Automatisation workflow : comment automatiser les processus d'entreprise qui démarrent par un document

• L'automatisation des workflows exécute automatiquement une séquence d'étapes métier à l'aide de déclencheurs, de conditions et d'actions
• La plupart des workflows d'entreprise démarrent par un document : l'automatisation doit donc commencer par la capture, la classification et l'extraction des données
• L'IA prend en charge la partie non structurée, en amont du workflow ; les règles gèrent le routage, les approbations et les délais
• L'intégration à votre ERP et à vos autres systèmes métier détermine si un workflow fonctionne réellement de bout en bout
• Après la dernière approbation, le document doit encore être classé, conservé et archivé de manière conforme aux exigences d'audit

L'automatisation des workflows (en anglais, workflow automation) consiste à exécuter, à l'aide d'un logiciel, une séquence d'étapes métier sans transmission manuelle entre les intervenants. Un déclencheur, comme la réception d'une facture ou l'envoi d'un formulaire, lance le workflow.

Des conditions déterminent ensuite le chemin qu'il emprunte, et des actions exécutent les tâches : attribuer le travail à la bonne personne, mettre à jour les systèmes métier et consigner chaque étape pour l'audit.

La plupart des logiciels d'automatisation des workflows sont conçus pour des événements déjà structurés : un champ de formulaire est modifié, un enregistrement est créé, un statut passe à « approuvé ».

Dans les entreprises, les processus commencent rarement de façon aussi nette. Ils démarrent par un PDF de 14 pages joint à un e-mail, un bon de livraison scanné ou une demande de modification manuscrite.

Le processus attend donc une intervention humaine. Les symptômes sont connus :

• La boîte mail partagée : sinistres et certificats s'accumulent jusqu'à ce que quelqu'un ait le temps de les trier
• La double saisie : les mêmes données sont saisies dans deux ou trois systèmes, faute d'une extraction unique
• Les relances d'approbateurs : un document reste bloqué dans la boîte de réception d'un collaborateur absent, sans que personne ne s'en aperçoive
• La course à l'audit : quand l'auditeur demande qui a approuvé quoi et à quelle date, la réponse est dispersée dans des fils d'e-mails

La même enquête montre que 66 % des nouveaux projets IDP visent à remplacer un système existant. Les entreprises remplacent ainsi des logiciels anciens, incapables de traiter les documents en amont du processus. C'est pourquoi l'input management est devenu le point de départ de la plupart des projets de workflow.

La méthode ci-dessous part du véritable point de départ de votre processus : l'arrivée d'un document. Chaque étape s'appuie sur la précédente, et la démarche s'applique aussi bien à un seul service qu'à l'ensemble de l'entreprise.

1. Choisir un processus documentaire à fort volume

Commencez par le processus dont le traitement manuel vous coûte le plus. Les bons candidats présentent trois caractéristiques : un volume élevé, des règles métier claires et un document au point de départ. L'automatisation de la comptabilité fournisseurs, la réception des sinistres et l'intégration des nouveaux collaborateurs correspondent à ce profil.

Laissez de côté, pour l'instant, vos processus les plus atypiques. Un premier workflow mis en production en quelques semaines vous donne la crédibilité interne nécessaire pour les dix suivants.

2. Cartographier le processus et définir son déclencheur

Décrivez chaque étape telle qu'elle se déroule aujourd'hui, y compris les étapes informelles : le tableur tenu par un collaborateur, la collègue qui « sait » à quel approbateur s'adresser. Repérez chaque transmission et chaque moment où un document reste en attente.

Modélisez ensuite le processus cible en BPMN 2.0, la notation standard de la gestion des processus métier (BPM). Les équipes métier dessinent le flux, et l'informatique transforme ce même diagramme en workflow exécutable.

Définissez précisément le déclencheur : quel document, arrivant par quel canal, lance quel processus.

3. Automatiser la réception des documents : e-mails, dossiers et numérisation

Les documents arrivent par plusieurs canaux, et votre automatisation workflow doit tous les surveiller. Les importeurs d'e-mails récupèrent les pièces jointes directement dans les boîtes partagées : c'est le cœur du traitement automatisé des courriers entrants. Les importeurs de fichiers surveillent les dossiers réseau dans lesquels les scanners et d'autres systèmes déposent leurs fichiers.

Dès qu'un document arrive, le processus démarre automatiquement. Vous pouvez configurer un dossier pour que l'enregistrement d'un type de document précis lance le workflow correspondant. Un service en arrière-plan peut aussi détecter les nouveaux documents et créer un processus pour chacun d'eux.

