Question 1

Was ist Rechnungsverarbeitung?

Accepted Answer

Rechnungsverarbeitung umfasst alle Schritte, mit denen ein Unternehmen Lieferantenrechnungen empfängt, prüft, freigibt, bucht und bezahlt – vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlung und Archivierung.

Question 2

Was ist automatisierte Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung?

Accepted Answer

Die automatisierte Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung nutzt OCR, KI und Workflow-Software, um Lieferantenrechnungen weitgehend ohne manuelle Erfassung zu verarbeiten. Korrekte Rechnungen werden automatisch abgeglichen und gebucht, nur Klärfälle landen bei Ihrem Team.

Question 3

Was leistet eine Software für automatisiertes Rechnungsmanagement?

Accepted Answer

Eine solche Software erfasst Rechnungen aus allen Kanälen, liest ihre Daten aus und validiert sie, gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab und steuert die Freigaben. Anschließend übergibt sie freigegebene Rechnungen zur Buchung an Ihr ERP und archiviert sie mit vollständigem Audit-Trail.

Question 4

Lässt sich automatisierte Rechnungsverarbeitung als Cloud-Service nutzen?

Accepted Answer

Ja. Die Doxis Plattform beispielsweise läuft in der Cloud, on-premises oder als Hybrid-Modell. So wählen Sie das Betriebsmodell, das zu Ihren IT- und Compliance-Anforderungen passt.

Question 5

Wie funktioniert die automatische Rechnungsverarbeitung in SAP?

Accepted Answer

Die Software liest jede Rechnung aus, prüft sie gegen SAP-Bestellung und Wareneingang und steuert Klärfälle und Freigaben über einen Workflow. Abgeglichene Rechnungen mit Bestellbezug werden in SAP automatisch gebucht, die archivierte Rechnung ist mit dem SAP-Beleg verknüpft.

Question 6

Wie finden Sie die beste Software für automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Accepted Answer

Achten Sie auf eine native Integration in SAP, eine zuverlässige Extraktion aller Formate, die Ihre Lieferanten senden – einschließlich XRechnung und ZUGFeRD –, konfigurierbare Toleranzen beim Abgleich, Freigaben für Nicht-SAP-Anwender und revisionssichere Archivierung. Fragen Sie Anbieter nach Referenzen aus Unternehmen mit vergleichbarem Rechnungsvolumen.

Question 7

Wie lange dauert die Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung?

Accepted Answer

Das hängt von der Zahl Ihrer Gesellschaften, Eingangskanäle und SAP-Anpassungen ab. Viele Unternehmen starten mit einer Gesellschaft oder einer Rechnungsart, weisen die Dunkelbuchungsquote nach und rollen die Lösung anschließend in Wellen aus.

Question 8

Wie lange müssen Eingangsrechnungen in Deutschland aufbewahrt werden?

Accepted Answer

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt für Rechnungen nach § 14b UStG eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, zuvor waren es zehn Jahre. Wie die elektronische Aufbewahrung erfolgen muss, regeln die GoBD.

Question 9

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für die automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Accepted Answer

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Verkehr empfangen und verarbeiten können, für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2027. Strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD überspringen die Datenextraktion. Der Workflow für Abgleich, Freigabe und Archivierung bleibt derselbe.

Bärbel Heuser-Roth

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