Workflow-Automatisierung: Automatisieren Sie Unternehmensprozesse, die mit Dokumenten beginnen

• Workflow-Automatisierung führt eine Abfolge von Geschäftsschritten automatisch aus – gesteuert über Auslöser (Trigger), Bedingungen und Aktionen
• Die meisten Workflows im Unternehmen beginnen mit einem Dokument, deshalb muss die Automatisierung bei Erfassung, Klassifizierung und Datenextraktion ansetzen
• KI übernimmt den unstrukturierten Anfang eines Workflows, Regeln steuern Weiterleitung, Freigaben und Fristen
• Ob ein Workflow tatsächlich durchgängig läuft, entscheidet die Integration in Ihr ERP und Ihre weiteren Geschäftssysteme
• Nach der letzten Freigabe muss das Dokument noch abgelegt, aufbewahrt und revisionssicher archiviert werden

Workflow-Automatisierung (engl. Workflow Automation) bezeichnet den Einsatz von Software, die eine Abfolge von Geschäftsschritten ohne manuelle Übergaben ausführt. Ein Auslöser, etwa eine eingehende Rechnung oder ein abgesendetes Formular, startet den Workflow.

Bedingungen legen fest, welchen Weg der Workflow nimmt. Aktionen erledigen die Aufgaben: Sie leiten Vorgänge an die zuständige Person weiter, aktualisieren Geschäftssysteme und protokollieren jeden Schritt für die Revision.

Die meisten Lösungen für Workflow-Automatisierung sind auf Ereignisse ausgelegt, die bereits strukturiert vorliegen: Ein Formularfeld ändert sich, ein Datensatz wird angelegt, ein Status wechselt auf „freigegeben“.

In Unternehmen beginnen Prozesse selten so sauber. Am Anfang steht ein 14-seitiges PDF im E-Mail-Anhang, ein gescannter Lieferschein oder ein handschriftlicher Änderungsantrag.

Die Automatisierung wartet also auf einen Menschen. Die Symptome kennen Sie:

• Das Sammelpostfach: Schadenmeldungen und Zertifikate stapeln sich, bis jemand Zeit zum Sortieren findet
• Doppelte Datenerfassung: Dieselben Daten werden in zwei oder drei Systeme eingetippt, weil sie nirgends einmal zentral ausgelesen werden
• Freigaben hinterherlaufen: Ein Dokument liegt im Postfach einer abwesenden Person, und niemand bemerkt, dass der Vorgang stockt
• Hektik bei der Prüfung: Fragt ein Prüfer, wer wann was freigegeben hat, steckt die Antwort in E-Mail-Verläufen

Laut derselben Studie sollen 66 % der neuen IDP-Projekte ein bestehendes System ablösen. An Automatisierung fehlt es Unternehmen also nicht. Sie ersetzen vielmehr Altsoftware, die mit den Dokumenten am Prozessanfang nicht zurechtkommt.

Deshalb setzen die meisten Workflow-Projekte heute beim Input Management an.

Die folgende Methode beginnt dort, wo Ihr Prozess tatsächlich beginnt: beim Eingang eines Dokuments. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf – unabhängig davon, ob Sie in einer Abteilung starten oder unternehmensweit.

1. Einen dokumentenintensiven Prozess mit hohem Volumen auswählen

Beginnen Sie mit dem Prozess, bei dem die manuelle Bearbeitung die höchsten Kosten verursacht. Gute Kandidaten haben drei Merkmale: hohes Volumen, klare Geschäftsregeln und ein Dokument am Anfang.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die Schadenaufnahme und das Onboarding neuer Mitarbeiter erfüllen diese Kriterien.

Stellen Sie Ihren komplexesten Sonderprozess vorerst zurück. Ein erster Workflow, der nach wenigen Wochen produktiv läuft, schafft intern die Glaubwürdigkeit, die Sie für die nächsten zehn Projekte brauchen.

