Systèmes de gestion des collections : comment choisir la bonne solution pour votre musée

• Un système de gestion des collections est un logiciel spécialisé qui permet aux musées, archives et institutions patrimoniales de cataloguer, numériser et suivre leurs collections physiques et numériques.
• Il centralise les fiches d'objets, les photographies, les rapports d'état et les documents associés dans une plateforme unique, consultable et traçable.
• La classification intelligente et l'extraction automatique des métadonnées grâce à l'IA permettent de numériser de grandes quantités d'archives beaucoup plus rapidement qu'avec un catalogage manuel.
• Le choix d'une solution ne repose pas uniquement sur ses fonctionnalités : il faut également évaluer les utilisateurs, les possibilités d'intégration et le coût total de possession.
• Le Natural History Museum de Londres a choisi Doxis pour gérer les métadonnées de plus de 80 millions d'objets, dont plus de 25 millions sont déjà numérisés.

Un système de gestion des collections (Collection Management System) est un logiciel utilisé par les musées, les archives, les galeries et les institutions patrimoniales pour cataloguer, stocker et gérer les informations relatives aux objets qu'ils conservent.

Il centralise les fiches descriptives des objets, les photographies, les rapports d'état, les historiques de prêt ainsi que l'ensemble des documents associés au sein d'une plateforme unique et consultable. Il remplace ainsi les feuilles de calcul, les classeurs papier et les bases de données isolées qui restent encore largement utilisés dans de nombreuses institutions pour la gestion documentaire.

Les logiciels de gestion des collections ne sont d'ailleurs pas réservés aux musées. Les archives d'entreprise, les compagnies d'assurance conservant des dossiers historiques ou encore les bibliothèques de recherche sont confrontées aux mêmes enjeux de gestion de volumes importants de contenus physiques et numériques sur plusieurs décennies.

Catalogage et gestion des métadonnées

Chaque objet possède sa propre fiche comprenant notamment son identification, son origine, son état de conservation, son emplacement ainsi que les documents ou photographies qui lui sont associés.

La qualité des métadonnées est essentielle : c'est elle qui permet de retrouver facilement les objets dans la collection. Une bonne solution doit donc proposer des champs de métadonnées flexibles et personnalisables, adaptés aux spécificités de chaque établissement.

Numérisation et classification intelligente grâce à l'IA

La numérisation de photographies, de registres ou de documents manuscrits impliquait autrefois une saisie manuelle particulièrement chronophage.

Aujourd'hui, l'intelligence artificielle change complètement cette approche.

Grâce à Doxis AI.dp, les documents numérisés sont automatiquement classés et enrichis par l'IA. Le système peut identifier le type de document, extraire les métadonnées pertinentes et estimer certaines informations — comme le sujet, l'état de conservation ou une période approximative — à partir de leur contexte, sans nécessiter une saisie manuelle de chaque champ.

Les modèles d'apprentissage actif (Active Learning) améliorent continuellement leur précision grâce aux corrections apportées par les utilisateurs.

Suivi des emplacements, des prêts et de l'état des collections

Les objets de musée sont régulièrement déplacés : ils changent de galerie, sont prêtés à d'autres établissements ou passent par les ateliers de restauration. Un système de gestion des collections permet de connaître à tout moment :

• l'emplacement de chaque objet ;
• son état de conservation ;
• son historique de déplacements ;
• le responsable en charge de sa gestion.

Cette traçabilité est essentielle lorsque les collections sont composées de pièces uniques ou irremplaçables.

Gestion des accès et conformité

Toutes les informations ne doivent pas être accessibles à tous les utilisateurs.

Grâce à une gestion des droits par rôle, un système de gestion des collections permet de limiter l'accès aux données sensibles — telles que les informations sur les donateurs ou la valeur d'acquisition des œuvres — tout en laissant les autres contenus accessibles aux équipes et aux chercheurs autorisés.

Les musées ont des exigences qui vont bien au-delà d'une simple solution de gestion documentaire.

Un système de gestion des collections doit être capable de décrire des objets qui ne correspondent à aucun modèle de données classique : une météorite de 3,5 tonnes, un oiseau naturalisé ou encore un fragment de manuscrit ancien.

Il doit également établir des liens entre ces objets, les chercheurs, les collectionneurs, les expéditions scientifiques et l'ensemble des documents qui leur sont associés, afin de préserver le contexte scientifique et historique de chaque pièce.

Un simple espace de stockage documentaire ne répond généralement pas à ces besoins.

La solution idéale associe des données structurées (dates, classifications, mesures, métadonnées) à des contenus non structurés (photographies, notes de terrain, rapports, correspondances) conservés dans un système d'archivage électronique, tout en rendant visibles et exploitables les liens entre ces différentes informations.

Le Natural History Museum de Londres est responsable de plus de 80 millions d'objets, parmi lesquels une météorite de 3,5 tonnes, l'un des premiers squelettes de Tyrannosaurus rex découverts ou encore un calmar géant figurant parmi les pièces emblématiques de ses collections.

Près de 300 scientifiques s'appuient quotidiennement sur ces collections pour leurs travaux de recherche.

