E-Rechnungspflicht: Formate, Fristen und Chancen

Die E-Rechnungspflicht gilt seit Januar 2025 auch im B2B-Bereich und verändert den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen grundlegend. Wer Rechnungen weiterhin manuell verarbeitet oder auf papierbasierte Prozesse setzt, riskiert ineffiziente Abläufe und steigenden Verwaltungsaufwand.

Während Unternehmen mit Geschäftsbeziehungen zur öffentlichen Verwaltung bereits seit 2020 elektronische Rechnungen verarbeiten müssen, gelten die gesetzlichen Vorgaben inzwischen auch für den Austausch zwischen Unternehmen. Damit rückt die Digitalisierung des Rechnungseingangs und der Rechnungsverarbeitung für nahezu alle Organisationen in den Fokus.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche gesetzlichen Anforderungen die E-Rechnungspflicht mit sich bringt, welche Übergangsfristen gelten und wie Sie Ihre Rechnungsprozesse mit digitalen Workflows und intelligenter Automatisierung effizient und rechtskonform gestalten.

• Die E-Rechnungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für den inländischen B2B-Rechnungsverkehr. Unternehmen müssen E-Rechnungen bereits empfangen und verarbeiten können.
• Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format gemäß EN 16931 vorliegen. XRechnung und ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen.
• Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen. Ab 2028 müssen alle betroffenen Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben vollständig erfüllen.
• Die E-Rechnungspflicht bietet die Chance, Rechnungsprozesse zu digitalisieren, zu automatisieren und die Grundlage für zukünftige Meldepflichten im Rahmen von ViDA zu schaffen.
• Mit Intelligent Content Automation lassen sich E-Rechnungen durchgängig empfangen, prüfen, freigeben und revisionssicher archivieren.

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung zum neuen Standard für den Rechnungsaustausch zwischen inländischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen, bevor die Verpflichtung schrittweise vollständig in Kraft tritt.

Eine E-Rechnung ist dabei mehr als eine digital versendete Rechnung. Damit sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht, muss sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen. Eine PDF-Rechnung gilt dagegen umsatzsteuerrechtlich lediglich als „sonstige Rechnung“ und nicht als E-Rechnung.

Für Unternehmen bedeutet das, dass sowohl der Rechnungseingang als auch die Rechnungsstellung an die neuen Vorgaben angepasst werden müssen. Gleichzeitig schafft die Standardisierung die Grundlage für durchgängige digitale Prozesse und eine weitgehend automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Was kommt jetzt auf Unternehmen zu?

Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht. Unternehmen müssen ihre Rechnungsprozesse, IT-Systeme und Workflows so gestalten, dass strukturierte E-Rechnungen sicher empfangen, verarbeitet, erstellt und archiviert werden können. Gleichzeitig bietet die Umstellung die Chance, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren, Fehler zu vermeiden und Rechnungsprozesse deutlich effizienter zu gestalten.

Die E-Rechnung bildet außerdem die Grundlage für die weitere Digitalisierung des Umsatzsteuerwesens. Im Rahmen der europäischen Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) werden künftig digitale Meldeverfahren eingeführt, um den grenzüberschreitenden Datenaustausch zu vereinheitlichen und Umsatzsteuerbetrug wirksamer zu bekämpfen. Mit der Einführung der E-Rechnung schaffen Unternehmen bereits heute die technische und organisatorische Basis für diese zukünftigen Anforderungen.

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die rechtliche Grundlage für die schrittweise Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich geschaffen. Ziel ist es, den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen zu digitalisieren, Geschäftsprozesse zu vereinheitlichen und die Grundlage für eine moderne Umsatzsteuerverwaltung zu schaffen.

Was ist das Wachstumschancengesetz?

Das Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness, kurz Wachstumschancengesetz, verfolgt das Ziel, die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen zu stärken. Dazu gehören unter anderem:

• der Abbau bürokratischer Hürden,
• steuerliche Entlastungen,
• bessere Rahmbedingungen für Investitionen sowie
• die Digitalisierung administrativer Prozesse

Ein zentraler Bestandteil des Gesetzes ist die Einführung der E-Rechnung im inländischen B2B-Rechnungsverkehr.

