Verfahrensdokumentation nach GoBD: Aufbau, Pflichten und Umsetzung mit ECM

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie steuerrelevante Informationen in einem Unternehmen erfasst, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Sie ermöglicht es einem sachverständigen Dritten, Geschäftsprozesse und die zugrunde liegenden Systeme innerhalb angemessener Zeit nachzuvollziehen.

Dokumentiert werden dabei nicht nur die eingesetzten IT-Systeme, sondern auch die zugehörigen Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten, Kontrollen und Änderungen. Die Verfahrensdokumentation bildet damit die Grundlage, um die Ordnungsmäßigkeit digitaler Geschäftsprozesse nachzuweisen.

Welche Prozesse gehören zur Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation betrifft nicht nur die Buchhaltung. Sie umfasst alle Prozesse, in denen steuerrelevante Informationen entstehen oder verarbeitet werden, beispielsweise den Rechnungseingang, die Auftragsbearbeitung, die Archivierung von Belegen oder den Austausch von Dokumenten mit Kunden und Lieferanten.

Hey Doxi, warum ist eine Verfahrensdokumentation wichtig?

Beim Rechnungseingang reicht es nicht aus, die Rechnung revisionssicher zu speichern. Das Unternehmen muss auch dokumentieren, wie die Rechnung eingeht, wer sie prüft, welche Freigaberegeln gelten, wie Änderungen nachvollzogen werden und wann die Archivierung erfolgt.

So wird aus einem einzelnen Beleg ein prüfbarer Prozess. Genau diese Verbindung zwischen Dokument, Bearbeitungsschritt, Kontrolle und Archivierung macht die Verfahrensdokumentation für die GoBD relevant.

Die GoBD verlangen, dass steuerrelevante Daten und Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus nachvollziehbar bleiben. Unternehmen müssen dokumentieren, wie Informationen erfasst, verarbeitet, gespeichert, geändert und archiviert werden.

Dabei reicht es nicht aus, einzelne Dokumente vorzuhalten. Auch die zugrunde liegenden Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten müssen beschrieben werden. Die Finanzverwaltung muss nachvollziehen können, wie ein Geschäftsvorfall entstanden ist und welche Bearbeitungsschritte durchlaufen wurden.

Zu den zentralen Anforderungen gehören:

• Nachvollziehbarkeit: Geschäftsprozesse müssen verständlich dokumentiert sein.
• Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss Abläufe nachvollziehen können.
• Vollständigkeit: Steuerrelevante Informationen dürfen nicht verloren gehen.
• Unveränderbarkeit: Änderungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.
• Ordnung: Dokumente und Daten müssen systematisch abgelegt werden.

Welche Unternehmen benötigen eine Verfahrensdokumentation?

Grundsätzlich betrifft die Pflicht alle Unternehmen, die steuerrelevante Informationen elektronisch verarbeiten. Dazu zählen nicht nur große Konzerne, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen.

Eine Verfahrensdokumentation wird insbesondere relevant, wenn Dokumente digital erstellt, empfangen, verarbeitet oder archiviert werden. Das betrifft beispielsweise:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Auftrags- und Bestellprozesse
• digitale Kassen- und Buchhaltungssysteme
• E-Mail-Kommunikation mit steuerlicher Relevanz
• elektronische Archivierungssysteme

Je stärker Prozesse digitalisiert sind, desto wichtiger wird eine nachvollziehbare Dokumentation der eingesetzten Systeme und Abläufe.

Eine Verfahrensdokumentation schafft Transparenz über Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten. Unternehmen können dadurch nachvollziehen, wie steuerrelevante Informationen verarbeitet werden und an welchen Stellen Kontrollen oder Freigaben stattfinden.