Dans le cadre de son projet RECODE (Rethinking Collections Data Ecosystems), le musée a choisi la plateforme Doxis Intelligent Content Automation afin de moderniser la gestion de ses collections, de numériser ses archives, d'automatiser la gestion des prêts et de mettre en place une plateforme capable d'évoluer avec l'enrichissement constant des collections.

À ce jour, plus de 25 millions de fiches de métadonnées ont déjà été numérisées.

Comme l'explique Dr Steen Dupont, responsable du programme RECODE, l'objectif ne consiste pas uniquement à numériser les objets. Il s'agit de décrire le patrimoine naturel de manière interopérable, durable et pérenne.

Cela implique de combiner données structurées et non structurées, de créer des relations sémantiques entre les objets et les personnes, et d'utiliser le machine learning pour faire émerger des informations qui nécessiteraient autrement des heures de recherche.

Découvrez l'intégralité de ce projet, ainsi que la collaboration entre le Natural History Museum et les équipes Professional Services de Doxis, dans notre récapitulatif de l'Enterprise Content Show.

Face à la diversité des solutions disponibles sur le marché, choisir un système de gestion des collections ne se limite pas à comparer une liste de fonctionnalités.

Voici les principaux critères à prendre en compte.

Évaluez vos besoins et vos utilisateurs

Commencez par identifier les personnes qui utiliseront quotidiennement la solution : conservateurs, régisseurs des collections, archivistes, restaurateurs ou chercheurs n'ont pas tous les mêmes attentes.

Déterminez si votre établissement a besoin d'une solution simple à mettre en œuvre ou d'une plateforme spécialisée capable de gérer des collections complexes et de très grande taille.

Associez ces futurs utilisateurs dès les premières étapes du projet afin que leurs besoins soient pris en compte dans le processus de sélection.

Enfin, prévoyez suffisamment tôt la formation et le déploiement de la solution. Ces aspects sont souvent traités trop tard alors qu'ils conditionnent largement l'adoption du système.

Évaluez la flexibilité et les capacités d'intégration

Interrogez les éditeurs sur la manière dont leur solution gère les métadonnées et la catégorisation des objets.

Le modèle de données est-il suffisamment flexible pour s'adapter aux spécificités de vos collections ou impose-t-il une structure figée ?

Vérifiez également les possibilités d'intégration avec les autres applications déjà utilisées par votre établissement.

N'hésitez pas à demander des références clients comparables à votre organisation, puis à échanger directement avec ces utilisateurs afin de recueillir leur retour d'expérience.

Comparez le coût total de possession

Ne vous limitez pas au prix des licences.

Réalisez une véritable analyse coût-bénéfice en prenant également en compte :

• les coûts de maintenance ;
• les mises à jour ;
• les services d'assistance ;
• la formation des utilisateurs ;
• le nombre de licences nécessaires ;
• les coûts liés à l'infrastructure.

Cette approche permet d'évaluer le coût réel de la solution sur le long terme.

Prenez votre décision

Avant de retenir une solution, assurez-vous que toutes les questions soulevées pendant l'évaluation ont reçu une réponse satisfaisante.

Privilégiez un partenaire capable de vous accompagner sur le long terme, qui comprend les enjeux de votre établissement et qui fait preuve de transparence tout au long du projet.

Lorsque les données concernent des objets patrimoniaux uniques et parfois irremplaçables, ce niveau d'exigence constitue un investissement essentiel.

Gérer des millions d'objets, ainsi que les métadonnées, les images et les documents qui leur sont associés, est précisément le type de défi pour lequel Doxis Intelligent Content Automation a été conçu.

La plateforme  Doxis Intelligent Content Automation réunit les données structurées et non structurées des collections au sein d'un environnement unique, afin que les fiches d'objets, les photographies, les documents d'archives et les métadonnées restent connectés, au lieu d'être dispersés entre plusieurs applications.

Avec Doxis, les musées, les archives et les institutions patrimoniales peuvent notamment :

• Numériser et classer automatiquement de grands volumes de documents et d'images grâce à Doxis AI.dp, réduisant considérablement les opérations de saisie manuelle.
• Suivre les déplacements, l'état de conservation et l'historique des prêts de chaque objet à partir d'un dossier unique et entièrement traçable.
• Protéger les informations sensibles grâce à une gestion fine des droits d'accès basée sur les rôles.
• Gérer plusieurs millions d'objets et de métadonnées sans avoir à remplacer la plateforme au fil de la croissance des collections.
• Intégrer les données des collections aux systèmes existants de gestion documentaire et d'archivage.
• Créer des relations sémantiques entre les objets, les chercheurs, les collectionneurs et les projets de recherche afin d'enrichir durablement la connaissance des collections.

Selon l'étude The Total Economic Impact™ of Doxis Intelligent Content Automation, réalisée par Forrester Consulting en 2023, les organisations utilisant Doxis ont obtenu un retour sur investissement de 336 %, avec un amortissement de leur investissement en moins de six mois.

Doxis est également reconnu comme Leader dans le Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026.

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