KI-gestützte Business Process Automation Software: Die 7 besten Lösungen 2026

Einen Geschäftsprozess zu automatisieren, klingt zunächst einfach. Anspruchsvoll wird es, wenn Freigaben sauber geregelt, alle Schritte revisionssicher protokolliert und unstrukturierte Dokumente per KI verarbeitet werden müssen. Genau hier stoßen viele Business Process Automation Software-Lösungen an ihre Grenzen.

Laut dem AIIM Market Momentum Index: Intelligent Document Processing (IDP) Survey 2025 treiben 65 % der Unternehmen ihre Automatisierungsprojekte voran, um diese Ineffizienzen zu beseitigen. Jede Rechnung, jeder Vertrag und jedes Formular, das noch manuell bearbeitet wird, verursacht Aufwand. Zugleich entstehen Compliance-Lücken, die oft erst bei der nächsten Prüfung auffallen.

Dieser Vergleich stellt die 7 besten Business Process Automation Software-Lösungen mit KI-Unterstützung für 2026 vor. Alle Anbieter werden anhand derselben Kriterien bewertet: Prozessmodellierung, Routing und Entscheidungslogik, KI-Funktionen sowie die Frage, ob die BPM-Engine nativ integriert ist oder als Zusatzprodukt hinzukommt.

Wichtige Erkenntnisse

1. Doxis vereint BPMN 2.0, DMN-Entscheidungslogik und Postkorb-Steuerung nativ mit ECM und IDP auf einer Plattform
2. OpenText (Extended ECM) bietet starke Content Governance, erweitertes BPM nur über das Zusatzprodukt AppWorks
3. Hyland OnBase steuert Aufgaben über Warteschlangen, BPMN-Modellierung kommt über Hyland Automate
4. Laserfiche setzt auf einen No-Code-Designer mit Entscheidungstabellen für Mittelstand und Verwaltung
5. M-Files verbindet metadatenbasierte Ablage mit zustandsbasierten Workflows und KI-Agenten
6. DocuWare konzentriert sich auf intelligente Erfassung und Freigabe-Workflows im Finanzbereich
7. IBM FileNet Content Manager liefert generative KI für Dokumente, BPMN und Fallmanagement erfordern Zusatzprodukte

Business Process Automation Software 2026 im Vergleich

Die Tabelle vergleicht alle 7 Anbieter anhand derselben vier Kriterien. So sehen Sie auf einen Blick, wo die Prozesslogik liegt und welche Rolle KI im jeweiligen Workflow spielt.

Was ist eine Business Process Automation Software?

KI-gestützte Business Process Automation (BPA) Software nutzt Machine Learning, generative KI und Dokumentenintelligenz, um mehrstufige Abläufe zu automatisieren. Dazu gehören Freigaben, regelbasiertes Routing, Datenextraktion und Case Management, die sonst manuelle Dokumentenarbeit erfordern würden.

Idealerweise ist BPA Teil eines umfassenden Enterprise-Content-Management-Systems. Dort wird jeder Prozess, jede Änderung und jede Freigabe protokolliert und über Rollen berechtigt

Warum Business Process Automation wichtig ist

Die Lücke zwischen automatisierter Aufgabe und gesteuertem Prozess zeigt sich zuerst in Einkauf und Finanzwesen. Eine Rechnung muss Prüfer, Freigeber und Revision erreichen, ohne dass drei Versionen per E-Mail kursieren. Ein Vertrag durchläuft die Prüfung mehrerer Abteilungen, und alle Beteiligten müssen wissen, welcher Entwurf aktuell ist.

Die 7 Plattformen in diesem Vergleich schließen diese Lücke auf unterschiedliche Weise. Manche automatisieren einzelne Aufgaben isoliert. Andere verankern Governance, Prozessmodellierung und Dokumentenintelligenz direkt in der Prozessebene. Workflow, Routing-Regeln und Audit Trail bilden dann eine Einheit.

Die 7 führenden KI-gestützten Business Process Automation Software-Lösungen

Die Auswahl basiert auf fünf Kriterien: Governance, Prozessmodellierung und Rules Engine, KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, ERP- und SAP-Integration sowie unabhängige Nutzerbewertungen auf G2, Gartner Peer Insights und PeerSpot. Jedes Profil folgt derselben Reihenfolge: Positionierung, Prozessmodellierung und Routing, KI-Funktionen, Vor- und Nachteile.

