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Étude de cas
Lire maintenantLe dossier électronique du projet a connu un succès immédiat.
Cornelius Hilbig, responsable Informatique et services numériques, Eissmann Group Automotive
Qu’est-ce qu’un dossier électronique et à quoi sert-il ?
Un dossier électronique ou « e‑dossier » regroupe de façon structurée tous les documents, e‑mails, données métier et processus associés à un contexte : client, fournisseur, projet, salarié, etc. Avec la solution Doxis, les dossiers électroniques centralisent des contenus issus d’ERP, CRM, messagerie ou bureautique dans un seul espace métier.
Ils servent à :
-Rendre immédiatement visible l’ensemble des éléments (contrats, factures, échanges) liés à une entité ;
-Accélérer la prise de décision et la réponse aux demandes ;
-Réduire le temps perdu à la recherche d’informations ou à la navigation entre silos documentaires.
Pourquoi les dossiers électroniques sont-ils utiles dans une digital workplace ?
Dans un environnement de travail numérique, les e‑dossiers remplissent un rôle clé :
-Accès ubiquitaire : utilisateurs mobiles, télétravail, multisites ; selon Doxis, « quel que soit le lieu, les informations critiques sont toujours à portée de main ».
-Collaboration fluide : plusieurs services, partenaires externes, équipes projets peuvent travailler sur le même dossier avec des droits personnalisés.
-Suppression des silos documentaires : les documents ne restent plus dans des répertoires séparés ou des boîtes mails, mais sont intégrés dans un contexte métier commun.
-Conformité & traçabilité : versioning, accès horodaté, conservation automatisée des dossiers, fonctionnant comme un pilier de la digital workplace moderne.
-Vision à 360° de chaque dossier métier: Chaque dossier regroupe l’ensemble des documents, échanges, processus et informations associés à un cas spécifique. Cette vision complète et contextualisée permet aux équipes de prendre des décisions plus rapides, mieux informées et plus cohérentes.
Quels processus peut-on piloter avec des e-dossiers (RH, fournisseurs, etc.) ?
Les dossiers électroniques sont conçus pour piloter une variété de processus métiers :
-Dossier salarié / RH : intégration, départ, suivi des compétences, documents contractuels. Avec Doxis, le dossier RH s’intègre aux systèmes HRIS.
-Dossier fournisseur / achats : création de fournisseur, gestion des documents, factures, contrats.
-Dossier client / projet : suivi complet des relations, échanges, livraisons, documents associés.
-Dossier qualité / audit : gestion des certifications, actions correctives, conformité documentaire.
Tout dossier métier dont l’information est disséminée peut être structuré, automatisé et piloté via la solution.
Quels critères vérifier avant d’adopter une solution de gestion des e-dossiers ?
-Intégration native avec vos systèmes existants (ERP, CRM, SIRH) pour automatiser l’alimentation des e‑dossiers.
-Fonctionnalités de métadonnées, versioning, droits d’accès, audit trail.
-Capacité de workflow et d’automatisation : création de dossiers, notifications, tâches.
-Fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) et d’Intelligent Document Processing (IDP) pour automatiser la classification, l’extraction de données et le classement des documents.
-Mobilité et accessibilité : accès multi‑device, collaboration distante.
-Conformité normative et sécurité : norme ISO 16175‑2, RGPD, traçabilité, archivage.
-Scalabilité et modèle de déploiement : cloud, on‑premise, hybride, volumes importants.
-Ergonomie, adoption utilisateur et coût total de possession (TCO).
Comment utiliser les dossiers électroniques pour collaborer entre équipes ?
Créez des modèles de dossier (ex. « Projet client », « Fournisseur », « RH salarié ») dans Doxis avec métadonnées prédéfinies;
Affectez des droits d’accès au niveau dossier, service, version (ex. les services achat / compta / fournisseurs);
Intégrez des workflows et notifications : ex. une nouvelle facture apparaissant dans le dossier fournisseur déclenche validation ou alerte. Les étapes peuvent être attribuées successivement à différents collaborateurs (ex. employé A puis employé B), chacun recevant une notification pour traiter sa tâche;
Activez l’accès multi‑device (mobile, tablette, PC) pour la collaboration remote;
Utilisez un moteur de recherche intégré pour permettre à chaque équipe de retrouver toute l’information rapidement, évitant les répliques et erreurs.
Comment automatiser le classement des documents dans des e-dossiers ?
Paramétrez des règles ou utilisez l’IA de Doxis pour reconnaître automatiquement le contexte métier (client, fournisseur, projet) et classer les documents dans le bon e‑dossier ;
Grâce à l’Intelligent Document Processing (IDP), les données sont extraites automatiquement et le document est indexé sans intervention manuelle. En cas d’incertitude (ex. mauvaise qualité de scan), un contrôle humain peut être intégré au workflow (« human in the loop ») ;
Connectez vos sources (ERP, CRM, mails, scans) et définissez des métadonnées pour automatiser la création, la mise à jour et l’archivage des dossiers ;