2. Den Prozess abbilden und seinen Auslöser festlegen

Dokumentieren Sie jeden Schritt so, wie er heute abläuft, selbst die inoffiziellen: die Excel-Liste, die ein Kollege pflegt, oder die Kollegin, die „einfach weiß“, wer freigeben muss. Markieren Sie jede Übergabe und jede Stelle, an der ein Dokument liegen bleibt.

Modellieren Sie anschließend den Zielprozess in BPMN 2.0, der Standardnotation für Business Process Management (BPM). Die Fachbereiche skizzieren den Ablauf, die IT macht aus demselben Diagramm einen ausführbaren Workflow.

Definieren Sie den Auslöser eindeutig: Welches Dokument startet, über welchen Eingangskanal, welchen Prozess?

3. Den Dokumenteneingang aus E-Mail, Ordnern und Scans automatisieren

Dokumente erreichen Ihr Unternehmen über mehrere Kanäle, und Ihre Workflow-Automatisierung muss alle davon überwachen. E-Mail-Importer übernehmen Anhänge direkt aus Sammelpostfächern, der Kern einer automatisierten Posteingangsverarbeitung.

File-Importer überwachen die Netzwerkordner, in denen Scanner und andere Systeme Dateien ablegen.

Sobald ein Dokument eingeht, startet der Prozess von selbst. Sie können beispielsweise einen Ordner so konfigurieren, dass das Speichern eines bestimmten Dokumenttyps automatisch den passenden Workflow anstößt. Alternativ prüft ein Hintergrunddienst regelmäßig auf neue Eingänge und legt für jeden einen Prozess an.

4. Dokumente mit KI klassifizieren und Daten extrahieren

Genau diesen Schritt lassen die meisten Workflow-Tools aus. Intelligent Document Processing (IDP) liest die eingehende Datei, klassifiziert das Dokument und extrahiert die Daten, die der Workflow benötigt: eine Versicherungsscheinnummer, eine Bestellsumme, eine Lieferantennummer.

Für gescannte Formulare reicht klassische OCR nicht aus. Achten Sie auf Checkbox- und Markierungserkennung sowie auf Handschrifterkennung für Formularfelder.

Ihr Workflow arbeitet dann mit validierten Daten. Ein Mitarbeiter greift nur ein, wenn die Software ein Feld mit niedriger Konfidenz markiert.

5. Weiterleitungsregeln, Freigaben und Eskalationen festlegen

Liegen die Daten sauber vor, übernehmen Regeln. Eine Bestellanforderung über einem festgelegten Betrag geht an einen zweiten Freigeber. Fehlt bei einem Schadenfall ein Dokument, fordert der Workflow es automatisch beim Kunden an.

Aufgaben landen im persönlichen Postkorb der Bearbeiter, die sofort benachrichtigt werden, sobald etwas Neues eingeht.

Planen Sie Abwesenheiten von Anfang an ein. Vertretungsregeln leiten Aufgaben automatisch um, wenn jemand nicht im Haus ist, und Eskalationen melden Vorgänge, die zu lange liegen. Genau das unterscheidet eine Freigabekette auf dem Papier von echter Approval Workflow Software.

Für Prozesse ohne festen Ablauf, etwa einen komplexen Änderungsantrag, sollte die Software zusätzlich Ad-hoc-Aufgaben innerhalb eines strukturierten Workflows ermöglichen.

6. Den Workflow an Ihr ERP und Ihre Geschäftssysteme anbinden

Ein Workflow, an dessen Ende jemand Daten ins ERP abtippt, ist nicht automatisiert. Binden Sie ihn direkt an Ihre führenden Systeme an – ob SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics 365 –, damit freigegebene Daten ohne erneute Erfassung gebucht werden.

Prüfen Sie, ob die Software eine ERP-Integration für genau das System bietet, das Sie einsetzen.

ERP-Konnektoren sind nur ein Teil davon. REST- und Datenbankschnittstellen decken die meisten Fachanwendungen ab. Webhooks übermitteln Ereignisse wie „neues Dokument angelegt“ an CRM- oder HR-Systeme und ermöglichen diesen umgekehrt, Aktionen auszulösen.

