FrançaisGestion de l‘information dans le cloud
Découvrez comment gérer l‘information à l‘échelle de l‘entreprise avec Doxis.Cloud et optimiser vos processus, sans frais d’exploitation ni de maintenance.
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Numérisation des documents papier
Doxis représente le premier pas vers le zéro papier. Lors de la conception d‘un environnement de travail virtuel, il faut privilégier la numérisation de toutes les opérations. Dans l‘idéal, toutes les opérations d‘un flux de travail sont numérisables. Pour cela, tous les fichiers doivent être disponibles sous forme numérique.
Doxis utilise la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour convertir le contenu des fichiers graphiques, comme les PDF, en texte lisible par informatique. En d’autres termes, les documents convertis par OCR sont modifiables et peuvent faire l‘objet de recherches. Pour cela, Doxis classe le document à l’étape suivante, puis extrait les informations pertinentes.
À l‘aide de quelques mots-clés, le système identifie le document dont il s‘agit. Dans le cas d‘un contrat de travail, par exemple, des termes tels que « date de prise de fonction » ou « durée déterminée » suffisent. Doxis classe le document en conséquence en l’enregistrant dans le bon dossier électronique, c’est-à-dire dans le dossier personnel du nouveau collaborateur. Doxis enregistre les informations pertinentes, telles que son nom, sa date de prise de fonction et son salaire, sous forme de métadonnées lors de l‘extraction des données. Vous accédez alors avec rapidité et précision aux informations dont vous avez besoin.
Source unique de vérité pour toutes les informations
Doxis fait office de source unique de vérité pour l’information à l‘échelle de l‘entreprise, car toutes les données, y compris celles provenant d’applications tierces, y sont centralisées. Il s‘intègre par exemple parfaitement à des logiciels comme SAP SuccessFactors ou Salesforce.
La communication s’effectue alors directement entre les systèmes : si des données sont modifiées dans le SIRH (à la suite d’un changement de nom après un mariage, par exemple), Doxis le détecte et actualise également les données dans la GED. Ainsi, toutes les informations sont toujours à jour. C‘est crucial pour un environnement de travail numérique, car ces environnements intégrés garantissent l’accès permanent à des informations à jour et fiables.
Optimiser la conception de flux de travail documentaires digitalisés
Les logiciels assistés par IA permettent de gagner en rapidité et en productivité lorsqu’un travail est accompli sur un poste de travail numérique. Dans Doxis, Doxi est votre assistant de contenu intelligent, qui vous assiste au quotidien dans votre travail, voire vous décharge de certaines tâches.
Doxi est ainsi à votre disposition pendant que vous travaillez :
- Rechercher et trouver l’information : avec Doxi, il suffit de dialoguer avec un assistant conversationnel pour rechercher de l’information. Doxi trouve pour vous documents, e-mails et informations enfouies dans vos fichiers.
- Résumer et traduire des contenus : Doxi résume vos documents et les traduit sur demande dans plus de 50 langues.
- Accélérer les flux de travail : Doxi vous assiste aussi dans les flux documentaires. Sur la base d’un flux de travail, Doxi peut vous proposer, créer et rechercher des dossiers et des documents pertinents ou déclencher des processus de suivi.
- Sauvegarder les fichiers en facilitant leur traçabilité et leur accessibilité : Doxi identifie l‘emplacement de stockage des documents et vous propose des métadonnées pour les classer. Vous retrouvez ainsi les informations importantes à tout moment, même pendant leur archivage.
Le rôle de l‘intelligence artificielle dans le Digital Workplace
Dans les environnements de travail virtuels, l’intelligence artificielle optimise la collaboration au sein de l‘entreprise, enrichit l‘expérience client et améliore les processus décisionnels. Les solutions d‘IA comme Doxi rendent l’information accessible dans toute l‘entreprise et aident à briser les silos de données. Parallèlement, ils prennent en charge les tâches répétitives, ce qui optimise les flux de travail et réduit la charge de travail des salariés.
Voici nos conseils sur la meilleure manière d‘utiliser l‘IA dans les environnements de travail numériques :
- Automatiser les tâches répétitives : les fonctions d‘IA, comme les chatbots ou les filtres d‘e-mails, vous libèrent des tâches répétitives et chronophages.
- Analyser les données : les outils d‘analyse de données basés sur l‘IA analysent de grandes quantités de données en temps réel et les préparent pour les processus décisionnels.
- Faciliter l‘accès à la connaissance : les outils de recherche et d‘analyse alimentés par l‘IA ou les GED centralisent les connaissances et accélèrent ainsi la recherche d‘informations.
- Garantir des processus respectant la conformité réglementaire : les algorithmes d‘intelligence artificielle détectent les erreurs potentielles et les menaces de sécurité à un stade précoce, ce qui renforce la gestion des risques dans des domaines comme la protection des données.
Avantages des environnements de travail numériques
Voici une synthèse des avantages des espaces de travail digitalisés :
- Ils facilitent le travail collaboratif : un environnement de travail virtuel permet aux équipes de collaborer efficacement, quel que soit le lieu où elles se trouvent. Les outils de communication, comme Microsoft Teams ou Slack, facilitent les échanges en temps réel. En revanche, les applications, comme une GED, digitalisent l’intégralité de processus opérationnels.
- Ils automatisent les flux de travail : les fonctions d‘automatisation et les outils basés sur l‘IA standardisent et optimisent les processus. Ils sont moins sujets aux erreurs et s’exécutent plus rapidement.
- Ils fournissent des données en toute transparence : les espaces de travail numériques permettent de centraliser la gestion des données et informations, et de les rendre accessibles à toutes les personnes autorisées. Les droits d‘accès garantissent que les données sensibles sont protégées contre tout accès non autorisé, tandis que les utilisateurs autorisés peuvent accéder à tout moment aux informations dont ils ont besoin.
- Ils connectent l‘ensemble de la structure organisationnelle : plateforme centrale, un environnement de travail virtuel interconnecte sites, services et équipes pour faciliter l‘échange de connaissances et favoriser une culture d‘entreprise agile et flexible.
Ces atouts contribuent à créer un environnement de travail moderne, productif et sûr, adapté aux exigences du monde du travail actuel.
L‘environnement de travail numérique du futur
La virtualisation de l’environnement de travail constitue le fondement d‘une culture d’entreprise moderne, dans laquelle les équipes collaborent de manière asynchrone dans le monde entier. Un espace de travail numérique réunit toutes les applications importantes et digitalise les processus opérationnels. Il concrétise le concept de New Work en permettant de déclencher et de piloter des processus à tout moment et de n’importe où. Avec Doxis, vous créez un environnement de travail virtuel performant qui numérise vos processus documentaires dans toute votre entreprise et vous fait gagner en efficacité et en productivité.
