Fuhrparkmanagement mit Doxis: Digital, automatisiert, skalierbar und nachvollziehbar

Alle Fahrzeuge eines Unternehmens bilden in Summe einen Fuhrpark. Mitarbeiter nutzen die Fahrzeuge, um Kunden zu besuchen, Waren und Güter zu transportieren und diese auszuliefern. Damit alle Abläufe effizient sind, gibt es eine Fuhrparkverwaltung. Mitarbeiter dieser Abteilung managen die Flotte: Sie beschaffen Fahrzeuge, pflegen diese und veräußern sie. Digitale Lösungen unterstützen Fuhrparkverantwortliche bei ihrer Arbeit und sorgen dafür, dass der Betrieb der Fahrzeuge für Unternehmen kosteneffizient und nachvollziehbar ist.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Doxis Ihren Fuhrpark managen.

Der Fuhrpark umfasst alle Fahrzeuge, die ein Unternehmen im Einsatz hat. Das können Autos, E-Bikes, Flugzeuge oder andere Fortbewegungsmittel sein. Landwirtschaftliche Unternehmen nutzen Traktoren und Mähdrescher, Logistikunternehmen setzen zum Transport Lkws ein und Consultingfirmen Betriebswagen. Die Mindestanzahl der Fahrzeuge im Fuhrpark ist eins. Von einer Flotte ist die Rede, wenn ein Unternehmen mehrere Fahrzeuge nutzt.

Neben den unterschiedlichen Fahrzeugen gibt es auch verschiedene Nutzungsweisen von Fahrzeugen innerhalb eines Fuhrparks. Gehen wir von einem Unternehmen mit einer Autoflotte aus, sind das mögliche Nutzungsmodelle:

• Dienstwagen: Ein Fahrzeug ist genau einer Person zugeordnet.
• Poolfahrzeuge: Mehrere Personen nutzen ein Fahrzeug nacheinander.

Unterschied zwischen Fuhrpark- und Flottenmanagement

Die Mindestanzahl der Fahrzeuge im Fuhrpark ist eins. Sobald Ihr Unternehmen also mindestens ein Fahrzeug besitzt, haben Sie auch einen Fuhrpark. Ein einzelnes Firmenfahrzeug benötigt entsprechend ein Fuhrparkmanagement, aber kein Flottenmanagement.

Von einer Flotte ist die Rede, wenn Ihr Unternehmen mehrere Fahrzeuge nutzt. Flottenmanagement beginnt jedoch erst, wenn Sie mehrere Fahrzeuge im Unternehmen strategisch als Gesamtsystem steuern und optimieren. So ist das Fuhrparkmanagement eher administrativ, das Flottenmanagement strategisch

Fuhrparkmanagement meint sämtliche Prozesse, die mit den Fahrzeugen eines Unternehmens verbunden sind – zum Beispiel die Fahrzeugbeschaffung, Wartung inklusive Instandhaltung und spätere Veräußerung. Weitere Bezeichnungen für Fuhrparkmanagement sind Fuhrparkverwaltung und Fahrzeugmanagement.

Transparenz als Grundlage für effiziente Fuhrparksteuerung

Richtig umgesetzt, sorgt das Fuhrparkmanagement für volle Prozess- und Kostentransparenz. Auf einen Blick ist sichtbar, welche Fahrzeuge sich im Carpool befinden, welcher Fahrer welches Fahrzeug gerade nutzt und ob ein Fahrzeug für den Personen- oder Gütertransport gedacht ist.

Ein solcher Gesamtüberblick über den Fuhrpark erleichtert wiederum das Controlling von Fahrzeugen. Denn das Fahrzeugmanagement setzt sich aus vielen kleinen Elementen zusammen. Ohne transparente und strategische Prozesse verlieren Mitarbeiter schnell den Überblick.

• Wann müssen Sie den Luftdruck der Reifen prüfen?
• Welches Fahrzeug befindet sich gerade nicht im Carpool und wie lange?
• Welches Personal ist eigentlich Fahrpersonal?