Warum dokumentierte Prozesse den Prüfungsaufwand senken

Sie reduziert außerdem die Abhängigkeit von Einzelpersonen. Sind Abläufe dokumentiert, bleibt Wissen auch bei Mitarbeiterwechseln, Vertretungen oder organisatorischen Veränderungen erhalten.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Vorbereitung auf Betriebsprüfungen. Statt Informationen aus verschiedenen Systemen, Ordnern und Abteilungen zusammenzusuchen, können Unternehmen Prozesse und Nachweise strukturiert bereitstellen.

Auch bei Systemänderungen oder Digitalisierungsprojekten bietet die Verfahrensdokumentation Orientierung. Bestehende Abläufe werden sichtbar und können kontrolliert angepasst werden, ohne dass wichtige Prozessschritte verloren gehen.

Damit eine Verfahrensdokumentation den Anforderungen der GoBD entspricht, muss sie die Verarbeitung steuerrelevanter Informationen vollständig und nachvollziehbar beschreiben. Ziel ist es, dass ein sachverständiger Dritter die zugrunde liegenden Prozesse innerhalb angemessener Zeit verstehen und prüfen kann.

Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Geschäftsvorfälle müssen lückenlos dokumentiert werden. Ein Prüfer muss erkennen können, wie Informationen erfasst, bearbeitet, gespeichert und archiviert wurden. Dazu gehören auch Freigaben, Änderungen und die beteiligten Systeme.

Vollständigkeit und Richtigkeit

Alle steuerrelevanten Informationen müssen vollständig erfasst und korrekt verarbeitet werden. Fehlende Dokumente, unvollständige Datensätze oder nicht dokumentierte Änderungen können die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigen.

Zeitgerechte Erfassung und Ordnung

Dokumente und Daten müssen zeitnah verarbeitet und systematisch abgelegt werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Informationen schnell auffindbar bleiben und während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar sind.

Unveränderbarkeit

Nachträgliche Änderungen an steuerrelevanten Informationen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Ursprüngliche Inhalte dürfen nicht unbemerkt überschrieben oder gelöscht werden.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Die Einhaltung der GoBD betrifft nicht nur die Buchhaltung. Auch Prozesse wie Rechnungseingang, Auftragsbearbeitung, Dokumentenarchivierung oder der Austausch von Unterlagen mit Kunden und Lieferanten müssen nachvollziehbar dokumentiert und kontrollierbar sein.

Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation besteht aus mehreren Bausteinen. Gemeinsam sorgen sie dafür, dass Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar dokumentiert sind und bei Bedarf geprüft werden können.

1. Allgemeine Beschreibung

Die allgemeine Beschreibung liefert einen Überblick über das Unternehmen und die betroffenen Geschäftsprozesse. Sie dokumentiert, welche steuerrelevanten Informationen verarbeitet werden, welche Abteilungen beteiligt sind und welche Verantwortlichkeiten bestehen.

Typische Inhalte sind Organisationsstrukturen, Zuständigkeiten sowie die grundlegende Beschreibung der betroffenen Prozesse.

2. Prozessbeschreibung

Die Prozessbeschreibung dokumentiert die einzelnen Arbeitsschritte eines Geschäftsprozesses. Sie zeigt, wie Informationen entstehen, verarbeitet, geprüft und archiviert werden.

Beispielsweise kann dokumentiert werden, wie eine Eingangsrechnung eingeht, wer sie prüft, welche Freigabeschritte durchlaufen werden und wann die Archivierung erfolgt.

3. Systembeschreibung

Die Systembeschreibung dokumentiert die eingesetzten Anwendungen, Datenquellen und Schnittstellen. Sie macht nachvollziehbar, welche Systeme an einem Prozess beteiligt sind und wie Informationen zwischen ihnen übertragen werden.

Dazu gehören beispielsweise ERP-Systeme, Dokumentenmanagement-Systeme, Archivlösungen oder E-Mail-Systeme.

4. Betriebsdokumentation

Die Betriebsdokumentation beschreibt den technischen Betrieb der eingesetzten Systeme. Sie dokumentiert beispielsweise Berechtigungskonzepte, Datensicherungen, Systemänderungen und Verantwortlichkeiten für den laufenden Betrieb.

