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Pourquoi utiliser une GED RH pour gérer les dossiers RH ?

GED et dossiers RH avec Doxis

Centralisez les documents RH, automatisez les processus administratifs et gérez tous les dossiers RH dans une plateforme GED centralisée. Doxis connecte vos systèmes RH SIRH et simplifie la gestion documentaire RH tout en garantissant conformité, sécurité et accès rapide aux informations collaborateurs.

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Des processus RH plus rapides et plus efficaces

Toute l’information concernant les ressources humaines est structurée au sein de dossiers RH numériques afin d’accélérer le traitement des demandes et de fluidifier les workflows.

Davantage de temps pour les tâches stratégiques

Libérez votre équipe RH des recherches manuelles et des tâches chronophages liées au classement des documents afin qu’elle puisse se concentrer davantage sur les missions stratégiques et l’accompagnement des collaborateurs.

Renforcez conformité et traçabilité

Contrats, validations, échéances ou documents manquants : Doxis vous aide à automatiser le suivi des dossiers RH, respecter les exigences réglementaires et sécuriser les données sensibles des collaborateurs.

Doxis pour les ressources humaines

Les équipes RH doivent gérer des volumes croissants de documents et de processus administratifs. Doxis vous aide à automatiser la gestion documentaire RH, réduire les tâches manuelles et fluidifier les workflows afin de permettre à vos équipes de se concentrer sur l’essentiel : les collaborateurs.

Vous souhaitez en savoir plus sur Doxis ?

Décrouvrez Doxis

Le workflow d’accueil des nouvelles recrues basé sur Doxis BPM nous permet de garantir que les bons droits d’accès aux logiciels, les bons matériels et le bon badge d’accès à nos locaux soient remis à nos nouveaux collaborateurs et collaboratrices dans les délais.

Sandra Nee, service Informatique, Bernhard Krone Holding SE & Co. KG

Évitez les violations de la protection des données

Les dossiers RH numériques permettent une gestion automatisée des données collaborateurs conforme aux exigences de protection des données, aux politiques de conservation et aux réglementations en vigueur.

Réduisez les erreurs et les oublis

Centralisez les informations et documents RH afin de limiter les erreurs et d’assurer un meilleur suivi des processus d’intégration, de gestion des contrats, de formation et de départ des collaborateurs.

Sécurisez les données et les documents RH

Grâce aux historiques d’emploi entièrement documentés et à la maîtrise totale des droits de consultation, d’accès et de modification des données des ressources humaines, Doxis sécurise les données RH sensibles et garantit un accès contrôlé aux informations collaborateurs.

Accédez aux dossiers RH où que vous soyez

Accédez directement aux dossiers RH de Doxis et gérez les documents et processus RH depuis n’importe quel appareil, au bureau comme en mobilité. Doxis facilite la collaboration et simplifie le travail quotidien des équipes RH.

Ces entreprises font confiance aux dossiers RH de Doxis

Le socle d’une GED RH rapide et sécurisée : les dossiers RH avec Doxis

Recrutement, onboarding, formation, gestion des contrats ou départs des collaborateurs : les processus de gestion RH impliquent de nombreux documents et validations entre différents services. Avec Doxis, centralisez les dossiers RH, automatisez les workflows et orientez les documents et tâches vers les bonnes personnes au bon moment.

Une question sur les critères de sélection des candidats pour le service des ressources humaines ou des accords de rupture conventionnelle pour l’équipe juridique ? Aiguillez les documents et tâches associées vers les bons collègues. Doxis offre une gestion RH plus fluide, plus rapide et plus conforme au bénéfice du service RH, de l’entreprise et de ses salariés.

Étude de cas

La mise en place du dossier électronique RH a été la première étape de la stratégie de digitalisation de notre entreprise.Il nous donne un cadre de procédures efficace qui permet de gagner du temps et de l’argent en matière de gestion des ressources humaines.

Nina Orywal, directrice des ressources humaines, HANSA-FLEX

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Simplifiez la gestion des dossiers RH avec Doxis

Transparence du cycle de vie des ressources humaines

Grâce à la gestion des versions et à une structure de dossier uniforme offrant une transparence complète, vous maîtrisez intégralement le cycle de vie de vos ressources humaines.

Automatisez l’onboarding et les départs des collaborateurs

Gérez plus efficacement les processus d’intégration et de départ : accès informatiques, badges, équipements, validations et tâches associées sont automatiquement orchestrés entre les différents services.

Gestion intelligente des données RH

Associés à Doxis Cognitive Services, les documents RH sont automatiquement classés en fonction de la législation sur la protection des données.

Gestion des compétences

Créez un aperçu de toutes les compétences de vos collaborateurs et collaboratrices, et gérez leur développement professionnel, les formations et les certifications.

Gestion électronique des demandes de congés

Classez et validez électroniquement les demandes de congés, y compris sur les appareils mobiles, et garantissez une transparence complète pour vos salariés.

Gestion digitale des notes de frais

Numérisez et transmettez facilement les notes de frais depuis un appareil mobile afin d’accélérer leur traitement et leur validation.

 

Vidéo du produit

Comment Doxis gère les documents RH en conformité avec la législation sur la protection des données

Les lois sur la protection des données se multiplient. Le règlement général européen sur la protection des données (RGPD) et le California Consumer Privacy Act (CCPA) n’en sont que les prémices. Dans cette vidéo, nous vous expliquons comment les fonctions de Doxis et les services cognitifs permettent de respecter les dispositions du RGPD en matière de gestion des ressources humaines.

