Système d'archivage électronique Doxis
L'archivage numérique en entreprise passe par un système unique pour vos documents, e-mails et données SAP, conforme à la NF Z42-013, à l'ISO 14641-1 et au RGPD, avec une recherche instantanée sur des milliards de documents.
- Un archivage à valeur probante, certifié et prêt pour l'audit
- Un accès instantané à tous vos documents, e-mails et données SAP archivés
- Une solution qui s'adapte de quelques milliers à plusieurs milliards de documents
Pourquoi l'archivage numérique est devenu incontournable
La dématérialisation des factures, des contrats et des échanges avec les clients a fait exploser le volume de documents que les entreprises doivent conserver, retrouver et protéger. Un archivage numérique bien conçu n'est plus une simple obligation légale : c'est ce qui permet à vos équipes de travailler vite, sans risquer de sanction ni de perte de savoir.
Préservez le savoir de l'entreprise
Conservez en toute sécurité l'ensemble des informations métier, accessibles à tous les sites et à tous les services.
Réduisez les risques de non-conformité
Archivez vos documents dans le respect de la réglementation en vigueur, et évitez les sanctions et les atteintes à votre image.
Multipliez la productivité de vos équipes
Réduisez le temps consacré au classement et à la recherche de documents, et libérez vos collaborateurs pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Comment fonctionne l'archivage numérique avec Doxis
Doxis combine la capture documentaire, l'indexation automatique et le stockage à valeur probante pour transformer vos documents en une archive fiable, accessible et conforme, sans intervention manuelle.
1. Capturer le document
Récupérez le document depuis n'importe quelle source : e-mail, scanner, appareils mobiles, ERP, SharePoint, applications cloud, API ou dossiers partagés. Doxis ingère automatiquement les documents sans étape manuelle de tri préalable.
2. Indexer et classer
Doxis identifie le type de document et lui attribue automatiquement les métadonnées nécessaires à sa recherche future : type de pièce, service concerné, date, tiers associé. Cette indexation s'appuie sur vos règles métier et vos critères de classification.
3. Stocker sous un format pérenne
Le document est converti au format PDF/A, ce qui garantit sa lisibilité même plusieurs dizaines d'années après son archivage, puis protégé contre toute altération ou suppression non autorisée. Cette double protection constitue la base de l'archivage à valeur probante.
4. Appliquer la conservation et tracer l'accès
Les délais de conservation légaux ou internes s'appliquent automatiquement selon le type de document. Chaque accès et chaque modification sont enregistrés dans une piste d'audit complète, prête à être présentée lors d'un contrôle ou d'un audit.
Ce que couvre le système d'archivage électronique Doxis
Un logiciel d'archivage numérique complet doit couvrir bien plus que le simple stockage de fichiers. Doxis réunit dans une seule plateforme les fonctions suivantes, essentielles à un archivage à valeur probante.
Archivage à long terme
Vos documents sont protégés par un verrouillage WORM contre toute altération ou suppression non autorisée, pour toute la durée de conservation légale ou interne requise.
Formats pérennes
Les documents sont conservés au format PDF/A, ce qui garantit leur lisibilité dans le temps, même plusieurs dizaines d'années après leur archivage.
Archivage de documents
Archivez vos documents avec des interfaces certifiées vers SAP et d'autres systèmes ERP, en appliquant automatiquement les délais de conservation légaux liés au droit commercial et fiscal.
Archivage des e-mails
Vos e-mails et leurs pièces jointes sont archivés dans leur contexte métier, aux côtés des documents et processus auxquels ils se rapportent.
Archivage SharePoint
Les documents SharePoint sont retrouvés et exploités dans leur contexte métier d'origine, sans rupture des processus qui s'y rattachent.
Conservation automatisée
Les règles de conservation et de suppression s'appliquent automatiquement selon le type de document, son emplacement ou son origine, sans intervention manuelle.
Piste d'audit
Chaque accès et chaque modification sont enregistrés et consultables à tout moment, pour répondre à tout contrôle ou audit.
Recherche IA
Retrouvez n'importe quel document parmi plus de 250 formats de fichiers, sans avoir besoin des applications d'origine pour l'ouvrir.
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Ce que nos clients disent de nous
Découvrez pourquoi des organisations du monde entier font confiance à Doxis pour améliorer leur efficacité, rationaliser leurs processus et générer une valeur ajoutée durable pour leur activité.
Martin Treder,
Global IT, DHL Express
"Nous avons recherché la solution de gestion documentaire idéale dans le monde entier alors qu’elle a toujours été sous nos yeux, de l’autre côté du Rhin chez Doxis."
Jörn Lamb,
chef de projet, service informatique, SEW-EURODRIVE
"Une énorme amélioration. C’est l’exemple parfait de la manière dont on peut obtenir autant de choses en faisant un petit effort."
Werner Höltl,
responsable Applications (Finance), Duravit AG
"Nous sommes très bien équipés pour faire face à ce que l’avenir nous réserve, notamment en matière de gestion de nos processus métier documentaires internationaux."
Thomas Schnell,
responsable des opérations fonctionnelles de la plateforme BCM, DB Systel
"Grâce à Doxis, nous sommes parvenus à mettre en place une infrastructure d’ECM électronique unique à même d’être intégrée comme standard pour l’ensemble du groupe."
René Schmalen,
chef du service Réclamations, Delvag, Groupe Lufthansa
"Les dossiers électroniques avec flux de travail rendent le règlement des sinistres sensiblement plus efficace et facilitent le travail collaboratif... en formant la base de nouveaux services numériques destinés à nos clients et partenaires."
Lars Schmerge,
chef de projet ECM, Bernard Krone Holding
"Pourquoi avoir choisi Doxis ? D’emblée, nous étions sur un pied d’égalité, et la solution Doxis répondait à tous nos besoins."
Martin Mermolja,
gestion de la clientèle, Sunrise Communications
"Doxis nous permet à présent de disposer d’une plateforme stable et opérationnelle 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Nous retrouvons toujours nos dossiers clients rapidement et facilement, peu importe l’endroit où ils sont stockés !"
Markus Schiffer,
gestionnaire de portefeuille, DEVK
"L’objectif stratégique N° 1 de DEVK est de garantir la satisfaction de ses clients. Nous ne pouvons y parvenir que si nous sommes rapides et capables de fournir l’information à la demande."
Gundolf Hallmann,
directeur régional des finances et de la comptabilité Bofrost*
"Nous avions pour objectif de raccourcir les délais de traitement des factures et d’optimiser et de sécuriser la structure. Nous y sommes parvenus grâce à Doxis. Une vraie victoire pour l’entreprise et, surtout, pour les employés."
Intégration dans votre système informatique
Gestion documentaire sécurisée et efficace
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SEW-Eurodrive accélère sa transformation avec Doxis
Forrester le confirme : 90 % de gain de temps grâce à l'automatisation de ses processus
Dans le cadre d'une étude Total Economic Impact™ menée sur trois ans, Forrester a analysé la manière dont SEW-Eurodrive utilise Doxis pour rationaliser et automatiser ses processus. Outre un traitement des documents 90 % plus rapide, voici les autres avantages dont l'entreprise bénéficie désormais :
Gain de temps
90%
Retour sur investissement
336%
Rentabilité
<6 mois
Quand la conformité, l’expertise et la reconnaissance du secteur se rejoignent
Sécurisé
Conforme aux réglementations
Reconnu
Doxis est un leader!
Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026
Fiable
