Was ist das beste DMS für Versicherungen? Die Top-Anbieter im Vergleich

Ein Dokumentenmanagement-System digitalisiert die klassische Papierablage und bildet Dokumentenprozesse vollständig in einer Software ab, idealerweise weitgehend automatisiert. Unterlagen wie Policen, Schadensmeldungen, Rechnungen oder Verträge verwalten Sie damit ganzheitlich auf einer Plattform.

Das heißt: Sie können Dokumente zentral im DMS erfassen, bearbeiten, versenden, unterschreiben und revisionssicher archivieren. Für durchgängige Abläufe lässt sich das System zudem nahtlos an Ihre bestehenden ERP- oder CRM-Lösungen anbinden.

Bedeutung von Dokumentenmanagement für Versicherungen

Wie wertvoll ein DMS für Versicherungen ist, zeigt sich besonders bei Schadensmeldungen. Meldet ein Kunde einen Unfall, benötigen Sachbearbeiter sofort Zugriff auf alle relevanten Informationen. In der Schadenakte sammeln sich zahlreiche Dokumente, zum Beispiel die Police, die gesamte Kundenkommunikation, Gutachten oder der Austausch mit Werkstätten. Sind diese Unterlagen verstreut oder fehlt der Überblick, verzögert sich die Bearbeitung deutlich. Das kostet Zeit, Geld und wirkt sich negativ auf die Kundenzufriedenheit aus.

Das DMS ist somit die Grundlage für eine schnelle und transparente Schadenregulierung – und damit für Vertrauen und Effizienz im Kerngeschäft.

Das sind die Vorteile eines DMS für Versicherungen auf einen Blick:

• Schneller Zugriff auf Informationen: Dokumente wie Policen, Gutachten und Korrespondenzen sind jederzeit zentral verfügbar und innerhalb von Sekunden auffindbar.
• Effiziente Prozesse: Wiederkehrende Aufgaben wie Freigaben, Weiterleitungen, Benachrichtigungen oder die Zuordnung zu Akten laufen im DMS automatisch ab. Das reduziert manuelle Schritte, verhindert Fehler und beschleunigt den gesamten Prozess.
• Verbesserte Kundenkommunikation: Da alle relevanten Informationen zentral vorliegen, können Anfragen schneller beantwortet und Schadenfälle zügiger bearbeitet werden.
• Revisionssicherheit und Compliance: Ein leistungsfähiges DMS archiviert alle Unterlagen gesetzeskonform und stellt eine lückenlose Dokumentation sicher.

Hey Doxi, welche Kriterien muss ein DMS für Versicherungen erfüllen?

Diese sechs Lösungen gelten als besonders relevante Optionen im Dokumentenmanagement.

1. Doxis (ehemals SER Group)

Doxis ist weit mehr als ein klassisches Dokumentenmanagement-System: Versicherungen erhalten mit Doxis ein vollintegriertes Enterprise Content Management System (ECM-System), das Dokumentenverwaltung, Prozessautomatisierung und KI-basierte Datenverarbeitung in einer Lösung vereint. Geschäftsprozesse wie Schadenbearbeitung, Vertragsverwaltung, Policenfreigabe oder das revisionssichere Archivieren von Kundendokumenten laufen so an einem Ort vollständig zusammen.

Die Leistungsfähigkeit von Doxis wurde auch extern bestätigt: Im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2024 wurde Doxis als Leader ausgezeichnet. Doxis punktet hier vor allem durch Skalierbarkeit, KI-gestützte Dokumentenklassifizierung und tiefe Integration in komplexe IT-Landschaften. In der Praxis setzen zahlreiche Versicherer auf Doxis, darunter Helvetia, DEVK und der Konzern Versicherungskammer.