Regarder maintenant

Connectez facilement vos systèmes RH et HCM/SIRH

Les dossiers RH Doxis s’intègrent aux principaux systèmes RH et SIRH afin de permettre aux équipes RH d’accéder rapidement aux informations et documents sans quitter leur environnement de travail habituel. SAP, Oracle, ADP, VEDA : Doxis connecte vos systèmes RH et simplifie la gestion documentaire RH et des documents collaborateurs.

  • Besoin d’ajouter une nouvelle collaboratrice à votre logiciel GED RH ? Doxis crée automatiquement un nouveau dossier RH et lance la procédure d’intégration.
  • Doxis transfère automatiquement les données et documents RH (fiches de salaire, par exemple).
  • Naviguez à tout moment entre un dossier RH de Doxis et votre application métier.

La transformation digitale de toute votre entreprise

Gestion Documentaire

Archivage électronique

Automatisation des workflows

Gouvernance de l'information

Gestion des contrats

Collaboration avec des utilisateurs externes

Doxis nous apporte un système d’ECM multitenant à même de mettre entièrement en œuvre des dossiers électroniques RH sous forme de solution SaaS au sein des cabinets de radiologie dont nous assurons le support technique.

Jörg Buchmann, CEO, ARV- IT / IT-Service- Gesellschaft für
Ambulante Radiologische Versorgung mbH

Planifiez votre démo personnalisée de Doxis

Obtenir une démo est rapide, facile et gratuit - avec :

  • Un chat rapide
  • Aucune obligation
  • Des cas d'usage liés à votre activité

Doxis est la solution idéale pour votre entreprise si :

  • Vous avez plus de 100 utilisateurs et une présence internationale
  • Vous traitez de gros volumes de documents
  • Vous gérez des processus d'entreprise complexes
Veuillez calculer 6 plus 7.

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FAQ sur les dossiers RH numériques et la GED RH

Comment utiliser les dossiers électroniques pour collaborer entre équipes ?
-Créez des modèles de dossier (ex. « Projet client », « Fournisseur », « RH salarié ») dans Doxis avec métadonnées prédéfinies. -Affectez des droits d’accès au niveau dossier, service, version (ex. les services achat / compta / fournisseurs). -Intégrez des workflows et notifications : ex. une nouvelle facture apparaissant dans le dossier fournisseur déclenche validation ou alerte. Les étapes peuvent être attribuées successivement à différents collaborateurs (ex. employé A puis employé B), chacun recevant une notification pour traiter sa tâche. -Activez l’accès multi‑device (mobile, tablette, PC) pour la collaboration remote. -Utilisez un moteur de recherche intégré pour permettre à chaque équipe de retrouver toute l’information rapidement, évitant les répliques et erreurs.
Qu'est-ce qu'une GED RH ?
Une GED RH (Gestion Électronique des Documents RH) est une solution permettant de centraliser, classer, sécuriser et gérer l'ensemble des documents liés aux collaborateurs tout au long de leur cycle de vie dans l'entreprise. Elle facilite l'accès aux informations RH, automatise les processus administratifs et garantit la conformité réglementaire.
Quels documents peut-on gérer dans un dossier RH numérique ?
Un dossier RH numérique peut contenir l'ensemble des documents relatifs aux collaborateurs : contrats de travail ; avenants ; CV et documents de recrutement ; évaluations annuelles ; certificats et attestations ; justificatifs de formation ; documents administratifs ; notes de frais ; demandes de congés ; documents liés au départ du collaborateur.
Quels sont les avantages d'une GED RH ?
Une GED RH permet de : centraliser les documents collaborateurs ; réduire les tâches administratives ; automatiser les workflows RH ; sécuriser les données sensibles ; accélérer la recherche d'informations ; améliorer la conformité réglementaire ; faciliter le travail hybride et à distance.
Comment une GED RH aide-t-elle à respecter le RGPD ?
Une GED RH permet de contrôler précisément les droits d'accès, de tracer les actions réalisées sur les documents, de gérer les durées de conservation et de supprimer automatiquement les données arrivées à échéance. Elle contribue ainsi à sécuriser les données personnelles des collaborateurs et à répondre aux exigences du RGPD.
Quelle est la différence entre un SIRH et une GED RH ?
Le SIRH gère principalement les données RH et les processus administratifs, tandis que la GED RH se concentre sur la gestion, le classement, la conservation et l'archivage des documents collaborateurs. Les deux solutions sont complémentaires et gagnent à être intégrées.
Une GED RH peut-elle s'intégrer à un SIRH existant ?
Oui. Les solutions de GED RH modernes s'intègrent aux principaux SIRH et applications RH du marché tels que SAP SuccessFactors, Oracle HCM, ADP ou encore VEDA. Cela permet aux équipes RH d'accéder aux documents sans quitter leur environnement de travail habituel.
Comment sécuriser les dossiers RH numériques ?
La sécurisation des dossiers RH repose sur plusieurs mécanismes : gestion fine des droits d'accès ; authentification des utilisateurs ; chiffrement des données ; journalisation des actions ; archivage sécurisé ; politiques de conservation conformes aux exigences réglementaires.
Pourquoi digitaliser les dossiers RH ?
La digitalisation des dossiers RH permet de supprimer les archives papier, de gagner du temps dans la gestion administrative, d'améliorer la qualité des données et de faciliter l'accès aux informations pour les équipes RH comme pour les collaborateurs.
Comment Doxis simplifie-t-il la gestion des dossiers RH ?
Doxis centralise l'ensemble des documents RH dans des dossiers collaborateurs numériques, automatise les processus d'intégration et de départ, sécurise les données sensibles et s'intègre aux principaux SIRH du marché. Les équipes RH bénéficient ainsi d'une gestion documentaire plus rapide, plus conforme et plus efficace.