Gestion des archives (records management) : guide du cycle de vie
Chaque entreprise produit des documents qu'elle ne peut ni perdre, ni égarer, ni supprimer prématurément : factures, contrats, dossiers du personnel, données patients et bien d'autres documents que les autorités de contrôle peuvent exiger à tout moment.
À mesure que les volumes documentaires augmentent et que les exigences réglementaires se multiplient, gérer ces documents manuellement devient de plus en plus complexe.
Le coût d'une mauvaise gestion est loin d'être théorique. Selon la U.S. Securities and Exchange Commission (SEC), plus de 70 entreprises ont été sanctionnées au cours de l'exercice 2024 pour des manquements liés à la conservation des documents, représentant plus de 600 millions de dollars d'amendes civiles.
Et il ne s'agit que d'une seule autorité de contrôle dans un seul pays. Si l'on ajoute le RGPD, HIPAA, SOX ainsi que les obligations sectorielles en matière de conservation des documents, les risques augmentent rapidement pour toute organisation dont les archives sont mal gérées.
Dans ce guide, découvrez comment gérer les documents d'archives à chaque étape de leur cycle de vie, quelles tâches peuvent être automatisées et comment une solution de records management comme Doxis simplifie ces opérations tout en garantissant la conformité.
Points clés:
- Le records management consiste à gérer un document à valeur probante depuis sa création jusqu'à sa destruction ou son archivage définitif.
- Le cycle de vie d'un document d'archives comporte cinq étapes : création, utilisation, conservation, élimination et archivage. Chacune présente ses propres enjeux en matière de conformité et de sécurité.
- Rien qu'en 2024, la SEC a infligé plus de 600 millions de dollars de sanctions liées à la conservation des documents, sans compter les exigences du RGPD, de HIPAA ou des réglementations sectorielles.
- Les logiciels de records management automatisent les durées de conservation, les procédures d'élimination et les pistes d'audit afin de supprimer les opérations manuelles, souvent à l'origine des défauts de conformité.
- Doxis réunit le records management, la gestion documentaire, l'automatisation des processus et l'archivage au sein d'une plateforme unique, évitant de devoir gérer plusieurs systèmes distincts.
- Lors du choix d'une solution de records management, privilégiez les fonctionnalités d'application automatique des règles de conservation, la gestion des droits par rôle, le Legal Hold ainsi que les intégrations natives avec des applications telles que SAP ou Microsoft 365.
Qu'est-ce que la gestion des archives (records management) ?
La gestion des archives (records management) est la discipline qui consiste à gérer les documents à valeur probante tout au long de leur cycle de vie, qu'ils soient au format papier ou électronique.
Il définit les règles de création, de classification, d'accès, de conservation, puis de destruction ou d'archivage des documents, conformément aux obligations légales, réglementaires et aux politiques internes de gouvernance.
Contrairement à la gestion documentaire, qui facilite le travail collaboratif autour de documents actifs, le records management vise avant tout à garantir la conformité réglementaire et à réduire les risques juridiques.
Comment mettre en œuvre un processus de gestion des archives : étape par étape
Hey Doxi, comment gérer les documents au long de leur cycle de vie?
Les documents suivent cinq étapes, de leur création à leur élimination. Voici comment gérer chacune d'elles et où l'automatisation fait toute la différence.
Étape 1 : Créer et classifier un document
Le cycle de vie débute dès la création du document, qu'il s'agisse d'une facture, d'un contrat ou d'un dossier patient. Le document est alors centralisé et enrichi de métadonnées afin de pouvoir être retrouvé et géré tout au long de son cycle de vie.
Ces métadonnées se répartissent généralement en quatre catégories :
- Métadonnées administratives : type de document et durée légale de conservation.
- Métadonnées descriptives : titre, auteur, sujet ou description.
- Métadonnées techniques et de préservation : format du fichier ou logiciel nécessaire à son ouverture.
- Métadonnées d'utilisation : droits d'accès et règles de diffusion.
Cette classification est souvent réalisée manuellement : un collaborateur doit identifier le document et lui attribuer la bonne durée de conservation. Cette méthode fonctionne à faible volume, mais devient rapidement impossible lorsque des milliers de documents arrivent chaque jour par e-mail, numérisation ou via des applications métier.
Grâce à Doxis AI.dp, les documents entrants sont automatiquement classifiés, enrichis de métadonnées et associés à la bonne politique de conservation dès leur entrée dans le système, qu'ils proviennent d'un utilisateur ou d'une application telle qu'un ERP ou un CRM.
Étape 2 : Contrôler les accès et l'utilisation
Une fois créé, le document doit pouvoir être retrouvé, partagé et utilisé uniquement par les personnes autorisées. Les entreprises sont souvent confrontées à deux problèmes : des documents difficiles à retrouver ou, au contraire, accessibles à des utilisateurs qui ne devraient pas les consulter.