Vorteile von Doxis für Versicherungsunternehmen

1. Neuer Vertragsabschluss: Ein Kunde schließt eine neue Kfz-Versicherung ab. Doxis erstellt automatisch die digitale Vertragsakte und holt sich die Vertragsdaten ab.
2. Automatische Aktenstruktur: Doxis legt alle relevanten Ordner und Registerblätter für den Kunden automatisch an – zum Beispiel für Police, Korrespondenz, Nachträge und Schadenfälle.
3. Intelligente Verknüpfungen: Den neuen Vertrag verknüpft Doxis automatisch mit dem Versicherungspartner und falls vorhanden auch dem Makler.
4. Automatische Vertragsdaten: Doxis erstellt den Versicherungsvertrag inklusive Vertragsnummer (VNR) automatisch und ordnet ihn dem richtigen Partner zu.
5. Übersichtliches Aktendeckblatt: Auf dem Deckblatt sehen Sie sofort, wer Versicherungsnehmer, versicherte Person und betreuender Makler ist – inklusive aller Kontaktdaten.
6. Direkte Navigation: Über Verknüpfungen springen Sie mit einem Klick von der Vertragsakte zum Makler oder Kunden und sehen dort alle relevanten Informationen im Kontext.
7. Maklerübersicht: In der Maklerakte zeigt Doxis automatisch alle vermittelten Versicherungsverträge. So lassen sich Vertriebserfolge und Bestände transparent nachvollziehen.
8. Schadensmeldung: Meldungen von Versicherten erfasst Doxis automatisch, extrahiert relevante Daten und ordnet sie dem richtigen Vertrag zu.
9. Schadenakte anlegen: Im Schadenfall erstellt Doxis zum Beispiel eine neue Akte und verknüpft sie mit dem Vertrag. Dort sammeln Sie alle Informationen, Fotos und Dokumente zentral und revisionssicher. Zudem behalten Sie unter dem Reiter „Alle Schadenfälle“ den Überblick über offene, bearbeitete und abgeschlossene Fälle.

2. d.velop

d.velop bietet mit d.velop documents ein modernes, cloudfähiges Dokumentenmanagementsystem, das auf einfache Bedienung, schnelle Einführung und zahlreiche Integrationen ausgelegt ist. Die Lösung richtet sich vor allem an mittelständische Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, wird aber zunehmend auch für Versicherer interessant, die ihre Dokumentenprozesse standardisieren und digitalisieren möchten.

Das kann d.velop im DMS-Vergleich:

• Benutzerfreundlichkeit: d.velop bietet eine klar strukturierte Benutzeroberfläche. Mitarbeiter in der Vertragsverwaltung, der Leistungsbearbeitung oder im Schadenservice können ohne lange Einarbeitung produktiv arbeiten.
• Systemintegrationen: Das DMS bietet Schnittstellen zu ERP-, CRM- und E-Mail-Systemen wie SAP, Microsoft 365 oder Outlook. Damit lassen sich Kunden-, Vertrags- und Kommunikationsdaten nahtlos verknüpfen.
• Cloud-Architektur: Die Lösung basiert auf einer modernen SaaS-Struktur, die besonders für KMU und stark regulierte Branchen geeignet ist, so Gartner.
• Anpassungsfähigkeit: Über ein breites Partnernetzwerk bietet d.velop spezialisierte Branchenlösungen – auch für Versicherungen. Damit können Sie Fachprozesse wie Schadenmanagement oder Vertragsfreigaben individuell abbilden.

Diese Vorteile bietet Doxis im Vergleich:

• Skalierung und Großprojekte: Laut Gartner ist d.velop in sehr großen Unternehmensstrukturen je nach Rollout-Komplexität weniger passgenau. Doxis ist dagegen in Versicherungsgruppen wie Helvetia oder dem Konzern Versicherungskammer im Einsatz und skaliert zuverlässig über Standorte, Sparten und Geschäftseinheiten hinweg.
• Technologische Basis: d.velops Plattform d.3ecm basiert auf gewachsenen Komponenten, was je nach Systemlandschaft Updates und Weiterentwicklungen aufwendiger machen kann. Doxis basiert auf einer modernen, serviceorientierten Architektur mit kontinuierlichen Cloud-Updates und hoher Release-Stabilität.
• Governance und Compliance: Während d.velop nur grundlegende Governance-Funktionen bietet, verfügt Doxis über ein ausgereiftes Rollen- und Berechtigungssystem, Audit Trails und KI-gestützte Lösch- und Aufbewahrungsrichtlinien.
• Internationale Ausrichtung: d.velop hat eine starke DACH-Präsenz, aber begrenzte internationale Reichweite. Doxis wird weltweit eingesetzt und bietet Support, Implementierung und Hosting in über 20 Ländern – inklusive europaweiter Cloud-Optionen mit ISO-zertifizierten Rechenzentren.
• Integration und Prozessintelligenz: d.velop integriert gängige Fachsysteme, bildet prozessübergreifende End-to-End-Abläufe aber je nach Setup weniger durchgängig ab. Doxis verknüpft sich tief mit SAP, Salesforce, Microsoft 365 und Bestandsführungssystemen und schafft so durchgängige, automatisierte Versicherungsprozesse – vom Antrag über die Police bis zur Schadenabwicklung.

3. OpenText

OpenText bietet mit der OpenText Content Cloud eine umfassende Plattform für Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und Archivierung. Versicherungen nutzen OpenText insbesondere in Kombination mit SAP zur Verwaltung von Vertrags- und Schadensunterlagen.

