Les 6 étapes de l’automatisation du traitement des factures avec Doxis
Étape 1 :
Réception des factures
Doxis commence à traiter les factures électroniques dès leur réception. Des interfaces correspondantes permettent à Doxis d’accéder automatiquement à votre boîte de réception pour récupérer les factures qui y sont transmises. Les factures papier doivent être numérisées conformément aux obligations réglementaires avant d’être transférées dans Doxis.
- Extensible afin d’automatiser le traitement des messages entrants dans toute l’entreprise, voire de déployer une plateforme d’ECM complète
- Facturier numérique
Étape 2 :
Extraction des données
Doxis utilise une IA pré-entraînée pour reconnaître, capturer et interpréter toutes les données essentielles des factures. Tout en prenant en charge le standard européen EN 16931, Doxis peut également traiter des formats non conformes provenant d'autres pays. Lorsque de nouveaux champs sont nécessaires, l’IA peut être entrainée en quelques minutes pour les gérer. Les factures sont automatiquement classées et archivées dans le dossier nécessaire, comme le dossier fournisseur par exemple.
- Compatible avec tous les formats : papier, PDF, e-mail, XML, XRechnung, ZUGFeRD 2.0, Peppol BIS Billing etc.
- Pour les factures avec ou sans référence de commande (y compris comptabilisation automatique), uniques, partielles, globales et finales
- L’apprentissage à la volée permet au logiciel d’améliorer constamment la reconnaissance des documents de facturation
Étape 3 :
Vérification
Doxis vérifie que les factures entrantes sont correctes et contiennent toutes les informations obligatoires. Si un document associé avec une référence de commande existe, comme une confirmation de commande ou un bon de livraison, la facture est automatiquement comparée. Les écarts déclenchent des alertes immédiates et, si nécessaire, une validation humaine pour éviter tout retard.
Doxis transfère les données de la facture dans le bon format à votre ERP (SAP, par exemple) via une interface en vue de leur traitement ultérieur.
- Pour tous les types de processus de validation
- Intégration étroite à SAP et connexion à n’importe quel ERP ou progiciel de gestion comptable et financière
- Compatibilité avec de nombreuses devises et jusqu’à 13 langues
Étape 4 :
Validation
Doxis transfère la facture vérifiée vers le circuit de validation idoine en utilisant différents critères, comme le centre de coûts, les éléments de la facture et les montants, pour déterminer l’agent de traitement adéquat et lui assigner la tâche de la valider. Ce processus de validation en plusieurs étapes permet de respecter toutes les obligations internes, telles que le principe de séparation des responsabilités. Une règle de remplacement permet de mobiliser rapidement d’autres collègues afin d’accélérer le processus de validation des factures et d’éviter les retards.
- Définition automatique des agents de traitement et des mécanismes d’escalade
- Flux de travail à plusieurs étapes, règles de délégation et de remplacement
Étape 5 :
Comptabilisation
Une fois la facture validée, Doxis transfère toutes les données comptables vers votre ERP ou votre logiciel de comptabilité en vue de leur enregistrement et du règlement de la facture dans les délais.
- Les factures munies d’une référence de commande sont entièrement traitées par Doxis, y compris leur comptabilisation automatique
- Possibilité de bénéficier des escomptes de règlement
- Entrepôt de données intégré assorti de rapports complets
Étape 6 :
Archivage à valeur probante
Doxis archive tous les documents commerciaux, y compris vos factures, au sein de son système d’archivage à valeur probante conformément aux exigences réglementaires.
Curieux de savoir comment nous pouvons vous aider ?
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Ce que nos clients disent de nous
Découvrez pourquoi des organisations du monde entier font confiance à Doxis pour améliorer leur efficacité, rationaliser leurs processus et générer une valeur ajoutée durable pour leur activité.
Martin Treder,
Global IT, DHL Express
"Nous avons recherché la solution de gestion documentaire idéale dans le monde entier alors qu’elle a toujours été sous nos yeux, de l’autre côté du Rhin chez Doxis."
Jörn Lamb,
chef de projet, service informatique, SEW-EURODRIVE
"Une énorme amélioration. C’est l’exemple parfait de la manière dont on peut obtenir autant de choses en faisant un petit effort."
Werner Höltl,
responsable Applications (Finance), Duravit AG
"Nous sommes très bien équipés pour faire face à ce que l’avenir nous réserve, notamment en matière de gestion de nos processus métier documentaires internationaux."
Thomas Schnell,
responsable des opérations fonctionnelles de la plateforme BCM, DB Systel
"Grâce à Doxis, nous sommes parvenus à mettre en place une infrastructure d’ECM électronique unique à même d’être intégrée comme standard pour l’ensemble du groupe."
René Schmalen,
chef du service Réclamations, Delvag, Groupe Lufthansa
"Les dossiers électroniques avec flux de travail rendent le règlement des sinistres sensiblement plus efficace et facilitent le travail collaboratif... en formant la base de nouveaux services numériques destinés à nos clients et partenaires."