La gestion des droits basée sur les rôles constitue aujourd'hui la meilleure pratique. Les droits d'accès sont généralement définis selon le rôle de chaque utilisateur. Chaque document doit également disposer d'un statut clair (actif ou inactif) afin de distinguer les documents en cours d'utilisation des archives.
Doxis applique une gestion fine des autorisations grâce aux droits par rôle, intégrés à votre système d'authentification (Single Sign-On, LDAP ou Active Directory). Les utilisateurs autorisés peuvent ensuite retrouver rapidement les documents grâce au moteur de recherche d'entreprise, sans avoir à consulter plusieurs référentiels ou applications différentes.
Étape 3 : Gérer le document pendant sa durée de conservation
Certains documents doivent être conservés pendant plusieurs années, voire plusieurs décennies. Cette étape consiste à garantir leur sécurité, leur accessibilité et leur intégrité pendant toute leur durée de conservation.
C'est également à ce stade que les processus manuels montrent leurs limites : les infrastructures évoluent, les équipes changent et les règles de conservation deviennent difficiles à suivre. Les logiciels de records management automatisent ce suivi.
Doxis surveille automatiquement les durées de conservation et envoie des alertes avant leur échéance afin d'éviter toute suppression prématurée ou toute conservation excessive. Par ailleurs, une piste d'audit complète enregistre chaque consultation et chaque modification, garantissant une traçabilité totale en cas de contrôle ou d'audit.
Étape 4 : Éliminer les documents en toute conformité
L'élimination correspond au processus de suppression ou de transfert des documents aux archives arrivés au terme de leur durée légale de conservation. Ces durées varient selon la nature des documents et la réglementation applicable. L'élimination comprend trois étapes : identifier les documents arrivant à échéance, décider de leur suppression ou de leur archivage et conserver une preuve de cette décision.
Sans preuve de cette décision, il est impossible de démontrer qu'un document a été supprimé conformément aux règles applicables. Doxis identifie automatiquement les documents arrivant à échéance et les intègre à un workflow documenté, garantissant la traçabilité de chaque suppression ou archivage.
Selon les besoins, les documents peuvent être supprimés logiquement, afin de ne plus être accessibles, ou supprimés physiquement, en étant définitivement effacés des supports de stockage. Doxis prend également en charge le Legal Hold, qui suspend automatiquement toute suppression lorsqu'un litige, une enquête ou une procédure réglementaire est en cours, indépendamment des règles de conservation.
Étape 5 : Archiver les documents destinés à une conservation à long terme
Certains documents conservent une valeur juridique, historique ou réglementaire au-delà de leur durée d'utilisation. L'archivage garantit leur conservation à long terme tout en assurant leur intégrité, leur lisibilité et leur disponibilité.
Doxis assure un archivage à valeur probante grâce à la conversion automatique des documents vers des formats pérennes tels que PDF/A. La technologie Doxis safeLock (SoftWORM) protège les archives contre toute modification ou suppression non autorisée. Les documents archivés restent conformes à des réglementations et normes telles que le RGPD ou ISO 16175-2.
Doxis peut également archiver directement les contenus issus d'applications métier comme Microsoft SharePoint ou les systèmes de messagerie, sans nécessiter de migration intermédiaire.
Doxis Solutions pour Pharma & Life Sciences
Avec Doxis, les entreprises pharmaceutiques et des sciences de la vie peuvent numériser leurs processus documentaires, gérer électroniquement leur système qualité et archiver leurs documents en toute conformité.
Télécharger la brochure →Pourquoi la gestion des archives est-elle essentielle pour votre entreprise ?
Le records management ne se limite pas au respect des exigences réglementaires. Il influence directement la capacité de vos équipes à retrouver rapidement les informations, réduit votre exposition aux risques de non-conformité et limite le temps consacré à des tâches manuelles qui pourraient être automatisées.
Une mauvaise gestion des documents peut avoir plusieurs conséquences:
- Sanctions réglementaires: au-delà des sanctions infligées par la SEC en 2024 pour des manquements en matière de conservation des documents, des réglementations telles que le RGPD, HIPAA ou encore les obligations propres à certains secteurs prévoient également des sanctions en cas de gestion documentaire non conforme.
- Documents dupliqués et informations dispersées: sans gouvernance centralisée, plusieurs copies d'un même contrat ou d'un même document peuvent être stockées dans différents services sans que personne ne s'en aperçoive. Résultat : des coûts de stockage plus élevés, des informations incohérentes et un risque accru de non-conformité.
- Des recherches longues et inefficaces: lorsque les documents sont répartis entre plusieurs applications ou référentiels, les retrouver lors d'un audit, d'une procédure juridique ou d'une simple demande métier devient beaucoup plus long et complexe.
- Suppression prématurée ou conservation excessive: sans suivi automatique des durées de conservation, certains documents sont supprimés avant la fin de leur période légale de conservation, tandis que d'autres sont conservés inutilement faute d'avoir été identifiés pour leur élimination.
