Was bedeutet GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Vorgaben regeln die digitale Archivierung steuerrelevanter Informationen in Unternehmen.

Erleben Sie, wie Doxis steuerrelevante Dokumente GoBD-konform archiviert und für Betriebsprüfungen nachvollziehbar bereitstellt.

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GoBD: Bedeutung und gesetzliche Grundlage

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) wurden vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht und definieren die Anforderungen an die digitale Buchführung und Archivierung steuerrelevanter Informationen.

Warum sind die GoBD wichtig?

Unternehmen verarbeiten heute einen Großteil ihrer steuerrelevanten Informationen digital. Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge und geschäftliche E-Mails entstehen, werden bearbeitet und archiviert überwiegend elektronisch. Die GoBD schaffen dafür verbindliche Vorgaben, damit diese Informationen auch Jahre später noch vollständig, nachvollziehbar und prüfungssicher verfügbar sind.

Die Einhaltung der GoBD spielt insbesondere bei Betriebsprüfungen eine wichtige Rolle. Unternehmen müssen nachweisen können, wie steuerrelevante Dokumente erfasst, verarbeitet und aufbewahrt wurden. Können Unterlagen nicht vollständig bereitgestellt werden oder fehlen Nachweise über Änderungen und Aufbewahrungsprozesse, kann dies zu Beanstandungen durch die Finanzverwaltung führen.

Gleichzeitig schaffen GoBD-konforme Prozesse mehr Transparenz und Kontrolle im täglichen Geschäftsbetrieb. Klare Regeln für die Archivierung, Dokumentation und Bereitstellung von Informationen reduzieren Risiken und erleichtern den Umgang mit steuerrelevanten Unterlagen.

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD gelten für alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler, die steuerrelevante Informationen elektronisch erfassen, verarbeiten oder archivieren. Unternehmensgröße, Branche oder Rechtsform spielen dabei keine Rolle.

Welche Anforderungen stellen die GoBD?

Die GoBD definieren keine bestimmte Software oder Technologie. Stattdessen legen sie fest, welche Anforderungen Unternehmen bei der Verarbeitung und Aufbewahrung steuerrelevanter Informationen erfüllen müssen.

Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit

Geschäftsvorfälle müssen so dokumentiert werden, dass sie von Dritten, beispielsweise Betriebsprüfern, jederzeit nachvollzogen werden können. Alle Änderungen und Verarbeitungsschritte müssen transparent und dokumentiert sein.

Vollständigkeit

Steuerrelevante Dokumente und Daten müssen vollständig erfasst und aufbewahrt werden. Dazu gehören unter anderem Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge sowie geschäftsrelevante E-Mails.

Richtigkeit

Aufzeichnungen müssen inhaltlich korrekt und vollständig sein. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beeinträchtigen.

Zeitgerechte Erfassung

Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden. Die GoBD verlangen, dass relevante Informationen nicht erst nachträglich oder mit erheblicher Verzögerung dokumentiert werden.

Unveränderbar

Einmal archivierte Dokumente dürfen nicht unbemerkt verändert werden. Änderungen müssen nachvollziehbar protokolliert werden, sodass die ursprüngliche Version jederzeit nachweisbar bleibt.

Welche Dokumente müssen GoBD-konform archiviert werden?

Die GoBD gelten für alle steuerrelevanten Unterlagen, die für die Buchführung oder Besteuerung eines Unternehmens relevant sind.

Zu den typischen Dokumenten gehören:

Eingangsrechnungen
Ausgangsrechnungen
Buchungsbelege
Kontoauszüge
Kassenberichte
Verträge mit steuerlicher Relevanz
Lieferscheine
Handels- und Geschäftsbriefe
Steuerunterlagen
Geschäftsrelevante E-Mails

Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen gewinnen GoBD-Anforderungen zusätzlich an Bedeutung. Elektronische Rechnungen müssen vollständig, nachvollziehbar und im ursprünglichen Format aufbewahrt werden.

Elektronische Dokumente müssen im ursprünglichen Format aufbewahrt werden und während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten nach den GoBD?

Unternehmen müssen steuerrelevante Unterlagen über gesetzlich festgelegte Zeiträume aufbewahren. Die GoBD setzen dabei voraus, dass Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, unveränderbar und jederzeit verfügbar bleiben.

Typische Aufbewahrungsfristen sind:

Rechnungen
Buchungsbelege
Jahresabschlüsse
Inventare
Handelsbücher
Lageberichte

Für diese Dokumente gelten in der Regel Aufbewahrungsfristen von acht Jahren.

Zu den Unterlagen mit häufig sechsjähriger Aufbewahrungspflicht zählen unter anderem:

Handels- und Geschäftsbriefe
Sonstige steuerlich relevante Unterlagen, soweit keine längere Frist vorgeschrieben ist

Wichtig ist, dass Dokumente nicht nur aufbewahrt, sondern während der gesamten Frist auch lesbar, nachvollziehbar und prüfungssicher bereitgestellt werden können. Dies gilt insbesondere für elektronische Rechnungen, digitale Buchungsbelege und geschäftsrelevante E-Mails.

