PDF/A : format incontournable pour l’archivage à valeur probante

En matière de délais de conservation à long terme, les entreprises se demandent inévitablement quel est le meilleur format pour archiver leurs documents. Au fil du temps, elles peuvent être amenées à convertir le format de document qu’elles ont choisi en un nouveau format. C’est le cas lorsque l’ancien format n’est plus reproductible.

Convertir constamment des documents dans de nouveaux formats réclame beaucoup de travail administratif, est coûteux et fortement sujet aux erreurs, lorsque les volumétries sont importantes. Le format PDF/A résout ce problème, du moins pour les documents numériques. Son format reproductible permet de conserver des documents comme les polices d’assurance-vie ou les contrats de manière juridiquement sûre pendant des décennies, si nécessaire.

Le format PDF/A est aujourd’hui considéré comme l’un des formats de référence pour l’archivage à valeur probante et la conservation électronique de documents à long terme. Il est largement utilisé dans les secteurs soumis à des obligations de conservation documentaire, comme la banque, les assurances, le secteur public, la santé ou l'industrie.

Points clés

• la définition du format PDF/A et son rôle dans l’archivage à valeur probante
• les caractéristiques qui distinguent le PDF/A d’un PDF classique
• les avantages du PDF/A pour la conservation électronique à long terme
• les différences entre PDF/A, PDF, PDF/X, PDF/E, PDF/UA et TIFF
• les bonnes pratiques pour convertir et conserver des documents au format PDF/A
• comment Doxis automatise la conversion, la validation et l'archivage des documents PDF/A.

PDF/A signifie Portable Document Format Archivable. Ce sous-type du format PDF classique satisfait aux exigences techniques de l’archivage des documents électroniques à long terme, conformément à la norme ISO 19005-1 de 2005.

Caractéristiques du format PDF/A

Grâce au format PDF/A normalisé, les documents sont faciles à lire aujourd’hui et demain, que ce soit dans 5, 10 ou 50 ans. Le comité de normalisation de l’ISO l’améliore tous les deux à quatre ans. Cela signifie que les documents au format PDF/A restent valables en permanence. C’est particulièrement important pour garantir leur valeur probante lors de leur archivage : les documents au format PDF/A sont exploitables et consultables en permanence, même après expiration de leur délai de conservation.

Caractéristiques du format PDF/A :  

• Norme ouverte indépendante des autres plateformes
• Métadonnées standardisées, mais interchangeables, directement intégrées dans le document
• Enregistre le texte reconnu en Unicode, ainsi que l’image originale, autorisant ainsi la recherche en texte intégral
• Sans références à des sources externes et sans chiffrement
• Toujours valide

La norme PDF/A a pour objectif de garantir l’intégrité et la lisibilité durables des documents. C’est pourquoi ce format est également une norme indépendante des plateformes et des systèmes, dont la validité est permanente. C’est un aspect particulièrement important pour les organisations comme les administrations, les bibliothèques ou les compagnies d’assurance qui conservent leurs documents dans des archives pendant plusieurs années, voire plusieurs décennies.

Pourquoi le format PDF/A est-il adapté à l’archivage à valeur probante ?

Le format PDF/A est particulièrement adapté à l’archivage à valeur probante, car il garantit la lisibilité, la reproductibilité et l’intégrité des documents dans le temps. Utilisé dans le cadre d’un système d’archivage électronique conforme, il contribue à préserver la valeur juridique des documents archivés tout au long de leur cycle de conservation.

C’est pourquoi de nombreux systèmes d’archivage électronique utilisent le format PDF/A comme standard de conservation à long terme.

Le format PDF/A convient si vous souhaitez conserver des documents ou des informations inchangés pendant une longue période. En d’autres termes, le format PDF/A n’est pas recommandé pour les documents marketing, les présentations ou les documents Word fréquemment révisés, car leur durée de vie est courte. Le format PDF/A ne ferait qu’occuper de l’espace de stockage dans ces cas-là. La situation est différente pour les documents dont les délais de conservation sont longs et qui ne sont généralement pas modifiés après leur création. C’est le cas, par exemple, des contrats immobiliers ou d’assurance-vie.

Hé Doxi, quand faut-il convertir un document au format PDF/A ?

La conversion d’un fichier PDF au format PDF/A s’avère utile s’il vous faut un document stable à long terme pour la conservation et le stockage. Contrairement à la norme PDF/A, les fichiers PDF normaux ne stockent pas les données dans un format toujours valide. Autre avantage du format PDF/A : il est également conforme aux exigences de l’archivage à valeur probante. De cette manière, vous pouvez conserver vos documents en toute sécurité à long terme. Avec Doxis, vous pouvez convertir tous vos documents ou seulement certains d’entre eux dans ce format stable à long terme afin de faciliter l’archivage à valeur probante et la conservation électronique conforme.

Le format PDF/A est devenu une référence pour l’archivage électronique à long terme grâce à sa capacité à préserver l’intégrité, la lisibilité et la valeur probante des documents. Toutefois, gérer manuellement la conversion, la validation et la conservation des fichiers PDF/A peut rapidement devenir complexe lorsque les volumes documentaires augmentent.

Doxis automatise l’ensemble du processus afin de garantir un archivage conforme, sécurisé et pérenne des documents électroniques.