Dadurch wird nachvollziehbar, welche Systemumgebung zu einem bestimmten Zeitpunkt produktiv eingesetzt wurde.

5. Internes Kontrollsystem (IKS)

Das interne Kontrollsystem beschreibt die Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Risikominimierung. Dazu gehören Freigabeverfahren, Vier-Augen-Prinzipien, Plausibilitätsprüfungen oder Berechtigungskontrollen.

Diese Kontrollen helfen sicherzustellen, dass Prozesse ordnungsgemäß durchgeführt und Fehler frühzeitig erkannt werden.

Beispiel für den Aufbau einer Verfahrensdokumentation

Je nach Prozess und gesetzlicher Anforderung kann eine Verfahrensdokumentation unterschiedliche Schwerpunkte haben. Wichtig ist, dass sie die steuerrelevanten Abläufe so beschreibt, dass ein sachverständiger Dritter sie nachvollziehen kann.

Allgemeine Verfahrensdokumentation

Sie beschreibt übergreifende Prozesse, Zuständigkeiten und organisatorische Rahmenbedingungen. Dazu gehören etwa Buchhaltungsprozesse, Belegflüsse und Kontrollmechanismen.

Arbeitsplatzbezogene Verfahrensdokumentation

Sie dokumentiert konkrete Arbeitsabläufe einzelner Rollen oder Abteilungen. Dazu zählen Arbeitsanweisungen, Freigabewege und Verantwortlichkeiten im Tagesgeschäft.

Systembezogene Verfahrensdokumentation

Sie beschreibt eingesetzte IT-Systeme, Schnittstellen, Datenflüsse und technische Abläufe. Das ist besonders wichtig, wenn steuerrelevante Daten elektronisch verarbeitet oder archiviert werden.

Verfahrensdokumentation nach §147 Abs. 2 AO

Werden Papierdokumente digitalisiert und anschließend vernichtet, muss das Scanverfahren nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Dokumentation sollte zeigen, wie Belege erfasst, geprüft, digital gespeichert und vor nachträglicher Veränderung geschützt werden.

Verfahrensdokumentation zur Kassenführung

Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen müssen dokumentieren, wie Kassendaten erfasst, gespeichert, ausgewertet und vor Veränderungen geschützt werden. Dazu gehören Bedienungsanleitungen, Systemeinstellungen, Zugriffsrechte, Kassenberichte und Abläufe zur täglichen Kassenführung.

In der Praxis greifen diese Arten ineinander. Eine vollständige Verfahrensdokumentation verbindet organisatorische Abläufe, konkrete Arbeitsanweisungen und technische Systeminformationen zu einem prüfbaren Gesamtbild.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erfolgt schrittweise. Ziel ist es, alle steuerrelevanten Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten so zu dokumentieren, dass sie jederzeit nachvollziehbar und prüfbar sind.

Schritt für Schritt zur prüfbaren Dokumentation

1. Steuerrelevante Prozesse identifizieren
   Erfassen Sie, welche Prozesse dokumentiert werden müssen, beispielsweise Rechnungseingang, Auftragsbearbeitung, Kassenführung oder Archivierung.
2. Dokumentenflüsse und Verantwortlichkeiten erfassen
   Dokumentieren Sie, wie Informationen und Dokumente durch das Unternehmen laufen und welche Personen oder Abteilungen für einzelne Prozessschritte verantwortlich sind.
3. Systeme, Schnittstellen und Berechtigungen dokumentieren
   Halten Sie fest, welche Anwendungen eingesetzt werden, wie Daten übertragen werden und wer Zugriff auf steuerrelevante Informationen hat.
4. Kontrollen und Freigabeprozesse beschreiben
   Dokumentieren Sie Prüfmechanismen, Freigaben und Kontrollschritte, die die Ordnungsmäßigkeit der Prozesse sicherstellen.
5. Dokumentation prüfen und regelmäßig aktualisieren
   Stellen Sie sicher, dass die Verfahrensdokumentation freigegeben, versioniert und bei Prozess- oder Systemänderungen laufend angepasst wird.

