Informationsmanagement

Informationsmanagement steuert aktiv, wie Unternehmen Informationen erfassen, verarbeiten, speichern und bereitstellen. Es stellt sicher, dass sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten – etwa aus Verträgen, Rechnungen oder E-Mails – zentral verfügbar und geschäftsrelevant nutzbar sind. Dabei verknüpft es unterschiedliche Datenquellen wie Datenbanken und Geschäftsanwendungen zu einem einheitlichen Informationsfluss.

Im Dokumentenmanagement bedeutet das zum Beispiel: Das Dokumentenmanagement-System (DMS) erfasst eingehende Verträge, klassifiziert sie und extrahiert alle wichtigen Informationen, weist sie der zuständigen Abteilung im Workflow zu und archiviert die Dokumente revisionssicher.

Was sind die Ziele von Informationsmanagement?

Informationsmanagement verfolgt das Ziel, Informationen im Unternehmen gezielt nutzbar zu machen – unabhängig davon, wo und in welcher Form sie entstehen. Damit schafft es die Basis für effiziente sowie rechtskonforme Prozesse und fundierte Entscheidungen.

Diese Ziele stehen im Fokus:

• Dark Data minimieren: Unstrukturierte und ungenutzte Daten werden sichtbar gemacht und systematisch aufbereitet
• Datensilos aufbrechen: Informationen werden abteilungsübergreifend zugänglich gemacht, damit redundante Datenhaltung unnötig wird
• Informationsverfügbarkeit erhöhen: relevante Informationen werden zur richtigen Zeit und am richtigen Ort bereitgestellt
• Prozesse beschleunigen: Bearbeitungszeiten werden durch automatisierte Workflows und transparente Informationsflüsse verkürzt
• Compliance sicherstellen: dokumentierte, revisionssichere Prozesse werden geschaffen,  um gesetzliche Vorgaben wie DSGVO und GoBD einzuhalten
• Wissensmanagement fördern: Das Wissen im Unternehmen wird zentral gebündelt und für alle Mitarbeiter nutzbar gemacht

Das Informationsmanagement gliedert sich in drei zentrale Bereiche: administrative, operative und strategische Aufgaben. Sie sorgen gemeinsam dafür, dass Informationen in Unternehmen oder Behörden effizient verwaltet, systemübergreifend verfügbar gemacht und nachhaltiggenutzt werden.

Administrative Aufgaben

Administrative Aufgaben sichern kontrollierte und gesetzeskonforme Informationsprozesse:

• Dokumente rechtskonform nach GoBD und DSGVO archivieren
• Benutzerrechte vergeben und verwalten
• Datenbestände aktuell, konsistent und vollständig halten
• Informationsprozesse dokumentieren
• Aufbewahrungsfristen überwachen und Löschregeln definieren
• Server überwachen und steuern

Operative Aufgaben

Operative Aufgaben sorgen dafür, dass Unternehmen ihre Informationen effizient, verlässlich und workflowgestützt verwalten:

• Informationen aus verschiedenen Softwaresystemen wie ERP, CRM oder DMS miteinander verknüpfen
• Dokumentendaten erfassen und klassifizieren
• Zielgenaues Suchen und Finden von Informationen unterstützen
• Werkzeuge wie Suchmasken zur Verfügung stellen

Strategische Aufgaben

Strategische Aufgaben zielen auf die langfristige Optimierung und Digitalisierung der Informationsnutzung im Unternehmen:

• Informationsstrategien entwickeln
• Rollen, Kontrollmechanismen und Metriken bestimmen
• ECM-/DMS-Standards zur zentralen Informationssteuerung implementieren
• Prozesse zur Informationsverarbeitung standardisiert
• Wissen und unternehmerisches Know-how im Unternehmen fördern
• Informationen gezielt zur datenbasierten Entscheidungsfindung nutzen

Auch bei bereits implementierten Informationstechnologien haben viele Unternehmen Schwierigkeiten mit unstrukturierten Daten. Trotz der Digitalisierung sind Datensilos, eine zersplitterte IT-Infrastruktur und intransparente Prozesse, in denen Informationen doppelt, unstrukturiert oder gar veraltet vorliegen, keine Seltenheit. Ein solches Umfeld behindert die Entwicklung effizienter Prozesse, schnelle Entscheidungen und gefährdet die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Hey Doxi, was sind die größten Herausforderungen im Informationsmanagement?

