Die 7 besten Lösungen für Unstructured Data Management 2027

• 65 % der befragten Unternehmen evaluieren oder implementieren derzeit neue Projekte zur Dokumentenverarbeitung, und zwei Drittel dieser Projekte sollen ein Altsystem ablösen.
• Alle 7 verglichenen Lösungen extrahieren und klassifizieren Dokumente per KI und leiten unsichere Felder zur manuellen Prüfung weiter.
• Bei der Aufbewahrung unterscheiden sich die Lösungen deutlich: Laut Herstellerdokumentation (Stand: Oktober 2026) archiviert eine der 7 Lösungen Dokumente selbst, die übrigen übergeben Daten und Dokumente zur Aufbewahrung an Zielsysteme.
• Bei SAP reicht die Spanne vom Datenexport per API bis zu zertifizierten Schnittstellen, über die das Originaldokument direkt am SAP-Beleg abrufbar ist.
• Auch digitalisierte Belege unterliegen in Deutschland den GoBD und müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist unveränderbar bleiben.

Unstructured Data Management umfasst die Auswertung und Aufbewahrung von Inhalten ohne feste Datenstruktur, etwa E-Mails oder gescannte Verträge. KI-Technologien wie OCR und Machine Learning lesen diese Inhalte aus und überführen sie in strukturierte Daten, die Fachabteilungen in ihren Geschäftsprozessen weiterverwenden.

Warum unstrukturierte Daten zum Compliance-Risiko werden

Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen nach HGB und AO seit 2025 grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare und unveränderbare Aufbewahrung.

Liegen Dokumente verstreut in Postfächern und auf Netzlaufwerken, erschwert das die Einhaltung dieser Vorgaben. Hinzu kommen die Löschpflichten der DSGVO. Unternehmen benötigen deshalb klare Regeln für die Ablage, Aufbewahrung und Löschung ihrer Dokumente.

IDP oder ECM: Welche Software ist die richtige?

Intelligent Document Processing (IDP) klassifiziert Dokumente, extrahiert relevante Daten und ermöglicht die Prüfung unsicherer Ergebnisse. Enterprise Content Management (ECM) ergänzt diese Funktionen um Workflows und die langfristige, revisionssichere Archivierung.

Laut AIIM Market Momentum Index: Intelligent Document Processing Survey 2025 evaluieren oder implementieren 65 % der befragten Unternehmen neue IDP-Projekte. Rund zwei Drittel davon sollen Altsysteme ersetzen. Gerade für Konzerne kann eine gemeinsame Plattform für IDP und ECM deshalb den Integrationsaufwand reduzieren.

So wählen Sie die passende Lösung aus

Diese Punkte sollten Sie in jeder Demo prüfen:

• Extraktion mit eigenen Dokumenten testen: Lassen Sie die Lösung mit Ihren eigenen Rechnungen und gescannten Formularen arbeiten, auch mit schlechter Scanqualität.
• SAP-Integration hinterfragen: Klären Sie, ob nur Daten übertragen werden oder ob Mitarbeiter das Originaldokument direkt am SAP-Beleg öffnen können.
• Archivierung klären: Fragen Sie nach einer Zertifizierung nach IDW PS 880. Sie ist keine gesetzliche Pflicht, erleichtert aber den Nachweis, dass eine Software die Einhaltung der GoBD unterstützt.
• Deployment festlegen: Prüfen Sie, ob Cloud, On-Premises oder ein hybrider Betrieb zu Ihren Datenschutzvorgaben passt.
• Sicherheitsnachweise einfordern: Lassen Sie sich Zertifikate wie ISO 27001 oder SOC-Berichte vorlegen.

Doxis veröffentlicht diesen Vergleich und setzt die eigene Plattform auf Platz 1. Grundlage aller Einträge sind die Dokumentation der Anbieter sowie verifizierte Nutzerbewertungen von Gartner Peer Insights und G2.

Anbieter	Schwerpunkt
Rossum	Erfassung transaktionaler Dokumente mit SAP-zertifizierter Integration für S/4HANA Cloud
Doxis	KI-Extraktion mit revisionssicherem Archiv (IDW PS 880) und zertifizierten SAP-Schnittstellen
Nanonets	No-Code-Workflows für die Extraktion, Datenübergabe per API in ERP-Systeme
ABBYY Vantage	OCR und Dokumentenklassifizierung, Export über Konnektoren
Hyperscience	Formularverarbeitung in hohen Volumen, auch in abgeschotteten Umgebungen
UiPath Document Understanding	Extraktion innerhalb von RPA-Automatisierungen
Tungsten TotalAgility	Dokumentenverarbeitung mit Prozessorchestrierung und zertifizierter SAP-Integration

1. Rossum

Rossum ist eine KI-Plattform für transaktionale Dokumente wie Rechnungen und Bestellungen, die per E-Mail oder API ins System gelangen. Unsichere Extraktionen durchlaufen konfigurierbare Prüfschritte.