Über eine CMIS-Schnittstelle tauschen Content-Repositories unterschiedlicher Hersteller Dokumente untereinander aus.

7. Testen, einführen und messen

Betreiben Sie den Workflow einige Wochen parallel zum manuellen Prozess und vergleichen Sie die Ergebnisse. Messen Sie anschließend die Kennzahlen, auf die Ihr Business Case abzielt: Durchlaufzeit pro Dokument, Dunkelverarbeitungsquote, Ausnahmen pro 100 Dokumente und eingesparte Arbeitsstunden.

Diese Werte verbessern sich in der Regel auch nach dem Go-live weiter, weil die Teams dem Workflow zunehmend vertrauen. In einer Forrester-Total-Economic-Impact-Studie zu Doxis beim Hersteller SEW-EURODRIVE (2023) stieg die Zeitersparnis bei automatisierten, dokumentenzentrierten Workflows von 70 % im ersten Jahr auf 90 % im zweiten und dritten Jahr.

Sie brauchen beides an unterschiedlichen Stellen. Regeln sind vorhersehbar und prüfbar und damit genau richtig für Freigaben, Fristen und Compliance-Prüfungen. KI liest auch Dokumente in einem Layout, das sie noch nie gesehen hat, und erkennt, worum es sich handelt.

Das Muster ist in allen Branchen gleich: Ein Dokument geht ein, KI liest es, Regeln leiten es weiter, und das Ergebnis landet in einem Geschäftssystem. Unterschiedlich sind nur das Dokument und die Regeln, die dafür gelten.

Versicherungen: Schadenaufnahme und -steuerung

Eine Schadenmeldung geht per E-Mail ein, mit Fotos, Polizeibericht und Kostenvoranschlag der Werkstatt. Der Workflow klassifiziert jeden Anhang, extrahiert Versicherungsscheinnummer und Schadenhöhe und prüft die Deckung.

Einfache Schäden gehen direkt in die Regulierung, Großschäden mit vollständiger Akte an einen erfahrenen Schadenregulierer.

Versicherer, die diesen Prozessanfang automatisieren, sehen schnell Ergebnisse. Die DEVK bearbeitet heute 32 % der Schadenfälle noch am Eingangstag und hat den Aufwand für die Postverteilung um 75 % gesenkt. Auch deshalb beginnt ECM für Versicherungen heute beim Posteingang.

Banken: Kredit- und Onboarding-Akten

Ein Kreditantrag nimmt selten den direkten Weg. Er wird zur Prüfung per E-Mail verschickt, zur Unterschrift ausgedruckt und in ein separates System eingetippt.

Workflow-Automatisierung führt Antrag, Gehaltsnachweise und Ausweisdokumente in einer digitalen Fallakte zusammen, meldet fehlende Unterlagen und übergibt die Akte an die Kreditprüfung, sobald sie vollständig ist.

Fertigungsindustrie: Lieferanten-Onboarding und Freigabe technischer Änderungen

Ein Lieferant ändert das Material eines Halters, also müssen Zeichnung, Spezifikation und Prüfplan angepasst werden. Ein automatisierter Änderungsworkflow (Engineering Change) leitet die Änderung nacheinander an alle Freigeber, aktualisiert die verknüpften Dokumente und zeigt jederzeit den Bearbeitungsstand, ohne dass jemand nachfragen muss.

Lieferantenzertifikate folgen demselben Muster. Jeder neue Lieferant erhält eine elektronische Lieferantenakte. Der Workflow fordert fehlende Zertifikate an und erinnert rechtzeitig, bevor sie ablaufen. Das ist einer der schnellsten Erfolge mit ECM in der Fertigungsindustrie.

Energie und Versorgung: Wie die Raffinerie Heide Projektgenehmigungen automatisiert hat

Die Raffinerie Heide, die nördlichste Rohölraffinerie Deutschlands, genehmigte Projekte aller Art auf Papier, vom Neubau von Produktionsanlagen bis zu IT-Softwareprojekten.

