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Archivage des e-mails avec Doxis

  • Archivez vos e-mails en toute conformité
  • Exploitez les e-mails dans vos dossiers métier
  • Connectez l’archivage aux systèmes CRM, ERP et de messagerie
  • Retrouvez l’information plus vite grâce à l’IA
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L’archivage des e-mails qui va bien au-delà du simple stockage

Les e-mails professionnels contiennent des devis, des commandes, des contrats, des réclamations et d’autres informations essentielles souvent dispersées dans les boîtes de réception.

L’archivage des e-mails permet de conserver les e-mails et pièces jointes importants de manière sécurisée, traçable et facilement consultable. Avec Doxis, ils sont automatiquement associés aux dossiers clients, fournisseurs, contrats ou dossiers métier concernés.

En tant que plateforme ECM, Doxis combine l’archivage des e-mails avec la gestion documentaire, les workflows, la recherche d’entreprise et les applications métier. Les équipes accèdent ainsi rapidement aux informations utiles dans leurs processus quotidiens.

Réduisez les risques de conformité

Doxis archive les e-mails critiques dans le respect des exigences réglementaires, avec une traçabilité complète et une protection contre toute modification non autorisée.

Exploitez les informations dans vos processus métier

Les e-mails et pièces jointes sont automatiquement reliés aux clients, fournisseurs, contrats ou processus métier pour être retrouvés rapidement.

Use Information in Business Processes

Les e-mails archivés restent intégrés aux workflows, aux tâches et aux applications métier, au lieu de rester bloqués dans des boîtes de réception individuelles.

SEW-Eurodrive accélère sa transformation avec Doxis

Forrester le confirme : 90 % de gain de temps grâce à l'automatisation de ses processus

Dans le cadre d'une étude Total Economic Impact™ menée sur trois ans, Forrester a analysé la manière dont SEW-Eurodrive utilise Doxis pour rationaliser et automatiser ses processus. Outre un traitement des documents 90 % plus rapide, voici les autres avantages dont l'entreprise bénéficie désormais :

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Gain de temps

90%

Retour sur investissement

336%

Rentabilité

<6 mois

Comment fonctionne l’archivage des e-mails avec Doxis

Doxis archive les e-mails professionnels en quatre étapes automatisées. Les e-mails et leurs pièces jointes sont automatiquement associés au bon contexte métier, archivés conformément aux règles de conservation et rendus accessibles dans les dossiers numériques, les workflows, les applications métier et Ask Doxis.

1. Capture

Doxis capture les e-mails et pièces jointes pertinents depuis les boîtes de réception, les clients de messagerie ou via des règles d’archivage automatisées.

2. Association

Les métadonnées et le contenu des e-mails sont utilisés pour les associer automatiquement au dossier client, fournisseur, contrat ou processus métier approprié.

3. Archivage

Doxis archive les e-mails de manière sécurisée, traçable et conforme aux politiques de conservation définies par l’entreprise.

4. Exploitation

Les équipes accèdent aux e-mails archivés via les dossiers numériques, la recherche d’entreprise, les applications métier ou Ask Doxis, et peuvent les utiliser directement dans leurs processus de travail.

Transformez les e-mails en contenu métier exploitable

Doxi, l’assistant intelligent de gestion de contenu, fonctionne directement dans Outlook afin de comprendre le contexte des e-mails entrants et de leurs pièces jointes. Au lieu de traiter les e-mails comme des messages isolés, Doxi les relie au client, au fournisseur, au contrat, au dossier ou au processus métier concerné, puis suggère les actions les plus pertinentes à entreprendre.

Les e-mails et documents pertinents sont automatiquement archivés dans Doxis, dans leur contexte métier approprié. Les informations deviennent ainsi immédiatement accessibles grâce à la recherche, stockées de manière sécurisée et disponibles pour les processus et workflows en cours. Cela permet aux collaborateurs de consacrer moins de temps à la recherche d’informations et davantage à l’avancement de leur travail.

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Optimisez l’archivage des e-mails grâce aux fonctionnalités Doxis

Doxis associe un archivage des e-mails conforme aux exigences réglementaires à la classification automatisée, au classement contextuel, aux workflows et aux intégrations. Les équipes peuvent ainsi gérer efficacement les e-mails professionnels au sein de leurs systèmes et processus métier.

Appliquer les politiques de conservation

 

Doxis archive les e-mails à valeur métier conformément aux durées de conservation définies et aux exigences de conformité.

Capture automatique des métadonnées

 

L’expéditeur, le destinataire, l’objet, la date et les pièces jointes sont automatiquement enregistrés pour faciliter la recherche et l’archivage.

Classement selon le contexte métier

 

Doxis associe automatiquement les e-mails aux dossiers clients, fournisseurs, contrats ou dossiers métier concernés.

Traitement transparent

 

Les équipes peuvent consulter directement depuis l’e-mail son statut de traitement, son historique documentaire et les activités associées.

Workflows et processus de suivi

 

Doxis peut déclencher automatiquement des tâches et des workflows à partir des e-mails entrants, tels que des validations, des contrôles ou des demandes de service.

