Gestion des fournisseurs : définition, processus et logiciel
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La gestion des fournisseurs, ou Supplier Relationship Management (SRM), désigne le pilotage systématique, l'évaluation et le développement de l'ensemble des fournisseurs d'une entreprise.
Son objectif : rendre la chaîne d'approvisionnement transparente, réduire les risques, et garantir la qualité, la conformité et la sécurité des approvisionnements sur la durée.
Les grands groupes industriels travaillent avec des centaines, voire des milliers de fournisseurs actifs. Sans processus structuré, les données de référence deviennent vite obsolètes, les audits restent manuels, et les risques fournisseurs passent trop longtemps sous le radar.
La pression réglementaire s'ajoute à ce constat, entre la loi française sur le devoir de vigilance et la directive européenne CSRD sur le reporting de durabilité.
Points clés à retenir
- Piloter tout le cycle de vie. La gestion des fournisseurs couvre la sélection initiale jusqu'au suivi continu des performances.
- Gagner en transparence. Des données fournisseurs centralisées améliorent les décisions d'achat.
- Réduire les risques. Des audits réguliers et des preuves documentées protègent la qualité et la conformité.
- Réduire la charge manuelle. Les dossiers et workflows numériques automatisent la coordination.
- Connecter les systèmes. Une plateforme de gestion des fournisseurs relie votre ERP, votre SAP et vos processus fournisseurs.
Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs ?
La gestion des fournisseurs est le pilotage systématique de l'ensemble de la base fournisseurs d'une entreprise.
Elle couvre chaque étape de la relation, du premier contact avec un fournisseur potentiel jusqu'à sa qualification, son évaluation, ses audits, et le suivi continu de sa performance.
L'objectif est de renforcer la chaîne de valeur de l'entreprise et de tirer le meilleur parti du réseau de fournisseurs, pour que les normes internes de qualité et de conformité soient respectées tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
Cela suppose une base fournisseurs transparente, permettant la comparaison et la planification stratégique.
Qu'est-ce que le Supplier Relationship Management (SRM) ?
Le Supplier Relationship Management (SRM), ou gestion de la relation fournisseurs, est un pilier central de la gestion des fournisseurs.
Il désigne le volet stratégique de la relation fournisseur : construire la confiance, développer des partenariats durables et co-innover avec les fournisseurs les plus stratégiques.
En pratique, les achats classent leurs fournisseurs selon leur importance stratégique et investissent en priorité dans la relation fournisseur avec les partenaires classés A.
Cela se traduit par des revues de performance régulières, des projets de développement conjoints et une communication ouverte entre partenaires.
Un logiciel SRM dédié facilite le suivi de ces revues, puisque chaque évaluation, contrat et engagement passé est conservé dans une fiche fournisseur unique plutôt que dispersé dans des boîtes mail.
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Gestion des fournisseurs et gestion de la chaîne d'approvisionnement : quelle différence ?
La gestion des fournisseurs et la gestion de la chaîne d'approvisionnement (supply chain management) fonctionnent en étroite collaboration, mais répondent à des questions différentes. La gestion des fournisseurs se concentre sur la relation fournisseur elle-même.
La gestion de la chaîne d'approvisionnement couvre la logistique qui fait circuler les marchandises, l'information et les flux financiers sur toute la chaîne.
Qui est responsable de la gestion des fournisseurs en entreprise ?
La responsabilité principale revient au service achats, piloté par le directeur des achats (CPO) ou le responsable achats.
La gestion des fournisseurs n'est cependant pas l'affaire d'un seul service. Elle mobilise plusieurs équipes :
- Management de la qualité : audits fournisseurs, contrôle des certifications, conformité ISO
- Logistique : processus de livraison, respect des délais, coûts de transport
- Conformité et juridique : devoir de vigilance, gestion des contrats, reporting ESG
- IT : intégration ERP et GED, exploitation du portail fournisseurs
- Métiers : demandes de besoins, retours qualité issus de la production
Quelles sont les missions de la gestion des fournisseurs ?
Les missions de la gestion des fournisseurs couvrent tout le cycle de vie fournisseur, de l'identification des partenaires potentiels jusqu'au suivi continu de leur performance.