1. Doxis

Doxis ist eine Plattform für Intelligent Content Automation. Workflows und Case Management unterliegen denselben Berechtigungs-, Aufbewahrungs- und Audit-Regeln wie alle anderen Inhalte, ob aus SAP, Salesforce oder Microsoft 365. Gartner führt Doxis 2026 als Leader im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management.

Im Doxis Designer modellieren Fachbereiche Prozesse mit BPMN 2.0 und Entscheidungen mit DMN-Tabellen, ohne Programmierung. Aufgaben landen in Postkörben nach Rolle, Organisationseinheit oder Bearbeiter, bei Abwesenheit greifen Vertretungsregeln. Für Ad-hoc-Aufgaben stehen adaptive und hybride Prozesse bereit.

KI klassifiziert eingehende Dokumente, extrahiert die relevanten Daten und startet automatisch den passenden Workflow, etwa für Purchase-to-Pay in SAP oder E-Rechnungen über PEPPOL.

Vorteile:

• Prozesse per No-Code und Low-Code im Doxis Designer konfigurieren, mit BPMN-2.0-Modeler, DMN-Entscheidungstabellen und regelbasierter Postkorb-Steuerung inklusive automatischer Vertretung
• Feingranulare, rollenbasierte Berechtigungen, die einheitlich für Inhalte aus SAP, Salesforce und Microsoft 365 gelten
• Vollständiger Audit Trail darüber, wer welchen Schritt angesehen, bearbeitet oder freigegeben hat, inklusive Benachrichtigung bei Änderungen
• Von SAP zertifizierte Schnittstellen ArchiveLink, CMIS Connector, ILM ersetzen manuellen Export und erneuten Upload

Nachteile:

• Auf Konzerne ausgelegt, kleinere Teams mit einfachen Automatisierungsanforderungen benötigen den vollen Governance-Umfang oft nicht

2. OpenText (Extended ECM)

OpenText Extended ECM erfasst, organisiert und steuert Unternehmensinhalte zentral. Die Plattform bindet diese Inhalte direkt an Geschäftsanwendungen wie SAP und Salesforce an.

Das native Workflow-Modul übernimmt rollenbasierte Weiterleitung und Freigabeschritte. Für weitergehendes BPM wie Low-Code-Fallmanagement und eine Rules Engine ist ein zweites Produkt nötig: OpenText Process Automation (ehemals AppWorks). Die Anbindung erfolgt über Extended ECM for Process Suite.

Generative KI liefert OpenText Content Aviator. Der Assistent ergänzt Extended ECM um dialogbasierte Suche, Zusammenfassungen und Übersetzungen.

Vorteile:

• Ausgeprägte Content Governance und Compliance-Kontrollen für große, regulierte Unternehmen
• Das Add-on Dynamic Case Management deckt Fallarten wie Serviceanfragen und Incident Management ab
• Native Konnektoren für SAP- und Salesforce-Umgebungen
• Langjährige Präsenz in Analystenberichten als etablierter ECM-Anbieter

Nachteile:

• Laut Nutzerbewertungen eine der teureren ECM-Lösungen in der Einführung (G2)
• Hohe Einarbeitungszeit und komplexe Oberfläche für neue Anwender (G2)
• Support schwer erreichbar und langsam, dem First-Level-Support fehlt oft Fachwissen (PeerSpot)

3. Hyland OnBase

Hyland OnBase ist eine KI-gestützte Plattform für operatives Content Management. Sie erfasst, steuert und organisiert Unternehmensdokumente.

Aufgaben werden über konfigurierbare Warteschlangen verteilt. Die Zuweisung erfolgt nach Rolle, Priorität oder Auslastung. Für komplexere Entscheidungslogik bietet die separate Plattform Hyland Automate ein BPMN-konformes Low-Code-Designstudio mit integrierter Rules Engine, vor allem für regulierte Branchen.

KI setzt OnBase bei der Ausnahmebehandlung ein. Routinefälle müssen dadurch seltener manuell geprüft werden.

Vorteile:

• Konfigurierbare Warteschlangen verteilen Aufgaben nach Rolle, Priorität oder Auslastung und reduzieren die manuelle Sichtung
• Etablierte Präsenz bei Dokumenten-Workflows in Gesundheitswesen, Finanzdienstleistung und Verwaltung
• KI-gestützte Ausnahmebehandlung reduziert manuelle Prüfungen in Routinefällen
• Großes Partnernetzwerk für branchenspezifische Konfigurationen

Nachteile:

• Hohe Einarbeitungszeit und eine veraltete Oberfläche, die für Anwender ohne IT-Hintergrund wenig intuitiv ist (PeerSpot)
• Laut Nutzern umfangreich und aufwendig in der Einrichtung (G2)
• Steigende Abonnementkosten und schwankende Supportqualität (G2)

4. Laserfiche

Laserfiche verbindet Dokumenten- und Schriftgutverwaltung mit KI-gestützter Workflow-Automatisierung. Zielgruppe sind Organisationen aus öffentlicher Verwaltung, Finanzdienstleistung und Gesundheitswesen, die Geschäftsprozesse durchgängig automatisieren wollen.

