Signature électronique: comment l’utiliser au mieux dans le cadre légal français et européen
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D'ici fin 2026, chaque État membre de l'UE doit proposer au moins un portefeuille européen d'identité numérique, conformément au règlement (UE) 2024/1183 dit eIDAS 2. Vos circuits de signature vont devoir composer avec ce nouveau moyen d'identification.
Dans une grande organisation, la signature électronique elle-même se règle en quelques minutes chez votre prestataire. Le temps se perd avant et après : relancer les signataires, puis classer la version signée au bon endroit.
Ce guide montre comment intégrer la signature électronique à vos processus documentaires, du choix du prestataire à la conservation de la preuve, avec Adobe Acrobat Sign et DocuSign comme exemples.
Points clés
- La signature est réalisée par un prestataire de services de confiance, comme Adobe Acrobat Sign ou DocuSign, et votre système documentaire organise ce qui se passe avant et après
- Fixer un niveau eIDAS par type de document évite de payer une signature qualifiée là où une signature simple suffit
- Lancer la signature depuis le dossier du contrat ou du collaborateur supprime les allers-retours entre la messagerie et l'outil de signature
- Une signature reste exploitable après l'expiration du certificat si la preuve est conservée avec le document
- D'ici fin 2026, le portefeuille européen d'identité numérique devient un nouveau moyen de s'identifier et de signer pour vos clients et collaborateurs
Qu'est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique permet à une personne d'exprimer son accord sur un document électronique, avec une valeur juridique reconnue dans toute l'UE. Le règlement eIDAS en définit trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Seule la signature qualifiée a un effet juridique équivalent à celui d'une signature manuscrite.
Pourquoi la signature électronique bloque dans les grandes organisations
Dans beaucoup d'entreprises, chaque service a choisi son propre outil de signature électronique. Les achats signent dans un portail, les RH dans un autre.
Le résultat se voit au moment d'un audit ou d'un litige. La version signée existe, mais personne ne sait dans quel compte elle se trouve, ni si c'est bien la dernière.
La signature crée aussi une rupture dans le processus. Quelqu'un dépose le document chez le prestataire, puis récupère le fichier signé et le classe à la main. Chaque manipulation est une occasion de perdre une version ou un délai.
Intégrer la signature électronique en 5 étapes
Hé Doxi, comment mon système documentaire organise mes signatures électroniques ?
1. Standardisez votre logiciel de signature électronique
Les signatures avancées et qualifiées reposent sur des certificats délivrés par un prestataire de services de confiance. Pour la signature qualifiée, ce prestataire doit être qualifié et figurer sur la liste de confiance de l'UE.
Adobe Acrobat Sign et DocuSign sont les deux outils de signature électronique les plus répandus dans les grandes entreprises. Retenir un ou deux prestataires pour tout le groupe simplifie les contrats fournisseurs et surtout le classement des documents signés.
Si plusieurs services utilisent déjà des outils différents, faites l'inventaire avant de trancher : quels documents passent par quel outil, et où finissent les versions signées.
2. Fixez le niveau eIDAS par type de document
Le bon niveau dépend du risque de contestation et des exigences de votre secteur. Le tableau ci-dessous donne des repères courants, à valider avec votre service juridique.
| Type de document | Niveau courant | Pourquoi |
|---|---|---|
| Validation interne | Simple | Faible risque, signataire déjà authentifié dans votre système |
| Contrat de travail, avenant | Avancée | Signataire identifié, document conservé longtemps |
| Contrat fournisseur à fort enjeu | Avancée ou qualifiée | Montants élevés, risque de litige |
| Souscription d'assurance ou de crédit à distance | Avancée, avec vérification d'identité | Obligations de connaissance client |
| Acte exigeant l'équivalence manuscrite | Qualifiée | Seul niveau présumé fiable par la loi |
Inscrivez ces règles dans vos processus. Le niveau est alors fixé par le circuit de signature, et chaque collaborateur n'a plus à trancher seul.
3. Lancez la signature depuis le dossier métier
Le bon point de départ est le dossier où se trouve déjà le document : le dossier du contrat, ou le dossier du collaborateur pour un contrat de travail. Les signataires et les échéances y sont déjà.
Avec Doxis, la personne en charge du contrat lance la signature depuis ce dossier. Le document est converti en PDF et transmis à votre prestataire, Adobe Acrobat Sign ou DocuSign, puis les signataires signent selon la méthode de ce prestataire.
Vous suivez l'avancement dans le dossier du contrat lui-même. Plus besoin d'ouvrir le portail du prestataire pour savoir où en est la signature.
4. Récupérez automatiquement la version signée
Une fois signé, le document revient dans le dossier d'où il est parti. Dans Doxis, la version signée est enregistrée sur le document du contrat, à côté de l'original, et la personne responsable du contrat reçoit une tâche pour l'en informer.