4. Classer les documents et extraire les données avec l'IA

C'est l'étape que la plupart des outils de workflow ignorent. L'Intelligent Document Processing (IDP) lit le fichier entrant, classe le document et procède à l'extraction des données nécessaires au workflow : numéro de police, montant de commande, identifiant fournisseur.

Les formulaires numérisés exigent plus qu'un OCR classique. Vérifiez que la solution reconnaît les cases à cocher et les marques, ainsi que l'écriture manuscrite dans les champs de formulaire.

Votre workflow s'appuie alors sur des données validées. Un collaborateur n'intervient que lorsque le logiciel signale un champ dont l'indice de confiance est faible.

5. Définir les règles de routage, d'approbation et d'escalade

Une fois les données fiabilisées, les règles prennent le relais. Une demande d'achat au-delà d'un certain montant est transmise à un second approbateur. Un sinistre auquel il manque une pièce déclenche une demande auprès du client.

Chaque tâche arrive dans la corbeille de tâches du collaborateur concerné, qui est notifié dès qu'un nouvel élément l'attend.

Prévoyez les absences dès le départ. Des règles de suppléance réattribuent automatiquement les tâches lorsqu'un collaborateur est absent, et des escalades signalent tout dossier en attente depuis trop longtemps. C'est ce qui distingue un circuit de validation sur papier d'un véritable workflow d'approbation.

Pour les processus sans chemin fixe, comme une demande de modification complexe, choisissez un logiciel qui permet d'ajouter des tâches ad hoc à un workflow structuré.

6. Connecter le workflow à votre ERP et à vos systèmes métier

Un workflow qui se termine par une ressaisie manuelle dans l'ERP n'est pas automatisé. Connectez-le directement à vos systèmes de référence, qu'il s'agisse de SAP, d'Oracle ou de Microsoft Dynamics 365, pour que les données approuvées soient comptabilisées sans double saisie. Vérifiez que votre logiciel propose une intégration ERP pour le système que vous utilisez réellement.

Les connecteurs ERP ne couvrent qu'une partie des besoins. Les connexions REST et base de données couvrent la plupart des applications métier. Les webhooks transmettent des événements comme « nouveau document créé » aux plateformes CRM ou RH, qui peuvent à leur tour déclencher des actions.

Une interface CMIS permet enfin d'échanger des documents entre des référentiels de contenu de différents éditeurs.

7. Tester, mettre en production et mesurer

Faites fonctionner le workflow en parallèle du processus manuel pendant quelques semaines et comparez les résultats. Suivez ensuite les indicateurs qui comptent pour votre business case : délai de traitement par document, taux de traitement sans intervention, nombre d'exceptions pour 100 documents et heures économisées.

Ces indicateurs continuent généralement de progresser après la mise en production, à mesure que les équipes gagnent confiance dans le workflow. Selon l'étude Total Economic Impact de Forrester consacrée à Doxis chez le fabricant SEW-EURODRIVE (2023), le gain de temps sur les workflows documentaires automatisés est passé de 70 % la première année à 90 % les deuxième et troisième années.

Vous avez besoin des deux, à des endroits différents. Les règles sont prévisibles et auditables : c'est exactement ce qu'il faut pour les approbations, les délais et les contrôles de conformité. L'IA, elle, sait lire un document dont elle n'a jamais vu la mise en page et en déterminer la nature.

Le schéma reste le même d'un secteur à l'autre : un document arrive, l'IA le lit, les règles l'acheminent et le résultat est transmis à un système métier. Seuls changent le document et les règles qui l'encadrent.

Assurance : réception et routage des sinistres

Une déclaration de sinistre arrive par e-mail, accompagnée de photos, d'un procès-verbal de police et d'un devis de réparation. Le workflow classe chaque pièce jointe, extrait le numéro de police et le montant du sinistre, puis vérifie la couverture.

Les sinistres simples passent directement au règlement, tandis que les dossiers à montant élevé sont transmis à un gestionnaire senior avec l'ensemble des pièces.

Les assureurs qui automatisent cette étape d'entrée obtiennent rapidement des résultats. DEVK traite désormais 32 % des sinistres le jour même de leur réception et a réduit de 75 % le temps consacré à la distribution du courrier. C'est l'une des raisons pour lesquelles la GED pour l'assurance commence aujourd'hui par la réception des documents.