GoBD und revisionssichere Archivierung

Die GoBD schreiben keine bestimmte Software vor. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass steuerrelevante Dokumente vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden.

In der Praxis wird dieses Ziel häufig durch eine revisionssichere Archivierung erreicht. Dabei werden Dokumente so gespeichert, dass Änderungen nachvollziehbar protokolliert werden und die Originalinformationen dauerhaft erhalten bleiben.

Eine revisionssichere Archivierung unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten und Dokumente bei Betriebsprüfungen schnell bereitzustellen.

Häufige Verstöße gegen die GoBD

Viele Unternehmen speichern steuerrelevante Dokumente digital, erfüllen dabei jedoch nicht automatisch die Anforderungen der GoBD. Besonders bei gewachsenen IT-Landschaften entstehen häufig Risiken, die erst bei einer Betriebsprüfung sichtbar werden.

Rechnungen nur lokal speichern

Eingangsrechnungen werden häufig auf lokalen Laufwerken oder in E-Mail-Postfächern abgelegt. Fehlen dabei eine strukturierte Archivierung und nachvollziehbare Aufbewahrung, kann die Nachweispflicht nicht erfüllt werden.

Steuerrelevante E-Mails nicht archivieren

Geschäftsrelevante E-Mails gelten häufig als Handels- oder Geschäftsbriefe und müssen entsprechend aufbewahrt werden. Werden E-Mails gelöscht oder nicht archiviert, können wichtige Nachweise verloren gehen.

Dokumente nachträglich verändern

Werden archivierte Dokumente ohne Protokollierung geändert oder überschrieben, ist die erforderliche Unveränderbarkeit nicht mehr gewährleistet. Änderungen müssen jederzeit nachvollziehbar sein.

Fehlende Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare Beschreibung der eingesetzten Prozesse und Systeme. Fehlt diese Dokumentation, kann die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Archivierung infrage gestellt werden.

Dezentrale Dokumentenablagen

Werden Dokumente in verschiedenen Systemen, Netzlaufwerken oder persönlichen Ordnern gespeichert, entsteht schnell ein Mangel an Transparenz. Dies erschwert die Suche, Kontrolle und Bereitstellung von Unterlagen im Prüfungsfall.

Wie lassen sich die GoBD in der Praxis umsetzen?

Die Einhaltung der GoBD beginnt nicht bei der Archivierung, sondern bereits bei der Erfassung von Dokumenten. Unternehmen benötigen Prozesse, die Informationen strukturiert aufnehmen, verarbeiten und während der gesamten Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar bereitstellen.

Ein typischer GoBD-konformer Prozess umfasst:

Erfassung von Dokumenten aus E-Mail, Scan, ERP- oder Fachsystemen
Automatische Klassifikation und Verschlagwortung
Prüfung und Validierung relevanter Informationen
Revisionssichere Archivierung
Kontrollierte Zugriffs- und Berechtigungsverwaltung
Schnelle Bereitstellung für Audits und Betriebsprüfungen

Je stärker diese Schritte automatisiert sind, desto geringer werden manuelle Fehler, Medienbrüche und Compliance-Risiken.

Wie unterstützt Doxis bei der GoBD-konformen Archivierung?

Die Einhaltung der GoBD erfordert mehr als die reine Speicherung von Dokumenten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass steuerrelevante Informationen vollständig, nachvollziehbar und während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben. Gleichzeitig müssen Dokumente schnell auffindbar sein und für Prüfungen bereitgestellt werden können.

Doxis unterstützt Unternehmen dabei, diese Anforderungen durch zentrale Dokumentenverwaltung, revisionssichere Archivierung und automatisierte Prozesse umzusetzen. Dokumente werden unabhängig von ihrem Ursprung erfasst, klassifiziert und in einem zentralen Archiv gespeichert. Dadurch stehen Informationen jederzeit im richtigen Geschäftskontext zur Verfügung.

Zu den relevanten Funktionen gehören:

Revisionssichere Archivierung mit nachvollziehbarer Historie
Versionierung und Audit Trails für vollständige Transparenz
Rollen- und Berechtigungskonzepte für kontrollierten Zugriff
Volltextsuche und Metadatenverwaltung für schnellen Dokumentenzugriff
Automatisierte Workflows für Freigaben, Prüfungen und Dokumentenprozesse
Integration in ERP-, CRM- und SAP-Systeme
Zentrale Verwaltung steuerrelevanter Dokumente über den gesamten Lebenszyklus

Durch die Kombination aus Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und Compliance-Funktionen unterstützt Doxis Unternehmen dabei, GoBD-Anforderungen effizient umzusetzen und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu reduzieren.

