Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Eingangsrechnungen im Konzern automatisieren
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Rechnungen, die sauber zur Bestellung passen, kosten Ihr Shared Services Center kaum etwas. Teuer wird es bei den Klärfällen: eine Preisabweichung zur Bestellung, ein noch nicht gebuchter Wareneingang, eine Freigabe, die im Fachbereich seit Tagen im Postfach liegt. All diese Fälle landen in derselben Warteschlange – und Ihr Team arbeitet sie von Hand ab, Rechnung für Rechnung.
Laut Ardent Partners (2025) kostet die Verarbeitung einer Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung durchschnittlich 9,40 US-Dollar, Best-in-Class-Unternehmen kommen mit 2,78 US-Dollar aus. Bei der Durchlaufzeit zeigt sich dasselbe Bild: 9,2 Tage im Durchschnitt, 3,1 Tage bei den Spitzenreitern.
Auch bei der Klärfallquote liegen die Best-in-Class-Teams mit 9 % deutlich unter den 22 % aller übrigen Unternehmen. Bei 50.000 Rechnungen im Monat entsprechen diese 13 Prozentpunkte rund 6.500 zusätzlichen Rechnungen, die jemand manuell bearbeiten muss.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung schließt diese Lücke: Korrekte Rechnungen werden ohne manuellen Eingriff gebucht, Ihr Team sieht nur noch die Fälle, die eine Entscheidung erfordern. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie die Rechnungsverarbeitung in SAP automatisieren, an welchen Kennzahlen Sie den Erfolg messen und wie Eli Lilly den weltweiten Rollout umgesetzt hat.
Wichtige Erkenntnisse
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung erfasst Eingangsrechnungen, liest ihre Daten aus, gleicht sie ab, steuert die Freigabe und bucht sie – mit wenig oder ganz ohne manuelle Erfassung
- Im Shared Services Center entsteht der eigentliche Aufwand in der Klärfallbearbeitung. Ziel ist deshalb, Klärfälle zu reduzieren und schnell an die richtige Stelle zu leiten
- Der 3-Wege-Abgleich mit SAP-Bestellung und Wareneingang entscheidet, welche Rechnungen direkt durchgebucht werden
- Freigebende ohne SAP-Lizenz prüfen und genehmigen Rechnungen im Browser oder per App – zusätzliche SAP-Lizenzen für jede Freigabe im Fachbereich entfallen
- Dunkelbuchungsquote, Klärfallquote, Kosten pro Rechnung, Durchlaufzeit und Skontoquote zeigen, ob sich die Automatisierung auszahlt
Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Automated invoice processing is the use of OCR, AI and workflow software to capture incoming supplier invoices, extract their data, match them against purchase orders and goods receipts, and route them for approval before posting them to your ERP. Invoices that pass every check go straight through to payment without anyone keying in data.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung vs. E-Rechnung
Die E-Rechnung ist ein Format: strukturierte, maschinenlesbare Daten wie XRechnung, ZUGFeRD oder EDI. Ein PDF im E-Mail-Anhang ist dagegen nur digital – gelesen werden muss es trotzdem, von einem Menschen oder per OCR.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung ist der Workflow nach dem Eingang, und zwar für jedes Format: von der XRechnung bis zur eingescannten Papierrechnung. E-Rechnungen überspringen lediglich die Datenextraktion. Deshalb gehören E-Rechnung in SAP und Rechnungsautomatisierung in ein Projekt.
Hinzu kommt die E-Rechnungspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2027.
Warum Klärfälle und nicht das Volumen die manuelle Rechnungsbearbeitung teuer machen
So funktioniert die automatische Rechnungsverarbeitung in SAP: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte bilden den Weg einer Rechnung vom Eingang bis ins Archiv ab. Jeder Schritt ersetzt einen manuellen Arbeitsschritt. Am Ende bleiben für Ihr Team nur die Rechnungen, die eine fachliche Beurteilung erfordern.
Schritt 1: Rechnungseingang über alle Kanäle und Gesellschaften zentralisieren
Setzen Sie beim Rechnungseingang an, nicht bei der Datenextraktion. Solange Rechnungen in 40 verschiedenen Postfächern und an drei Scanstationen eingehen, verschafft Ihnen auch die beste KI in den nachgelagerten Schritten keine Kontrolle.