Die Entscheidungsebenen richteten sich nach dem Auftragswert, und die Papieranträge wanderten nacheinander von Schreibtisch zu Schreibtisch.

Mit Doxis BPM hat die Raffinerie sie durch einen einheitlichen elektronischen Projektgenehmigungsworkflow ersetzt, der an die Budgetplanung und das ERP-System angebunden ist.

„Das macht das elektronische Arbeiten so effektiv: Jetzt erledigt das Workflow-System die Steuerung des Prozesses. Kein Schritt kann ausgelassen werden und alle Beteiligten werden per E-Mail in ihrem Outlook-Postfach darüber informiert, wenn eine neue Aufgabe auf sie wartet“, sagt Ralf Everding, Application Specialist Informationstechnik bei der Raffinerie Heide.

• Rund 35.000 Prozessinstanzen aus Projektgenehmigungen und Rechnungsprüfungen wurden aus dem Altsystem übernommen
• Eingangsrechnungen laufen heute als rund 15.000 Workflow-Instanzen pro Jahr
• Strukturierte Freigabeprozesse und flexible Ad-hoc-Aufgaben laufen auf einer gemeinsamen BPM-Plattform

Personalwesen: On- und Offboarding von Mitarbeitern

Im Personalwesen amortisiert sich die Automatisierung am schnellsten, weil jede Einstellung und jeder Austritt nach demselben Muster abläuft. Wird ein unterschriebener Arbeitsvertrag in der digitalen Personalakte abgelegt, kann das automatisch den Onboarding-Workflow starten.

Verlässt jemand das Unternehmen, erzeugt der Offboarding-Prozess Teilaufgaben für die Deaktivierung von Benutzerkonten und die Rückgabe von Arbeitsmitteln und dokumentiert jeden Schritt in der Personalakte.

n der Produktdemo sehen sich die meisten Lösungen für Workflow-Automatisierung ähnlich. Die Unterschiede zeigen sich, wenn ein echtes Dokument eingeht, und noch einmal, wenn ein Prüfer ein Jahr später Fragen stellt. Prüfen Sie jede Lösung auf Ihrer Shortlist anhand dieser Kriterien:

• Dokumenteneingang: Übernimmt die Software Dokumente aus E-Mail, Netzwerkordnern und Scannern ohne individuelle Programmierung?
• KI-gestützte Erfassung: Klassifiziert sie Dokumente und extrahiert Daten, einschließlich Checkboxen und Handschrift in Formularen?
• Prozessmodellierung: Unterstützt sie BPMN 2.0, sodass Fachbereich und IT mit demselben Diagramm arbeiten?
• Offene Integration: Lässt sie sich über Standardschnittstellen wie REST, Webhooks und CMIS an Ihr ERP-, CRM- und HR-System anbinden?
• Audit-Trail: Protokolliert sie, wer wann was getan hat, sodass Sie Ihr internes Kontrollsystem (IKS) belegen und die Anforderungen der GoBD bei einer Betriebsprüfung erfüllen können?
• Dokumentenlebenszyklus: Speichert, verwahrt und archiviert sie die Dokumente, die der Workflow bearbeitet, oder überlässt sie diese Aufgabe einem weiteren System?

Gewichten Sie den letzten Punkt besonders hoch. Eine Workflow-Plattform, die die weitergeleiteten Dokumente nicht selbst verwalten kann, zwingt Sie, parallel ein separates Dokumentenmanagementsystem (DMS) und ein Archiv zu betreiben. Jedes zusätzliche System ist eine weitere Schnittstelle, die gepflegt werden muss.