Missions opérationnelles
- Identifier et qualifier les fournisseurs
- Saisir et maintenir des données de référence fournisseurs complètes
- Préparer, réaliser et documenter les audits fournisseurs
- Suivre les processus de livraison : délais, coûts de transport, exhaustivité des commandes
- Vérifier la conformité aux normes qualité, dont ISO 9001 et ISO 14001
Missions stratégiques
- Structurer l'évaluation et la classification des fournisseurs
- Planifier et piloter le développement des fournisseurs
- Construire et suivre la gestion des risques fournisseurs
- Documenter la conformité au titre du devoir de vigilance
Ce dont les achats ont besoin pour y parvenir
- Un processus de gestion des fournisseurs clair et documenté
- Les bonnes méthodes et un système de gestion des fournisseurs adapté
- Une gestion centralisée de l'information pour toutes les données et documents fournisseurs
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- Pourquoi une GED permet de travailler plus vite et de manière plus productive, efficace et sécurisée
- Évaluer ses besoins en matière de GED et élaborer une feuille de route pour sa mise en œuvre
- Pourquoi documents et processus sont indissociables
- Trouver la solution de GED adapté à ses besoins
Pourquoi la gestion des fournisseurs est-elle importante ?
Les fournisseurs jouent un rôle central, notamment dans les entreprises industrielles. Ils sont profondément intégrés à la chaîne de valeur, si bien que la qualité des fournisseurs a un impact direct sur la performance de l'entreprise.
Une gestion des fournisseurs structurée profite directement à la stabilité de la chaîne d'approvisionnement, aux coûts et à la compétitivité. Les principaux bénéfices :
- Les bons partenaires, durablement. Une base fournisseurs transparente, évaluée et à jour permet de repérer tôt les mauvais choix de partenariat.
- Des chaînes d'approvisionnement stables. Les achats détectent tôt les goulots d'étranglement, les problèmes de qualité et les retards de livraison.
- Une visibilité des risques à tous les niveaux. Les risques fournisseurs se concentrent souvent chez les fournisseurs de rang 2 et 3. Une gestion des risques fournisseurs structurée rend ces niveaux visibles aussi.
- Des coûts d'achat réduits. Une évaluation des fournisseurs structurée réduit le coût total de possession (TCO), diminue les réclamations et améliore la qualité de livraison.
- Un onboarding plus rapide. Les portails fournisseurs numériques standardisent l'onboarding et suppriment les échanges manuels.
- Une compétitivité renforcée. Des fournisseurs fiables et performants renforcent directement votre position sur le marché.
Gestion des fournisseurs durable et devoir de vigilance
La gestion des fournisseurs durable intègre des critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) dans la sélection et l'évaluation des fournisseurs. Pour un nombre croissant d'entreprises, il s'agit désormais d'une obligation légale.
En France, la loi n° 2017-399 sur le devoir de vigilance impose aux sociétés d'au moins 5 000 salariés en France, ou 10 000 dans le monde, d'établir un plan de vigilance couvrant leurs filiales, sous-traitants et fournisseurs.
Au niveau européen, la directive CSDDD abaisse ce seuil à 1 000 salariés et 450 millions d'euros de chiffre d'affaires net.
Notre plateforme de gouvernance de l'information centralise les documents nécessaires à ce type de reporting.
En pratique, une gestion des fournisseurs durable comprend :
- L'intégration de critères ESG dans les auto-déclarations et audits fournisseurs
- La vérification et l'archivage des certifications, dont ISO 14001 et SA8000
- L'extension de la gestion des risques fournisseurs aux rangs 2 et 3
- La documentation de chaque contrôle dans un dossier inaltérable et opposable en cas d'audit
Un logiciel de gestion des fournisseurs prend en charge la collecte automatisée et le contrôle périodique des preuves de durabilité, pour que les équipes achats répondent à ces exigences sans recruter.
Quel est le rôle de l'audit fournisseur ?
Un audit fournisseur permet de vérifier dans quelle mesure un fournisseur respecte les exigences et normes de votre entreprise.
Vous comparez alors la performance actuelle du fournisseur avec l'état visé.
L'audit soutient aussi bien la sélection de nouveaux fournisseurs que l'évaluation continue des fournisseurs déjà en place.