Führen Sie alle Kanäle in einem zentralen Prozess für den automatisierten Posteingang zusammen: E-Mail, gescannte Papierrechnungen, EDI und strukturierte E-Rechnungen aus allen Geschäftsbereichen und Gesellschaften, die Ihr Center betreut. Gut lesbare Rechnungen werden direkt beim Eingang automatisch geprüft.
Ab diesem Moment hat jede Rechnung einen Status, und Ihr Team arbeitet aus einer einzigen Warteschlange.
Schritt 2: Rechnungsdaten automatisch erfassen und validieren
Rechnungs-OCR für SAP und KI-gestützte Datenextraktion lesen Kopf- und Positionsdaten aus: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuer und Zahlungsbedingungen. Anschließend prüft die Software die Daten auf Plausibilität, etwa auf fehlende Pflichtangaben, Dubletten und Beträge, die nicht aufgehen.
Felder, die die Engine nur mit geringer Sicherheit erkennt, werden zur manuellen Bestätigung markiert. Diese Bestätigung hat einen Zweck: Jede Korrektur Ihres Teams am Layout eines Lieferanten fließt in die Extraktion zurück. So verursachen wiederkehrende Lieferanten von Monat zu Monat weniger Klärfälle.
Schritt 3: 3-Wege-Abgleich mit SAP-Bestellung und Wareneingang durchführen
Bei Rechnungen mit Bestellbezug vergleicht die Software die Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang in SAP – das Kernstück des 3-Wege-Abgleichs in SAP. Preis, Menge und Wert werden gegen konfigurierbare Toleranzschlüssel geprüft. Rechnungen innerhalb der Toleranz laufen ohne manuellen Eingriff weiter.
Legen Sie die Toleranzen bewusst fest. Sind sie zu eng, füllen Abweichungen im Cent-Bereich Ihre Warteschlange. Sind sie zu weit, zahlen Sie Preissteigerungen, die niemand genehmigt hat.
Für Dienstleistungen und Abonnements ohne Wareneingang ist ein 2-Wege-Abgleich mit der Bestellung die passende Kontrolle. Wann sich welches Verfahren eignet, erklärt unser Leitfaden zum Rechnungsabgleich in SAP.
Schritt 4: Nur Klärfälle an Ihr Team weiterleiten
An dieser Stelle sinkt der Aufwand im Shared Services Center tatsächlich – hier liegt die Grundlage der Dunkelbuchung. Jede Rechnung, die eine Plausibilitätsprüfung nicht besteht, die Toleranz überschreitet oder unsicher erkannte Daten enthält, erhält eine strukturierte Meldung mit dem Grund der Abweichung.
Die Rechnung landet dann in einem manuellen Arbeitsvorrat oder Gruppenkorb, während die übrige Warteschlange weiterläuft.
Braucht eine Abweichung eine Rückmeldung aus dem Einkauf oder aus dem annehmenden Werk, leitet ein Workflow-gestützter Klärprozess die Frage an die zuständige Person weiter. Die Antwort bleibt direkt an der Rechnung hinterlegt. Ihr Team muss keinen E-Mails mehr hinterherlaufen, und die Historie jeder Entscheidung bleibt beim Dokument.
Schritt 5: Freigaben für Nicht-SAP-Anwender außerhalb von SAP ermöglichen
Bei der Freigabe verlieren Shared Services Center die meiste Zeit, denn die Freigebenden sitzen in den Fachbereichen. Bewährt hat sich ein zweistufiger Freigabe-Workflow für Rechnungen. Zunächst übernimmt eine prüfende Person die sachliche Prüfung: Ist die Rechnung berechtigt, korrekt bestellt und geliefert?
Anschließend kontrolliert die freigebende Person Budget und Kontierung und gibt die Rechnung frei – entlang von Freigabehierarchien, die sich nach dem Rechnungsbetrag richten.
Setzen Sie das Vier-Augen-Prinzip konsequent um, damit niemand eigene Rechnungen freigeben kann. Diese Funktionstrennung gehört zu den Nachweisen, die Wirtschaftsprüfer bei der Prüfung Ihres internen Kontrollsystems (IKS) sehen wollen – bei US-börsennotierten Konzernen zusätzlich im Rahmen von SOX.
