Deutsch

DeutschDeutsch

Was bedeutet Revisionssicherheit?

Was Unternehmen über revisionssichere Archivierung wissen müssen

Revisionssicherheit beschreibt die Fähigkeit eines Archivierungs- oder Dokumentenmanagementsystems, Informationen so zu speichern, dass sie vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit prüfbar bleiben.

Erleben Sie, wie Doxis Dokumente revisionssicher archiviert und für Audits nachvollziehbar bereitstellt.

Demo buchen

Was ist Revisionssicherheit?

Revisionssicherheit beschreibt die ordnungsgemäße Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente, sodass sie vollständig, richtig, unveränderbar, nachvollziehbar, auffindbar und prüfbar bleiben. In Deutschland leiten sich diese Anforderungen vor allem aus GoBD, HGB und AO ab; für Österreich und die Schweiz sind unter anderem öBAO, GeBüV, OR und EIDI-V relevant.

In der Praxis betrifft Revisionssicherheit nicht nur das Archiv. Schon beim Eingang eines Dokuments müssen Erfassung, Klassifikation, Metadaten, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen so gesteuert werden, dass der spätere Nachweis vollständig bleibt.

Ein revisionssicheres Archiv schützt Dokumente vor unkontrollierten Änderungen und protokolliert relevante Aktionen wie Bearbeitung, Zugriff, Freigabe oder Löschung. Dadurch können Unternehmen bei internen Prüfungen, Steuerprüfungen oder Audits nachweisen, wann ein Dokument eingegangen ist, wie es verarbeitet wurde und wo es im Archiv gespeichert ist.

Erfahren Sie mehr über die revisionssichere Archivierung mit Doxis »

Warum ist revisionssichere Archivierung wichtig?

Revisionssichere Archivierung ist wichtig, weil Prüfungen belastbare Nachweise verlangen. Ohne kontrollierte Archivierung können Dokumente fehlen, falsch versioniert sein oder ohne nachvollziehbare Protokollierung verändert werden.

Anforderungen an revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Dokumente vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden. Die wichtigsten Grundlagen unterscheiden sich je nach Land:

  • Deutschland: GoBD, HGB, AO, IDW PS 880 und UStG
  • Österreich: öBAO für ordnungsmäßige Buchführung und aufbewahrungspflichtige Unterlagen
  • Schweiz: GeBüV, OR und EIDI-V für Geschäftsbücher, Belege und elektronische Informationen

Praktisch bedeutet das: Dokumente müssen kontrolliert erfasst, mit Metadaten versehen, geschützt gespeichert, protokolliert und im Prüfungsfall schnell bereitgestellt werden.

Grundprinzipien revisionssicherer Archivierung

Revisionssichere Archivierung muss Dokumente über den gesamten Aufbewahrungszeitraum korrekt, geschützt und prüfbar halten.

Vollständigkeit & Richtigkeit

Archivierte Dokumente müssen vollständig, korrekt und im richtigen Geschäftskontext gespeichert werden. Metadaten, Zeitstempel und Aktenbezüge helfen, Herkunft und Inhalt später nachzuweisen.

 

Unveränderbarkeit & Nachvollziehbarkeit

Dokumente müssen vor unkontrollierter Änderung oder Löschung geschützt sein. Audit Trails, Versionierung und Protokolle zeigen, wer was wann verarbeitet hat.

Aufbewahrung & kontrollierte Löschung

Dokumente müssen gemäß gesetzlichen und regulatorischen Fristen aufbewahrt werden. Nach Ablauf der Frist sollte die Löschung nur kontrolliert, dokumentiert und regelbasiert erfolgen.

Auffindbarkeit & Verfügbarkeit

Archivierte Informationen müssen suchbar, lesbar und innerhalb angemessener Zeit abrufbar bleiben. Volltextsuche, Metadaten und digitale Akten verkürzen die Bereitstellung bei Prüfungen.

Sicherheit & Vertraulichkeit

Sensible Dokumente müssen gegen unbefugten Zugriff geschützt werden. Rollen, Rechte, Authentifizierung und Protokollierung reduzieren Datenschutz- und Compliance-Risiken.

