Votre entreprise doit traiter et vérifier ses factures. Ce processus peut être automatisé et il devrait l’être pour tirer le meilleur parti de votre entreprise. En quoi consiste exactement le traitement automatisé des factures ?

La vérification des factures fait référence à l'examen des factures entrantes (c'est-à-dire des fournisseurs) par le service comptable. Ce processus est décomposé en composantes formelles et opérationnelles et peut être effectué électroniquement en utilisant les fonctions de gestion de documents et de flux de travail (DMS) d'un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM).

Le traitement automatisé des factures offre une gamme de scénarios de numérisation, allant d'un seul processus de numérisation centralisé à la numérisation de documents à divers endroits. Les données de la facture nécessaires à la vérification peuvent être extraites automatiquement à l'aide de la reconnaissance optique de caractères, ou optical character recognition (OCR), ce qui facilite la validation de l'exactitude opérationnelle et formelle de la facture.

Idéalement, le traitement automatisé des factures permet également de les replacer dans le bon contexte ("à quel client, quelle offre ou quel bon de livraison appartient cette facture ?"). Comme s'il s'agissait d'un document papier, chaque facture peut recevoir des annotations, des commentaires et des notes sans devoir modifier le document original.

Parallèlement au traitement des factures, vous souhaitez que vos factures soient archivées de manière à se plier aux audits, avec les données et documents comptables correspondants. Grâce à la documentation sans faille de toutes les étapes du traitement, l'ensemble du processus peut être entièrement tracé.

Ces termes sont souvent utilisés comme des synonymes, mais ils désignent en réalité des aspects différents du traitement des factures.

Une facture numérique est une facture transmise par voie électronique, par exemple sous la forme d’un PDF envoyé par e-mail. Bien que le document soit reçu au format numérique, les données doivent souvent être contrôlées manuellement ou extraites à l’aide d’une technologie OCR.

Une facture électronique (e-facture) contient des données structurées et lisibles par machine que les systèmes comptables peuvent traiter automatiquement. Parmi les formats les plus courants figurent XRechnung, ZUGFeRD et les factures conformes à PEPPOL.

Le traitement automatisé des factures va au-delà du simple format de facture. Il englobe l’ensemble du workflow après réception de la facture : extraction des données, validation, approbation, comptabilisation dans l’ERP et archivage.

Terme	Définition
Facture papier	Facture physique qui doit être numérisée ou saisie manuellement.
Facture numérique	Facture électronique, généralement au format PDF, qui peut encore nécessiter un traitement manuel.
Facture électronique (e-facture)	Facture structurée contenant des données directement exploitables par les systèmes informatiques.
Traitement automatisé des factures	Workflow qui capture, valide, approuve, comptabilise et archive automatiquement les factures.

Pour de nombreuses organisations, les factures électroniques ne représentent qu’une étape dans leur démarche d’automatisation. Le traitement automatisé des factures garantit que les factures, quel que soit leur format, circulent efficacement dans les processus de comptabilité fournisseurs avec un minimum d’intervention manuelle.

Comment fonctionne le traitement automatisé des factures ?

Le traitement automatisé des factures relie la réception, la capture des données, la validation, l’approbation, la comptabilisation et l’archivage au sein d’un workflow numérique unique. Cette approche réduit les interventions manuelles et offre aux équipes financières une meilleure visibilité sur l’état des factures.

1. Capturer les factures entrantes

Les factures arrivent par différents canaux : e-mail, PDF, courrier papier, portails fournisseurs ou réseaux de facturation électronique. Le système centralise ces documents et déclenche automatiquement le workflow approprié.

2. Extraire les données de facture

L’OCR et l’intelligence artificielle extraient automatiquement les informations essentielles telles que les coordonnées du fournisseur, le numéro de facture, les dates, les montants, les informations fiscales et les conditions de paiement.

3. Valider et rapprocher les données

Les données extraites sont comparées aux référentiels fournisseurs, aux bons de commande, aux bons de livraison, aux contrats et aux centres de coûts. Toute anomalie ou incohérence est signalée pour vérification.

4. Acheminer les factures pour approbation

Selon des règles prédéfinies, les factures sont automatiquement transmises aux approbateurs compétents. Les circuits de validation peuvent dépendre de critères tels que le montant de la facture, le département concerné, le fournisseur ou le projet associé.

5. Comptabiliser dans l’ERP

Une fois approuvées, les données validées sont transférées vers l’ERP ou le système comptable afin d’être comptabilisées et préparées pour le paiement.

6. Archiver pour assurer la conformité

Les factures, les validations, les commentaires et les documents justificatifs sont conservés dans un archivage sécurisé. Cela permet de constituer une piste d’audit complète et de répondre aux exigences réglementaires.

Pourquoi le traitement manuel des factures ralentit-il les entreprises ?

Le traitement manuel des factures oblige les collaborateurs à saisir les données, transmettre les documents pour validation, suivre leur avancement et gérer les écarts. À mesure que les volumes augmentent, ces tâches deviennent chronophages et difficiles à maîtriser.

Les principaux défis sont les suivants :

• Saisie manuelle des données et risques d’erreurs
• Cycles d’approbation trop longs
• Dépassement des échéances de paiement et perte d’escomptes
• Manque de visibilité sur le statut des factures
• Difficulté à retrouver les factures et les pièces justificatives
• Risques de non-conformité et d’audit

Le traitement automatisé des factures répond à ces problématiques en centralisant la gestion des factures et en remplaçant les tâches répétitives par des workflows numériques automatisés.

Doxis permet aux organisations d’automatiser l’ensemble du cycle de vie des factures, depuis leur réception jusqu’à leur comptabilisation dans l’ERP et leur archivage conforme.

Les factures reçues sous forme papier, PDF, pièces jointes à des e-mails ou factures électroniques sont centralisées puis traitées automatiquement. Doxis AI.dp s’appuie sur l’OCR, l’intelligence artificielle et le traitement intelligent des documents (IDP) pour extraire les données, classer les documents et valider les informations en les comparant aux données métier existantes.

Une fois validées, les factures sont acheminées via des workflows numériques d’approbation. Les données approuvées peuvent être transférées directement vers SAP et d’autres systèmes ERP, tandis que Doxis ECM conserve les factures, les validations et les pièces justificatives dans un référentiel sécurisé et conforme.

Cette approche permet aux équipes financières de réduire les tâches manuelles, d’accélérer les validations, d’améliorer la visibilité sur les processus et de renforcer la conformité tout au long du traitement des factures fournisseurs.

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