Warum Unternehmen Doxis für die GoBD-konforme Archivierung einsetzen

Die Umsetzung der GoBD erfordert nicht nur revisionssichere Archivierung, sondern auch die nachvollziehbare Verwaltung von Aufbewahrungsfristen, Audit-Trails und steuerrelevanten Dokumenten. Doxis unterstützt Unternehmen dabei, diese Anforderungen zentral umzusetzen.

Wir profitieren besonders von der systemseitigen Unterstützung bei der Festlegung und Überwachung von Löschfristen sowie Aufbewahrungsfristen. Früher mussten alle Fristen manuell nachgehalten werden. Das war sehr aufwändig und fehleranfällig.

Jens-Uwe Gehrke
Projektleiter, Deutsche Bahn AG

GoBD-ready

Die Doxis iECM-Suite erfüllt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD) – das hat die renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ebner Stolz bestätigt. Damit haben SER-Kunden die Sicherheit, mit Doxis GoBD-konform zu arbeiten.

Mehr zur GoBD-Zertifizierung der Doxis iECM-Suite

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Häufig gestellte Fragen zu den GoBD

Gelten die GoBD auch für E-Mails?

Ja. E-Mails fallen unter die GoBD, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthalten oder als Handels- beziehungsweise Geschäftsbrief gelten. In diesem Fall müssen sie vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar archiviert werden. Das gilt auch für Anhänge wie Rechnungen, Angebote oder Auftragsbestätigungen.

Was passiert bei Verstößen gegen die GoBD?

Bei Verstößen kann die Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage stellen. Können Dokumente nicht vollständig, nachvollziehbar oder unverändert bereitgestellt werden, drohen Beanstandungen, Hinzuschätzungen und steuerliche Nachteile. Besonders kritisch sind fehlende Belege, unklare Änderungsverläufe oder nicht dokumentierte Archivierungsprozesse.

Ist eine revisionssichere Archivierung Pflicht?

Die GoBD schreiben keine bestimmte Software vor. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass steuerrelevante Dokumente vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Eine revisionssichere Archivierung ist deshalb ein bewährter Weg, um diese Anforderungen technisch und organisatorisch umzusetzen.

Was ist der Unterschied zwischen GoBD und Revisionssicherheit?

Die GoBD beschreiben die Anforderungen der Finanzverwaltung an digitale Buchführung, Aufbewahrung und Datenzugriff. Revisionssicherheit beschreibt die Eigenschaften eines Systems, mit denen Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar, auffindbar und prüfungssicher archiviert werden. GoBD sind also die regulatorische Grundlage, Revisionssicherheit ist ein technisches und organisatorisches Umsetzungskonzept.

Benötigen Unternehmen eine Verfahrensdokumentation für die GoBD?

Ja. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Informationen im Unternehmen erfasst, verarbeitet, gespeichert, archiviert und bereitgestellt werden. Sie hilft Betriebsprüfern, die eingesetzten Systeme und Prozesse nachzuvollziehen. Fehlt sie oder ist sie nicht aktuell, kann dies bei einer Prüfung zu Beanstandungen führen.

Ist SharePoint allein GoBD-konform?

SharePoint ist nicht automatisch GoBD-konform. Entscheidend ist, wie Dokumente gespeichert, geschützt, versioniert, gelöscht und für Prüfungen bereitgestellt werden. Für GoBD-Anforderungen braucht es zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen, etwa unveränderbare Archivierung, Berechtigungskonzepte, Audit-Trails, Aufbewahrungsregeln und eine dokumentierte Verfahrensweise.

Welche Anforderungen gelten für E-Rechnungen nach den GoBD?

E-Rechnungen müssen vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Ein Ausdruck allein reicht nicht aus. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar, maschinell auswertbar und für Prüfungen verfügbar bleiben.

Können SAP-Dokumente GoBD-konform archiviert werden?

Ja. SAP-Dokumente können GoBD-konform archiviert werden, wenn sie vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden. Wichtig ist, dass Dokumente und zugehörige Geschäftsdaten im richtigen Kontext erhalten bleiben. Ein ECM-System wie Doxis kann SAP-Dokumente archivieren, mit Metadaten verknüpfen und für Prüfungen schnell bereitstellen.

Wie unterstützt Doxis bei Betriebsprüfungen?

Doxis stellt steuerrelevante Dokumente zentral, strukturiert und schnell auffindbar bereit. Prüfer können relevante Unterlagen nachvollziehbar erhalten, während Berechtigungen und Audit-Trails kontrollieren, wer auf welche Informationen zugreift. Dadurch lassen sich Suchaufwand, Medienbrüche und fehlende Nachweise im Prüfungsprozess reduzieren.

Welche Rolle spielen Audit-Trails bei der GoBD-Konformität?

Audit-Trails dokumentieren, wann ein Dokument erstellt, geändert, freigegeben, archiviert oder abgerufen wurde. Dadurch bleiben Bearbeitungsschritte nachvollziehbar und prüfbar. Für die GoBD sind Audit-Trails wichtig, weil sie Transparenz schaffen und nachweisen können, dass Dokumente nicht unbemerkt verändert wurden.