Freigebende ohne SAP-Lizenz prüfen und genehmigen Rechnungen im Browser oder in einer mobilen Freigabe-App außerhalb von SAP. So binden Sie Freigaben im gesamten Unternehmen ein, ohne für alle Kostenstellenverantwortlichen einen SAP-GUI-Zugang einrichten zu müssen.
Schritt 6: Direkt durchbuchen und mit Verknüpfung zum SAP-Beleg archivieren
Rechnungen mit Bestellbezug, die den Abgleich bestehen, werden in SAP automatisch gebucht. Rechnungen ohne Bestellbezug werden nach Prüfung und Freigabe gebucht. Bearbeitet werden sie aus einem gemeinsamen Gruppenkorb in SAP GUI oder SAP Fiori – passend für ein zentrales Team.
Nach der Buchung prüft die Software den Zahlungsstatus. So können Sie die Begleichung bestätigen, ohne den Prozess zu verlassen.
Anschließend wird jede Rechnung über SAP ArchiveLink oder CMIS archiviert und mit dem zugehörigen SAP-Objekt verknüpft: der Bestellung, dem MM-Beleg oder dem FI-Beleg. Bearbeitungshistorie und Audit-Trail werden gemeinsam mit der Rechnung gespeichert.
Ein Monitor bietet Ihrem Team eine durchsuchbare Übersicht über die gesamte Warteschlange. So behalten Sie SLAs über viele Gesellschaften hinweg im Blick.
Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung für Shared Services Center
Für ein Center, das mehrere Gesellschaften betreut, schafft jede automatisch gebuchte Rechnung Kapazität für die Fälle, die eine fachliche Beurteilung brauchen.
- Geringere Kosten pro Rechnung: Korrekte Rechnungen werden ohne manuellen Eingriff gebucht
- Weniger Klärfälle: Die Extraktion lernt aus jeder Korrektur
- Freigaben ohne zusätzliche SAP-Lizenzen: Freigebende im Fachbereich genehmigen im Browser oder mobil
Automatisierte Rechnungsverarbeitung messen: 5 Kennzahlen im Überblick
Ein Go-live-Termin allein beweist nichts. Erheben Sie diese fünf Kennzahlen als Ausgangswert vor dem Projektstart und verfolgen Sie sie anschließend monatlich – wo möglich pro Gesellschaft.
Dunkelbuchungsquote
Sie beschreibt den Anteil der Rechnungen, die ohne manuellen Eingriff vom Eingang bis zur Buchung laufen, und ist die Kennzahl, die Sie zuerst beobachten sollten. Laut Ardent Partners (2025) liegt der Durchschnitt bei 32,6 %, Best-in-Class-Teams erreichen 49,2 %.
Wie hoch Ihre Quote steigen kann, hängt vom Anteil der Rechnungen mit Bestellbezug und von der Qualität Ihrer Lieferantenstammdaten ab. Deshalb zahlt sich hier auch die Automatisierung von Bestellungen aus.
Klärfallquote
Erfassen Sie den Anteil der Rechnungen, die manuell bearbeitet werden müssen, und schlüsseln Sie ihn nach Ursachen auf: Preisabweichung, Mengenabweichung, fehlender Wareneingang, fehlende Bestellung. Laut Ardent Partners (2025) liegen die besten Unternehmen bei 9 %, der Branchendurchschnitt bei 22 %.
Die Aufschlüsselung zeigt, wo Sie ansetzen müssen: bei den Toleranzen, bei der Bestelldisziplin im Einkauf oder beim Wareneingang.
Kosten pro Rechnung
Teilen Sie die Vollkosten Ihrer Kreditorenbuchhaltung – einschließlich Personal, Software und Klärfallbearbeitung – durch das Rechnungsvolumen. Laut Ardent Partners (2025) liegt der Durchschnitt bei 9,40 US-Dollar, Best-in-Class-Teams kommen auf 2,78 US-Dollar.
