5 OCR-Software-Anbieter für modernes Dokumentenmanagement im Vergleich

OCR steht für Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung). Gemeint ist eine Softwaretechnologie, die Text in Bildern, Scans oder PDFs automatisch ausliest. Die OCR-Software wandelt diese Inhalte dann in ein maschinenlesbares Format um.

Moderne OCR-Funktionen gehen jedoch über reine Texterkennung hinaus. Sie erkennen gezielt relevante Felder, klassifizieren Dokumententypen, extrahieren Daten automatisch und übergeben diese an nachgelagerte Workflows oder angebundene Systeme wie DMS oder ERP.

Ein Beispiel aus der Praxis: Geht eine Rechnung als E-Mail-Anhang ein, erkennt die OCR-Software automatisch Rechnungsnummer, Lieferant, Beträge und Datum. Diese Informationen übergibt das System direkt an Ihr Dokumentenmanagement oder ERP-System, ohne manuelle Dateneingabe.

OCR-Texterkennung kommt längst nicht nur im klassischen Dokumentenmanagement zum Einsatz. Mit ihr digitalisieren Unternehmen Kundenanträge, erfassen Daten aus Ausweisen zur Identitätsprüfung oder extrahieren Informationen aus medizinischen Unterlagen. Damit wird OCR zum Schlüssel für durchgängige, digitale Prozesse in vielen Unternehmensbereichen.

Hey Doxi, was sind die Vorteile von OCR-Texterkennung?

OCR-Software bringt den größten Nutzen, wenn sie direkt in Ihr DMS (Dokumentenmanagement-System) oder ECM-System (Enterprise Content Management System) eingebunden ist. Dort laufen Dokumentenprozesse, Workflows und Archivierung zusammen, sodass das Tool erkannte Daten ohne Umwege weiterverarbeiten kann.

Darauf sollten Sie bei der Auswahl eines geeigneten OCR-Programms achten:

1. Hohe Erkennungsgenauigkeit auch bei komplexen Layouts: Eine leistungsfähige OCR-Software erkennt Texte, Zahlen und Tabellen zuverlässig – selbst wenn Dokumente mehrspaltig aufgebaut sind, Fußnoten enthalten oder unübersichtliche Tabellenstrukturen aufweisen.
2. Mehrsprachigkeit und Währungslogik: Internationale Unternehmen verarbeiten Dokumente in verschiedenen Sprachen und Währungen. Geeignete OCR-Tools erkennen beides korrekt.
3. Template-unabhängige Verarbeitung: Moderne OCR-Lösungen arbeiten ohne feste Vorlagen. Sie erkennen Inhalte dynamisch und bleiben auch bei Layoutänderungen oder neuen Dokumenttypen einsatzfähig.
4. Datenprüfung und Betrugserkennung: OCR sollte Inhalte nicht nur auslesen, sondern auch prüfen. OCR-Funktionen zur Plausibilitätsprüfung, Dublettenerkennung oder Abweichungskontrolle erhöhen die Datensicherheit.
5. Nahtlose Integration in bestehende Systeme: Eine OCR-Lösung muss sich sauber in Ihr DMS, ERP- oder Buchhaltungssystem einbinden. Standardisierte Schnittstellen und APIs sichern durchgängige Prozesse ohne manuelle Übergaben.
6. Skalierbarkeit und Performance: Die OCR-Texterkennung muss auch bei hohen Dokumentenvolumen stabil arbeiten. Besonders in Spitzenzeiten darf die Verarbeitungsgeschwindigkeit nicht einbrechen.
7. Sicherheit und Compliance: Dokumente wie PDF-Dateien enthalten sensible Daten. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben sind daher unverzichtbar.

Für diesen Vergleich haben wir fünf OCR-Software-Anbieter ausgewählt, die unterschiedliche Anforderungen abdecken, vom spezialisierten Rechnungstool bis zur integrierten ECM-Plattform:

• Doxis AI.dp
• DocHorizon
• OCR.space
• Lido
• Rossum

Maßgeblich für unsere Auswahl waren insbesondere die Markt­relevanz im deutschsprachigen und internationalen Umfeld, die funktionale Ausrichtung der Lösungen und ihre Skalierbarkeit. Dabei analysieren wir, wie gut sie einzelne Anwendungsfälle sowie komplexe, unternehmensweite Prozesse abdecken.

