder wie Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner vertrauen dem Unternehmen weniger.
- Geschädigte Kundenbeziehungen: Verpasste Fristen machen Kunden unzufrieden und gefährden die langfristige Geschäftsbeziehung.
- Rechtliche Konsequenzen: Bei schwerwiegenden Vertragsverletzungen leitet der Vertragspartner rechtliche Schritte gegen das Unternehmen ein.
- Haftung: Unternehmen haften für Schäden und Verluste, die dem Vertragspartner durch die verpassten Fristen entstehen.
Fazit: Fristenmanagement durch Automatisierung optimieren
Eine Excel-Tabelle ist genauso wenig geeignet, Fristen dauerhaft zu steuern, wie Post-its. In einem ECM-System managen Sie Fristen digital und systemübergreifend. Doxis erfasst alle Fristen bereits zu Beginn des Lebenszyklus eines Vertragsdokuments und erinnert zuständige Mitarbeitende, sobald eine Frist abläuft.
Vertragsdokumente inklusive Fristen bearbeiten Sie direkt in Doxis und stoßen automatisierte Workflows oder Aufgaben im Team an. So automatisieren Sie Ihr Fristenmanagement und verpassen keine Deadlines mehr. Das minimiert rechtliche sowie finanzielle Risiken im Vertragsmanagement und sichert, dass Sie Vertragskonditionen zu jeder Zeit einhalten.
Häufig gestellte Fragen zum Fristenmanagement
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