Archivage électronique de documents : définition et fonctionnement
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Vos documents s'accumulent plus vite que vos équipes ne peuvent les classer, et chaque nouvelle exigence réglementaire complique un peu plus leur conservation. Selon une étude AIIM 2023, 78 % des organisations estiment que la croissance du volume, de la vélocité et de la variété de leurs informations dépasse leur capacité à les gérer, et seuls 26 % de leurs systèmes documentaires s'intègrent réellement entre eux.
L'archivage électronique répond directement à ce problème : il centralise vos documents dans un environnement sécurisé et conforme, où ils restent accessibles, traçables et protégés tout au long de leur cycle de vie.
Dans ce guide, découvrez ce qu'est l'archivage électronique de documents, ses avantages concrets, sa différence avec la GED, et comment un système comme Doxis automatise l'ensemble du processus.
Points clés
- L'archivage électronique stocke et conserve vos documents numériques de façon sécurisée et conforme à la réglementation.
- Il accélère la recherche de documents, garantit leur intégrité et automatise les durées de conservation.
- La GED gère vos documents actifs au quotidien ; l'archivage électronique prend le relais pour leur conservation à long terme.
- Un système d'archivage moderne repose sur quatre étapes : collecte, classification, validation et archivage à valeur probante.
- Doxis combine GED, archivage et automatisation des workflows au sein d'une seule plateforme conforme.
Qu’est-ce que l’archivage électronique de documents ?
L'archivage électronique de documents est un système d'archivage électronique (SAE) qui stocke, sécurise et conserve vos documents numériques dans le respect de la réglementation, tout au long de leur cycle de vie. Il garantit l'intégrité, la traçabilité et l'accès à l'information dans le temps, sans altération ni perte de données.
Concrètement, un système d'archivage électronique saisit vos documents entrants, les classe dans un dossier électronique, puis les déplace vers l'archive une fois qu'ils deviennent inactifs, par exemple une facture réglée. Les solutions modernes sont hébergées dans le cloud et s'intègrent à vos autres applications métier, pour que l'information circule dans les deux sens sans ressaisie manuelle.
Les avantages de l'archivage électronique
Un système d'archivage électronique apporte trois bénéfices majeurs : la conformité réglementaire, la sécurité des documents et un accès plus rapide à l'information.
Un système d'archivage électronique de documents accélère la recherche d'informations, conserve l'historique de leurs versions et les archive dans le respect de la législation.
Vos documents sont centralisés, digitalisés et organisés efficacement, avec un accès rapide depuis n'importe quel poste. Ils sont conservés selon les principes de l'archivage à valeur probante, et un même document peut être associé à plusieurs dossiers électroniques grâce à des références croisées. Plusieurs collaborateurs peuvent aussi modifier des documents liés en parallèle, sans se marcher dessus.
L'automatisation des workflows renforce encore ces bénéfices : vos équipes gagnent du temps sur les tâches répétitives, la fiabilité des processus augmente, et les délais de conservation comme de suppression s'appliquent automatiquement pour rester conformes. Ce potentiel suppose toutefois une condition préalable : l'abandon complet du papier au profit d'un processus documentaire entièrement dématérialisé.
Archivage électronique vs GED : quelle différence ?
La GED (gestion électronique des documents) gère vos documents actifs au quotidien : elle enregistre automatiquement leurs versions, définit les droits d'accès et automatise les flux de travail entre collègues. L'archivage électronique prend le relais lorsque le document devient inactif, pour le conserver à long terme dans le respect de la réglementation.
Les deux fonctions sont complémentaires plutôt que concurrentes. Une GED constitue d'ailleurs elle-même une archive numérique dès lors qu'elle respecte les critères de l'archivage à valeur probante : les documents y restent sécurisés, complets, inchangés et reproductibles, protégés contre toute modification ultérieure. Pour certains types de documents, cette conformité à l'archivage à valeur probante est une obligation légale, pas une option.
Comment fonctionne un système d'archivage électronique ?
Un système d'archivage électronique repose sur quatre étapes clés, de la collecte des documents à leur conservation sécurisée.
Hé Doxi, comment fonctionne un système d'archivage électronique ?
- Collecte des données: Vos documents entrent dans le système par numérisation de documents papier, par intégration automatique depuis un logiciel tiers via une interface, ou par simple glisser-déposer.
- Classification et extraction: La reconnaissance optique de caractères (OCR) capture le contenu textuel des documents scannés, que le système classe ensuite selon leur contenu et transforme en données structurées.
- Validation et rangement: Le système compare les données extraites à celles déjà présentes dans les documents connexes, puis range chaque document dans le bon dossier électronique : candidature dans le dossier du postulant, contrat dans le dossier des contrats, et ainsi de suite.