Prozesse entstehen in Laserfiche Workflow und Forms, einem No-Code-Designer per Drag-and-drop. Über Business Rules und Entscheidungstabellen passen Fachanwender die Routing-Logik selbst an, etwa Freigabegrenzen für Rechnungen. Das Workflow-Diagramm bleibt dabei unverändert.

KI-gestützte Prompt-Regeln speisen KI-generierte Zusammenfassungen oder Klassifizierungen in diese Routing-Logik ein.

Vorteile:

• Fachanwender ändern Freigaberegeln wie Rechnungsschwellen über No-Code-Entscheidungstabellen, ohne den Workflow neu zu gestalten
• Intuitiver visueller Prozessdesigner erleichtert den Aufbau neuer Workflows
• Starke Verbreitung in öffentlicher Verwaltung und dokumentenintensiven Organisationen
• Umfangreiche Bibliothek vorgefertigter Workflow-Vorlagen

Nachteile:

• Die Cloud-API ist langsam, was Nutzer bei einem Cloud-Produkt als deutlichen Engpass bewerten (Gartner)
• Preise sind intransparent, ein Angebot gibt es meist erst nach einem Vertriebsgespräch (Capterra)
• Erweiterte Workflow-Optionen erfordern Einarbeitung, manche Funktionen nur über kostenpflichtige Zusatzmodule (G2)

5. M-Files

M-Files ist eine metadatenbasierte Plattform für Dokumenten- und Content Management. Dokumente werden nach ihrem Kontext organisiert statt in Ordnerstrukturen.

Der No-Code-Graphical-Workflow-Designer bildet Prozesse als Zustände und Übergänge ab. Auslöser und Statusaktionen wie automatische Zuweisung oder Benachrichtigung steuern das Routing.

KI kommt über M-Files Custom Agents hinzu. Sie werten den Vault-Kontext aus, also zugehörige Metadaten und Dateien, und schließen Aufgaben selbstständig ab oder eskalieren sie. Eine separate Rules Engine ist dafür nicht nötig.

Vorteile:

• Zustandsbasierter No-Code-Workflow-Designer mit KI-Agenten, die Aufgaben anhand des Vault-Kontexts automatisch weiterleiten oder eskalieren
• Die metadatenbasierte Ablage verkürzt die Suche nach der richtigen Dokumentversion
• Unterstützung von Active Directory und SSO für eine zentrale Zugriffsverwaltung

Nachteile:

• Eingeschränkte Ablage von E-Mails begrenzt die Einsatzmöglichkeiten trotz starker Workflow-Funktionen (Gartner)
• Hohe Einarbeitungszeit durch den metadatenbasierten Ansatz ohne klassische Ordner (G2)
• Langsamere Performance bei großen Dateien und hoher Synchronisationslast (G2)

6. DocuWare

DocuWare ist eine ECM-Plattform mit Schwerpunkt auf intelligenter Dokumentenverarbeitung.

Der Workflow Manager ist ein Low-Code-Prozessdesigner per Drag-and-drop. Dokumente laufen über bedingungsbasierte Verzweigungen, zum Beispiel gehen Rechnungen ab einem festgelegten Betrag an eine höhere Freigabestufe. Bei verpassten Fristen eskaliert das System automatisch, Vertretungsregeln decken Abwesenheiten ab.

Der DocuWare AI Hub ergänzt diese Workflow-Ebene um KI-gestützte Erfassung und automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Vorteile:

• Bedingungsbasiertes Routing mit automatischen Eskalationen und integrierten Vertretungsregeln hält Freigaben auch bei Abwesenheit in Gang
• Gut geeignet für finanznahe Dokumenten-Workflows wie die Rechnungsverarbeitung
• Flexible Bereitstellung in der Cloud oder On-Premises

Nachteile:

• Häufige Fehler, die eine manuelle Datenprüfung erfordern, dazu schwankende Reaktionszeiten im Support (Gartner)
• Einarbeitung bei der Einrichtung nötig, das Tool für Ordnerimporte kann ohne Fehlermeldung abbrechen (Capterra)
• Zeitaufwendige Ersteinrichtung und steigende Kosten bei Überschreitung des Speicherkontingents (G2)

7. IBM FileNet Content Manager

IBM FileNet Content Manager ist eine Cloud-native, KI-gestützte Content-Services-Plattform. Sie verwaltet Inhalte über mehrere Repositorys hinweg, steuert sie und stellt sie sicher bereit.