Voici ce que Doxis apporte à votre stratégie d’archivage PDF/A :

• Conversion automatique vers le format PDF/A : transformation des documents Word, Excel, PDF ou autres formats en PDF/A sans intervention manuelle.
• Validation de conformité PDF/A : contrôle automatique des fichiers afin de vérifier leur conformité aux exigences de la norme PDF/A avant archivage.
• Archivage à valeur probante : conservation sécurisée des documents dans le respect des exigences réglementaires et des politiques de conservation.
• Gestion intelligente du cycle de vie documentaire : application automatique des règles de conservation, d’archivage et de suppression.
• Préservation des métadonnées : conservation des informations essentielles pour faciliter la recherche, la traçabilité et les audits.
• Recherche rapide dans les archives : accès instantané aux documents grâce à la recherche plein texte et à l’indexation avancée.
• Automatisation des processus documentaires : classement, validation et archivage des documents directement dans les workflows métier.
• Intégration avec les applications d’entreprise : connexion transparente avec SAP, Microsoft 365, Salesforce et d’autres systèmes afin de centraliser la gestion documentaire.

Grâce à Doxis, les entreprises peuvent garantir la conservation à long terme de leurs documents tout en réduisant les risques liés à l’obsolescence des formats et aux exigences de conformité.

Vous souhaitez sécuriser vos archives numériques avec le format PDF/A ? Demandez une démonstration de Doxis et découvrez comment automatiser la conversion, la conservation et l’archivage de vos documents électroniques.

FAQ sur le format de document PDF/A

En résumé, un PDF classique est adapté au partage quotidien de documents, tandis que le PDF/A est conçu pour préserver durablement leur contenu et leur valeur documentaire. C'est pourquoi il est privilégié pour les contrats, les factures, les dossiers RH et les archives réglementaires.

Contrairement à un document PDF classique, le format PDF/A s’accompagne d’exigences plus strictes. La norme PDF/A diffère également des autres sous-types du format PDF. Car chaque format PDF a été conçu pour répondre à des besoins spécifiques :

• PDF est un format commun pour la diffusion de documents électroniques.
• PDF/X est utilisé pour l’échange de modèles d’impression. Il contient des exigences spécifiques pour garantir la qualité de l’impression.
• PDF/VT est destiné à la production d’imprimés à haut volume avec des données variables.
• PDF/E est destiné à l’échange de documents dans le domaine de l’ingénierie. Prenant en charge les éléments 3D interactifs, ainsi que les dessins techniques, il est optimisé pour les documents grand format.
• PDF/UA permet de créer des documents plus accessibles aux personnes handicapées. Par exemple, il prend en charge les technologies d’assistance et fixe des exigences strictes pour la structure et les balises des documents.

En comparaison :

• PDF/A garantit la reproductibilité des documents sous la forme d’un format stable à long terme.
• Les différentes versions de la norme (PDF/A-1, PDF/A-2 et PDF/A-3) répondent à des besoins spécifiques. Alors que le PDF/A-1 impose les contraintes les plus strictes pour garantir la pérennité des documents, le PDF/A-2 apporte davantage de fonctionnalités et le PDF/A-3 permet notamment d'intégrer des fichiers annexes, comme des documents XML ou des factures électroniques.

Pour la plupart des projets d'archivage électronique, le PDF/A constitue aujourd'hui le format de référence pour les documents métiers grâce à sa normalisation, à sa capacité de recherche plein texte et à la conservation des métadonnées. Le format TIFF reste principalement utilisé pour l'archivage d'images numérisées lorsque la fidélité visuelle est prioritaire.

Comment créer un fichier PDF/A

Dans Doxis, vous pouvez facilement créer un fichier PDF/A : Dans le logiciel, sélectionnez le fichier à convertir au format PDF/A. Peu importe que vous souhaitiez convertir un fichier PDF en PDF/A ou un fichier Word, Excel ou autre. Doxis convertit le fichier sélectionné au format PDF/A souhaité.

En fonction de votre flux de travail, Doxis peut créer des documents reposant sur la norme PDF/A de deux manières :

1. Conversion automatique de tous les documents au format PDF/A

Sur demande, Doxis convertit à l’avance tous les documents au format PDF/A stable à long terme. Cela signifie que Doxis convertit les documents au format PDF/A dès que la phase de traitement est terminée. Pour Doxis, le traitement est terminé lorsque plus aucune modification n’est prévue.
Doxis convertit alors automatiquement les documents au nouveau format en arrière-plan sur le serveur de rendu. En d’autres termes, rien ne change dans votre flux de travail. Une fois que Doxis a converti le document au format PDF/A, il sauvegarde les deux formats de document (l’ancien et le nouveau), et vous pouvez continuer à accéder aux deux. Dans Doxis, vous ne voyez que la représentation du document.

2. Conversion d’une sélection de documents au format PDF/A

Doxis peut également ne convertir que certains documents au format PDF/A. Dans ce cas, il marque tous les documents du système d’archivage numérique non encore convertis au format à long terme et les classe en conséquence.

Vous vérifiez ensuite, selon un cycle fixe, si les formats actuellement utilisés resteront valables à l’avenir. Si vous estimez que ces documents ne pourront plus être affichés dans les années à venir, convertissez-les au format PDF/A.

Remarque : le simple fait qu’un document soit au format PDF/A ne le rend pas automatiquement conforme à ce format. Doxis vérifie sa conformité et crée un document conforme au format PDF/A, si nécessaire.