Durchlaufzeit
Messen Sie die Tage vom Rechnungseingang bis zur Buchung und separat bis zur Zahlung. Laut Ardent Partners (2025) liegt der Durchschnitt bei 9,2 Tagen, Best-in-Class-Teams benötigen 3,1 Tage.
Skontoquote
Erfassen Sie, welchen Anteil der angebotenen Skonti Sie tatsächlich nutzen. Für Ihren CFO ist das meist die wichtigste Kennzahl: Sie übersetzt schnellere Prozesse direkt in Liquidität und bildet die Grundlage für den ROI einer automatisierten Rechnungslösung.
Was nach der Buchung mit Ihren Rechnungen passiert
Mit der Buchung ist die Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung erledigt, der Lebenszyklus der Rechnung aber nicht. Sie muss über Jahre auffindbar, unverändert und mit den Belegen verknüpft bleiben, die sie begründen.
In Deutschland gilt für Rechnungen nach § 14b UStG eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Frist von zuvor zehn Jahren verkürzt, wie PwC zusammenfasst. Wie elektronische Unterlagen aufzubewahren sind, regeln die GoBD.
Wirtschaftsprüfer und Betriebsprüfung wollen dabei mehr sehen als die Rechnung selbst: die Bestellung, den Wareneingang, die Freigabehistorie und den Nachweis, wer die Zahlung freigegeben hat. Liegen diese Unterlagen in vier verschiedenen Systemen, wird jede Prüfungsanfrage zum kleinen Projekt.
Deshalb entfaltet Rechnungsautomatisierung ihren vollen Nutzen erst als Teil des gesamten Dokumentenlebenszyklus. Nach der Buchung braucht jede Rechnung:
- Revisionssichere Archivierung: unverändert gespeichert für die gesamte Aufbewahrungsfrist, mit automatisch angewendeten Aufbewahrungs- und Löschregeln
- Zugriff aus SAP: Mit Dokumentenmanagement für SAP gelangen Sie mit einem Klick vom FI- oder MM-Beleg zur Originalrechnung und ihrer Historie
- Kontext: Lieferantenvertrag, Auftragsbestätigung und Lieferschein, die die Rechnung belegen, sind mit demselben Datensatz verknüpft
- Suche: auffindbar nach Lieferant, Gesellschaft oder Betrag, wenn Wirtschaftsprüfer, Lieferanten oder das Controlling nachfragen
Werden Erfassung, Workflow und Archiv mit getrennten Produkten abgebildet, entsteht genau die Fragmentierung, die Sie eigentlich beseitigen wollen. Je mehr dieses Lebenszyklus eine einzige Plattform abdeckt, desto weniger Übergaben muss Ihr Team abstimmen.
Rechnungsverarbeitung in SAP automatisieren mit Doxis
Ihr Shared-Services-Team sollte seine Zeit nicht damit verbringen, per E-Mail Abweichungen zu klären und Freigaben einzufordern. Doxis Invoice for SAP erfasst Rechnungen aus allen Kanälen und liest die Daten mit Doxis AI.dp aus und validiert sie. Anschließend führt die Lösung den 3-Wege-Abgleich mit SAP-Bestellung und Wareneingang durch und leitet nur Klärfälle an Ihr Team weiter.
Freigebende innerhalb und außerhalb von SAP genehmigen Rechnungen in einem zweistufigen Workflow nach dem Vier-Augen-Prinzip. Abgeglichene Rechnungen mit Bestellbezug werden automatisch gebucht. Doxis beziffert das Ergebnis auf bis zu 60 bis 80 % geringere Kosten in der Rechnungsverarbeitung.
Die Rechnungsverarbeitung ist ein Modul von Doxis P2P for SAP, das auch Bedarfsanforderungen, Auftragsbestätigungen und die revisionssichere Archivierung abdeckt. Die gesamte Lösung läuft auf der Plattform Doxis Intelligent Content Automation, die darüber hinaus Vertragsmanagement und die langfristige Aufbewahrung von Unterlagen übernimmt.