Ein typisches Beispiel ist der Rechnungseingang. In der Verfahrensdokumentation wird beschrieben, wie eine Rechnung ins Unternehmen gelangt, wie sie erfasst, sachlich geprüft, freigegeben und anschließend archiviert wird.

Der dokumentierte Ablauf kann so aussehen:

1. Rechnungseingang
2. Erfassung im System
3. Sachliche Prüfung
4. Freigabe
5. Archivierung

Für jeden Schritt werden Zuständigkeiten, eingesetzte Systeme, Kontrollen und Aufbewahrungsregeln festgehalten. So kann ein Prüfer nachvollziehen, wie ein Beleg verarbeitet wurde und welche Maßnahmen die Ordnungsmäßigkeit des Prozesses sicherstellen.

Ändern sich Freigaberegeln, Systeme oder Verantwortlichkeiten, muss auch die Verfahrensdokumentation angepasst werden.

Viele Unternehmen kennen die GoBD-Anforderungen, scheitern aber an der laufenden Pflege ihrer Verfahrensdokumentation. Dadurch entsteht eine Lücke zwischen dokumentierten Abläufen und tatsächlich gelebten Prozessen.

Diese Fehler treten besonders häufig auf:

Unvollständige Prozessbeschreibungen
Einzelne Arbeitsschritte, Freigaben oder Kontrollmechanismen fehlen. Dadurch lässt sich der tatsächliche Ablauf später nur schwer nachvollziehen.

Nicht dokumentierte Systemänderungen
Werden ERP-Systeme, Archivlösungen oder Schnittstellen angepasst, muss auch die Verfahrensdokumentation aktualisiert werden. Sonst stimmen Dokumentation und Praxis nicht mehr überein.

Fehlende Verantwortlichkeiten
Ist nicht festgelegt, wer die Dokumentation pflegt, prüft und freigibt, veraltet sie häufig innerhalb kurzer Zeit.

Verteilte Informationen
Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und technische Dokumentationen liegen oft in unterschiedlichen Systemen oder Ordnern. Dadurch entsteht kein vollständiges Gesamtbild.

Mangelnde Aktualisierung
Die Verfahrensdokumentation muss regelmäßig überprüft und bei organisatorischen oder technischen Änderungen angepasst werden.

Risiken einer fehlenden Verfahrensdokumentation

Fehlt eine aktuelle und vollständige Verfahrensdokumentation, steigt der Aufwand bei Betriebsprüfungen erheblich. Unternehmen müssen Informationen nachträglich zusammentragen und Prozessabläufe manuell erklären.

Fehlende Nachweise können außerdem zu formellen Beanstandungen führen. Je schlechter Prozesse dokumentiert sind, desto schwieriger wird es, die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Buchführung und Archivierung nachzuweisen.

Mögliche Folgen sind:

• längere Betriebsprüfungen
• höherer Prüfungs- und Dokumentationsaufwand
• fehlende Transparenz über Prozesse und Verantwortlichkeiten
• erhöhtes Risiko bei System- oder Mitarbeiterwechseln
• erschwerte Nachweisführung gegenüber Prüfern

Vorlagen können den Einstieg erleichtern, ersetzen aber keine unternehmensspezifische Dokumentation. Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation muss die tatsächlichen Prozesse, Systeme, Zuständigkeiten und Kontrollen im Unternehmen abbilden.

Warum Muster nur als Orientierung dienen

Ein bekanntes Beispiel ist die Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen der Bundessteuerberaterkammer (BStBK). Sie zeigt, wie Scan- und Archivierungsprozesse dokumentiert werden können und dient vielen Unternehmen als Orientierung bei der Erstellung ihrer eigenen Dokumentation.