SAP: SAP-zertifizierte Integration für S/4HANA Cloud, die Rechnungsdaten und das Original-PDF per API oder Middleware an SAP übergibt.

Archivierung: Übergibt Daten und Original-PDF zur Aufbewahrung an Zielsysteme wie SAP.

Vorteile

• Gleicht extrahierte Rechnungsdaten mit SAP-Stammdaten und Bestellungen ab.
• Erfassung über mehrere Eingangskanäle.

Nachteile

• Nutzer beschreiben die Einrichtung von Integrationen als technisch anspruchsvoll (Gartner Peer Insights).
• Nutzer berichten von langen Verarbeitungszeiten bei umfangreichen Rechnungen zu Monatsbeginn (G2).

Integrationen

• SAP S/4HANA und SAP ECC
• Microsoft Dynamics 365
• NetSuite und Workday
• REST-API

Deployment

• Cloud
• Hybrid

2. Doxis

Doxis verbindet KI-gestützte Dokumentenverarbeitung mit Workflows und revisionssicherem Archiv auf einer Plattform. Ein Dokument wird also einmal erfasst und bleibt bis zum Ende seiner Aufbewahrungsfrist im selben System.

Die Extraktion übernimmt Doxis AI.dp: Das Modul klassifiziert eingehende Rechnungen oder Verträge und liest die relevanten Daten aus. Werte, die fehlen oder unplausibel wirken, markiert es automatisch zur Prüfung.

SAP: Zertifizierte SAP-Schnittstellen, über die Dokumente archiviert werden und direkt am SAP-Beleg abrufbar sind.

Archivierung: Eigenes, nach IDW PS 880 zertifiziertes Archiv auf derselben Plattform, das die Einhaltung der GoBD unterstützt.

Vorteile

• Workflows laufen auf derselben Plattform wie Extraktion und Archiv.
• Neben SAP sind Dokumente auch in Salesforce und Microsoft 365 direkt im jeweiligen Kontext verfügbar.
• Bewertet mit 4,2 von 5 auf Gartner Peer Insights. Nutzer heben die Flexibilität und Skalierbarkeit der elektronischen Akten hervor.

Nachteile

• Doxis ist für Großunternehmen mit hohen Dokumentenvolumen gebaut. Wer ausschließlich Daten extrahieren möchte, nutzt nur einen kleinen Teil der Plattform.

Integrationen

• SAP ERP und SAP S/4HANA
• Salesforce
• Microsoft 365 und Microsoft Dynamics 365
• Workday und ServiceNow

Deployment

• Cloud
• On-Premises
• Hybrid

3. Nanonets

Nanonets ist eine No-Code-Plattform, mit der Fachabteilungen eigene Extraktions-Workflows für Rechnungen und Formulare aufbauen. Unsichere Felder prüfen Mitarbeiter, bevor die Daten in die angebundenen Systeme fließen.

SAP: Schreibt extrahierte Daten per BAPI, IDoc, OData oder RFC in SAP.

Archivierung: Übergibt extrahierte Daten an ERP- und Buchhaltungssysteme.

Vorteile

• No-Code-Workflow-Builder zum Trainieren eigener Extraktionsmodelle.
• Breite Auswahl an ERP- und CRM-Anbindungen.

Nachteile

• Nutzer berichten von stark schwankenden Verarbeitungsgeschwindigkeiten (Gartner Peer Insights).
• Laut Nutzern reagiert der Support bei Problemen teils verzögert (Gartner Peer Insights).

Integrationen

• SAP S/4HANA und SAP ECC
• Oracle und Microsoft Dynamics 365
• NetSuite und Salesforce
• REST-API

Deployment

• Cloud
• Private Cloud
• On-Premises

4. ABBYY Vantage

ABBYY Vantage baut auf der langjährigen OCR-Technologie von ABBYY auf und klassifiziert Dokumente, bevor es die Daten extrahiert. Damit eignet sich die Plattform gut für Bestände mit wechselnden Layouts und schwankender Scanqualität.

SAP: Exportiert Daten über Konnektoren und API nach SAP.

Archivierung: Übergibt Daten und Dokumente über Konnektoren an Zielsysteme.

Vorteile

• Hohe OCR-Genauigkeit auch bei gescannten Dokumenten.
• Automatische Dokumentenklassifizierung vor der Extraktion.
• Unsichere Felder prüfen Mitarbeiter in einem integrierten Review-Client, aus dessen Korrekturen das System lernt.
• Konnektoren für gängige RPA-Plattformen.

Nachteile

• Nutzer beschreiben die Ersteinrichtung als aufwendig (Gartner Peer Insights).
• Laut einem Nutzer friert das Training eigener Erkennungsmuster gelegentlich ein (G2).