Lars Schmerge,
chef de projet ECM, Bernard Krone Holding
"Pourquoi avoir choisi Doxis ? D’emblée, nous étions sur un pied d’égalité, et la solution Doxis répondait à tous nos besoins."
Martin Mermolja,
gestion de la clientèle, Sunrise Communications
"Doxis nous permet à présent de disposer d’une plateforme stable et opérationnelle 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Nous retrouvons toujours nos dossiers clients rapidement et facilement, peu importe l’endroit où ils sont stockés !"
Markus Schiffer,
gestionnaire de portefeuille, DEVK
"L’objectif stratégique N° 1 de DEVK est de garantir la satisfaction de ses clients. Nous ne pouvons y parvenir que si nous sommes rapides et capables de fournir l’information à la demande."
Gundolf Hallmann,
directeur régional des finances et de la comptabilité Bofrost*
"Nous avions pour objectif de raccourcir les délais de traitement des factures et d’optimiser et de sécuriser la structure. Nous y sommes parvenus grâce à Doxis. Une vraie victoire pour l’entreprise et, surtout, pour les employés."
SEW-Eurodrive accélère sa transformation avec Doxis
Forrester le confirme : 90 % de gain de temps grâce à l'automatisation de ses processus
Dans le cadre d'une étude Total Economic Impact™ menée sur trois ans, Forrester a analysé la manière dont SEW-Eurodrive utilise Doxis pour rationaliser et automatiser ses processus. Outre un traitement des documents 90 % plus rapide, voici les autres avantages dont l'entreprise bénéficie désormais :
Gain de temps
90%
Retour sur investissement
336%
Rentabilité
<6 mois
Pourquoi les entreprises choisissent Doxis pour le traitement des factures
Le logiciel de traitement des factures Doxis transforme les processus manuels des comptes fournisseurs en workflows automatisés et conformes aux exigences d'audit. Conçu pour traiter d'importants volumes de factures, des circuits d'approbation complexes et des environnements ERP d'entreprise, quelle que soit leur taille.
Intégration native avec les ERP
Des interfaces certifiées connectent directement Doxis à SAP, Microsoft Dynamics et bien d'autres solutions. Les données sont transférées automatiquement vers votre système.
Capture des données par l'IA
Des modèles d'IA préentraînés extraient et valident les données de tous les formats de factures. Jusqu'à 100 % de taux de reconnaissance, sans saisie manuelle.
Automatisation compléte
Une solution unique, de la réception des factures à leur archivage conforme. Aucun processus fragmenté, aucun changement de système, aucune relance des approbateurs.
Conformité intégrée
Archivage conforme aux exigences d'audit, traçabilité complète des documents et prise en charge de ZUGFeRD, XRechnung, Peppol BIS et des principales obligations de facturation électronique.
Jusqu'à 80 % de réduction des coûts
Automatisez l'ensemble du traitement des factures. Réduisez les tâches manuelles, accélérez les cycles de traitement et profitez davantage des escomptes pour paiement anticipé.
Approbations sur web et mobiles
Validez les factures depuis n'importe quel appareil, pour tous les utilisateurs, sans licence SAP. Plus de goulots d'étranglement, plus d'arriérés.
Détection des fraudes et des doublons
Doxis vérifie automatiquement chaque facture afin d'identifier les doublons, les incohérences et les signaux de fraude avant toute comptabilisation ou tout paiement.
Visibilité à 360° sur les processus
Suivez en temps réel le statut de chaque facture, approbation et comptabilisation. Tous les documents associés restent accessibles directement depuis votre ERP, à tout moment.
Intégration dans votre système informatique
Quand la conformité, l’expertise et la reconnaissance du secteur se rejoignent
Sécurisé
Conforme aux réglementations
Reconnu
Doxis est un leader!
Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026
Fiable
Votre "return on information" avec Doxis
Le traitement des factures n'est qu'une des nombreuses capacités de Doxis Intelligent Content Automation, ta plateforme d'automatisation intelligente des contenus alimentée par l'IA de Doxis, The Intelligent Document Company. Une seule plateforme pour connecter, comprendre et automatiser les informations tout au long du cycle de vie des documents, afin de créer de la valeur bien au-delà d'un cas d'usage unique.
Faites-en plus avec Doxis Intelligent Content Automation:
- Capturez et comprenez vos documents: L'IA lit, classe et extrait automatiquement les données de tous types de documents, puis les valide en les comparant à vos systèmes métiers.
- Gérez et automatisez vos processus: Centralisez vos contenus dans un référentiel unique avec une gouvernance conforme aux exigences d'audit, et automatisez vos workflows documentaires de la réception jusqu'à l'exécution.
- Connectez vos systèmes: Reliez vos contenus aux applications que vous utilisez déjà grâce à plus de 200 intégrations, notamment avec SAP et Salesforce.