Trotzdem lässt sich eine Vorlage nicht unverändert übernehmen. Jede Verfahrensdokumentation muss die tatsächlich eingesetzten Systeme, Prozessabläufe und Verantwortlichkeiten des jeweiligen Unternehmens beschreiben.

Eine Verfahrensdokumentation ist nur dann hilfreich, wenn sie vollständig, aktuell und nachvollziehbar bleibt. Die folgende Checkliste unterstützt dabei, die wichtigsten Anforderungen systematisch zu prüfen:

• Prozesse dokumentiert: Sind alle steuerrelevanten Abläufe vollständig beschrieben?
• Zuständigkeiten festgelegt: Ist klar definiert, wer Prozesse erstellt, prüft und aktualisiert?
• Systeme erfasst: Sind eingesetzte IT-Systeme, Schnittstellen und Datenflüsse dokumentiert?
• Kontrollen beschrieben: Sind Freigaben, Prüfungen und interne Kontrollmechanismen nachvollziehbar dokumentiert?
• Änderungen versioniert: Werden Prozess- und Systemänderungen dokumentiert und nachvollziehbar nachverfolgt?
• Berechtigungen geregelt: Ist festgelegt, wer Zugriff auf steuerrelevante Informationen und Dokumente hat?
• Archivierung sichergestellt: Werden Dokumente gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert?
• Aktualisierung geplant: Wird die Verfahrensdokumentation regelmäßig überprüft und bei Änderungen angepasst?

Unternehmen sollten die Checkliste regelmäßig nutzen, um ihre Verfahrensdokumentation an neue Prozesse, organisatorische Änderungen oder Systemanpassungen anzupassen. So bleibt sichtbar, wo Nachweise fehlen oder Prozesse aktualisiert werden müssen.

Doxis ist eine ECM- und Intelligent-Content-Automation-Plattform, die Dokumente, Daten und Geschäftsprozesse zentral verbindet. Für die Verfahrensdokumentation bedeutet das: Prozessbeschreibungen, steuerrelevante Dokumente, Freigaben, Versionen und Archivierungsnachweise liegen nicht verteilt in einzelnen Systemen, sondern werden in einem nachvollziehbaren Informationskontext verwaltet.

Mit zunehmender Digitalisierung wird diese zentrale Sicht wichtiger. Wenn sich Prozesse, Systeme oder Zuständigkeiten ändern, müssen auch die dazugehörigen Nachweise aktuell bleiben. Doxis unterstützt dabei, Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren, Dokumente revisionssicher zu archivieren und relevante Informationen für Audits oder Betriebsprüfungen schneller bereitzustellen.

Zentrale Doxis-Funktionen für die GoBD-konforme Dokumentation:

• Dokumentenmanagement: Prozessbeschreibungen, Nachweise und steuerrelevante Dokumente werden zentral verwaltet.
• Versionierung und Audit Trails: Änderungen an Dokumenten, Prozessen und Informationen bleiben nachvollziehbar.
• Zugriffssteuerung und Berechtigungen: Rollen und Zugriffsrechte lassen sich kontrolliert verwalten und dokumentieren.
• Workflow-Unterstützung: Freigabe- und Prüfprozesse können standardisiert gesteuert werden.
• Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten archiviert.
• Integration bestehender Systeme: Doxis verbindet Informationen aus ERP-, Buchhaltungs- und weiteren Fachsystemen.

Mehr Transparenz bei Audits und Betriebsprüfungen

Eine aktuelle Verfahrensdokumentation entsteht nicht durch einmalige Dokumentationsprojekte, sondern durch nachvollziehbare Prozesse. In einer Forrester-Studie zu Doxis berichtete SEW Eurodrive, dass Dokumentversionen, Änderungen und Bearbeitungsschritte transparenter nachvollziehbar wurden. Zusätzlich führten automatisierte Workflows zu bis zu 90 % Zeitersparnis bei dokumentenbasierten Prozessen.

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