Was sagt das Gesetz zur E-Rechnung?

Die E-Rechnungspflicht wurde durch Änderungen in §14 UStG eingeführt. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die bereits seit Jahren den Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Bereich bildet.

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Rechnungsformat vor. Entscheidend ist, dass eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt, empfangen und automatisiert verarbeitet werden kann. Nach den aktuellen Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen erfüllen unter anderem XRechnung sowie ZUGFeRD in einer EN-16931-konformen Version diese Anforderungen.

Elektronische und sonstige Rechnungen

Eine elektronische Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist keine PDF-Datei, sondern eine strukturierte Datendatei, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Dazu zählen beispielsweise:

• XRechnung
• ZUGFeRD (EN-16931-konforme Versionen)

Hinweis: Die Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht weiterhin. Neu ist, dass Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft schrittweise elektronische Rechnungen nach den gesetzlichen Vorgaben ausstellen müssen, während der Empfang bereits seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend ist.

Welche Formate sind zulässig? XRechnung und ZUGFeRD

Nicht jedes digitale Dokument ist automatisch eine E-Rechnung. Damit eine Rechnung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, muss sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Die beiden in Deutschland wichtigsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung

Die XRechnung wurde speziell für den standardisierten elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt und ist insbesondere im öffentlichen Sektor etabliert. Sie besteht ausschließlich aus einem strukturierten XML-Datensatz und enthält alle Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form. Dadurch können Rechnungen ohne manuelle Datenerfassung automatisch verarbeitet werden.

ZUGFeRD

ZUGFeRD kombiniert einen strukturierten XML-Datensatz mit einer PDF-Datei und ist damit sowohl maschinen- als auch menschenlesbar. International basiert das Format auf demselben Standard wie Factur-X. Für die steuerrechtliche Bewertung ist jedoch ausschließlich der strukturierte XML-Teil maßgeblich. Die PDF-Datei dient lediglich der visuellen Darstellung der Rechnung.

Kann EDI weiterhin genutzt werden?

Ja. Unternehmen können bestehende EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) grundsätzlich weiterhin einsetzen.

Entscheidend ist jedoch, dass die ausgetauschten Rechnungsdaten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und eine Verarbeitung nach der europäischen Norm EN 16931 ermöglichen. Für Unternehmen mit etablierten EDI-Prozessen bedeutet das, dass bestehende Integrationen häufig weiter genutzt werden können, sofern sie die neuen Vorgaben erfüllen.

Seit dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Rechnungsverkehr schrittweise umgesetzt. Während Unternehmen bereits seit Anfang 2025 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen, gelten für die Ausstellung von E-Rechnungen Übergangsfristen. Diese sollen Unternehmen ausreichend Zeit geben, ihre Prozesse und Systeme anzupassen.

Hinweis: Die Übergangsregelungen betreffen ausschließlich die Ausstellung von Rechnungen. Der Empfang elektronischer Rechnungen ist bereits seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend.

Welche Übergangsregelungen gelten?

• Seit dem 01. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können.
• Bis 31. Dezember 2026 bleiben Papierrechnungen und sonstige Elektronische Rechnungen (z.B. PDF) grundsätzlich zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
• Bis 31. Dezember 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Außerdem können elektronische Rechnungen über bestehende EDI-Verfahren übermittelt werden, sofern gesetzliche Anforderungen erfüllt sind.
• Ab 01. Januar 2028 müssen alle elektronische Rechnungen von inländischen B2B-Umsätzen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Übergangsregelungen entfallen.

Für Unternehmen bedeutet das: Auch wenn die vollständige Verpflichtung zur Ausstellung erst ab 2028 gilt, sollten Rechnungsprozesse frühzeitig auf strukturierte E-Rechnungen umgestellt werden. Wer bereits heute auf automatisierte, digitale Prozesse setzt, reduziert den späteren Umstellungsaufwand und profitiert frühzeitig von effizienteren Abläufen, kürzeren Durchlaufzeiten und höherer Prozesssicherheit.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Ja. Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts ausgestellt werden.