1. Doxis AI.dp (SER)

Doxis AI.dp ist die Lösung für Intelligent Document Processing (IDP) innerhalb des ECM-Systems Doxis. Die Plattform ist ideal für große Unternehmen und Konzerne, die ihre Dokumente, Daten und Prozesse zentral steuern, ob on-premises, in der Cloud oder hybrid.

Die OCR-Funktionen sind dabei vollständig in Doxis integriert. Der Vorteil für Sie: Texterkennung, Datenextraktion, Klassifizierung und Workflow-Steuerung greifen direkt ineinander, ohne Medienbrüche oder zusätzliche Systeme. OCR-Texterkennung und KI arbeiten dabei gemeinsam – die OCR liest Inhalte aus, während KI die Bedeutung erkennt, Felder zuordnet und den nächsten Prozessschritt steuert. So stehen Informationen sofort im richtigen Kontext aus digitalen Akten, Prozessen und Fachanwendungen zur Verfügung und lassen sich nahtlos weiterverarbeiten, prüfen und revisionssicher archivieren.

Vorteile von Doxis AI.dp im Bereich OCR-Texterkennung

Doxis AI.dp liest Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare in Sekunden aus und stellt die erkannten Daten direkt im passenden Prozesskontext bereit. Die OCR-Erkennung arbeitet mit vortrainierten Modellen, sodass Sie ohne lange Einführungs- oder Trainingsphasen starten.

• Die KI erkennt Dokumenttypen automatisch und identifiziert Felder wie Rechnungsnummer, Beträge, Positionen oder Lieferanten zuverlässig.
• Neue Datenfelder lassen sich in wenigen Minuten ergänzen, etwa Skonto oder Sonderkonditionen.
• Extrahierte Daten und Dokumente fließen direkt in Workflows ein, inklusive Abgleichen, Prüfungen und Eskalationen.
• OCR-Texterkennung, KI-gestützte Datenextraktion, Workflow-Automatisierung und Archivierung greifen in einem System ineinander und erhöhen Automatisierungsgrad und Prozesssicherheit.

2. DocHorizon (Klippa)

Klippa DocHorizon ist eine eigenständige, cloudnative OCR- und IDP-Plattform, die auf schnelle Texterkennung und flexible API-Anbindung ausgelegt ist. Sie können DocHorizon als spezialisierte Einzellösung einsetzen und gezielt in bestehende Systeme integrieren. Das macht die Plattform schnell implementierbar, erfordert jedoch zusätzliche Integrationen, wenn Sie Dokumente langfristig verwalten, versionieren oder revisionssicher archivieren möchten.

Stärken von Klippa DocHorizon

• Die OCR-Engine liest Rechnungen, Belege, Verträge oder Ausweise in wenigen Sekunden aus und erreicht hohe Erkennungsraten.
• Mehrsprachige Dokumente und verschiedene Währungen lassen sich zuverlässig verarbeiten, was internationale Einsatzszenarien unterstützt.
• APIs, SDKs und No-Code-Builder erleichtern die Anbindung an ERP- oder Buchhaltungssysteme.
• Funktionen zur Dublettenprüfung und Betrugserkennung erhöhen die Datenqualität in Finanzprozessen.

Mehrwerte von Doxis

• Doxis vereint OCR, Dokumentenmanagement und Workflow-Steuerung in einer durchgängigen Content- und Prozessplattform.
• Archivierung, Versionierung und Governance-Funktionen sind systemseitig verankert und decken den gesamten Dokumentenlebenszyklus ab.
• Der integrierte Ansatz reduziert Komplexität und unterstützt große Organisationen mit hohen Governance-Anforderungen.

3. OCR.space

OCR.space ist ein cloudbasierter OCR-Dienst, mit dem sich Bilder, Scans oder PDFs schnell in durchsuchbare und bearbeitbare Dateien umwandeln lassen.

Stärken von OCR.space

• OCR.space bietet einen kostenlosen Online-OCR-Service ohne Registrierung für kleinere Dokumentenmengen.
• Mit der OCR-API lassen sich Texte automatisiert in ein JSON-Format extrahieren und in Anwendungen einbinden.
• In der Pro-Version lassen sich größere Dateigrößen bei höherer Verarbeitungsgeschwindigkeit verarbeiten.

Schwächen von OCR.space

Die Lösung fokussiert sich auf reine Texterkennung und Dateikonvertierung, nicht auf ganzheitliches Dokumentenmanagement.

Governance-Anforderungen, Zugriffskonzepte und Compliance-Regeln müssen Unternehmen außerhalb von OCR.space organisieren.