Der native Workflow deckt nur Grundfunktionen ab. Für BPMN-Prozessdesign, Fallmanagement und regelbasierte Entscheidungen benötigen Unternehmen zusätzlich IBM Business Automation Workflow und IBM Operational Decision Manager.

KI liefert IBM Content Assistant. Die Funktion nutzt generative KI und Retrieval-Augmented Generation (RAG), um Erkenntnisse aus Dokumenten zu gewinnen.

Vorteile:

• Generative KI mit RAG wertet auch große Dokumentenbestände aus
• Fügt sich gut in bestehende IBM-Umgebungen ein
• Starke Kontrollen für Dokumentensicherheit und Repository-Governance

Nachteile:

• Veraltete, komplexe Oberfläche, Einführung und Anpassung erfordern Spezialwissen (PeerSpot)
• Laut Nutzern komplexe Einrichtung, die externe Experten erfordert (G2)
• Lizenzmodell gilt als unübersichtlich und ändert sich häufig, ein Angebot erstellt meist ein Business Partner (G2)

Warum Business Process Automation mehr ist als Punktautomatisierung

Tools für Punktautomatisierung lösen ein einzelnes Problem: Eine Aufgabe läuft durch, ohne dass jemand klicken muss. KI-gestützte Business Process Automation muss mehr leisten. Sie weist nach, wer einen Schritt freigegeben hat, verfolgt, was danach mit dem Dokument geschieht, und verknüpft es mit dem Prozess, zu dem es gehört.

Prozessmodellierung per Low-Code und regelbasiertes Routing

Tools für Punktautomatisierung leiten Arbeit über fest programmierte Skripte oder einfache Ticketregeln weiter. Echte BPM-Software ermöglicht es Fachanwendern, Prozesse visuell zu modellieren, per Drag-and-drop oder mit einem BPMN-2.0-Designer.

Entscheidungslogik wie eine Freigabegrenze lässt sich dabei hinterlegen, ohne das Prozessdiagramm umzubauen. Die Software verteilt Aufgaben automatisch an die zuständige Rolle, Abteilung oder Person. Vertretungsregeln sorgen dafür, dass eine einzelne Abwesenheit nicht den ganzen Prozess aufhält.

Audit Trail und Prozess-Governance

Eine einzelne automatisierte Aufgabe beantwortet nur, ob ein Schritt ausgeführt wurde. Offen bleibt, wer ihn freigegeben hat, was sich danach geändert hat und ob die Freigabe längst hätte ablaufen müssen. BPA-Plattformen verknüpfen jeden Schritt mit einer rollenbasierten Berechtigung und protokollieren jede Aktion im Audit Trail. So ist lückenlos dokumentiert, wer wann was getan hat.

Workflows rund um Geschäftsdokumente

Die meisten Automatisierungsvorhaben betreffen wiederkehrende Prozesse. Beispiele sind die jährliche Abfrage von Lieferantenzertifikaten, ein Vertrag mit drei Freigabestufen oder der Abgleich eines Lieferscheins mit der Bestellung. Geeignete Plattformen führen das Dokument durch genau den Prozess, zu dem es gehört. Automatisierung und Governance greifen so in einem Schritt.

Verbindung zu ERP, CRM und strukturiertem Datenaustausch

Unternehmen automatisieren nicht nur Aufgaben zwischen Mitarbeitern. Sie tauschen auch strukturierte Dokumente mit Systemen aus: mit ERP-Systemen, E-Rechnungsportalen und Netzwerken wie PEPPOL oder EDI. Seit Einführung der E-Rechnungspflicht 2025 gewinnt dieser Austausch in Deutschland zusätzlich an Bedeutung.

Ein Tool für Punktautomatisierung kennt weder IDocs noch PEPPOL Access Points. Plattformen für die Purchase-to-Pay-Automatisierung, darunter Doxis, binden diese Netzwerke direkt an. Strukturierte Geschäftsdokumente fließen so ohne manuellen Export und erneuten Upload zwischen den Systemen.

Worauf Sie bei KI-gestützten Business Process Automation Tools achten sollten

Bei der Auswahl zählt mehr als die Zahl der automatisierbaren Aufgaben. Für Konzerne sind die folgenden Kriterien entscheidend.