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind unter anderem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§33 UStDV),
• Fahrausweise (§34 UStDV) sowie
• weitere gesetzlich definierte steuerfreie Umsätze.

Diese Rechnungen können auch weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden. Unternehmen können sie zwar freiwillig als E-Rechnung versenden, eine gesetzliche Verpflichtung besteht hierfür jedoch nicht.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch im B2C-Bereich?

Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen.

Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) gelten die bisherigen Regelungen weiterhin. Unternehmen können Rechnungen elektronisch versenden, benötigen hierfür jedoch grundsätzlich die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Eine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht im B2C-Bereich derzeit nicht.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Bis spätestens Ende 2027 sollten außerdem alle Prozesse und Systeme so aufgestellt sein, dass die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung vollständig erfüllt werden. Ab 2028 gelten die Übergangsregelungen nicht mehr.

Die E-Rechnungspflicht sollte dabei nicht nur als Compliance-Projekt betrachtet werden. Sie bietet die Chance, den gesamten Rechnungsprozess zu modernisieren, vom Rechnungseingang über Freigaben und Prüfungen bis hin zur Archivierung. Unternehmen, die ihre Prozesse frühzeitig digitalisieren und automatisieren, reduzieren manuellen Aufwand, beschleunigen Durchlaufzeiten und schaffen die Grundlage für eine effizientere Finanzorganisation.

Dafür reicht es jedoch nicht aus, lediglich ein E-Rechnungsformat zu unterstützen. Erst eine integrierte Lösung, die Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, KI-gestützte Rechnungsverarbeitung und revisionssichere Archivierung verbindet, ermöglicht durchgängige digitale Prozesse.

Mit einem Enterprise Content Management (ECM)-System wie Doxis lassen sich Eingangs- und Ausgangsrechnungen in einem zentralen System verwalten, automatisiert verarbeiten und nahtlos in bestehende ERP-Landschaften integrieren. So erfüllen Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern steigern gleichzeitig Effizienz, Transparenz und Compliance.

In Österreich gilt die E-Rechnung im öffentlichen Sektor bereits seit dem 1. Januar 2014. Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an Bundesbehörden liefern, müssen ihre Rechnungen elektronisch und in einem strukturierten Format übermitteln.

Für Rechnungen an Bundesbehörden werden insbesondere folgende Formate unterstützt:

• ebInterface, der österreichische XML-Standard
• PEPPOL BIS, wenn die Rechnung über das PEPPOL-Netzwerk übermittelt wird

Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten und erfüllen die Anforderungen an strukturierte elektronische Rechnungen.

Gibt es eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich?

Derzeit besteht in Österreich keine allgemeine gesetzliche E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze. Unternehmen können elektronische Rechnungen weiterhin freiwillig austauschen, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Viele Unternehmen nutzen bereits strukturierte Formate wie ebInterface oder das PEPPOL-Netzwerk, um ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

Wie geht es weiter?

Mit der europäischen Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) werden in den kommenden Jahren digitale Meldepflichten und elektronische Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU eingeführt. Auch wenn Österreich bislang keine nationale B2B-E-Rechnungspflicht beschlossen hat, sollten Unternehmen ihre Systeme und Prozesse frühzeitig auf strukturierte elektronische Rechnungen vorbereiten. So schaffen sie die Grundlage für zukünftige gesetzliche Anforderungen und profitieren gleichzeitig von effizienteren, automatisierten Rechnungsprozessen.

Auch wenn die Schweiz kein Mitglied der Europäischen Union ist, gewinnt die elektronische Rechnungsstellung kontinuierlich an Bedeutung. Im öffentlichen Sektor setzt die Schweizer Bundesverwaltung bereits seit mehreren Jahren auf elektronische Rechnungen, um Prozesse zu standardisieren und die digitale Verarbeitung zu vereinfachen.

Für Rechnungen an Bundesbehörden kommen je nach Anbindung insbesondere strukturierte Formate und Übertragungswege wie PEPPOL BIS Billing 3.0 zum Einsatz. Dadurch lassen sich Rechnungsdaten automatisiert verarbeiten und direkt in die jeweiligen Fachverfahren übernehmen.

Gibt es eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich?

