Collection Management System für Museen: So treffen Sie die richtige Wahl

• Ein Collection Management System ist spezialisierte Software, mit der Museen, Archive und Kultureinrichtungen physische und digitale Objekte katalogisieren, digitalisieren und nachverfolgen
• Es führt verstreute Datensätze, Fotos und Zustandshistorien in einer durchsuchbaren, revisionssicheren Umgebung zusammen
• KI-gestützte Klassifizierung und Metadatenextraktion beschleunigen die Digitalisierung von Rückständen erheblich gegenüber der manuellen Katalogisierung
• Die richtige Systemwahl hängt von Nutzeranforderungen, Integrationen und Gesamtbetriebskosten ab, nicht allein von der Feature-Liste
• Das Natural History Museum, London, verwaltet mit Doxis die Metadaten von 80 Millionen Objekten, mehr als 25 Millionen Datensätze sind bereits digitalisiert

Ein Collection Management System ist Software, mit der Museums-, Archiv- und Galeriepersonal die Objekte ihrer Sammlung katalogisiert, speichert und dokumentiert. Es bündelt Objektdatensätze, Bilder, Zustandsberichte, Leihhistorien und Dokumentenmanagement in einer durchsuchbaren Plattform und löst damit die Excel-Listen, Aktenordner und isolierten Datenbanken ab, mit denen viele Sammlungen bislang arbeiten.

Collection-Management-Software kommt längst nicht nur in Museen zum Einsatz: Firmenarchive, Versicherungen mit historischen Policenbeständen und Forschungsbibliotheken stehen vor derselben Herausforderung, große Mengen physischer und digitaler Bestände über Jahrzehnte hinweg nachvollziehbar zu verwalten.

Wie funktioniert ein Collection Management System?

Im Kern deckt ein Collection Management System vier zusammenhängende Aufgaben ab: Objekte katalogisieren, Bestände digitalisieren, ihren Weg durch Haus und Leihverkehr nachverfolgen und den Zugriff auf sensible Daten steuern. Wie das im Detail aussieht, zeigen die folgenden Abschnitte.

Katalogisierung und Metadaten

Jedes Objekt erhält einen eigenen Datensatz: Bezeichnung, Herkunft, Zustand, Standort sowie zugehörige Dokumente und Bilder. Gute Metadaten entscheiden darüber, ob eine Sammlung tatsächlich durchsuchbar ist oder nur archiviert wird. Ihr System braucht deshalb flexible, individuell konfigurierbare Felder statt eines starren Einheitsschemas.

Digitalisierung und KI-gestützte Klassifizierung

Rückstände an Fotografien, Inventarbüchern und handschriftlichen Aufzeichnungen zu digitalisieren, bedeutete lange manuelle Dateneingabe, Objekt für Objekt. KI verändert diese Rechnung. Doxis AI.dp nutzt KI-gestützte Dokumentenklassifizierung, um gescannte Bilder und unstrukturierten Text automatisch zu sortieren und zu verschlagworten. Details wie mutmaßlicher Zustand, Thema oder ungefähres Datum schätzt das System dabei aus dem Kontext, statt jedes Feld von Hand eintragen zu lassen. Active-Learning-Modelle verbessern ihre Trefferquote, während Mitarbeitende die Ergebnisse prüfen und korrigieren, das System wird also mit der Nutzung genauer.

Standort-, Leih- und Zustandsverfolgung

Museumsobjekte sind in Bewegung: zwischen Ausstellungsräumen, im Leihverkehr mit anderen Häusern, in und aus der Restaurierung. Ein Collection Management System hält fest, wo sich jedes Objekt gerade befindet, in welchem Zustand und wer dafür verantwortlich ist, ein entscheidender Punkt, wenn ein Objekt im wörtlichen Sinn unersetzlich ist.

Auf der Doxis-Plattform stehen dafür die generischen Mechanismen aus BPM und elektronischer Akte zur Verfügung: Workflows, Fristenüberwachung, Statushistorie. Fertige Vorlagen wie ein „Leihgenehmigungs-Workflow von der Stange" gehören nicht zum Standardumfang, sie entstehen im Rahmen der Konfiguration auf Basis dieser Bausteine.

Zugriffs- und Compliance-Kontrollen

Nicht jeder Datensatz sollte für jeden Nutzer sichtbar sein. Rollenbasierte Zugriffskontrollen schränken sensible Informationen, etwa Angaben zu Spendern oder Ankaufswerten, gezielt ein, während die Sammlung für Team und Forschung weiterhin durchsuchbar bleibt.

Diese Zugriffssteuerung wird für Musseen im DACH-Raum an einer Stelle besonders relevant: Leihgeber- und Spenderdaten in Leihverträgen unterliegen der DSGVO, gleichzeitig verlangt das Kulturgutschutzgesetz eine 30-jährige Aufbewahrung entsprechender Dokumentation. Statt Daten nach Ablauf eines Löschanspruchs zu entfernen, lässt sich dieser Zielkonflikt über granulare Zugriffsrechte und Anonymisierungsfunktionen lösen, kombiniert mit einem lückenlosen Audit Trail, der jederzeit nachweist, wer wann auf welchen Datensatz zugegriffen hat.

