Gestion de flottes de véhicules avec Doxis : digitalisée, automatisée, évolutive et traçable
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Un de vos camions est arrêté pour un contrôle, à plusieurs centaines de kilomètres du siège. On vous demande l'attestation d'assurance. Vous savez qu'elle existe, mais savez-vous où elle se trouve ?
Quand les documents sont éparpillés entre un classeur dans un dépôt et une boîte mail dans un autre, retrouver cette attestation devient vite compliqué. En gestion de flottes de véhicules, une gestion documentaire centralisée change la donne : tout est au même endroit, et l'attestation se retrouve en une minute.
Voici sept étapes pour reprendre la main sur vos documents, quels que soient les systèmes que vous utilisez.
Points clés
- L'OCR et l'IA s'occupent de la capture, du tri et de la saisie ; vos équipes ne revoient que les cas dont le logiciel n'est pas certain
- Une date d'expiration enregistrée comme champ de données peut être suivie par le système, qui envoie les rappels
- Chaque type de document est classé avec sa propre durée de conservation ; aux États-Unis, par exemple, le dossier de qualification d'un conducteur doit rester disponible pendant toute la durée de l'emploi, plus trois ans
- Chaque type de document a un responsable et un suppléant, de sorte que chaque notification arrive à une personne
Qu'est-ce que la gestion de flottes de véhicules ?
La gestion de flottes de véhicules regroupe tous les processus liés aux véhicules d'une entreprise, de l'achat à la revente en passant par l'entretien. Bien menée, elle donne une vision claire des processus et des coûts. En un coup d'œil, vous savez quels véhicules composent le pool, qui conduit quoi en ce moment, et si un véhicule sert au transport de personnes ou de marchandises.
Vue d’ensemble des activités spécifiques de la gestion de flotte de véhicules :
- Gérer la planification : qui utilise le véhicule et pour quelle durée ?
- Surveiller les échéances : quelle est la date d’expiration du contrat de location ?
- Respecter la législation : les contrôles des permis de conduire sont-ils bien mis en œuvre ?
- Traiter les infractions administratives : toutes les contraventions pour excès de vitesse ont-elles été payées ?
- Gérer les réparations : quel est l’état de la réparation du sinistre actuel ?
- Entretenir et réparer les véhicules : quand un véhicule doit-il être inspecté ?
- Créer des rapports : comment les indicateurs ont-ils évolué entre la période 1 et la période 2 ?
- Maîtriser les coûts : les objectifs en matière de coûts sont-ils atteints ?
Les gestionnaires de véhicules s’occupent également des canaux de communication. Par exemple, en cas de sinistre, ils écrivent aux carrossiers, négocient les contrats et les conditions avec les sociétés de crédit-bail et gèrent les canaux d’assurance. Cette approche centralisée permet de suivre toutes vos communications.
Les défis de la gestion de flottes de véhicules
Plus une flotte compte de véhicules, plus elle est complexe à gérer. Les entreprises de transport, comme les services de livraison, exploitent plusieurs centaines de véhicules, avec encore plus de documents à traiter. Saisir toutes ces données à la main prend du temps et provoque des erreurs.
Le risque d'erreur augmente quand les processus ne communiquent pas entre eux : les dates d'entretien sont dans un tableur Excel, les plannings de réservation se remplissent encore à la main, et les sinistres ne sont pas enregistrés automatiquement. Les données circulent mal, l'information manque de transparence et des oublis ou des incohérences s'installent.
Après un accident, par exemple, on peut ne pas savoir qui est à l'origine des dégâts, parce que le conducteur X ne figure pas sur la liste. L'entreprise supporte alors des coûts qu'elle ne peut, dans le pire des cas, même pas imputer, et donc pas optimiser.
Quels documents une flotte d'entreprise doit-elle suivre ?