Für große Organisationen mit komplexen Prozesslandschaften entsteht zusätzlicher Integrationsaufwand.

Mehrwerte von Doxis

• Doxis klassifiziert die erfassten Inhalte automatisch, extrahiert Metadaten und überführt diese in bestehende Fachverfahren und Systeme.
• Dokumente sind in Doxis Teil durchgängiger Prozesse – inklusive Berechtigungssteuerung und Protokollierung.
• Doxis bindet sich nahtlos an Drittsysteme an und besitzt zertifizierte Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie SAP.

4. Lido

Lido ist klar auf Finanz- und Accounting-Prozesse spezialisiert. Die OCR-Software richtet sich vor allem an Teams aus Buchhaltung und Accounts Payable, die Rechnungen und Abrechnungen schnell auslesen und strukturierte Daten weiterverarbeiten möchten.

Stärken von Lido

• Die integrierte KI liest Rechnungen und Statements unabhängig vom Layout aus und eignet sich gut für standardisierte Finanzdokumente.
• Dokumente lassen sich direkt aus gemeinsamen E-Mail-Postfächern erfassen und als strukturierte Daten exportieren.
• Die Lösung ist schnell einsatzbereit und ideal, wenn Sie OCR-Technologie ausschließlich für Buchhaltung und Reporting nutzen möchten.

Schwächen von Lido

• Der Einsatz von Lido ist weitgehend auf Buchhaltung und Reporting beschränkt.
• Lido bildet keine fachübergreifende Dokumentenplattform mit integrierter Prozesssteuerung ab.
• Eine durchgängige Workflow-Steuerung oder revisionssichere Archivierung ist in Lido nicht systemisch integriert.

Mehrwerte von Doxis

• Doxis managt neben Finanzdokumenten sämtliche Dokumententypen im Unternehmen – von Einkauf und HR bis zu Vertragsmanagement und Compliance.
• OCR-Texterkennung, KI-gestützte Datenextraktion und Klassifizierung greifen direkt mit Workflow-Management und Dokumentensteuerung ineinander.
• Erkannte Inhalte fließen über Doxis unmittelbar in unternehmensweite Prozesse ein.

5. Rossum

Rossum nutzt KI-gestützte Dokumentenerkennung ohne feste Templates und eignet sich besonders für Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Lieferantenformaten.

Stärken von Rossum

• Rossum erkennt Rechnungen und Belege templatefrei und passt sich automatisch an wechselnde Layouts an.
• Die OCR-Engine lässt sich mit geringem Vorbereitungsaufwand produktiv einsetzen und ist schnell startklar.
• Über APIs und Standardintegrationen lassen sich extrahierte Finanzdaten an ERP- und AP-Systeme übergeben.
• Validierungsmechanismen unterstützen die Qualitätssicherung der ausgelesenen Rechnungsdaten.

Schwächen von Rossum

• Rossum ist kein vollwertiges ECM-System und steuert den Dokumentenlebenszyklus nicht ganzheitlich.
• Workflow-Funktionen von Rossum beschränken sich im Wesentlichen auf Prüf- und Validierungsschritte.
• Für Compliance-Anforderungen, Zugriffskontrollen und revisionssichere Archivierung braucht es neben Rossum weitere Systeme.

Mehrwerte von Doxis

• Doxis verbindet OCR, KI-gestützte Datenextraktion und Dokumentenmanagement in einer integrierten ECM-Plattform.
• Compliance, Zugriffskontrolle und Archivierung sind fester Bestandteil von Doxis.

OCR-Texterkennung entscheidet heute darüber, wie schnell Sie Informationen aus Dokumenten nutzbar machen und Prozesse automatisieren. Doch der eigentliche Mehrwert entsteht erst, wenn Daten, Dokumente und Workflows nahtlos zusammenwirken und Sie diese über ihren gesamten Lebenszyklus steuern können.

Ihre Vorteile mit Doxis im Überblick:

• OCR-Texterkennung, KI-gestützte Datenextraktion und Klassifizierung greifen direkt ineinander.
• Dokumente und Daten fließen ohne Medienbrüche in Workflows, Freigaben und Fachanwendungen.
• Sie steuern den gesamten Dokumentenlebenszyklus von der Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung.
• Doxis skaliert für große Dokumentenvolumen, komplexe Prozesse und internationale Unternehmensstrukturen.
• OCR-Texterkennung ist der Einstieg für automatisierte End-to-End-Dokumentenprozesse.

Häufige Fragen zu OCR-Software