Collection-Management-Software für Museen muss mehr leisten als ein klassisches Dokumentenarchiv. Sie muss Objekte beschreiben, die in kein herkömmliches Datenmodell passen, etwa einen 3,5 Tonnen schweren Meteoriten, ein präpariertes Tier oder ein Manuskriptfragment. Sie muss diese Objekte mit den Menschen und Expeditionen verknüpfen, die dahinterstehen. Und sie muss Forschung unterstützen, die sich über Jahrhunderte erstreckt.

Fachliche Standards in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Für den fachlichen Rahmen orientieren sich Museen in Deutschland, Österreich und der Schweiz dabei in der Regel nicht an Spectrum, sondern an den „Standards für Museen" des Deutschen Museumsbunds und dessen Fachgruppe Dokumentation. Für die technische Interoperabilität zwischen Systemen sind vor allem drei Standards relevant:

• LIDO als europäisch verbreitetes Austauschformat
• das semantische Rückgrat CIDOC-CRM (ISO 21127)
• sowie Object ID als internationaler Mindeststandard zur Objektidentifikation, der unter anderem bei Kunstdiebstahl von Interpol und BKA genutzt wird.

Statt eines starren, vorgefertigten Spectrum-, LIDO- oder CIDOC-CRM-Datenmodells setzt Doxis auf ein flexibel konfigurierbares Metadatenschema auf Basis von Deskriptoren, kontrollierten Vokabularen (Global Value Lists) und Klassifikationsbäumen, mit dem sich museumsspezifische Anforderungen individuell abbilden lassen. Eine Anbindung an Spectrum, LIDO, CIDOC-CRM oder Sammlungssysteme wie TMS, EMu oder Axiell ist nicht vorgefertigt dokumentiert, technisch aber über die generische Doxis-Integrationsplattform (REST-API, SmartBridge) realisierbar.

Generischer Dateispeicher stößt hier schnell an Grenzen. Die richtige Plattform verbindet strukturierte Daten (Datierungen, Klassifikationen, Maße) mit unstrukturierten Inhalten (Fotos, Feldnotizen, Korrespondenz) über die elektronische Archivierung und macht die Verbindungen zwischen beidem sichtbar und durchsuchbar.

Rechtlicher Rahmen für Sammlungsverwaltung in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Museen müssen bei der digitalen Sammlungsverwaltung neben der Bestandsdokumentation auch gesetzliche Vorgaben, Provenienznachweise und Datenschutzanforderungen berücksichtigen. Ein Collection Management System sollte deshalb die Herkunft, den rechtlichen Status und relevante Änderungen an Sammlungsobjekten nachvollziehbar dokumentieren können.

Kulturgutschutz in Deutschland, Österreich und der Schweiz

In Deutschland regelt das Kulturgutschutzgesetz (KGSG) unter anderem den Umgang mit geschützten Kulturgütern und deren Ausfuhr. Beim gewerblichen Inverkehrbringen gelten besondere Sorgfalts- und Dokumentationspflichten. Die nach § 45 KGSG aufzeichnungspflichtigen Unterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden.

In Österreich gelten insbesondere die Bestimmungen des Denkmalschutzgesetzes (DMSG), während die Schweiz den Kulturgütertransfer über das Kulturgütertransfergesetz (KGTG) regelt. Ein Collection Management System unterstützt die Einhaltung einschlägiger Anforderungen, indem es Objektdaten, Herkunftsnachweise und relevante Dokumente zentral verwaltet.

Provenienzforschung und Datenschutz

Bei NS-verfolgungsbedingt entzogenem Kulturgut bilden die Washingtoner Prinzipien eine wichtige Grundlage für den verantwortungsvollen Umgang mit Provenienzfragen. Das Deutsche Zentrum Kulturgutverluste unterstützt entsprechende Forschungsprojekte und betreibt die öffentliche Lost Art-Datenbank.

Digitale Provenienzakten können frühere Eigentumsverhältnisse, Erwerbsunterlagen und Forschungsergebnisse miteinander verknüpfen. Dokumentierte Änderungen und geregelte Zugriffsrechte verbessern die Nachvollziehbarkeit und unterstützen den Schutz personenbezogener Daten.

Förderprogramme für digitale Sammlungen

Für die Digitalisierung von Museumsbeständen stehen je nach Standort unterschiedliche Förderprogramme zur Verfügung. In Berlin können beispielsweise Projekte zur Digitalisierung des kulturellen Erbes mit bis zu 150.000 Euro gefördert werden. Auch für Provenienzforschung und digitale Erschließung gibt es projektbezogene Fördermöglichkeiten.

Museen sollten vor der Projektplanung prüfen, welche Programme aktuell ausgeschrieben sind und ob die Digitalisierung ihrer Bestände beziehungsweise die geplanten Forschungsarbeiten förderfähig sind.