Der Lebenszyklus eines Dokuments endet nicht mit der letzten Freigabe. Eine freigegebene Rechnung oder ein unterschriebener Arbeitsvertrag muss abgelegt, versioniert und über Jahre auffindbar bleiben, häufig unter gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

In Deutschland regeln das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und die Abgabenordnung (§ 147 AO), wie lange Unterlagen aufzubewahren sind. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt für Buchungsbelege wie Rechnungen eine Frist von acht statt zehn Jahren, Handelsbücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Für BaFin-beaufsichtigte Unternehmen gilt eine eigene Übergangsregelung (BDO).

Zugleich verlangen die GoBD, dass steuerrelevante Dokumente vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden. Bei einer Betriebsprüfung muss belegbar sein, wer einen Vorgang freigegeben hat, auch lange nachdem der Workflow abgeschlossen ist. Beide Anforderungen hängen am Dokument und gelten über den Workflow hinaus, der es erzeugt hat.

Deshalb ist der gesamte Dokumentenlebenszyklus genauso wichtig wie der Workflow selbst:

• Erfassung und Klassifizierung: Dokumente gelangen mit dem richtigen Dokumenttyp und den passenden Metadaten in den Prozess
• Speicherung und Versionierung: Jedes Dokument liegt in einem zentralen Repository für das Dokumentenmanagement, inklusive vollständiger Versionshistorie
• Aufbewahrung und Archivierung: Regeln des Records Managements greifen automatisch, und archivierte Dokumente lassen sich nicht mehr verändern
• Wiederauffinden: Wer die nötigen Berechtigungen hat, findet ein Dokument in Sekunden, auch Prüfer

Wer Workflow, Dokumentenmanagement und Archivierung in getrennten Systemen betreibt, schafft genau die Fragmentierung neu, die er beseitigen wollte. Am wirkungsvollsten sind Lösungen, die alles auf einer Plattform bündeln: Der Audit-Trail begleitet das Dokument dann vom Eingang bis zur Löschung.

Was revisionssichere Archivierung nach GoBD im Detail bedeutet, erklären wir in unserem Beitrag zur GoBD.

Wenn Ihre Workflows mit einem Dokument beginnen, brauchen Sie Software, die das Dokument liest, bevor sie es weiterleitet. Doxis verbindet Intelligent Document Processing mit BPM: Jede eingehende Datei wird klassifiziert, ihre Daten werden extrahiert, und der passende Workflow startet automatisch.

Das funktioniert bei der Schadenaufnahme ebenso wie bei Projektgenehmigungen oder dem Onboarding neuer Mitarbeiter.

Workflow-Automatisierung ist eine Funktion der Doxis Intelligent Content Automation Plattform. Dieselbe Plattform verwaltet jedes Dokument, das der Workflow berührt, einschließlich revisionssicherer Archivierung und Aufbewahrung. Zudem ist sie an Ihr ERP-, CRM- und HR-System angebunden.

• Dokumentengesteuerte Workflows: Eingänge per E-Mail, Ordner oder Scan starten Prozesse automatisch
• Integrierte KI-Erfassung: Klassifizierung und Extraktion, einschließlich Checkboxen und Handschrift in Formularen
• Prozessmodellierung mit BPMN 2.0: Fachbereich und IT gestalten und betreiben Workflows auf Basis desselben Modells
• Offene Integration: Konnektoren für Ihr ERP sowie REST, Webhooks und CMIS für alle weiteren Systeme
• Lückenloser Audit-Trail: Jeder Schritt, jede Freigabe und jede Vertretungsentscheidung wird für Compliance-Nachweise protokolliert
• Eine Plattform für den gesamten Dokumentenlebenszyklus: Workflow, DMS, Archivierung und Aufbewahrung ohne zusätzliche Systeme

Die revisionssichere Archivierung mit Doxis ist nach IDW PS 880 zertifiziert, die GoBD-Konformität der Software hat die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ebner Stolz bestätigt.

SEW-EURODRIVE erzielte laut der Forrester-Total-Economic-Impact-Studie einen ROI von 336 % mit Doxis bei einer Amortisationszeit von unter sechs Monaten. Zudem ist Doxis Leader im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026.

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Häufig gestellte Fragen zur Workflow-Automatisierung