Das kann OpenText im DMS-Vergleich:

• SAP-Integration: Als SAP-Partner besitzt OpenText zertifizierte Schnittstellen für die nahtlose Dokumentenverwaltung direkt in SAP-Systemen.
• Umfangreiche Cloud-Plattform: Die Content Cloud kombiniert ECM-, Output-Management- und Archivierungsfunktionen, wodurch sich selbst sehr große Dokumentenmengen sicher verwalten lassen.
• Automatisierte Workflows: Metadatenbasierte Prozesssteuerung und vordefinierte Workflows sorgen für Effizienz in komplexen Abläufen – etwa bei der Prüfung von Leistungsanträgen oder Policenfreigaben.
• Hohe Skalierbarkeit: OpenText ist auf große Datenmengen und internationale Strukturen ausgelegt, was insbesondere für global agierende Versicherungsgruppen interessant ist.
• Investitionen in KI und Cloud: Mit der „Aviator AI“-Strategie baut OpenText künstliche Intelligenz und Automatisierung zunehmend in seine Dokumentenprozesse ein.

Diese Vorteile bietet Doxis im Vergleich:

• Einfachere Implementierung: OpenText kann – je nach Umfang und Zielbild – mit höherem Projekt- und Schulungsaufwand verbunden sein (vgl. Forrester Wave CP Q1 2023). Doxis lässt sich schneller einführen, standardisiert konfigurieren und per Low-Code anpassen.
• Mehr Flexibilität für Mittelstand und Konzerne: OpenText ist vor allem auf Großunternehmen zugeschnitten. Doxis deckt dagegen sowohl große als auch mittelständische Versicherer ab.
• Europäische Cloud-Strategie: Im Gegensatz zu OpenText, dessen Roadmap stark US-orientiert ist, wird Doxis vollständig in Europa entwickelt, betrieben und DSGVO-konform gehostet.

4. Alfresco (Hyland)

Hylands Open-Source-Plattform Alfresco richtet sich vor allem an Organisationen mit großem Archivierungsbedarf und langen Aufbewahrungsfristen – also einschließlich regulierter Branchen wie Versicherungen oder dem öffentlichen Sektor.

Das kann Hyland im DMS-Vergleich:

• Solide Dokumentenfunktionen: Hyland (Alfresco) bietet umfassende Funktionen für Dokumentenmanagement, Metadatenverwaltung und Lifecycle Management.
• Starke Archivierungsleistung: Die Plattform ist für große Datenvolumen und langfristige Aufbewahrung ausgelegt, was insbesondere bei Policenarchiven oder Schadenakten von Vorteil ist.
• Repository Federation: Alfresco erlaubt den Zugriff auf verteilte Datenquellen ohne Migration.
• Globales Partnernetzwerk: Hyland verfügt über ein breites Netzwerk erfahrener Implementierungspartner mit Open-Source-Erfahrung.

Diese Vorteile bietet Doxis im Vergleich:

• Einheitliche Plattform statt Fragmentierung: Hyland ist mit mehreren Produkten breit aufgestellt (OnBase, Alfresco, Nuxeo), die je nach Einsatzbereich unterschiedliche Schwerpunkte setzen und sich teilweise überschneiden. Doxis vereint Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung in einer integrierten Architektur.
• Echte Cloud-native Architektur: Hyland setzt größtenteils auf gehostete Lösungen statt konsequent cloud-nativem SaaS-Betrieb. Doxis ist vollständig Cloud-native, ISO-zertifiziert und unterstützt hybride wie On-Premises-Betriebsmodelle.
• Höhere Innovationsgeschwindigkeit: Analystenbewertungen weisen wiederholt auf Unterschiede bei der Umsetzung neuer Technologien hin (vgl. Gartner Magic Quadrant 2021. Doxis integriert KI, GenAI und Intelligent Document Processing (IDP) bereits heute in zentrale Geschäftsprozesse von Versicherungen.
• Bessere Skalierbarkeit: Während Hyland bei großen, dynamischen Anwendungen an Grenzen stoßen kann, ist Doxis auf internationale Roll-outs und wachsende Datenvolumen ausgelegt.

5. M-Files

M-Files ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Plattform, die vor allem durch automatisierte Metadatenverarbeitung, KI-gestützte Suche und flexible Content Services bekannt ist.

Das kann M-Files im DMS-Vergleich:

Automatisierte Metadatenklassifikation: M-Files nutzt KI, um Dokumente automatisch zu verschlagworten und korrekt einzuordnen. So können Mitarbeiter relevante Informationen schneller finden, auch ohne exakte Suchbegriffe.