Auf Unternehmensebene liefern diese Daten eine klare Entscheidungsgrundlage. Die Geschäftsführung erkennt, wie wirtschaftlich die Flotte arbeitet und wo gezielte Anpassungen den Fuhrpark an einzelnen Standorten effizienter und wertschöpfender machen.

Fuhrparkmanager planen, organisieren und steuern alle Abläufe rund um die Fahrzeuge in einem Unternehmen und stellen die Mobilität im Arbeitsalltag sicher. Konkrete Aufgaben im Fuhrparkmanagement im Überblick:

• Fahrzeuge verwalten und beschaffen
• Fahrzeuge Fahrern, Mitarbeitenden und Position zuordnen
• Termine verwalten, zum Beispiel Fahrzeugnutzung und Carpool-Zeiten
• Fristen überwachen, etwa Leasinglaufzeiten oder Vertragsenden
• Gesetzliche Anforderungen erfüllen, zum Beispiel Führerscheinkontrollen
• Ordnungswidrigkeiten bearbeiten und Strafzettel zuordnen
• Versicherungen organisieren und Schadensfälle abwickeln
• Reparaturen und Zustand von Fahrzeugen steuern und den Status laufender Schäden verfolgen
• Fahrzeuge warten und instand halten, inklusive HU- und Serviceterminen
• Services koordinieren, zum Beispiel in Werkstätten, bei Prüfungen und Wartungen
• Fahrtenbücher führen und Kilometerstände kontrollieren
• Kosten kontrollieren und Soll- und Ist-Werte vergleichen
• Nutzung und Auslastung prüfen, um Über- oder Unterkapazitäten zu erkennen
• Reportings erstellen und KPIs über Zeiträume vergleichen
• Die betriebliche Mobilität sicherstellen

Übrigens übernehmen Fahrzeugmanager auch Kommunikationswege. Sie korrespondieren im Schadenfall mit Werkstätten, verhandeln Verträge mit der Versicherung und Konditionen mit Leasingfirmen. So bleibt die gesamte Kommunikation in einer Hand.

Mit steigender Anzahl an Fahrzeugen an einem Standort wächst die Komplexität im Fuhrparkmanagement.

Manuelle Verwaltung erhöht Aufwand und Fehlerquote

Je größer die Flotte, desto mehr Aufgaben fallen in der Fuhrparkverwaltung an. Gerade Speditionen und Unternehmen im Transport verwalten oft mehrere hundert Fahrzeuge. Entsprechend groß ist die Vielzahl an Dokumenten, Fahrzeugdaten und Verträgen im Fuhrpark. Erfassen Fuhrparkmanager diese Daten manuell, zum Beispiel in Excel, kostet das viel Zeit und führt schnell zu Fehlern.

Medienbrüche verhindern Transparenz und Kostenkontrolle

Noch fehleranfälliger sind Prozesse, wenn sie nicht ineinandergreifen, die Wartungstermine also in einer Excel-Tabelle stehen, Mitarbeiter Belegungspläne noch schriftlich ausfüllen und Systeme Schäden nicht automatisch erfassen. Dann sorgen die Medienbrüche für intransparente Informationen.

Im Schadenfall ist zum Beispiel nicht klar, wer den Schaden verursacht hat, weil Fahrer X sich nicht in die Liste eingetragen hat. So entstehen Ihrem Unternehmen Kosten, die Sie im schlimmsten Fall nicht einmal zuordnen und somit nicht optimieren können. Die Lösung für ein transparentes Fahrzeugmanagement ist eine Fuhrparkmanagement-Software.

Digitale Lösungen machen das Fuhrparkmanagement einfacher und übersichtlicher. Sie erfassen alle wichtigen Daten rund um Fahrzeuge, Aufgaben und Abläufe an einem zentralen Ort. Eine solche Fuhrparkmanagement-Lösung bietet zum Beispiel unser Doxis Gold Partner HK Consulting. Mit Doxis verbinden sie alle wichtigen Prozesse in einer durchgängigen digitalen Lösung.

