Die Vorteile Cloud-basierten Content Managements

Heute benötigen Unternehmen zum Speichern von Dokumenten, zum Verwalten von Marketing-Assets oder für eine reibungslose teamübergreifende Zusammenarbeit Systeme, die skalierbar, sicher und auf unsere moderne Art zu Arbeiten zugeschnitten sind. Enterprise Content Management wird durch die Nutzung Cloud-basierter Content-Lösungen zunehmend zu einer Art Cloud-Datenmanagement, das Datenverantwortliche als besten Lösungsweg betrachten.

Durch die Verlagerung von Content-Vorgängen in die Cloud können Unternehmen von zahlreichen Vorteilen profitieren, die Effizienzsteigerungen, eine smartere Zusammenarbeit und nachhaltiges Wachstum ermöglichen, etwa:

Zugriff jederzeit und überall

Einer der größten Vorteile von Dokumentenmanagement in der Cloud ist der flexible Zugriff auf die Daten. Konventionelle Content-Management-Systeme beschränken den Zugriff häufig auf On-premises-Netzwerke, wodurch die Flexibilität eingeschränkt und die Produktivität gesenkt wird. Im Gegensatz dazu ermöglicht Cloud-ECM den sicheren Zugriff auf Dateien, Workflows und Daten von jedem Ort und Endgerät aus, solange eine Internetverbindung besteht. Diese umfassenden Zugriffsmöglichkeiten sind heute angesichts hybrider Arbeitsumgebungen und verbreiteter Homeoffice-Nutzung von besonderer Bedeutung, denn Teams sitzen häufig verteilt an verschiedenen Standorten in unterschiedlichen Zeitzonen.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Cloud-Plattformen ermöglichen eine reibungslose Zusammenarbeit in Echtzeit. Mehrere Personen können zeitgleich Inhalte aufrufen, bearbeiten und kommentieren, wodurch Ineffizienzen wie endlose E-Mail-Schleifen und Versionskonflikte vermieden werden. Zahlreiche Systeme bieten außerdem integrierte Tools wie Genehmigungsworkflows, die Nachverfolgung von Änderungen und granulare Benutzerberechtigungen, sodass die Zusammenarbeit nicht nur schnell sondern auch sicher und Compliance-konform erfolgt.

Hey Doxi, wie sieht es mit Skalierbarkeit und Kosteneffizienz aus?

Cloud-basierte Content-Lösungen sind stark auf Sicherheit ausgelegt. In der Regel setzen die Anbieter auf moderne Verschlüsselungsverfahren, Multi-Faktor-Authentifizierung und die genaue Einhaltung internationaler Datenschutzstandards wie DSGVO und HIPAA. In vielen Fällen bieten Cloud-Plattformen einen besseren Datenschutz als konventionelle On-premises-Systeme. Automatisierte Backups erhöhen die Resilienz weiter, da Inhalte regelmäßig gespeichert werden und im Fall von versehentlichem Löschen, Cyberangriffen oder Systemausfällen schnell wiederherstellbar sind.

Bei Lösungen für das Cloud Content Management erfolgen Softwareaktualisierungen und Installationen von Sicherheitspatches automatisch durch den Softwareanbieter, sodass interne IT-Teams entlastet werden und neueste Funktionen und Sicherheitskomponenten zuverlässig zur Verfügung stehen. Viele Cloud-CMS-Plattformen sind außerdem mit weit verbreiteten Tools wie CRM-Systemen, Analyseplattformen und Anwendungen für die Marketing-Automatisierung kompatibel, sodass ein optimal vernetztes digitales Ökosystem höchster Effizienz und Produktivität entsteht.

Für Branchen mit strengen regulatorischen Anforderungen bieten Cloud-basierte Content-Lösungen integrierte Funktionen wie Audit Trails, Zugriffsprotokolle und Versionshistorien. Diese Tools erleichtern die Compliance-Berichterstattung und unterstützen die Einhaltung interner Governance-Standards, sodass Unternehmen einfacher Nachweise erbringen und branchenspezifische Vorschriften erfüllen können – mit geringerem Risiko und einem beruhigendem Gefühl.