Intégrations et compléments

 

Doxis connecte les outils de messagerie aux applications CRM, ERP et autres solutions métier afin de garantir un accès fluide aux informations.

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Archivage des e-mails flexible avec Doxis

L’archivage des e-mails ne doit pas suivre une approche unique. Doxis prend en charge des modèles d’archivage manuels, semi-automatisés et entièrement automatisés, afin que chaque organisation puisse trouver le bon équilibre entre contrôle utilisateur, conformité et automatisation.

Archivage manuel

Employees archive individual emails directly from their email Les collaborateurs archivent individuellement les e-mails directement depuis leur messagerie ou par simple glisser-déposer dans Doxis. or by dragging and dropping them into Doxis.

Archivage semi-automatisé

Doxis archive les e-mails selon des règles prédéfinies, basées par exemple sur l’expéditeur, le destinataire, l’objet, les pièces jointes ou le contexte métier.

Archivage entièrement automatisé

Doxis archive automatiquement les e-mails à valeur métier conformément aux politiques définies par l’entreprise. Cela réduit les efforts de classement manuel tout en garantissant une conformité cohérente.

Archivez vos e-mails en toute conformité

Doxis permet l’archivage des e-mails et des pièces jointes à valeur métier dans le respect des exigences réglementaires et de manière à valeur probante. Les e-mails sont conservés selon des règles de conservation définies, tout en étant protégés contre toute modification non autorisée.

Les exigences légales en matière d’archivage des e-mails varient selon les pays, les secteurs d’activité et la nature des informations échangées. C’est pourquoi les organisations doivent non seulement conserver leurs e-mails professionnels, mais aussi les gérer selon leur type, leur durée de conservation, leurs droits d’accès et leurs règles de suppression.

Pour les environnements soumis à des réglementations strictes, Doxis prend en charge les pistes d’audit, le contrôle des accès basé sur les rôles, les politiques de suppression et des mécanismes d’archivage certifiés. La solution répond également à des référentiels reconnus tels que l’IDW PS 880 ainsi qu’à différentes normes ISO et SOC.

Fonctionnalités pour un archivage des e-mails à valeur probante

  • Appliquer automatiquement des durées de conservation grâce à des règles configurables
  • Journaliser les accès et les modifications avec une traçabilité complète
  • Protéger et supprimer les données personnelles de manière contrôlée
  • Retrouver rapidement les e-mails nécessaires lors d’audits ou de contrôles de conformité

Integration in your IT landscape

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Quand la conformité, l’expertise et la reconnaissance du secteur se rejoignent

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Doxis est un leader!

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Doxis est la solution idéale pour votre entreprise si :

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  • Vous traitez de gros volumes de documents
  • Vous gérez des processus d'entreprise complexes
Quelle est la somme de 5 et 3 ?

FAQs sur l'archivage des e-mails

Qu’est-ce que l’archivage des e-mails avec Doxis ?
Doxis permet d’archiver les e-mails professionnels et leurs pièces jointes de manière sécurisée, traçable et conforme aux exigences réglementaires. Les messages sont automatiquement associés aux dossiers clients, fournisseurs, contrats ou processus métier concernés pour faciliter leur exploitation.
Comment Doxis garantit-il la conformité réglementaire des e-mails archivés ?
Doxis applique des règles de conservation configurables, protège les e-mails contre les modifications non autorisées, journalise les accès et les actions réalisées, et prend en charge les audits grâce à une traçabilité complète. La solution répond également à des référentiels tels que l’IDW PS 880 ainsi qu’à différentes normes ISO et SOC.
Quels types d’e-mails peuvent être archivés avec Doxis ?
Tous les e-mails à valeur métier peuvent être archivés, notamment les devis, commandes, contrats, factures, réclamations, échanges clients ou fournisseurs, ainsi que leurs pièces jointes associées.
Comment les e-mails sont-ils classés dans Doxis ?
Doxis analyse automatiquement les métadonnées et le contenu des e-mails afin de les associer au bon contexte métier : dossier client, fournisseur, contrat, projet ou processus métier. Cette classification facilite les recherches et l’accès aux informations.
Doxis s’intègre-t-il avec les outils existants de l’entreprise ?
Oui. Doxis s’intègre aux systèmes de messagerie, CRM, ERP et autres applications métier. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder aux e-mails archivés directement depuis leurs outils de travail habituels.
Quels sont les modes d’archivage disponibles dans Doxis ?
Doxis propose trois approches : l’archivage manuel, l’archivage semi-automatisé basé sur des règles prédéfinies et l’archivage entièrement automatisé selon les politiques de l’entreprise. Chaque organisation peut choisir le niveau d’automatisation adapté à ses besoins.
Comment l’intelligence artificielle améliore-t-elle l’archivage des e-mails ?
Grâce à Doxi, l’assistant intelligent intégré à Outlook, les e-mails et leurs pièces jointes sont analysés pour comprendre leur contexte métier. L’IA suggère les actions pertinentes, facilite le classement automatique et permet de retrouver plus rapidement les informations grâce à la recherche intelligente.