- Archivage à valeur probante: Une fois le document inactif, comme une facture réglée, il est archivé selon les principes de l'archivage à valeur probante, avec une piste d'audit complète garantissant sa conformité légale dans la durée.
Cette logique s'applique aussi bien à vos documents internes qu'à ceux échangés avec vos systèmes RH ou CRM. Chez SAP SuccessFactors par exemple, Doxis crée automatiquement le dossier électronique d'un candidat dès sa candidature, y stocke chaque document au fil du recrutement, puis le transfère vers son dossier employé une fois le contrat signé, dans le respect du RGPD.
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Lire maintenantComment Doxis simplifie l'archivage électronique de documents
Doxis aide vos équipes à centraliser, sécuriser et archiver leurs documents tout en garantissant la conformité réglementaire et l'efficacité opérationnelle. En combinant gestion documentaire, archivage électronique, automatisation des workflows et intelligence artificielle au sein d'une seule plateforme, Doxis transforme votre gestion de l'information en un processus fluide et sécurisé.
Voici ce que Doxis apporte à votre stratégie d'archivage électronique :
- Archivage électronique conforme : conservation sécurisée de vos documents dans le respect des exigences réglementaires et de vos politiques de conservation.
- Gestion documentaire centralisée : accès à l'ensemble de vos documents depuis un référentiel unique, quelle que soit leur origine.
- Classification et indexation automatiques : l'IA identifie, classe et enrichit vos documents avec les métadonnées appropriées.
- Recherche avancée : retrouvez vos documents instantanément grâce à la recherche plein texte, aux filtres et aux métadonnées.
- Gestion des durées de conservation : application automatique de vos règles de rétention et de suppression.
- Pistes d'audit complètes : chaque action est enregistrée pour faciliter vos audits et renforcer votre gouvernance documentaire.
- Intégration native : connecteurs vers SAP, Microsoft 365, Salesforce et vos autres systèmes d'entreprise.
Avec Doxis, vous ne vous contentez pas d'archiver vos documents : vous construisez une plateforme de gestion de l'information qui soutient vos objectifs de conformité, d'efficacité opérationnelle et de transformation numérique.
Découvrez ces raisons supplémentaires de choisir Doxis : Le rapport Critical Capabilities Report 2021 de Gartner attribue à la technologie de Doxis une note d’« excellence » et selon Forrester, Doxis constitue la meilleure offre de produits.
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FAQ sur l’archivage électronique de documents
Pourquoi l’archivage électronique est-il important ?
Il vous permet de stocker, gérer et conserver vos documents de façon traçable, avec un accès plus rapide à l'information et une conformité légale garantie dans la durée.
Quels sont les avantages d’un système d’archivage électronique de documents ?
Il organise vos documents selon les principes de l'archivage à valeur probante, optimise leur structure, les relie entre eux, accélère leur recherche et permet à plusieurs personnes de travailler en parallèle sur un même dossier.
Qu'est-ce qu'un système d'archivage électronique (SAE) ?
Un système d'archivage électronique (SAE) est un logiciel conçu pour conserver des documents numériques de manière sécurisée, intègre et conforme aux exigences réglementaires. Il garantit la traçabilité, la gestion des durées de conservation et la protection contre toute modification non autorisée.
Comment mettre en place un système d'archivage électronique ?
Analysez d'abord vos besoins et les types de documents à archiver, puis choisissez une solution conforme, comme une GED ou un système d'archivage à valeur probante. Numérisez vos documents papier, définissez vos règles de classement et de conservation, automatisez vos flux documentaires, puis intégrez le tout à vos outils existants (ERP, CRM).
Quelle est la différence entre archivage électronique et GED ?
La GED gère vos documents actifs tout au long de leur cycle de vie, tandis que l'archivage électronique les conserve sur le long terme dans un cadre réglementaire strict. Les deux fonctions sont complémentaires.
Quels sont les critères pour choisir un système d’archivage électronique ?
Vérifiez la conformité réglementaire, la sécurité des données, la capacité d'intégration avec vos outils existants (ERP, CRM), les fonctionnalités d'automatisation, ainsi que la scalabilité et les fonctions de recherche avancée de la solution.
Quels documents doivent être archivés électroniquement ?
Vos factures, contrats, documents RH, dossiers clients et documents comptables doivent être archivés électroniquement, conservés pendant leur durée légale et protégés contre toute modification ou suppression non autorisée.
Quels sont les 3 principes de l'archivage électronique ?
Les trois principes fondamentaux de l'archivage électronique sont l'intégrité, afin de garantir que les documents ne sont pas modifiés, la traçabilité, pour enregistrer toutes les actions effectuées sur les archives, et la pérennité, afin d'assurer leur conservation et leur accessibilité pendant toute la durée requise.