Branchenanalysten heben das hohe Potenzial Cloud-basierter ECM-Lösungen hervor, die das Speichern, Verwalten und Teilen von Inhalten völlig standortunabhängig und auch innerhalb verteilter Teams erleichtern. Sie betonen außerdem, dass zentrale Datenarchive gefragter sind denn je, da Unternehmen Informationen agiler und flexibler verwalten und die Zusammenarbeit im großen Maßstab unterstützen möchten.

Cloud Content Management revolutioniert, wie Unternehmen Informationen erstellen, speichern und teilen. Die Vorteile sind nicht von der Hand zu weisen: bessere Datenzugänglichkeit, einfachere Zusammenarbeit, höhere Sicherheit und niedrigere Kosten. Angesichts der digitalen Transformation und der zunehmenden Homeoffice-Nutzung bietet der Umstieg auf Dokumentenmanagement in der Cloud Unternehmen das hohe Maß an Flexibilität und Resilienz, mit dem sich in der inhaltsgesteuerten Geschäftswelt von heute Erfolge erzielen lassen.

In welche Richtung sich das Cloud Content Management weiterentwickelt, ist bereits erkennbar: Künstliche Intelligenz (KI). Aktuell kommen schon Lösungen auf den Markt, die GenAI-Content-Assistenten nutzen, um Unternehmen sämtliche Vorgänge von der Erstellung neuer Inhalte bis zur quellübergreifenden Identifizierung von Content deutlich zu erleichtern. Gleichzeitig liefern sie schnell Übersetzungen und Zusammenfassungen, übernehmen die automatische Verschlagwortung und kategorisieren Inhalte.

Doxis bietet mehrere leistungsstarke Optionen, mit denen Sie von den Vorteilen von Cloud-ECM und von Cloud-basierten Content-Lösungen profitieren können.

Dies gelingt, da Doxis eine modulare, skalierbare Plattform für Enterprise Content Management (ECM) ist, die sowohl eine vollständige Cloud-Bereitstellung als auch hybride und On-premises-Konfigurationen unterstützt. So überzeugt die Plattform als flexible Lösung für Unternehmen auf dem Weg in die Cloud und eignet sich ideal als Ihr Dokumentenmanagement-System der nächsten Generation.

Das Alleinstellungsmerkmal von Doxis ist die KI-gestützte Doxis Intelligent Content Automation, mit der Enterprise Content Management die nächste Entwicklungsstufe erreicht. Mit Intelligent Content Automation in der Cloud ermöglicht Doxis Unternehmen die Verwaltung aller Arten von Inhalten – strukturiert und unstrukturiert – bei gleichzeitiger Einhaltung von Compliance-Anforderungen, Beachtung von Sicherheitsaspekten und Durchsetzung einer starken Information Governance in allen Fachbereichen und Regionen. Das Ergebnis: reibungsloses Cloud Content Management für Unternehmen.

Die Cloud-Dienste von Doxis überzeugen mit hoher Verfügbarkeit, globaler Skalierbarkeit und umfassender Datenschutz-Zertifizierung – inklusive ISO 27001 und DSGVO – und erfüllen die kritischen Anforderungen von deutschen Unternehmen, die in regulierten Branchen agieren.

Die Plattform ist nahtlos in wichtige Enterprise-Systeme integrierbar – etwa als SAP-Integration von Doxis, Microsoft-Integration von Doxis und Salesforce-Integration von Doxis sowie bei weiteren Geschäftsanwendungen. Auf diese Weise entstehen durchgängig digitale Prozesse – Datensilos werden beseitigt. Darüber hinaus bietet Doxis eine Optimierung der Content-Automatisierung durch künstliche Intelligenz. Entsprechende Funktionen, etwa die intelligente Dokumentenklassifizierung, die Extraktion von Metadaten und die automatische Datenablage, sorgen dafür, dass Cloud-basiertes Content Management noch deutlich effizienter und zuverlässiger wird.

Doxis unterstützt außerdem Multi-Cloud-Strategien und volle Datensouveränität: Unternehmen können ihre Inhalte in europäischen Rechenzentren hosten und so zu jeder Zeit die Kontrolle über Zugriffs- und Lebenszyklusrichtlinien behalten.

FAQs zum Thema Cloud Content Management