Praxisbeispiel: das Natural History Museum, London

Das Natural History Museum, London trägt die Verantwortung für mehr als 80 Millionen Objekte, darunter ein 3,5 Tonnen schwerer Meteorit, eines der ersten je gefundenen T-Rex-Exemplare und ein Riesenkalmar als eines seiner Prunkstücke. Rund 300 Wissenschaftler:innen greifen täglich auf diese Sammlung zurück.

Das RECODE-Programm

Mit dem RECODE-Programm (Rethinking Collections Data Ecosystems) modernisiert das Natural History Museum seine Sammlungsverwaltung mit Doxis. Mehr als 25 Millionen Metadatensätze wurden bereits digitalisiert. Ziel ist es, Sammlungsdaten besser zu vernetzen, den Leihverkehr zu automatisieren und wissenschaftliche Informationen langfristig nutzbar zu machen.

Dafür verbindet das Museum strukturierte und unstrukturierte Daten und nutzt semantische Beziehungen sowie maschinelles Lernen, um Forschenden neue Auswertungsmöglichkeiten zu eröffnen.

Einige Funktionen, darunter die Verknüpfung von Sammlern und Exemplaren, wurden vom Doxis Professional Services Team speziell für das Museum entwickelt und gehören nicht zum standardmäßigen Funktionsumfang.

So wählen Sie das richtige Collection Management System

Bei Dutzenden Anbietern am Markt braucht die richtige Wahl mehr als einen Feature-Vergleich. So gehen Sie es an.

Bedarf und Nutzer analysieren

Starten Sie bei den Menschen, die das System täglich nutzen: Kuratoren, Restauratoren, Archivare und Forschende haben jeweils andere Prioritäten. Klären Sie, ob Ihr Haus eine schlanke Sofortlösung oder eine Spezialplattform für große, komplexe Sammlungen braucht, und binden Sie die künftigen Nutzer von Anfang an in die Auswahl ein. Planen Sie Schulung und Rollout frühzeitig mit, dieser Punkt wird zu oft als Nebensache behandelt, obwohl er von Beginn an mitgedacht werden sollte.

Flexibilität und Integration prüfen

Fragen Sie konkret nach, wie ein System Kategorisierung handhabt: flexibel und an Ihre Objekttypen anpassbar, oder starr in ein festes Schema gepresst? Prüfen Sie, ob es sich in die vorhandene Systemlandschaft Ihres Hauses integrieren lässt, und lassen Sie sich von Anbietern Referenzprojekte ähnlicher Einrichtungen zeigen. Der direkte Kontakt zu diesen Referenzkunden lohnt den zusätzlichen Aufwand.

Gesamtbetriebskosten vergleichen

Führen Sie eine echte Kosten-Nutzen-Analyse durch, statt nur Listenpreise gegenüberzustellen. Berücksichtigen Sie Supportkosten, Updates und Service-Pakete ebenso wie die Zahl der Lizenzen und Arbeitsplätze, die Sie je nach Nutzerkreis einplanen müssen.

Entscheidung treffen

Klären Sie vor der Unterschrift jede offene Frage mit den Anbietern in der engeren Auswahl. Wählen Sie einen Partner, der kooperativ und gründlich arbeitet. Wenn die Daten, die Sie schützen, zu den kulturell bedeutsamsten Objekten der Welt zählen, zahlt sich diese Sorgfalt vielfach aus.

Doxis bietet kein eigenständiges Collection Management System für Museen. Stattdessen lässt sich die Intelligent Content Automation-Plattform für die Verwaltung umfangreicher Sammlungsbestände konfigurieren. Das RECODE-Projekt des Natural History Museum zeigt, wie Doxis dabei große Datenmengen und komplexe Beziehungen zwischen Sammlungsobjekten unterstützt.

Für die digitale Sammlungsverwaltung sind insbesondere folgende Funktionen relevant:

• KI-gestützte Erfassung: Doxis AI.dp unterstützt die Klassifizierung von Dokumenten und die Extraktion relevanter Metadaten.
• Zentrale Informationsverwaltung: Objektdokumentation, Bilder und zugehörige Unterlagen lassen sich miteinander verknüpfen und strukturiert verwalten.
• Zugriff und Nachvollziehbarkeit: Rollenbasierte Berechtigungen und dokumentierte Änderungen unterstützen den kontrollierten Umgang mit sensiblen Sammlungsinformationen.
• Integration und Skalierbarkeit: Bestehende Anwendungen und Archive können angebunden werden, während die Plattform auch große Dokumentenbestände verwaltet.

Weitere Referenz aus dem Archivwesen

Auch das Stadtarchiv Dresden setzt auf eine Doxis-basierte Archivlösung. Sie unterstützt die digitale Verwaltung historischer Bestände und zeigt, wie sich langfristige Aufbewahrung und kontrollierter Informationszugriff verbinden lassen.

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