Certains documents de flotte viennent des autorités, d'autres de vos propres contrats. Le tableau les réunit, avec le responsable et le déclencheur de renouvellement de chacun.
| Document | Responsable | Déclencheur de renouvellement ou de contrôle |
| Certificat d'immatriculation | Exploitation de la flotte | Changement de titulaire ou d'adresse |
| Permis de conduire et catégories | RH ou sécurité | Expiration du permis et des catégories |
| Certificat d'aptitude médicale | Sécurité | Calendrier propre à chaque conducteur |
| Attestation d'assurance | Risques ou finance | Échéance de la police |
| Certificat de contrôle technique | Maintenance | Périodicité propre au type de véhicule |
| Autorisations | Exploitation | Durée de validité ou trajet concerné |
| Contrat de location et procès-verbal de remise | Achats | Fin du contrat |
| Amendes et contraventions | Exploitation de la flotte | Délai de paiement ou de désignation du conducteur |
| Sinistres et rapports d'accident | Risques | État d'avancement du sinistre |
La colonne des responsables le montre : de nombreux services sont concernés. C'est pourquoi un seul tableur de suivi de la conformité suffit rarement.
En France, les infractions constatées par contrôle automatisé s'accompagnent d'une échéance supplémentaire. Quand le véhicule appartient à une personne morale, son représentant légal doit désigner le conducteur dans les 45 jours suivant l'envoi ou la réception de l'avis de contravention. Sans désignation, l'entreprise s'expose à une contravention pour non-désignation (article L. 121-6 du Code de la route).
Suivre tout cela à la main pèse lourd sur une équipe, et il y a de bonnes raisons d'en finir. Pour mettre de la transparence dans la gestion des véhicules, la réponse est un logiciel de gestion de flotte.
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Lire maintenantComment les technologies numériques transforment la gestion des flottes de véhicules
Les solutions numériques de gestion de flottes recueillent les données relatives aux processus, et elles varient dans leurs fonctionnalités. Les logiciels les plus performants sont spécialisés dans des fonctions spécifiques telles que la gestion des sinistres ou des échéances. Par ailleurs, les logiciels tout-en-un couvrent l’ensemble des processus de gestion de flotte pour chaque utilisateur.
Lorsque vos employés réservent un véhicule de votre parc, ils peuvent consulter toutes les données pertinentes sous forme numérique :
- les véhicules disponibles
- les détails du véhicule sélectionné
- les dates de restitution et les plans d’affectation
Les solutions logicielles rationalisent la gestion des flottes de véhicules. Les conducteurs peuvent tenir un carnet de bord numérique directement dans le logiciel, qui enregistre automatiquement le kilométrage et leur permet même de télécharger leur permis de conduire. Ces outils allègent considérablement la charge des gestionnaires de flotte en digitalisant l’ensemble du flux de travail et du système de gestion des tâches, notamment la gestion des échéances, le traitement des sinistres, le suivi des véhicules par GPS et bien d’autres choses encore, ce qui fluidifie et optimise la gestion du parc automobile.
Notre partenaire Gold HK Consulting, par exemple, propose ce type de logiciel. Il regroupe une multitude de processus au sein d’une solution numérique de bout en bout basée sur Doxis.
Processus de gestion de flottes de véhicules en 7 étapes
Doxi, à quoi ressemblerait un flux de travail pour la gestion d'une flotte de véhicules ?
Prenons l'exemple d'une attestation d'assurance que votre courtier envoie par e-mail à l'équipe flotte.
Étape 1 : le document arrive
L'attestation arrive dans une boîte mail partagée, ou un conducteur photographie un document sur le site. Dans les deux cas, elle entre directement dans le système : personne n'a à la transférer ni à la ressaisir.
Étape 2 : le logiciel l'identifie
L'IA lit le fichier et reconnaît une attestation d'assurance. Plus besoin d'ouvrir chaque pièce jointe pour la classer à la main.
Étape 3 : l'OCR et l'IA lisent les données
L'OCR convertit l'image en texte, puis l'IA repère les champs utiles : numéro d'immatriculation, numéro de police, date d'expiration. Dès que cette date est un champ de données, le système peut la suivre.
Étape 4 : les données sont contrôlées
Le logiciel compare ce qu'il a lu avec les informations que vous détenez déjà, par exemple le véhicule enregistré dans votre système de gestion de flotte. Il signale les doublons et les écarts, et envoie les cas incertains à un collaborateur pour vérification.