Verfahrensdokumentation & Prüfbarkeit

Unternehmen müssen nachweisen können, wie Dokumente erfasst, verarbeitet, archiviert und gelöscht werden. Dokumentierte Verfahren, Audit Logs und klare Verantwortlichkeiten unterstützen Prüfungen, Audits und interne Kontrollen.

 

Wie revisionssichere Archivierung mit Doxis ECM funktioniert

Revisionssichere Archivierung erfordert mehr als die reine Ablage von Dokumenten. Unternehmen müssen Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrungsfristen und schnelle Auffindbarkeit sicherstellen. Doxis ECM unterstützt diese Anforderungen durch revisionssichere Archivierung, Records Management, Audit Trails, Zugriffskontrollen und automatisierte Workflows in einer Plattform.

Dokumente geschützt archivieren

Schützen Sie Dokumente vor unbefugten Änderungen mit Zugriffskontrollen, Versionierung und Audit Trails.

Aufbewahrung steuern

Wenden Sie Aufbewahrungsregeln automatisch an und unterstützen Sie Anforderungen aus GoBD, HGB, AO, öBAO, GeBüV und OR.

Prüfungen schneller vorbereiten

Finden Sie archivierte Dokumente, Akten und Nachweise schnell für Steuerprüfungen, Audits und interne Kontrollen.

 
 

Compliance vereinfachen und Risiken reduzieren

Revisionssichere Archivierung wird komplex, wenn Dokumente aus E-Mails, Scans, Fachsystemen, ERP-Systemen und digitalen Prozessen zusammengeführt werden müssen. Doxis ECM reduziert diesen Aufwand durch automatisierte Workflows, lückenlose Nachvollziehbarkeit und sichere Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente.

Revisionssichere Archivierung automatisieren

Automatisieren Sie Archivierungsprozesse, steuern Sie Aufbewahrungsfristen und unterstützen Sie die Einhaltung gesetzlicher sowie interner Dokumentationsanforderungen.

Audits und Compliance-Prüfungen erleichtern

Stellen Sie archivierte Dokumente, Akten und Informationen schnell für Steuerprüfungen, regulatorische Prüfungen, interne Kontrollen und externe Audits bereit.

Vollständige Dokumentennachvollziehbarkeit sicherstellen

Nutzen Sie Versionierung und Audit Trails, damit Zugriffe, Änderungen, Freigaben und andere relevante Aktionen jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Archivierte Informationen schnell finden

Greifen Sie sicher auf Dokumente, Daten, Akten und Workflows zu. Doxis ECM verkürzt Suchzeiten und verbessert die Reaktionsfähigkeit von Teams bei Prüfungen und Nachweisanfragen.

 
 

Compliance und Zertifizierungen für elektronische Archivierung

Doxis hilft Unternehmen, elektronische Archivierung nach gesetzlichen, regulatorischen und internationalen Anforderungen umzusetzen. Die Plattform schafft technische Voraussetzungen für sichere, nachvollziehbare und prüfbare Dokumentenprozesse.

Relevante Compliance-Grundlagen sind:

  • GoBD, HGB, AO und UStG für Deutschland
  • IDW PS 880 für geprüfte Ordnungsmäßigkeit relevanter IT-Systeme
  • öBAO für Anforderungen in Österreich
  • GeBüV, OR und EIDI-V für Anforderungen in der Schweiz

Internationale Standards für Archivierung und Records Management, darunter ISO 14641-1, ISO 14721 und ISO 15489-1, ergänzen diese Anforderungen.

Mehr über Doxis-Zertifizierungen erfahren

Doxis zertifiziert nach IDW PS 880

Deloitte hat Doxis nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 testiert. Das bestätigt, dass elektronische Archivierung mit Doxis bei sachgerechter Anwendung revisionssicher nach GoBD, HGB und AO erfolgen kann.

Die Zertifizierung unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente nachvollziehbar, geschützt und prüfbar zu verwalten. Audit Trails, Versionierung, Aufbewahrungsregeln und Zugriffskontrollen helfen, Anforderungen aus Prüfungen, Steuerkontrollen und internen Compliance-Prozessen nachweisbar zu erfüllen.