L'audit fournisseur constitue également une preuve pour la certification ISO 9001:2015. Les entreprises certifiées répondent ainsi à l'ensemble des exigences légales et réglementaires d'un système de management de la qualité.
Quels sont les objectifs de la gestion des fournisseurs ?
Une gestion des fournisseurs efficace se traduit par des chaînes d'approvisionnement fiables, une qualité produit élevée, une satisfaction client forte, un meilleur rapport qualité-prix et une meilleure marge.
Vous y arrivez en sélectionnant les bons fournisseurs et en développant continuellement les relations déjà en place.
La gestion des fournisseurs poursuit à la fois des objectifs stratégiques et opérationnels.
Gestion stratégique des fournisseurs
La gestion stratégique des fournisseurs s'inscrit dans une perspective à moyen et long terme. Elle vise à optimiser la base fournisseurs et à créer de la valeur pour l'entreprise dans la durée.
Ses principaux objectifs :
- Construire la confiance et entretenir la relation fournisseur
- Renforcer la qualité des fournisseurs
- Exploiter les synergies entre fournisseurs
- Réduire les risques, par exemple en maintenant des relations avec plusieurs fournisseurs en solution de repli
- Co-développer des idées et des technologies avec les fournisseurs stratégiques
- Renforcer la compétitivité grâce à la qualité et à l'innovation des fournisseurs
Gestion opérationnelle des fournisseurs
La gestion opérationnelle des fournisseurs vise à améliorer la performance des fournisseurs et à réduire les coûts à court terme. Elle inclut typiquement :
- Identifier les bons fournisseurs pour un besoin donné
- Développer une base fournisseurs transparente
- Négocier des prix et des conditions équitables avec les partenaires
- Regrouper les volumes d'achat pour réduire les coûts
Quelles sont les 5 étapes du processus de gestion des fournisseurs ?
Le processus de gestion des fournisseurs structure l'ensemble du cycle de vie fournisseur, du premier contact jusqu'au suivi continu, en cinq étapes reliées entre elles :
- Onboarding des fournisseurs : identifier, vérifier et qualifier les fournisseurs candidats, jusqu'à disposer d'une base fournisseurs documentée et fiable.
- Intégration des fournisseurs : intégrer les fournisseurs sélectionnés dans vos workflows et systèmes IT existants.
- Évaluation des fournisseurs : noter les fournisseurs selon des critères homogènes couvrant achats, qualité, logistique et développement.
- Développement des fournisseurs : agir sur les résultats de l'évaluation avec des mesures d'amélioration ou en développant le fournisseur directement.
- Suivi des fournisseurs : suivre la performance fournisseurs en continu, vérifier l'atteinte des objectifs, et corriger tôt en cas de dérive.
Étape 1 : onboarding des fournisseurs
L'onboarding des fournisseurs est le socle de tout le processus de gestion des fournisseurs. Il se compose de deux volets : l'identification et la qualification.
Identification des fournisseurs
Rassemblez les informations pertinentes sur les fournisseurs potentiels et constituez votre propre base de données. Triez et filtrez les candidats selon les critères les plus importants pour votre activité.
Qualification des fournisseurs
Examinez de près les fournisseurs encore en lice. Vérifiez concrètement ce qu'ils déclarent sur leurs prestations et conditions, et évaluez leurs processus directement. Contrôlez leurs certifications, leurs pratiques d'assurance qualité et leur gestion documentaire. Comparez les candidats entre eux et sélectionnez les mieux adaptés. Le résultat doit être une base fournisseurs de confiance.
Bonnes pratiques pour l'onboarding fournisseurs :
- Fixez des critères et processus de sélection homogènes pour toute l'entreprise, pour que chaque site suive le même standard.
- Assurez une gestion rigoureuse des données de référence, pour disposer en permanence d'informations fournisseurs complètes, exactes et validées.
- Numérisez vos documents fournisseurs, et gérez devis, contrats et factures dans un système de gestion documentaire.
- Automatisez les échanges d'information. Avec le bon logiciel, les fournisseurs peuvent déposer eux-mêmes leurs catalogues produits numériques.