Banque : dossiers de crédit et entrée en relation

Une demande de crédit suit rarement un parcours linéaire. Elle est envoyée par e-mail pour examen, imprimée pour signature, puis ressaisie dans un autre système.

L'automatisation des workflows regroupe la demande, les bulletins de salaire et les pièces d'identité dans un dossier numérique unique, signale les pièces manquantes et transmet le dossier à l'analyse crédit dès qu'il est complet.

Industrie : référencement des fournisseurs et approbation des modifications techniques

Un fournisseur change le matériau d'un support : le plan, la spécification et le plan de contrôle doivent tous être mis à jour. Un workflow automatisé de modification technique soumet le changement à chaque approbateur dans l'ordre, met à jour les documents liés et affiche son état d'avancement sans qu'il soit nécessaire de le demander.

Les certificats fournisseurs suivent la même logique. Chaque nouveau fournisseur dispose d'un dossier fournisseur électronique : le workflow réclame les certificats manquants et envoie des rappels avant leur expiration. C'est l'un des gains les plus rapides de la GED pour l'industrie.

Énergie : comment la raffinerie Heide a automatisé l'approbation de ses projets

La raffinerie Heide, la raffinerie de pétrole brut la plus septentrionale d'Allemagne, traitait sur papier l'approbation de tous ses projets, de la reconstruction d'unités de production aux projets logiciels. Les niveaux de décision dépendaient du montant de la commande, et les demandes papier passaient d'un bureau à l'autre, une à une.

Avec Doxis BPM, la raffinerie les a remplacées par un workflow électronique unique d'approbation des projets, connecté à son système de planification budgétaire et à son ERP.

« Le système de workflow gère désormais l'intégralité du processus. C'est ce qui rend le numérique si efficace. Aucune étape n'est ignorée, et tous les participants sont informés par courrier électronique dans Outlook de la présence d'une nouvelle tâche », explique Ralf Everding, spécialiste applicatif au service informatique de la raffinerie Heide.

• Environ 35 000 instances de processus, couvrant l'approbation des projets et la vérification des factures, ont été migrées depuis l'ancien système
• Les factures entrantes représentent désormais environ 15 000 instances de workflow par an
• Les processus d'approbation structurés et les tâches ad hoc flexibles fonctionnent sur une seule plateforme BPM

RH : intégration et départ des collaborateurs

Les RH sont le domaine où l'investissement est le plus vite rentabilisé, car chaque arrivée et chaque départ suivent le même schéma. Le classement d'un contrat signé dans le dossier du personnel numérique peut déclencher automatiquement le workflow d'intégration.

Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, un processus de départ génère des sous-tâches pour la désactivation des comptes et la restitution du matériel, et consigne chaque étape dans son dossier.

En démonstration, la plupart des logiciels d'automatisation des workflows se ressemblent. Les différences apparaissent lorsqu'un vrai document arrive, puis un an plus tard, quand un auditeur pose ses questions. Évaluez chaque solution présélectionnée selon ces critères :

• Réception des documents : la solution récupère-t-elle les documents depuis les e-mails, les dossiers réseau et les scanners sans développement spécifique ?
• Capture par IA : classe-t-elle les documents et en extrait-elle les données, y compris les cases à cocher et l'écriture manuscrite des formulaires ?
• Modélisation des processus : prend-elle en charge le BPMN 2.0, pour que les métiers et l'informatique travaillent sur le même diagramme ?
• Ouverture des intégrations : se connecte-t-elle à votre ERP, à votre CRM et à vos systèmes RH via des interfaces standard comme REST, les webhooks et CMIS ?
• Piste d'audit : enregistre-t-elle qui a fait quoi et quand, pour garantir la piste d'audit fiable exigée pour les factures et documenter votre contrôle interne ?
• Cycle de vie documentaire : stocke-t-elle, conserve-t-elle et archive-t-elle les documents traités par le workflow, ou confie-t-elle cette tâche à un autre système ?

Accordez une importance particulière au dernier critère. Une plateforme de workflow incapable de gérer les documents qu'elle achemine vous oblige à exploiter une GED et un système d'archivage distincts. Chaque système supplémentaire est une intégration de plus à maintenir.

La vie d'un document se poursuit bien après la dernière approbation. Une facture validée ou un contrat de travail signé doit être classé, versionné et retrouvable pendant des années, souvent en application d'une durée légale de conservation.