Mehr zur Doxis IDW PS 880-Zertifizierung erfahren »

 

So einfach ist Compliance in großen Unternehmen

Erleben Sie Doxis, das Enterprise Content Management System der nächsten Generation. Durch individualisierbare Workflows, Content-Bridges zu Ihren Drittsystemen und vielzählige Erweiterungsmöglichkeiten etablieren Sie sämtliche Compliance-Vorgaben. Fragen Sie jetzt Ihre persönliche Live-Demo an. 

Was ist die Summe aus 5 und 4?

Häufig gestellte Fragen zur Revisionssicherheit

Was bedeutet Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit bedeutet, dass geschäftsrelevante Dokumente vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar, auffindbar und prüfbar gespeichert werden. In der Praxis entsteht Revisionssicherheit durch technische Funktionen wie Audit Trails, Berechtigungen, Versionierung und Aufbewahrungsregeln sowie durch dokumentierte organisatorische Prozesse.
Was ist revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung ist die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten in einem Archivsystem, das Änderungen verhindert oder lückenlos dokumentiert. Dadurch bleiben Rechnungen, Verträge, Buchungsbelege, Geschäftsbriefe und steuerrelevante E-Mails über gesetzliche Aufbewahrungsfristen hinweg prüfbar.
Welche Anforderungen gelten für revisionssichere Archivierung in Deutschland?
In Österreich sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung unter anderem durch die öBAO relevant. In der Schweiz gelten für aufbewahrungspflichtige Geschäftsinformationen unter anderem GeBüV, OR und EIDI-V, die Anforderungen wie Klarheit, Vollständigkeit und Belegnachweise betreffen.
Was ist der Unterschied zwischen GoBD und Revisionssicherheit?
Die GoBD beschreiben steuerliche Anforderungen an elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen. Revisionssicherheit beschreibt die praktische Umsetzung dieser Anforderungen durch Systemfunktionen, Prozesse und Kontrollen, etwa durch unveränderbare Speicherung, Protokollierung, Fristensteuerung und vollständige Wiederauffindbarkeit.
Was ist ein revisionssicheres Archiv?
Ein revisionssicheres Archiv speichert Dokumente so, dass sie vollständig, unverändert, auffindbar und nachvollziehbar bleiben. Dafür nutzt es Berechtigungen, Metadaten, Protokolle, Versionierung, Aufbewahrungsfristen und kontrollierte Löschprozesse.
Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?
Revisionssicher archiviert werden müssen vor allem steuerlich, handelsrechtlich oder regulatorisch relevante Unterlagen. Dazu zählen Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe, Verträge, Auftragsbestätigungen und steuerrelevante E-Mails.
Wie lange müssen Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfrist hängt vom Dokumenttyp und der jeweiligen Rechtsordnung ab. In Deutschland gilt für viele steuer- und handelsrechtliche Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren, zum Beispiel für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Rechnungen.
Dürfen Papierdokumente nach dem Scannen vernichtet werden?
In Deutschland ist elektronische Archivierung grundsätzlich möglich, wenn der Scan- und Archivierungsprozess den GoBD und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Der Prozess muss dokumentiert sein, die digitale Kopie vollständig vorliegen und die Nachvollziehbarkeit dauerhaft gewährleistet bleiben.
Wie unterstützt Doxis ECM revisionssichere Archivierung?
Doxis ECM verbindet zentrale Dokumentenablage, revisionssichere Archivierung, Versionierung, Audit Trails, rollenbasierte Zugriffe, Suche und Workflow-Automatisierung in einer Plattform. Dadurch werden Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus kontrolliert verarbeitet, nachvollziehbar gespeichert und im Prüfungsfall schnell bereitgestellt.

Wie können wir helfen?

+49 (0) 228 90896-0
Bitte addieren Sie 8 und 2.

Ihre Nachricht hat uns erreicht!

Wir freuen uns über Ihr Interesse und melden uns in Kürze bei Ihnen.

Kontaktieren Sie uns