Durch den Einsatz von Business Process Management (BPM), künstlicher Intelligenz (KI), Enterprise Search und automatisierten Workflows wird aus unstrukturierten Dark Data  aktiv nutzbares Wissen.

BPM-Funktionen

Business Process Management (BPM) bedeutet, wiederkehrende Geschäftsprozesse zu modellieren, zu steuern und zu automatisieren. Solche Prozesse sind zum Beispiel Vertragsfreigaben oder Rechnungsprüfungen. Strategisches BPM schafft die Grundlagen, damit Informationen medienbruchfrei im Unternehmen fließen und die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen.

Künstliche Intelligenz

KI erweitert das Informationsmanagement, indem es die Klassifikation und Datenextraktion von Inhalten automatisiert. Bedeutet: Die KI versteht die wichtigsten Informationen in Dokumenten und verarbeitet sie entsprechend. Sie erkennt zum Beispiel Vertragsklauseln, extrahiert Zahlungsdaten aus Rechnungen oder ordnet E-Mails und deren Anhänge den passenden Geschäftsprozessen zu.

Enterprise Search

Eine leistungsfähige Enterprise Search durchdringt sämtliche Informationsquellen eines Unternehmens – vom ECM-System über ERP bis zu Postfächern. Mitarbeitende finden Dokumente, Daten und Vorgänge kontextbezogen und in Echtzeit, ohne zwischen SAP, SalesForce und Outlook wechseln zu müssen.

Als Informationsmanagement-Software vereint Doxis alle zentralen Technologien für ein intelligentes und zukunftsfähiges Informationsmanagement: Dokumentenmanagement, BPM, Collaboration, Automatisierung und KI – alles auf einer einzigen Plattform.

• Als Dokumentenmanagment-System (DMS) bewahrt Doxis Dokumente revisionssicher im Archiv auf, verwaltet Versionen und stellt sicher, dass Informationen strukturiert, auffindbar und compliant zur Verfügung stehen.
• Inbound Processing, also die intelligente Eingangspostverarbeitung, klassifiziert und verarbeitet eingehende Dokumente wie PDFs automatisch. So ordnet Doxis relevante Informationen sofort dem richtigen Geschäftsprozess zu.
• Automatisierte Prozesse ersetzen manuelle Routineaufgaben durch regelbasierte Workflows und KI-gestützte Informationssuchen. Das beschleunigt Durchlaufzeiten und minimiert Fehlerquoten.
• Cognitive Services wie Optical Character Recognition (OCR) oder Machine Learning (ML) erkennen Inhalte, extrahieren relevante Informationen aus unstrukturierten Quellen und machen sie für Folgeprozesse nutzbar.
• Enterprise Search verbindet genutzte Software-Lösungen und stellt Informationen bei einer Suchanfrage sofort kontextbezogen bereit.
• Collaboration-Funktionen fördern die Zusammenarbeit, indem sie Dokumente teamübergreifend zugänglich machen.

Intelligentes Informationsmanagement macht Inhalte transparent, zugänglich und nutzbar. Moderne ECM-Lösungen wie Doxis schaffen dafür die Basis: Mit eingebettetem BPM gibt Doxis Unternehmen die Möglichkeit, Informationen unabhängig vom Ursprungssystem prozessbezogen zu erfassen und zentral zu verwalten. So haben alle berechtigten Mitarbeiter direkten Zugriff auf alle für sie relevanten Informationen zu – standort-, abteilungs- und systemübergreifend.

Häufige Fragen zum Informationsmanagement