Doxis.Cloud - Intelligent content automation in the cloud
Intelligent content automation in the cloud from Business to Unlimited with Doxis.Cloud
Read nowDocumentos en papel digitalizados
Doxis es el primer paso hacia una oficina sin papel. Cuando creas un lugar de trabajo digital, digitalizar todas las tareas debería ser una prioridad. Esto significa diseñar cada paso de tus flujos de trabajo digitalmente y tener todos tus documentos almacenados en formato electrónico.
Doxis te ayuda a conseguirlo utilizando el reconocimiento de texto OCR para convertir archivos de imagen como PDF en texto que puedas buscar y editar. Una vez hecho, averigua automáticamente de qué tipo de documento se trata y extrae las partes importantes.
El sistema es capaz de detectar el tipo de documento con unas pocas palabras clave. Por ejemplo, si detecta términos como «comienzo del trabajo» o «plazo fijo», sabe que se trata de un contrato de trabajo. Doxis clasifica el documento en consecuencia y lo archiva en el eFile asociado, en este caso, la carpeta personal del nuevo empleado. Su nombre, fecha de inicio y salario se guardan como metadatos durante la extracción de datos, de modo que siempre que necesite acceder a información esencial, la tendrás a mano de forma rápida, precisa y siempre actualizada.
Centralización de la información
Doxis canaliza todos los datos, incluidos los procedentes de sistemas de terceros, a través de una plataforma central para centralizar toda la información de la empresa. Doxis se integra sin fisuras con SAP SuccessFactors, Salesforce y otros sistemas líderes.
La integración permite que estos sistemas se comuniquen entre ellos, de modo que si algo cambia en el sistema de RR. HH., como el nombre de un empleado, Doxis lo recoge y actualiza automáticamente el sistema de gestión documental. Así, toda la información se mantiene actualizada sin carga extra. Y eso es clave en un lugar de trabajo digital: las personas necesitan saber que trabajan con información precisa y actualizada en todo momento.
Flujos de trabajo de documentos digitales más eficientes
Lo mejor del software basado en IA es que ayuda a los empleados a trabajar de forma aún más rápida y eficiente en el lugar de trabajo digital. Doxis viene acompañado por Doxi, tu asistente inteligente de contenidos, para ayudarte en tu trabajo diario e incluso asumir algunas tareas por ti.
Doxi te facilita el trabajo, con funcionalidades como:
- Búsqueda y recuperación de información: La búsqueda de información está ahora a solo un chat de distancia. Doxi encuentra documentos, correos electrónicos e información aislada en archivos mientras trabajas.
- Resumen y traducción de contenido: Doxi resume tus documentos y, en el caso de que se lo pidas, los traduce a más de 50 idiomas.
- Aceleración de flujos de trabajo: Doxi te ayuda cuando se trata de flujos de trabajo documentales. Puede sugerir, crear y buscar archivos y documentos relevantes para el flujo de trabajo, y activar procesos de seguimiento.
- Guardado de archivos de forma transparente y accesible: Doxi sabe dónde se guardan los documentos y sugiere metadatos para archivarlos, con el fin de garantizar que siempre puedas encontrar la información importante aunque se archive.
El papel de la IA en los lugares de trabajo digitales
La inteligencia artificial en los lugares de trabajo digitales optimiza la colaboración interna, enriquece la experiencia del cliente y mejora la toma de decisiones. Las soluciones basadas en IA como Doxi permiten acceder a la información repartida por toda la empresa y ayudan a eliminar los silos de datos. Y no solo eso, además se encargan de las tareas repetitivas, lo que da lugar a flujos de trabajo más eficientes y libera a los empleados para que se centren en las tareas principales.
Hemos recopilado algunos consejos de buenas prácticas para utilizar la IA en los lugares de trabajo digitales:
- Automatizar las tareas rutinarias: Los chatbots, los filtros de correo electrónico y otras funciones de IA liberan a los empleados de la pesadez de las tareas repetitivas que requieren mucho tiempo.
- Analizar datos: Las herramientas de análisis de datos basadas en IA analizan una gran cantidad de datos en tiempo real y los presentan de una forma que ayuda a la toma de decisiones.
- Proporcionar acceso al conocimiento: Las herramientas de búsqueda y análisis basadas en IA o las soluciones DMS centralizan los conocimientos y aceleran la búsqueda de información.
- Asegurar procesos conformes con la normativa: Los algoritmos de IA identifican posibles errores y riesgos de seguridad en una fase temprana y refuerzan la gestión de riesgos en la protección de datos y otras áreas críticas.
Lugares de trabajo digitales: los beneficios
- Fomentan la colaboración: Los lugares de trabajo digitales permiten a los equipos colaborar de forma eficaz sin las limitaciones de una ubicación fija. Herramientas de comunicación como Microsoft Teams o Slack facilitan el intercambio de información en tiempo real, mientras que sistemas como un DMS trasladan flujos de trabajo completos al espacio digital.
- Automatizan los flujos de trabajo: Las funciones automatizadas y las herramientas basadas en IA proporcionan la base para la estandarización y la optimización de los procesos, además de hacerlos menos propensos a los errores y más rápidos.
- Los datos están disponibles de forma transparente: El lugar de trabajo digital es donde las empresas gestionan los datos y la información de forma centralizada, y los hacen accesibles a las personas autorizadas. Los derechos de acceso protegen los datos confidenciales de los ojos curiosos y garantizan que aquellas personas autorizadas puedan acceder a la información que necesitan cuando la necesiten.
- Conectan toda la estructura de la organización: Los lugares de trabajo digitales actúan como plataformas centrales que reúnen a departamentos, sedes y equipos de toda la empresa. De este modo se eliminan las barreras al intercambio de conocimientos y se fomenta una cultura empresarial más ágil y flexible.
Estas ventajas contribuyen a crear un entorno de trabajo más moderno, productivo y seguro, acorde con las exigencias del mundo laboral actual.
El lugar de trabajo digital del futuro
Un lugar de trabajo digital es la base de una cultura laboral moderna en la que los equipos colaboran de forma asíncrona y desde cualquier lugar del mundo. Unifica todos los sistemas clave en un único lugar y traslada los procesos empresariales al ámbito digital. El lugar de trabajo digital encaja en el paradigma del Nuevo Trabajo al permitir a los empleados iniciar y gestionar procesos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Con Doxis, puedes construir un potente lugar de trabajo digital que digitalice los procesos documentales de toda la empresa para mejorar la eficiencia y productividad.
