Maverick Buying – wie der Einkauf die Kontrolle zurückgewinnt

Maverick Buying bedeutet, dass Mitarbeitende Waren und Dienstleistungen außerhalb standardisierter Einkaufsprozesse und ohne Freigaben beschaffen. Bedeutet: Mitarbeitende schließen eigenmächtig Geschäfte ab, ohne die Einkaufsabteilung einzubinden.

Ein Beispiel für Maverick Buying ist, dass ein Mitarbeiter eigenständig Materialien bei einem Lieferanten beauftragt, ohne den Rahmenvertrag des Unternehmens zu nutzen oder die Einkaufsabteilung zu informieren. Deshalb ist Maverick Buying auch unter dem Namen „wilder Einkauf“ bekannt.

Diese unterscheiden sich in drei Typen:

• Typ 1: Mitarbeitende beschaffen Waren und Dienstleistungen, ohne den Einkauf einzubeziehen.
• Typ 2: Mitarbeitende binden den Einkauf zu spät in die Beschaffung ein.
• Typ 3: Mitarbeitende umgehen formale Prozesse wie Rahmenverträge, Genehmigungsverfahren oder Richtlinien.

Maverick-Buying-Quote berechnen

Wie stark wilde Einkäufe im eigenen Unternehmen existieren, misst die Maverick-Buying-Quote in Prozent:

Maverick-Buying-Quote = (Einkaufsvolumen x 100) / Finanzvolumen mit externen Lieferanten

Eine dauerhaft hohe Quote weist darauf hin, dass Mitarbeitende Prozesse nicht verstehen oder sich über diese hinwegsetzen. Eine dauerhaft niedrige Quote spricht hingegen für klare Prozesse, eine transparente Kommunikation und wirksame Einkaufsrichtlinien.

Das sagen die Ergebnisse aus:

• 0 bis 5 % (Sehr gut): Der Einkauf ist strategisch eingebunden und die Prozesse in Betrieben funktionieren.
• 5 bis 10 % (Akzeptabel): Es existieren kleinere Abweichungen vom Soll, aber grundsätzlich behält der Einkauf die Kontrolle.
• 10 bis 20 % (Kritisch): Mitarbeitende umgehen Prozesse teils und der Handlungsbedarf steigt.
• > 20 % (Alarmierend): Maverick Buying ist keine Seltenheit mehr, klare Maßnahmen sind notwendig.

Betriebe streben eine Maverick-Buying-Quote von bis zu 5 Prozent an.

Maverick Buying entsteht, wenn Mitarbeitende über die Beschaffungsprozesse und -richtlinien nicht ausreichend informiert sind oder keine standardisierten Prozesse existieren.

Unkenntnis über Richtlinien und Verfahren

Fehlendes Wissen über interne Richtlinien und Verfahren führt dazu, dass Mitarbeitende Beschaffungsprozesse nicht korrekt durchlaufen. Unklare Abläufe, veraltete Vorgaben oder ständig wechselnde Genehmigungswege sorgen schnell für Fehlentscheidungen und fehlerhafte Bestellungen im Einkauf.

Umgehen formaler Prozesse

Mit Maverick Buying umgehen Mitarbeitende bewusst formale Einkaufswege – oft, weil die Prozesse zu kompliziert oder intransparent wirken. Um kurzfristig einen Bedarf zu decken, bestellen sie lieber eigenständig, statt den offiziellen Weg zu gehen. Die Annahme dahinter: Es geht schneller ohne den Einkauf.

Mangelndes Verständnis für bestehende Beschaffungssysteme

Zusammengefasst entsteht das Kaufverhalten Maverick Buying, wenn Mitarbeitende nicht ausreichend informiert sind, weil zum Beispiel keine Schulungsangebote existieren. Gleichzeitig fehlt oft das Bewusstsein dafür, warum ein regelkonformer Einkaufsprozess wichtig ist, nämlich um Kosten zu kontrollieren oder Compliance im Purchase-to-Pay-Prozess (P2P-Prozess) sicherzustellen.

Die Folge von Maverick Buying sind ineffiziente Beschaffungsvorgänge. Sie zeigen sich durch:

• Unkalkulierte Ausgaben
• Versteckte Kosten und Budgetüberschreitungen
• Fehlende Transparenz im Beschaffungsprozess
• Eine geschwächte Position in Vertragsverhandlungen
• Die Wahl von Lieferanten mangelnder Qualität
• Korruptionsrisiken aufgrund von Kick-Back-Zahlungen

Für Ihr Unternehmen ist der Schaden von Maverick Buying erheblich. Neben Mehrkosten drohen Reputationsschäden, Lieferantenmanagement- und Compliance-Probleme. Beispielsweise könnte die Wahl eines falschen Lieferanten einen Verstoß gegen das Lieferkettengesetz bedeuten, sofern dieser nicht zertifiziert ist. Auch Partner von Rahmenverträgen sehen es nicht gerne, wenn Bestellungen abseits der verhandelten Basis erfolgen.

Kurz gesagt: Um Maverick Buying zu vermeiden, muss der Einkauf die Kontrolle über die Prozesse zurückgewinnen.