Low-Code-Konfiguration und regelbasierte Entscheidungen

Prüfen Sie, ob Fachbereiche Workflows ohne Programmierung modellieren und anpassen können, nicht nur die IT. Wichtig ist außerdem eine integrierte Rules Engine oder Decision Engine für Verzweigungen wie Freigabegrenzen. Muss ein separates BPM-Produkt ergänzt werden, entstehen zusätzlicher Integrationsaufwand und eine zweite Administrationsoberfläche.

Feingranulare, rollenbasierte Steuerung

Achten Sie auf Berechtigungen, die über „darf starten" und „darf freigeben" hinausgehen. Gute Business Process Automation Tools vergeben Zugriffe nach Rolle, Abteilung oder Dokumenttyp. Nicht mehr benötigte Zugriffe laufen automatisch ab.

Compliance und Zertifizierungen

Klären Sie, welche Vorschriften und Standards die Plattform ab Werk unterstützt. In Deutschland sind das vor allem die DSGVO, die GoBD und Prüfstandards wie IDW PS 880. In Österreich kommen BAO und UGB hinzu, in der Schweiz die GeBüV. Branchenübergreifend relevant ist außerdem ISO 27001. Eine starke Information Governance reduziert den manuellen Prüfaufwand für Ihr Compliance-Team.

Tiefe der ERP- und SAP-Integration

Läuft Ihr Unternehmen auf SAP oder einem anderen ERP-System, sollten Sie auf zertifizierte Integrationen achten, wie sie etwa die Doxis Lösungen für SAP bieten. Zertifizierte Schnittstellen verringern das Risiko von Versionskonflikten und doppelter Datenerfassung.

Verarbeitung unstrukturierter Inhalte

Die Automatisierung strukturierter Daten gilt weitgehend als gelöst. Mehr Aufwand und größeres Potenzial liegen bei unstrukturierten Inhalten aus dem Tagesgeschäft: Verträge, Korrespondenz und gescannte Formulare.

Warum sich Unternehmen für Doxis als Business Process Automation Software entscheiden

Die meisten Plattformen in diesem Vergleich decken einen Teil der Anforderungen ab. Sie sichern den Prozess ab, integrieren sich in die bestehende Systemlandschaft oder binden das ERP an. Alle drei Anforderungen zugleich erfüllen nur wenige.

Doxis behandelt Business Process Automation als Funktion einer einheitlichen Content-Plattform. OpenText und IBM FileNet setzen für BPM jeweils ein separates Produkt auf ihr ECM, nämlich AppWorks beziehungsweise IBM Business Automation Workflow. Bei Doxis laufen BPMN-2.0-Modeler, DMN-Entscheidungslogik und Postkorb-Steuerung nativ auf derselben Plattform wie ECM und IDP.

Einheitliche Prozesse, Berechtigungen und Compliance

Da Doxis ECM, IDP und BPM gemeinsam verwaltet, gelten für jeden Prozess dieselben Berechtigungen, Aufbewahrungsregeln und Audit-Trail-Funktionen wie für alle anderen Dokumente im System. Das gilt für Inhalte aus SAP, Salesforce und Microsoft 365 ebenso wie für eingehende PEPPOL-Rechnungen. Das bedeutet:

• BPMN-2.0- und DMN-Konfiguration per No-Code und Low-Code im Doxis Designer, damit Fachbereiche Workflows ohne Entwickler aufbauen und anpassen
• Regelbasierte Postkorb-Steuerung und Vertretungsregeln leiten Aufgaben auch bei Abwesenheit an die richtige Person weiter
• Von SAP zertifizierte Schnittstellen (ArchiveLink, CMIS Connector, ILM) halten automatisierte Prozesse mit dem aktuellen SAP-Beleg synchron
• Direkte Anbindungen an PEPPOL, EDI und IDoc für den Austausch strukturierter Dokumente mit Systemen und Partnern ohne manuellen Export
• Rollenbasierte Zugriffe mit vollständiger Protokollierung dokumentieren jeden Schritt, jede Freigabe und jede Änderung über Abteilungen und Länder hinweg
• Abonnement-Benachrichtigungen informieren die zuständigen Personen automatisch, sobald sich ein Prozess oder Dokument ändert

Wenn Ihre Geschäftsprozesse jeder Prüfung standhalten müssen, ist Doxis genau dafür ausgelegt. Fordern Sie eine kostenlose Demo an und sehen Sie, wie sich Doxis in Ihre bestehende SAP- und Microsoft-365-Umgebung einfügt.

Häufig gestellte Fragen zur Business Process Automation Software