Étape 5 : le responsable est notifié
Le document part au service des risques, responsable des assurances, qui reçoit une notification, vérifie les données et les valide. Si le responsable est absent, des règles de délégation et de suppléance définies à l'avance transmettent le document à son suppléant.
Étape 6 : classement et archivage
L'attestation est classée dans le dossier du véhicule, à côté du contrat de location et de tous les autres documents le concernant. Comme le classement se fait par type de document, la bonne durée de conservation s'applique automatiquement. Aux États-Unis, par exemple, la réglementation 49 CFR §391.51 impose de garder le dossier de qualification d'un conducteur pendant toute la durée de l'emploi, plus trois ans.
Le document est ensuite archivé, prêt en cas d'audit.
Étape 7 : le système surveille l'échéance suivante
Le système connaît désormais la date d'expiration de la police. Il envoie des rappels 90, 60, 30 et 7 jours avant l'échéance. Si le responsable n'a pas réagi à 60 jours, le suppléant est alerté ; à 30 jours, c'est son supérieur hiérarchique.
Gestion de flottes de véhicules avec Doxis : une vue à 360°
Doxis vous permet de gérer en toute transparence toutes les tâches documentaires de votre flotte de véhicules tout au long du cycle de vie des documents : de leur création et de leur édition à leur gestion et leur archivage. Mais Doxis est plus qu’un simple système de gestion documentaire (GED). Doté de solides fonctions d’intégration, il se connecte facilement à des applications tierces par le biais d’une interface conviviale.
Et il ne se contente pas de simplifier les opérations du processus ; il les automatise, offrant ainsi une vue globale à 360° de toutes les activités de gestion de véhicules. Cette supervision complète rationalise les opérations, rendant la gestion du parc automobile plus efficace et moins chronophage.
Aperçu de ses avantages :
- Centralise toutes les données relatives aux véhicules.
- Maximise la sécurité routière grâce au stockage de la politique de gestion des véhicules.
- Affiche les dates et échéances dans Doxis.
- Rappelle automatiquement les dates et les échéances à venir.
- Exécute directement les flux de travail de gestion de flotte.
- Dématérialise la gestion de toutes les tâches liées aux véhicules.
- Classe automatiquement les documents dans le bon dossier électronique.
- Automatise les tâches de routine telles que l’acquisition de documents.
- Gère les kilométrages directement sur la plateforme.
Ainsi, Doxis offre une vue d’ensemble claire de vos documents et favorise la transparence des processus. Curieux d'en savoir plus ? N'hésitez pas à planifier une démonstration ci-dessous.
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FAQ sur la gestion des flottes de véhicules
Quel est l’objectif de la gestion de flottes de véhicules ?
La gestion d’une flotte de véhicules de société vise à gérer le parc automobile de manière à optimiser les processus en termes de coûts et de bénéfices, et l’utilisation des ressources.
Pourquoi la gestion d’un parc de véhicules est-elle importante ?
Pour de nombreuses entreprises, la gestion de flotte est un moyen de parvenir à une fin. Mais c’est aussi plus que cela : c’est la base des investissements de suivi dans le parc automobile. Elle garantit également le respect permanent de la législation et des normes de sécurité.
En quoi consiste la numérisation de la gestion des flottes de véhicules ?
Les entreprises gèrent leur parc de véhicules à l’aide de logiciels dans le cadre d’une solution numérique. Idéalement, l’application logicielle englobe tous les processus liés à la gestion de parc automobile.
L'OCR et l'IA lisent-elles les documents de flotte avec précision ?
Le logiciel lit la plupart des certificats d'immatriculation, des attestations et des contrats de location ; les cas incertains passent par une vérification humaine. C'est cette étape de contrôle qui permet d'approcher les 100 % de précision sur les documents importants.
Qui doit être responsable des documents de flotte dans une grande entreprise ?
Chaque type de document requiert un responsable désigné et un suppléant. La gestion de flotte prend en charge certains types, les achats et les risques d'autres.
Comment numériser les dossiers papier existants de la flotte ?
Chargez le stock de documents papier par le même canal de capture que les nouveaux documents, en commençant par ceux qui expirent en premier. L'OCR et l'IA lisent les champs, et vos équipes ne vérifient que les exceptions.