Damit Maverick Buying gar nicht erst entsteht, brauchen Sie klare Einkaufsrichtlinien und definierte Abläufe. Der erste Schritt: Mitarbeiter schulen und Maßnahmen ergreifen. Bonus-Malus-Regelungen sind in diesem Zuge ein wichtiges Steuerungsinstrument. Sie setzen Anreize für regelkonformes Verhalten, gleichzeitig definieren sie Konsequenzen bei Regelverstößen. Beispielsweise erhalten Teams bei regelkonformen Bestellungen über definierte Einkaufswege einen Budgetbonus, während Regelverstöße zu Abzügen führen.

Digitale Beschaffungslösungen schaffen zusätzlich Transparenz. Sie ermöglichen es, dass Einkauf und Fachabteilungen gemeinsam arbeiten. Ergo: Das Beschaffungsmanagement behält die Kontrolle über alle Prozesse, während Mitarbeitende in Abteilungen weiterhin eigenständig Einkaufsprozesse anstoßen – nicht wild, sondern konform zu den geltenden Compliance-Richtlinien.

Ein optimierter Beschaffungsprozess bedeutet volle Kontrolle für den Einkauf. Und das zu jeder Zeit innerhalb des Workflows:

• Bedarfe ermitteln: Sobald Mitarbeitende einen Bedarf erkennen, stellen sie eine Bestellanforderung (BANF) an den Einkauf. Dieser prüft und gibt die Bestellung frei.
• Lieferanten auswählen und Angebote senden: Im Rahmen eines strategischen Lieferantenmanagements fordert der Einkauf Angebote von zertifizierten Lieferanten an, vergleicht sie und verhandelt mit dem Anbieter, der das beste Gesamtpaket liefert.
• Bestellen und Aufträge bestätigen: Ist die Ware oder Dienstleistung bestellt, erhalten Unternehmen eine Auftragsbestätigung. Systeme gleichen Bestellung und Bestätigung automatisch ab und dokumentieren alles revisionssicher in der Bestellhistorie.
• Waren annehmen: Erst wenn die Bestellung auf Qualität und Vollständigkeit geprüft ist, erfasst die Buchhaltung diese im System. Stimmt alles, wird die Ware intern an die Fachabteilung weitergeleitet.
• Rechnung schreiben: Mit der Bezahlung der Ware endet die Beschaffung.

Digital ist die Beschaffung für alle Beteiligten deutlich einfacher: Nach dem Absenden der Anforderung läuft alles digital und weitgehend automatisiert im Hintergrund.

Bei einer reibungslosen Beschaffung greifen Systeme und Verantwortlichkeiten ineinander und gewährleisten so schnelle und sichere Prozesse innerhalb einer Plattform. Die Lösung: Intelligent Content Automation.

Enterprise Content Management Systeme (ECM) lösen Verlustquellen, die in Purchase-to-pay-Prozessen (P2P) schlummern. Sie zentralisieren ganze Beschaffungsverfahren in einem System. Der Einkaufsprozess ist dann transparent und nachvollziehbar.

Automatisierte Genehmigungsworkflows innerhalb der Purchase-to-Pay-Automation reduzieren so das Risiko von Maverick Buying. Nicht zuletzt, weil ECM-Systeme die Einhaltung von Richtlinien und Vorgaben verbindlich machen. Der Einkaufsprozess ist also so aufgesetzt, dass er konform und effizient erfolgt.

Intelligent Content Automation mit Doxis

Doxis bildet den gesamten P2P-Prozess in einer Lösung ab – von der Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsverarbeitung. So minimieren Sie Medienbrüche und definieren unternehmensweite Standards, die schlanke Prozesse fördern.

Nutzen Sie Doxis für den gesamten Beschaffungsprozess mitsamt aller Lösungen:

• Automatisierung von Auftragsbestätigungen: Doxis erfasst Auftragsbestätigungen, gleicht sie mit den Bestell- und Lieferantendaten ab und archiviert Auftragsbestätigungen revisionssicher.
• Contract Lifecycle Management: Automatisieren und vereinheitlichen Sie das Vertragsmanagement von der Erstellung bis Löschung unter Berücksichtigung von Aufbewahrungs- und Löschfristen.
• SmartBridge für SAP: Integrieren Sie SAP in Ihr ECM-System und schaffen Sie so nachvollziehbare und ganzheitliche Prozesse. Für Sie und Ihre Geschäftspartner.
• Digitale Lieferantenakten: Erhalten Sie mit der Lieferantenakte einen 360-Grad-Blick auf Bestellungen, Lieferanten sowie Lieferungen und beschleunigen Sie P2P-Abläufe im Einkauf mittels automatisierter Workflows und optimierter Prozessqualität.
• Intelligent Invoice Automation: Mit Doxis gelingen Rechnungsworkflows schneller und fehlerfrei. Tagesaktuell bereitgestellte Liquiditätsplanungen und Optimierungspotenziale erhöhen die Rentabilität.

Die Folgen von Maverick Buying sind für Unternehmen verheerend. Gründe für das selbstermächtigte Kaufen von Waren und Dienstleistungen von Mitarbeitenden liegen in ineffizienten Prozessstrukturen und mangelnder Informationstransparenz.

Digitale Lösungen wie Doxis Intelligent Purchase-to-Pay Automation bilden Beschaffungsprozesse in unternehmensweiten standardisierten Workflows ab. Das erhöht die Kontrolle über Einkaufsaktivitäten, schafft transparente Beschaffungswege und beschleunigt dank Automatisierung sämtliche Workflows.