- Dunkelbuchung: Rechnungen mit Bestellbezug, die den Abgleich bestehen, werden in SAP automatisch gebucht
- Aufwand nur für Klärfälle: Ihr Team arbeitet einen strukturierten Klärfallvorrat ab, jede Rechnung ist mit dem Grund der Abweichung versehen
- Freigaben ohne SAP-Lizenz: Freigebende im Fachbereich genehmigen im Browser oder mobil
- Revisionssicher von Anfang an: Jede Rechnung wird mit vollständiger Bearbeitungs- und Freigabehistorie über ArchiveLink oder CMIS archiviert. Die GoBD-Konformität von Doxis hat die Prüfungsgesellschaft Ebner Stolz bestätigt, die revisionssichere Archivierung ist nach IDW PS 880 zertifiziert
- Eine Plattform für den gesamten P2P-Prozess: Erweitern Sie die Lösung von Rechnungen auf Bedarfsanforderungen, Auftragsbestätigungen, Verträge und Archivierung, ohne zusätzlichen Anbieter
Doxis ist Leader im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026. In einer Forrester Total Economic Impact™-Studie erzielte SEW-Eurodrive mit Doxis einen ROI von 336 % und hatte die Investition nach weniger als sechs Monaten amortisiert. Fordern Sie eine kostenlose Demo an und erfahren Sie, wie Doxis die Rechnungsverarbeitung in Ihrer SAP-Landschaft automatisiert.
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Häufig gestellte Fragen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung
Was ist Rechnungsverarbeitung?
Rechnungsverarbeitung umfasst alle Schritte, mit denen ein Unternehmen Lieferantenrechnungen empfängt, prüft, freigibt, bucht und bezahlt – vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlung und Archivierung.
Was ist automatisierte Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung?
Die automatisierte Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung nutzt OCR, KI und Workflow-Software, um Lieferantenrechnungen weitgehend ohne manuelle Erfassung zu verarbeiten. Korrekte Rechnungen werden automatisch abgeglichen und gebucht, nur Klärfälle landen bei Ihrem Team.
Was leistet eine Software für automatisiertes Rechnungsmanagement?
Eine solche Software erfasst Rechnungen aus allen Kanälen, liest ihre Daten aus und validiert sie, gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab und steuert die Freigaben. Anschließend übergibt sie freigegebene Rechnungen zur Buchung an Ihr ERP und archiviert sie mit vollständigem Audit-Trail.
Lässt sich automatisierte Rechnungsverarbeitung als Cloud-Service nutzen?
Ja. Die Doxis Plattform beispielsweise läuft in der Cloud, on-premises oder als Hybrid-Modell. So wählen Sie das Betriebsmodell, das zu Ihren IT- und Compliance-Anforderungen passt.
Wie funktioniert die automatische Rechnungsverarbeitung in SAP?
Die Software liest jede Rechnung aus, prüft sie gegen SAP-Bestellung und Wareneingang und steuert Klärfälle und Freigaben über einen Workflow. Abgeglichene Rechnungen mit Bestellbezug werden in SAP automatisch gebucht, die archivierte Rechnung ist mit dem SAP-Beleg verknüpft.
Wie finden Sie die beste Software für automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Achten Sie auf eine native Integration in SAP, eine zuverlässige Extraktion aller Formate, die Ihre Lieferanten senden – einschließlich XRechnung und ZUGFeRD –, konfigurierbare Toleranzen beim Abgleich, Freigaben für Nicht-SAP-Anwender und revisionssichere Archivierung. Fragen Sie Anbieter nach Referenzen aus Unternehmen mit vergleichbarem Rechnungsvolumen.
Wie lange dauert die Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung?
Das hängt von der Zahl Ihrer Gesellschaften, Eingangskanäle und SAP-Anpassungen ab. Viele Unternehmen starten mit einer Gesellschaft oder einer Rechnungsart, weisen die Dunkelbuchungsquote nach und rollen die Lösung anschließend in Wellen aus.
Wie lange müssen Eingangsrechnungen in Deutschland aufbewahrt werden?
Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt für Rechnungen nach § 14b UStG eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, zuvor waren es zehn Jahre. Wie die elektronische Aufbewahrung erfolgen muss, regeln die GoBD.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für die automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Verkehr empfangen und verarbeiten können, für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2027. Strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD überspringen die Datenextraktion. Der Workflow für Abgleich, Freigabe und Archivierung bleibt derselbe.
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