En France, ces durées découlent principalement du Code de commerce et du Livre des procédures fiscales (voir la section suivante). Les entreprises doivent aussi pouvoir prouver, longtemps après la clôture du workflow, qui a approuvé une opération et à quelle date. Ces obligations s'attachent au document et durent bien plus longtemps que le workflow qui l'a produit.

C'est pourquoi l'ensemble du cycle de vie documentaire compte autant que le workflow lui-même :

• Capture et classification : les documents entrent dans le processus avec le bon type et les bonnes métadonnées
• Stockage et versioning : chaque document est conservé dans un référentiel unique de gestion électronique des documents (GED), avec l'intégralité de son historique des versions
• Conservation et archivage : les règles de gestion des archives s'appliquent automatiquement, et les documents archivés ne peuvent plus être modifiés
• Recherche : toute personne disposant des droits nécessaires retrouve un document en quelques secondes, y compris les auditeurs

Exploiter le workflow, la gestion documentaire et l'archivage dans des systèmes séparés recrée la fragmentation que vous cherchiez à éliminer. Les architectures les plus solides les réunissent sur une seule plateforme : la piste d'audit suit ainsi le document de sa réception jusqu'à sa suppression.

Notre guide de l'archivage à valeur probante détaille cette dernière étape.

Un workflow automatisé permet d'appliquer systématiquement les règles de conservation à chaque document qu'il traite. En France, les principales références sont les suivantes :

• Factures et documents comptables : l'article L.123-22 du Code de commerce impose une conservation de dix ans
• Délai fiscal : l'article L.102 B du Livre des procédures fiscales fixe une durée de conservation de six ans
• Contrats commerciaux : les obligations nées entre commerçants se prescrivent par cinq ans (article L.110-4 du Code de commerce)
• Piste d'audit fiable : pour les factures, l'article 289 du Code général des impôts exige des contrôles documentés qui établissent un lien entre la facture et l'opération qui la justifie
• Données personnelles : le RGPD et les recommandations de la CNIL limitent la durée de conservation des données à caractère personnel, par exemple dans les dossiers RH ou les dossiers clients
• Archivage à valeur probante : la norme NF Z42-013, fondée sur l'ISO 14641-1, définit les exigences applicables aux systèmes d'archivage électronique

Doxis est certifié ISO 14641-1 et répond ainsi aux exigences de la NF Z42-013. Pour les filiales de groupes cotés aux États-Unis, le Sarbanes-Oxley Act impose en outre de documenter les contrôles internes, ce qu'une piste d'audit complète facilite.

Vérifiez toujours les obligations propres à votre secteur avec vos équipes juridiques et conformité.

Lorsque vos workflows démarrent par un document, il vous faut un logiciel capable de lire ce document avant de l'acheminer. Doxis associe l'Intelligent Document Processing à la gestion des processus métier (BPM) : chaque fichier entrant est classé, ses données sont extraites et le bon workflow démarre automatiquement.

Cela vaut aussi bien pour la réception des sinistres que pour l'approbation de projets ou l'intégration des collaborateurs.

L'automatisation des workflows est l'une des fonctionnalités de la plateforme Doxis Intelligent Content Automation. Cette même plateforme gère tous les documents traités par le workflow, y compris leur archivage conforme aux exigences d'audit et leur conservation, et se connecte à vos systèmes ERP, CRM et RH.

• Workflows déclenchés par les documents : la réception par e-mail, par dossier ou par numérisation lance automatiquement les processus
• Capture par IA intégrée : classification et extraction, y compris des cases à cocher et de l'écriture manuscrite des formulaires
• Modélisation BPMN 2.0 : les métiers et l'informatique conçoivent et exécutent les workflows à partir du même modèle
• Intégration ouverte : des connecteurs pour votre ERP, ainsi que REST, webhooks et CMIS pour tous les autres systèmes
• Piste d'audit complète : chaque étape, approbation et décision de suppléance est enregistrée à des fins de conformité
• Une seule plateforme pour tout le cycle de vie documentaire : workflow, GED, archivage et conservation sans système supplémentaire

Selon l'étude Total Economic Impact de Forrester, SEW-EURODRIVE a obtenu un ROI de 336 % avec Doxis et amorti son investissement en moins de six mois. Doxis est également Leader du Gartner® Magic Quadrant™ pour la gestion documentaire 2026.

Demandez une démo gratuite pour voir un workflow déclenché par un document fonctionner sur vos propres processus.

FAQ sur l'automatisation des workflows