• Starke Integrationen: Die Plattform lässt sich gut mit Microsoft 365, SharePoint und weiteren Cloud-Diensten verbinden – ein Vorteil für Versicherungen, die bereits stark auf Microsoft-basierte Umgebungen setzen.
• Innovationskraft: M-Files investiert in moderne Technologien wie Knowledge Graphs, GenAI und föderiertes Dokumentenmanagement, um Inhalte aus verschiedenen Quellen intelligent zu verknüpfen.
• Sichere Zusammenarbeit: Über integrierte Sharing-Funktionen können auch externe Partner wie Kunden, Gutachter oder Werkstätten Dokumente sicher teilen und bearbeiten.
• Fachlösungen inklusive: M-Files bietet vorkonfigurierte Module für spezifische Anwendungen, etwa im Vertragsmanagement, der Rechnungsverarbeitung oder im Qualitätswesen.

Diese Vorteile bietet Doxis im Vergleich:

• Enterprise-Fähigkeit: M-Files ist häufig besonders attraktiv für kleinere bis mittlere Organisationen bzw. stark Microsoft-geprägte Umgebungen. Doxis hingegen unterstützt Versicherungen jeder Größe – von regionalen Gesellschaften bis zu internationalen Konzernen.
• Kostenstruktur: Das Lizenzmodell von M-Files basiert auf einer nutzerabhängigen Preisstruktur, die bei wachsender Belegschaft teuer werden kann. Doxis bietet transparente, modulare Lizenzmodelle inklusive Updates und Wartung.
• Performance und Stabilität: In Nutzerbewertungen werden vereinzelt längere Ladezeiten (insbesondere im Windows-Client) erwähnt (vgl. Bewertungen auf G2). Doxis ist auf große Datenmengen ausgelegt und unterstützt performante Szenarien auch in komplexen Dokumentenlandschaften.

6. DocuWare

DocuWare ist ein deutscher Anbieter von cloudbasierten Dokumentenmanagement- und Workflowlösungen, der seit 2019 zur Ricoh-Gruppe gehört. Die Lösung richtet sich primär an kleine und mittelständische Unternehmen, die schnell digitale Prozesse etablieren möchten.

Das kann DocuWare im DMS-Vergleich:

• Benutzerfreundlichkeit und schnelle Einführung: Die cloudbasierte Oberfläche ist übersichtlich und ermöglicht eine zügige Implementierung.
• Leistungsfähige Suchfunktion: Mittels Volltext- und Metadatensuche finden Anwender schnell, wonach sie suchen.
• Automatisierte Workflows: Standardisierte Abläufe und Erinnerungsfunktionen helfen, Dokumentenprozesse effizient zu steuern, etwa bei Freigaben oder Schadenmeldungen.
• Integrationen und API-Offenheit: Durch Schnittstellen zu Microsoft 365, Outlook, DocuSign und weiteren Anwendungen bindet sich DocuWare nativ in bestehende Systemlandschaften ein.

Diese Vorteile bietet Doxis im Vergleich:

• Enterprise-Skalierbarkeit: Während DocuWare vor allem für standardisierte Cloud-Szenarien geeignet ist, unterstützt Doxis auch komplexe, unternehmensweite Dokumentenlandschaften – ideal für große Versicherungsgruppen mit mehreren Standorten und Sparten.
• Tiefe Systemintegration: DocuWare bietet solide Anbindungen, Doxis bietet je nach Zielbild eine breitere Integration in Kernsysteme und komplexe Systemlandschaften. So fließen Versicherungsdaten bidirektional zwischen DMS und Kernsystemen.
• Höhere Automatisierungsintelligenz: DocuWare setzt auf einfache OCR- und Indexierungsfunktionen. Doxis setzt darüber hinaus auf KI-gestützte Dokumentenklassifizierung, IDP (Intelligent Document Processing) und automatische Datenextraktion.

Im DMS-Vergleich zählt Doxis zu den führenden Lösungen für Versicherungen, weil es Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und Compliance durchgängig zusammenführt – vom Eingang einer Schadensmeldung bis zur revisionssicheren Dokumentation im Vorgang.

Warum Doxis im Vergleich häufig vorne liegt:

• Prozesskontext statt Ablage: Dokumente, Kommunikation und Status laufen in digitalen Akten zusammen – Sachbearbeiter sehen den Vorgang vollständig und entscheiden schneller.
• Governance & Nachweise: Rollen-/Rechtekonzepte, Audit-Trails sowie Aufbewahrungs- und Löschlogiken unterstützen DSGVO- und GoBD-Anforderungen im Alltag und im Prüfungsfall.
• Automatisierung mit KI/IDP: Klassifizierung, Datenextraktion und regelbasierte Workflows reduzieren manuelle Schritte – besonders in Schaden- und Vertragsprozessen.

Häufige Fragen zum Thema DMS-Vergleich für Versicherer