Étape 2 : intégration des fournisseurs
Intégrez ensuite les fournisseurs dans les workflows et l'organisation de votre entreprise. Plus les processus sont synchronisés, plus vous pouvez mutualiser vos ressources et compétences, capter des synergies et réduire vos coûts au passage.
Le recours à des systèmes et applications IT partagés est un moyen d'atteindre cette intégration.
Étape 3 : évaluation et classification des fournisseurs
L'évaluation des fournisseurs note la performance de chaque fournisseur selon des critères homogènes, tels que le prix, la fiabilité de livraison et les prestations proposées. Elle soutient à la fois la sélection de fournisseurs et l'optimisation continue des partenariats existants.
Les 4 critères clés de l'évaluation fournisseur
| Critère | Contenu évalué |
| Achats | Prix et structure de coûts, coût total de possession (TCO) |
| Qualité | Certifications (ISO 9001, ISO 14001), pratiques d'assurance qualité |
| Logistique | Fiabilité de livraison, respect des délais, coûts de transport |
| Développement | Capacité d'innovation, investissement R&D, maturité des processus |
Classification des fournisseurs par analyse ABC
La classification des fournisseurs répartit les fournisseurs en segments selon leur importance stratégique et leur performance. L'analyse ABC est la méthode la plus répandue.
| Segment | Intitulé | Caractéristiques et niveau de suivi |
| A | Partenaires stratégiques | Forte valeur pour la chaîne de valeur. Suivi intensif, développement fournisseur actif. |
| B | Fournisseurs importants | Fournisseurs pertinents avec un potentiel de développement. Évaluation régulière, accompagnement ciblé. |
| C | Fournisseurs standards | Poids stratégique limité. Gestion standardisée, suivi efficace. |
La classification des fournisseurs sert de base aux plans de développement ciblés et à la gestion des risques fournisseurs.
Étape 4 : développement des fournisseurs
La gestion des fournisseurs met en lumière les axes d'amélioration possibles, pour que vous puissiez planifier des mesures concrètes de développement. Deux approches sont possibles :
- Développement actif : vous concevez et menez des actions d'amélioration conjointement avec le fournisseur. Pertinent lorsque le partenaire compte beaucoup pour votre activité.
- Développement passif : vous fixez des objectifs concrets, que le fournisseur atteint de manière autonome, tandis que vous suivez sa progression.
Dans les deux cas, l'objectif du développement fournisseur est de préparer le fournisseur aux enjeux à venir.
Étape 5 : suivi des fournisseurs
Le suivi des fournisseurs consiste à observer le développement fournisseur et à exploiter les résultats de l'évaluation. En clair, il s'agit de vérifier que les objectifs fixés sont atteints et de repérer tôt toute dérive de performance.
Repérer cette dérive tôt vous laisse le temps d'agir, qu'il s'agisse de mettre fin au partenariat, de rechercher de nouveaux fournisseurs, ou d'ajuster le processus lui-même.
Quel logiciel de gestion des fournisseurs choisir ?
Un logiciel de gestion des fournisseurs numérise et automatise les principales missions du service achats. Il apporte de la transparence sur l'ensemble de la base fournisseurs et supprime la majeure partie de la coordination manuelle.
Un système de gestion des fournisseurs moderne aide notamment à :
- Maintenir des données de référence fournisseurs cohérentes et complètes
- Rendre l'information accessible à toutes les parties prenantes et supprimer les silos d'information
- Automatiser des processus tels que la qualification et l'onboarding
- Collaborer directement avec les fournisseurs, qui peuvent saisir leurs données et déposer leurs documents eux-mêmes
- Fiabiliser les décisions grâce à une information à jour
Recherchez une solution SRM qui centralise les données fournisseurs, associe automatiquement les documents au bon dossier, automatise les workflows et s'intègre à votre ERP, votre SAP et vos outils achats. Une plateforme de gestion des fournisseurs adossée à un ECM répond bien à ces besoins.
Centraliser sa gestion des fournisseurs avec Doxis
Doxis aide les industriels à centraliser l'information fournisseurs, automatiser les processus et répondre aux exigences de conformité de façon opposable en cas d'audit.
Contrats, bons de commande, factures, certificats et autres documents sont associés automatiquement au bon dossier électronique fournisseur.