Integrationen

• SAP
• Oracle und Microsoft Dynamics 365
• RPA-Plattformen wie UiPath und Blue Prism
• REST-API

Deployment

• Cloud
• Private Cloud
• On-Premises

5. Hyperscience

Hyperscience ist auf große Mengen strukturierter und semistrukturierter Formulare ausgelegt, etwa Anträge oder standardisierte Unterlagen. Unsichere Extraktionen markiert die Plattform automatisch zur Prüfung.

SAP: Bindet SAP über einen Konnektor an.

Archivierung: Übergibt extrahierte Daten an nachgelagerte Systeme.

Vorteile

• Eigene, auf Dokumente spezialisierte Sprach- und Bildmodelle.
• Betrieb auch in abgeschotteten Umgebungen ohne Internetverbindung.

Nachteile

• Nutzer bemängeln eine lückenhafte Dokumentation für Betrieb und Wartung (Gartner Peer Insights).
• Bei semistrukturierten Dokumenten ist laut Nutzern mehr manuelle Prüfung nötig (G2).

Integrationen

• SAP
• REST-API

Deployment

• SaaS
• Private Cloud
• On-Premises

6. UiPath Document Understanding

UiPath Document Understanding bettet die Dokumentenextraktion in die RPA-Plattform von UiPath ein, sodass vortrainierte und eigene Modelle direkt in bestehenden Automatisierungen laufen.

SAP: Überträgt Daten über UiPath-Automatisierungen nach SAP.

Archivierung: Übergibt Daten über Automatisierungen an Zielsysteme.

Vorteile

• Extraktion direkt in RPA-Workflows eingebunden.
• Vortrainierte Modelle für viele Dokumenttypen.
• Unsichere Extraktionen gehen über die Validation Station oder das Action Center zur Prüfung an Mitarbeiter.

Nachteile

• Laut Nutzern ist eine hohe Genauigkeit mit kleinen Trainingsdatensätzen schwer zu erreichen (G2).
• Nutzer beschreiben den Einstieg für Anfänger als schwierig (G2).

Integrationen

• SAP über UiPath-Automatisierungen
• Weitere Unternehmensanwendungen über die UiPath-Plattform
• Cloud-API

Deployment

• Cloud
• Hybrid
• On-Premises

7. Tungsten TotalAgility

Tungsten TotalAgility, früher Kofax, verbindet Dokumentenverarbeitung mit Prozessorchestrierung und wird für Abläufe vom Onboarding bis zur Schadenbearbeitung eingesetzt.

SAP: Zertifizierte SAP-Integration für den Austausch von Rechnungs- und Stammdaten.

Archivierung: Übergibt Dokumente und Daten an Zielsysteme wie SAP.

Vorteile

• Prozessorchestrierung auf derselben Plattform.
• Felder unter einem festgelegten Konfidenzwert gehen in einem Validierungsschritt zur Prüfung an Mitarbeiter.
• Flexible Betriebsmodelle, laut Nutzern inklusive eigener Sprachmodelle (Gartner Peer Insights).

Nachteile

• Nutzer bemängeln eine unvollständige Dokumentation (Gartner Peer Insights).
• Laut Nutzern erfordern komplexe Anforderungen umfangreiche Anpassungen (Gartner Peer Insights).

Integrationen

• SAP ECC und SAP S/4HANA
• Oracle E-Business Suite
• Microsoft Dynamics 365 und NetSuite

Deployment

• Public Cloud
• Private Cloud
• On-Premises

SEW-EURODRIVE hat mehrere ECM-Altsysteme durch Doxis abgelöst und verwaltete zum Zeitpunkt der von Doxis beauftragten Forrester-Studie fast 313 Millionen Dokumente auf der Plattform. Für automatisierte Workflows setzt Forrester ab dem zweiten Jahr eine Zeitersparnis von 90 % an.

Da dieselbe Plattform neben SAP auch Salesforce und Microsoft 365 anbindet, finden Ihre Teams Dokumente in dem System, in dem sie ohnehin arbeiten.

Das erreichen Sie mit Doxis:

• KI liest Rechnungen und Verträge aus und legt sie in der passenden elektronischen Akte ab.
• Mitarbeiter öffnen Originaldokumente direkt am SAP-Beleg.
• Aufbewahrungs- und Löschfristen laufen automatisch nach Regeln ab.
• Freigaben und Prüfschritte laufen auf derselben Plattform wie das Archiv.
• Sie wählen zwischen Cloud, On-Premises und hybridem Betrieb.

IDC führt Doxis als Leader im IDC MarketScape: Worldwide Intelligent Document Processing 2025-2026. Buchen Sie eine Demo und sehen Sie, wie Doxis Ihre unstrukturierten Daten verwaltet.

Häufig gestellte Fragen zu Unstructured Data Management