Best-of-Breed oder All-in-one: Die passende Softwarestrategie wählen

Best-of-Breed-Lösungen konzentrieren sich auf einzelne Fuhrparkthemen, zum Beispiel auf Schaden- oder Fristenmanagement. All-in-one-Software deckt das gesamte Management ab und unterstützt die komplette Organisation beziehungsweise Verwaltung des Fuhrparks.

Buchen Mitarbeiter ein Fahrzeug aus der Flotte, sehen sie in der Software sofort:

• Welche Fahrzeuge verfügbar sind
• Daten des ausgewählten Fahrzeugs
• Rückgabetermine und Belegungspläne

Digitale Fuhrparksoftware entlastet Fahrer und Fuhrparkmanager

Auch beim Einsatz der Fahrzeuge hilft die Software im Alltag. Fahrer erledigen viele Aufgaben direkt digital: Sie führen Fahrtenbücher online, erfassen Kilometerstände automatisch und hinterlegen ihren Führerschein in der Anwendung. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Für Fuhrparkmanager bringt eine solche Lösung ebenfalls klare Vorteile. Die Software unterstützt das tägliche Management, bündelt alle Aspekte der Fuhrparkarbeit und vereinfacht Abläufe wie Fristen, Schäden oder Auswertungen. Vorlagen, automatisierte Prozesse und klare Übersichten helfen dabei, den Fuhrpark strukturiert zu steuern.

In Doxis managen Sie sämtliche dokumentenbezogenen Prozesse, die im Zusammenhang mit Fuhrparkthemen stehen: Sie erstellen, bearbeiten, verwalten und archivieren Dokumente über ihre gesamte Lebensdauer. Doxis ist jedoch mehr als nur ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Es besitzt verschiedene Integrationstiefen und bindet sich per Schnittstelle an Drittsysteme an.

Doxis vereinfacht nicht nur Prozessschritte, es automatisiert diese auch. In Summe erhalten Sie auf Basis von Doxis einen 360-Grad-Blick über alle Prozesse im Fahrzeugmanagement.
Das sind die Vorteile auf einen Blick:

• Sammeln Sie alle Fahrzeugdaten an einem Ort.
• Sorgen Sie mit der hinterlegten Car Policy für höchste Verkehrssicherheit.
• Sehen Sie in Doxis Termine und Fristen ein.
• Lassen Sie sich von Doxis automatisiert an anstehende Termine und Fristen erinnern.
• Stoßen Sie direkt aus Doxis heraus Workflows des Flottenmanagements an.
• Bearbeiten Sie jede mit einem Fahrzeug verbundene Aufgabe digital.
• Legen Sie Dokumente automatisiert in der korrekten digitalen Akte ab.
• Automatisieren Sie Routineaufgaben wie das Erfassen von Dokumenten.
• Verwalten Sie die Kilometer direkt auf der Plattform.

Im Ergebnis erhalten Sie mit Doxis eine nachvollziehbare Dokumentenübersicht und schaffen transparente Prozesse.

Hey Doxi, wie könnte ein Workflow innerhalb des Fuhrparkmanagements in Doxis aussehen?

Jedes Unternehmen, das einen Fuhrpark besitzt, benötigt ein Fuhrparkmanagement – entweder intern oder extern. Digitale Lösungen wie Doxis ermöglichen beides. Fahrzeugmanager verwalten den Fuhrpark digital Ende zu Ende. Für Mitarbeiter bedeutet End-to-End von der Antragstellung bis zur Rückgabe. Für Fuhrparkmanager bedeutet es von der Beschaffung bis zur Veräußerung eines Vehikels. So sind alle Prozesse im Fuhrparkmanagement nachvollziehbar, also auch datentechnisch erfassbar. Das lässt gezielte Optimierungen zu und sorgt für höchste Kosteneffizienz für Ihr Unternehmen.

Häufige Fragen zum Fuhrparkmanagement