Grâce aux intégrations avec SAP, votre ERP et vos systèmes CRM, les acheteurs disposent d'une vue complète et à jour de toute l'information fournisseurs pertinente. Doxis automatise également le processus Purchase-to-Pay pour SAP et documente chaque étape de manière opposable en cas d'audit.
Étude de cas : Eissmann Group Automotive
L'équipementier automobile Eissmann Group Automotive a intégré numériquement plus de 2 000 fournisseurs grâce à un portail collaboratif construit sur le Doxis® iRoom®.
L'espace projet sécurisé prolonge le dossier électronique fournisseur de l'entreprise et simplifie la collaboration avec des fournisseurs internationaux.
Documents, certificats et visuels sont désormais déposés directement dans l'espace partagé au lieu de circuler par e-mail.
Les échanges gagnent en rapidité, la traçabilité des accords s'améliore, et les acteurs de la chaîne d'approvisionnement partagent une meilleure connaissance des enjeux de durabilité.
Le Doxis iRoom prend en charge les échéances, les étapes de processus, le renouvellement des certificats, les évaluations fournisseurs et la documentation opposable de chaque accord conclu avec un fournisseur.
Un ROI de 336 % confirmé par Forrester
L'étude Total Economic Impact™ menée par Forrester Consulting sur Doxis Intelligent Content Automation chez SEW-EURODRIVE conclut à un retour sur investissement de 336 % sur trois ans, avec un délai d'amortissement de moins de six mois.
Lire l'étude complète pour découvrir les résultats de cette analyse indépendante.
D'une tâche administrative à un levier stratégique
Une gestion des fournisseurs structurée rend les chaînes d'approvisionnement plus transparentes, réduit les risques et soutient la conformité au devoir de vigilance comme aux exigences ESG.
Doxis apporte le socle numérique nécessaire à cette transformation : dossiers fournisseurs centralisés, workflows automatisés, intégrations poussées et documentation opposable en cas d'audit.
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FAQ sur la gestion des fournisseurs
Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs?
La gestion des fournisseurs est le pilotage systématique, l'évaluation et le développement de l'ensemble des fournisseurs d'une entreprise. Elle vise à améliorer la qualité, les coûts, la sécurité d'approvisionnement et la conformité tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
Que signifie la gestion des fournisseurs pour les achats?
Pour les achats, la gestion des fournisseurs crée une base fiable pour les décisions d'approvisionnement. Elle rend les données fournisseurs transparentes, réduit la coordination manuelle et aide à répondre aux exigences de qualité, de risque et de conformité.
Quelles sont les missions de la gestion des fournisseurs?
Les principales missions comprennent la sélection des fournisseurs, leur qualification, la tenue des données de référence, l'évaluation fournisseurs, l'audit, la gestion des risques, le développement fournisseur et le suivi de performance.
Quelles sont les phases de la gestion des fournisseurs?
Le processus de gestion des fournisseurs se déroule en cinq phases : onboarding, intégration, évaluation, développement et suivi. Ensemble, elles structurent tout le cycle de vie fournisseur.
Quel logiciel utiliser pour la gestion des fournisseurs?
Privilégiez un logiciel qui centralise les données fournisseurs, associe automatiquement les documents au bon dossier, automatise les workflows et s'intègre à votre ERP, votre SAP et vos systèmes achats. Une plateforme de gestion des fournisseurs adossée à un ECM, avec dossier fournisseur électronique et portail fournisseurs, répond bien à ce besoin.
Pourquoi la gestion des fournisseurs est-elle si importante?
La gestion des fournisseurs augmente la transparence, réduit les risques d'approvisionnement et de conformité, améliore la qualité de livraison et réduit les coûts d'achat. Votre base fournisseurs devient ainsi un avantage stratégique pour toute l'entreprise.
Comment les entreprises gèrent-elles leurs fournisseurs au quotidien ?
Les entreprises gèrent leurs fournisseurs avec des processus clairs, des critères d'évaluation homogènes, des dossiers fournisseurs numériques et des audits réguliers. Cette combinaison permet de repérer les risques tôt, de comparer les fournisseurs de façon équitable et de cibler le développement là où il compte le plus.