Avec Adobe Acrobat Sign, le processus démarre dans Doxis, la signature se fait sur le portail d'Adobe, puis le document signé est classé dans Doxis sans intervention.
Vous obtenez ainsi une seule version de référence par contrat, accessible à tous ceux qui y ont droit.
5. Conservez la preuve aussi longtemps que le document
Un certificat de signature expire en général au bout d'un à trois ans. La signature reste valable après cette date, à condition de pouvoir prouver qu'elle était valide au moment où elle a été apposée.
Pour cela, conservez avec chaque document signé le fichier de preuve fourni par votre prestataire. Privilégiez aussi les formats de signature à longue durée de validité, comme PAdES-LTA pour les PDF, qui intègrent un horodatage.
Appliquez enfin au document signé la même durée de conservation qu'à son dossier. Les pièces justificatives comptables, par exemple, se conservent dix ans selon l'article L123-22 du Code de commerce. Dans Doxis, les règles de conservation se définissent par classe de document et de dossier.
Guide de la gestion documentaire (GED)
Comment un DMS peut-il améliorer l'efficacité de votre organisation ? Quel est le système qui vous convient le mieux ? Ce guide pratique vous aide à trouver et à mettre en œuvre le SGD qui vous convient. Il comprend des listes de contrôle, des exemples concrets, etc.
Lire maintenantCe que le portefeuille d'identité européen change pour vos circuits de signature
Le règlement eIDAS 2 oblige chaque État membre à proposer un portefeuille européen d'identité numérique d'ici fin 2026. Vos clients et collaborateurs pourront s'y identifier et signer avec une signature électronique qualifiée, gratuite pour un usage non professionnel.
Certaines organisations devront ensuite accepter ces portefeuilles, en particulier celles qui exigent une authentification forte, comme les banques. Demandez dès maintenant à votre prestataire de signature quand il acceptera ce nouveau moyen d'identification.
Si la signature est déjà intégrée à vos processus documentaires, ce changement se joue chez le prestataire. Vos dossiers et vos règles de conservation restent les mêmes.
Intégrez la signature électronique à vos processus avec Doxis
Une version signée introuvable ou une preuve perdue avec les années : ces risques naissent du processus autour de la signature. Avec Doxis, vous lancez la signature depuis le dossier du contrat ou du collaborateur, Adobe Acrobat Sign ou DocuSign se charge de signer, et la version signée revient au bon endroit.
La gestion des contrats et l'archivage de Doxis complètent la signature. Les échéances sont suivies sur le même dossier que le document signé, puis celui-ci est archivé de façon sécurisée et conforme.
- Signature lancée depuis le dossier du contrat ou du collaborateur
- Intégration avec Adobe Acrobat Sign et DocuSign
- Conversion automatique en PDF avant l'envoi au prestataire
- Suivi de l'avancement dans le dossier du contrat
- Version signée enregistrée avec le contrat, responsable notifié
- Règles de conservation définies par classe de document
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FAQ sur la signature électronique
Une signature électronique a-t-elle la même valeur qu'une signature manuscrite ?
Oui, sous conditions. Les articles 1366 et 1367 du Code civil la reconnaissent dès lors que le signataire est identifié et que l'intégrité du document est garantie ; la signature qualifiée est présumée fiable.
Quelle différence entre un logiciel de signature électronique et une GED ?
Le logiciel de signature électronique fait signer le document et produit la preuve de signature. La GED, ou gestion électronique des documents, organise le document avant et après la signature, du circuit de validation à la conservation.
Combien de temps une signature électronique reste-t-elle valable ?
Le certificat expire en général après un à trois ans. La signature reste opposable si sa validité au moment de la signature peut être prouvée, grâce à un horodatage et à un format de signature à longue durée de validité.
Peut-on utiliser plusieurs prestataires de signature électronique ?
Oui, à condition que tous les documents signés reviennent dans le même système de gestion documentaire. Vous pouvez par exemple réserver un prestataire aux contrats commerciaux et un autre aux documents RH.
La signature électronique est-elle valable hors de l'Union européenne ?
Le règlement eIDAS s'applique uniquement dans l'UE. Pour un contrat avec une partie située hors UE, vérifiez le droit du pays concerné : aux États-Unis, par exemple, c'est l'E-SIGN Act qui encadre la signature électronique.
Comment choisir un outil de signature électronique ?
Vérifiez d'abord les niveaux eIDAS proposés et, pour la signature qualifiée, la présence du prestataire sur la liste de confiance de l'UE. Vérifiez ensuite qu'il s'intègre à votre système de gestion documentaire.
Quels documents peut-on signer électroniquement en entreprise ?
La plupart des contrats commerciaux, des documents RH et des validations internes. Certains actes restent soumis à des formalités particulières, notamment les actes authentiques ; votre service juridique vous indiquera lesquels.