Für den Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen besteht in der Schweiz derzeit keine allgemeine gesetzliche E-Rechnungspflicht. Unternehmen können frei entscheiden, in welchem Format sie Rechnungen austauschen. Gleichzeitig steigt der Anteil elektronischer Rechnungen kontinuierlich, da viele Unternehmen ihre Finanzprozesse digitalisieren und Plattformen wie eBill oder das PEPPOL-Netzwerk nutzen.

Wie entwickelt sich die E-Rechnung in der Schweiz?

Die Schweiz ist nicht unmittelbar an die europäischen Vorgaben der Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) gebunden. Dennoch orientieren sich viele Unternehmen an internationalen Standards, insbesondere wenn sie grenzüberschreitend mit Geschäftspartnern innerhalb der EU zusammenarbeiten. Deshalb gewinnt die Unterstützung etablierter Formate wie PEPPOL zunehmend an Bedeutung und erleichtert den elektronischen Rechnungsaustausch über Ländergrenzen hinweg.

Dafür benötigen Sie mindestens folgende Bausteine:

Die E-Rechnungspflicht betrifft weit mehr als den Austausch eines neuen Dateiformats. Unternehmen müssen Rechnungen empfangen, validieren, verarbeiten, freigeben und revisionssicher archivieren. Damit daraus keine neuen Medienbrüche entstehen, sollten diese Schritte in einem durchgängigen digitalen Prozess abgebildet werden.

Eine Plattform für Intelligent Content Automation verbindet Dokumente, Daten, Workflows und KI zu einem durchgängigen Rechnungsprozess. Dazu gehören unter anderem:

• Dokumentenmanagement: Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden zentral verwaltet, automatisch klassifiziert und im jeweiligen Geschäftskontext abgelegt. So stehen Dokumente jederzeit berechtigt und schnell zur Verfügung.
• KI-gestützte Rechnungsverarbeitung: Eingehende E-Rechnungen und Rechnungen aus anderen Formaten werden automatisch erfasst, relevante Daten extrahiert und mit den Vorgaben des ERP-Systems abgeglichen. Das reduziert manuellen Aufwand und erhöht die Datenqualität.
• Workflow-Automatisierung: Prüf-, Freigabe- und Eskalationsprozesse laufen regelbasiert und weitgehend automatisiert ab. Dadurch verkürzen sich Durchlaufzeiten und Rechnungen gelangen schneller zur Buchung.
• Revisionssichere Archivierung: Sämtliche Rechnungen und zugehörigen Belege werden GoBD-konform archiviert und bleiben während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit nachvollziehbar verfügbar.
• Nahtlose ERP-Integration: Rechnungen, Dokumente und Prozessinformationen werden direkt mit ERP-Systemen wie SAP verbunden. Mitarbeitende arbeiten im gewohnten Geschäftskontext, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

Mit einer Plattform wie Doxis Intelligent Content Automation lassen sich Dokumentenmanagement, KI, Workflow-Automatisierung und Archivierung in einer zentralen Lösung zusammenführen. Unternehmen erfüllen damit nicht nur die Anforderungen der E-Rechnungspflicht, sondern schaffen gleichzeitig effizientere Prozesse, mehr Transparenz und eine zukunftssichere Grundlage für die weitere Digitalisierung ihrer Finanzprozesse.

Die E-Rechnungspflicht verändert den Rechnungsaustausch dauerhaft. Unternehmen müssen ihre Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben anpassen, profitieren gleichzeitig jedoch von effizienteren Abläufen, höherer Transparenz und weniger manuellem Aufwand.

Mit einer Plattform für Intelligent Content Automation lassen sich E-Rechnungen durchgängig empfangen, verarbeiten, freigeben und revisionssicher archivieren. Unternehmen erfüllen damit nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern schaffen die Grundlage für zukunftssichere, digitale Finanzprozesse. Entdecken Sie in einer persönlichen Demo, wie Doxis die E-Rechnungspflicht mit KI, Workflow-Automatisierung und intelligentem Dokumentenmanagement in einen effizienten End-to-End-Prozess verwandelt.

FAQ - Häufig gestellte Fragen