Q: Was ist der Unterschied zwischen ESS und MSS?

Employee Self Service (ESS) richtet sich an Mitarbeitende, Manager Self Service (MSS) ist ein paralleles Portal für Führungskräfte. Reicht ein Mitarbeitender beispielsweise eine Krankmeldung über ESS ein, sieht die Führungskraft dies entsprechend im MSS.

Question 1

Was ist das Ziel von Employee Self Service?

Accepted Answer

Employee Self Service soll Mitarbeitenden ermöglichen, ihre persönlichen Daten, Dokumente und wiederkehrenden Anfragen direkt selbst zu verwalten. Das verkürzt die Kommunikationswege zwischen HR und Mitarbeitenden und schafft Freiraum für Aufgaben mit höherem Mehrwert in der HR.

Question 2

Welche Funktionen bieten Employee-Self-Service-Systeme?

Accepted Answer

Zu den gängigen Funktionen zählen das Anfordern von Arbeitszeugnissen, das Einreichen von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen, das Einsehen von Resturlaub, das Melden von Krankheitstagen, das Einsehen und Aktualisieren von Kontaktdaten, der Zugriff auf Gehaltsabrechnungen sowie die Einsicht in die eigene Personalakte.

Question 3

Muss der Betriebsrat bei der Einführung von Employee Self Service beteiligt werden?

Accepted Answer

In Deutschland in der Regel ja. Ein Employee-Self-Service-System ist objektiv geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen, deshalb greift meist die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, üblicherweise umgesetzt über eine Betriebsvereinbarung. In Österreich gilt ein vergleichbarer Mechanismus nach § 96a ArbVG. In der Schweiz ist der Aufwand deutlich geringer: Das Mitwirkungsgesetz greift erst ab mehr als 50 Mitarbeitenden und beschränkt sich auf Informationsrechte. Die Einführung eines Personalinformationssystems ist dort nicht zustimmungspflichtig.

Question 4

Was ist der Unterschied zwischen ESS und MSS?

Accepted Answer

Employee Self Service &#40;ESS&#41; richtet sich an Mitarbeitende, Manager Self Service &#40;MSS&#41; ist ein paralleles Portal für Führungskräfte. Reicht ein Mitarbeitender beispielsweise eine Krankmeldung über ESS ein, sieht die Führungskraft dies entsprechend im MSS.

Question 5

Wie lange dauert die Einführung eines Employee-Self-Service-Systems?

Accepted Answer

Der Zeitrahmen hängt vom Umfang ab. Die meisten Unternehmen starten mit einem Pilotprojekt für die Prozesse mit dem höchsten Volumen, etwa Urlaubsanträge. Erst danach weiten sie auf die vollständige Bandbreite an HR-Dokumentenarten und Workflows aus.

Question 6

Müssen Employee-Self-Service-Systeme in vorhandene HR-Software integriert sein?

Accepted Answer

Ja. Ohne Integration in Ihr HR- und Payroll-System, etwa SAP SuccessFactors, entsteht mit Employee Self Service eine zweite Datenquelle. Sie muss manuell abgeglichen werden, was einen Großteil der eigentlich erzielten Zeitersparnis wieder aufhebt.

Question 7

Lohnt sich Employee Self Service auch für kleinere Unternehmen?

Accepted Answer

Employee-Self-Service-Systeme zeigen den klarsten Effekt bei Unternehmen ab etwa 500 Mitarbeitenden. Auch kleinere Organisationen profitieren aber von einem schlanker zugeschnittenen Rollout, der sich auf die HR-Anfragen mit dem höchsten Volumen konzentriert.

Question 8

Welche Dokumente können Mitarbeitende über ein Self-Service-Portal verwalten?

Accepted Answer

Zu den gängigen Dokumentenarten zählen Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Ausbildungsbescheinigungen, AU-Meldungen, Arbeitszeugnisse und Anträge wie etwa auf Elternzeit.

Question 9

Ersetzt Employee Self Service die HR-Abteilung?

Accepted Answer

Nein. Er nimmt der HR wiederkehrende Verwaltungsaufgaben ab, etwa die Bearbeitung einfacher Anfragen und die Weitergabe von Dokumenten. So kann sich das HR-Team auf Aufgaben konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern, etwa Personalentwicklung und Mitarbeiterbeziehungen.

Bärbel Heuser-Roth

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