Un programme de records management efficace répond à l'ensemble de ces enjeux en centralisant les documents dans un environnement gouverné et en automatisant chaque étape de leur cycle de vie.
Comment choisir le bon logiciel de gestion des archives
La plupart des logiciels de records management couvrent les fonctions essentielles : déclaration des documents, gestion des durées de conservation, élimination et archivage. Les véritables différences apparaissent lorsque l'on évalue les fonctionnalités avancées et les capacités d'intégration.
Voici les principaux critères à prendre en compte.
- Déploiement sur site ou dans le cloud: les solutions on-premise offrent un contrôle total sur les infrastructures et les données, mais nécessitent davantage d'investissements et de maintenance. Les solutions cloud facilitent quant à elles le déploiement, l'accès à distance et la montée en charge. Privilégiez une solution capable de prendre en charge les deux modèles afin de conserver une totale flexibilité dans le temps.
- Gestion automatisée des durées de conservation: le logiciel doit appliquer automatiquement les règles de conservation, suivre les échéances minimales et maximales et identifier automatiquement les documents arrivant à échéance afin de lancer leur processus d'élimination sans intervention manuelle.
- Recherche d'entreprise: un moteur de recherche unique couvrant l'ensemble des référentiels documentaires permet aux utilisateurs de retrouver rapidement les informations dont ils ont besoin, sans passer d'une application à l'autre.
- Gestion des droits par rôle: les droits d'accès doivent être définis selon le rôle de chaque utilisateur, avec une séparation claire entre administrateurs et utilisateurs métier, tout en s'intégrant à vos systèmes d'authentification existants (SSO, LDAP ou Active Directory).
- Gestion du Legal Hold: la solution doit permettre de suspendre automatiquement la suppression programmée de certains documents lorsqu'un litige, une enquête ou une procédure réglementaire est en cours, indépendamment des règles de conservation habituelles.
- Collaboration sécurisée: les partenaires externes, auditeurs ou conseils juridiques doivent pouvoir accéder uniquement aux documents qui les concernent. Recherchez des fonctionnalités telles que l'authentification multifacteur, le chiffrement des données et des pistes d'audit couvrant également les utilisateurs externes.
- Intégrations natives: le logiciel doit s'intégrer nativement aux systèmes d'authentification, aux plateformes d'archivage, aux solutions de gestion des archives physiques (codes-barres ou RFID si nécessaire) ainsi qu'aux moteurs de recherche d'entreprise, sans nécessiter de développements spécifiques.
- Intégration avec les applications métier: si votre entreprise utilise SAP, Salesforce ou Microsoft 365, vérifiez que la solution s'intègre directement à ces environnements afin que les documents restent associés aux processus métier qui les ont générés.
Comment Doxis simplifie la gestion des archives
Le suivi manuel des durées de conservation, la gestion des échéances d'élimination ou la préparation d'un audit mobilisent un temps considérable que vos équipes pourraient consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.
Chaque intervention manuelle augmente également le risque qu'un document soit supprimé trop tôt, conservé trop longtemps ou perdu entre plusieurs systèmes.
Doxis répond à ces enjeux en réunissant le records management, la gestion documentaire, l'automatisation des processus et l'archivage électronique au sein d'une plateforme unique d'Intelligent Content Automation.
Plutôt que d'ajouter une solution de records management à un système documentaire existant, Doxis intègre nativement l'ensemble de ces fonctionnalités dans une seule plateforme.
Reconnu comme Leader dans le Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026, Doxis vous permet notamment de bénéficier de :
- l'automatisation des durées de conservation et des workflows d'élimination, supprimant le suivi manuel des durées de conservation et des procédures d'élimination;
- la gestion du Legal Hold, qui suspend automatiquement la suppression des documents concernés lorsqu'un litige ou une enquête est en cours ;
- une piste d'audit complète, retraçant chaque consultation et chaque modification ;
- un archivage à valeur probante grâce à Doxis safeLock et à la conversion automatique vers des formats pérennes ;
- une gestion des droits d'accès basée sur les rôles, intégrée à SSO, LDAP et Active Directory ;
- des intégrations natives avec SAP, Salesforce et Microsoft 365, afin que les documents restent directement liés aux applications métier qui les produisent.
Si vos documents sont aujourd'hui répartis entre votre messagerie, des espaces de stockage partagés et d'anciens systèmes d'archivage, Doxis vous permet de les réunir au sein d'une plateforme unique, avec des règles de gouvernance, de conservation et d'élimination entièrement automatisés.
Demandez une démonstration personnalisée et découvrez comment Doxis répond à vos exigences de gestion des archives.
Automatisez le travail. Accélérez votre activité.
Réunissez l’IA, l’ECM et l’automatisation des workflows au sein d’une plateforme puissante.
