OCR factures pour SAP: Traitement des factures plus rapide dans SAP

• L’OCR de factures pour SAP automatise la capture et l’extraction des données fournisseurs, puis les transmet directement à SAP pour le rapprochement, la validation et la comptabilisation.
• Les solutions OCR modernes basées sur l’IA traitent tous les formats de factures entrants : papier, PDF, e-mail, EDI et factures électroniques.
• Le rapprochement automatique à trois voies (three-way matching) et le routage des validations réduisent considérablement les tâches manuelles et accélèrent les cycles de paiement.
• La détection des doublons, des anomalies et des tentatives de fraude dès la réception des factures renforce la sécurité des processus financiers.
• Doxis Invoice for SAP combine OCR intelligent, traitement intelligent des documents , automatisation des workflows et intégration certifiée à SAP au sein d’une plateforme unique.

L’OCR de factures pour SAP permet de capturer et d’extraire automatiquement les données des factures fournisseurs entrantes grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères, puis de transférer ces informations structurées directement dans SAP pour leur validation, leur rapprochement et leur comptabilisation.

Au lieu de s’appuyer sur une saisie manuelle, l’OCR identifie automatiquement les champs clés des factures, tels que le nom du fournisseur, le numéro de facture, les lignes de détail, les quantités, les montants de TVA ou encore les totaux. Ces données sont ensuite transmises à SAP sans intervention humaine.

Cette automatisation réduit considérablement les tâches administratives liées à la comptabilité fournisseurs, limite les erreurs de saisie et accélère le traitement des factures tout au long du processus.

SAP est une plateforme ERP puissante, mais ses fonctionnalités standard de traitement des factures n’ont pas été conçues pour éliminer à elles seules l’ensemble des tâches manuelles. À mesure que le volume de factures augmente, les équipes de comptabilité fournisseurs sont confrontées à plusieurs points de blocage récurrents.

Les factures arrivent dans une multitude de formats

Courrier papier, PDF numérisés, pièces jointes d’e-mails, flux EDI ou factures électroniques structurées : chaque format suit souvent un canal de traitement différent. Sans une solution centralisée de capture documentaire, ces documents nécessitent des manipulations manuelles supplémentaires.

La saisie des données est lente et source d’erreurs

Chaque facture saisie manuellement dans SAP représente un risque d’erreur. Les conséquences peuvent être nombreuses : paiements en double, échecs de rapprochement avec les commandes d’achat, retards de validation et dégradation des relations fournisseurs.

Les capacités d’automatisation natives de SAP ont leurs limites

Les interfaces complexes, les restrictions liées aux rôles utilisateurs et l’automatisation limitée de certains scénarios, notamment pour les factures sans bon de commande, conduisent de nombreuses entreprises à s’appuyer sur des solutions complémentaires telles que SAP Vendor Invoice Management (VIM), qui nécessitent encore une part importante d’intervention humaine.

Sans une couche de traitement intelligent des documents (IDP) intégrée au-dessus de SAP, l’ERP devient davantage un système de destination qu’un véritable moteur d’automatisation.

Les circuits de validation ralentissent le processus

Les factures restent souvent bloquées dans les boîtes de réception des approbateurs, en particulier lorsque certains intervenants ne travaillent pas directement dans SAP. Résultat : des paiements retardés, des remises pour paiement anticipé perdues et une visibilité réduite sur les engagements financiers réels de l’entreprise.

Hey Doxi, comment fonctionne l’OCR de factures pour SAP ?

L’intérêt économique de l’automatisation du traitement des factures dans SAP est désormais largement démontré. Les entreprises qui automatisent l’ensemble du processus, de la réception de la facture jusqu’à sa comptabilisation, constatent des gains significatifs en matière de coûts, de rapidité, de qualité des données et de conformité.

Réduction du coût de traitement par facture

L’élimination de la saisie manuelle, la diminution des corrections d’erreurs et l’accélération des cycles de traitement permettent de réduire considérablement le coût de gestion de chaque facture. L’automatisation supprime les tâches répétitives qui rendent le traitement manuel particulièrement coûteux à grande échelle.

Accélération des cycles de traitement

Associé à l’intelligence artificielle, l’OCR extrait les données de facturation en quelques secondes, contre plusieurs minutes lors d’une saisie manuelle. Les workflows de validation s’exécutent en parallèle et les factures conformes peuvent être comptabilisées automatiquement dans SAP, sans intervention humaine.

Une meilleure qualité des données et moins d’exceptions

L’extraction et la validation automatisées réduisent les erreurs de saisie à l’origine des litiges fournisseurs, des retards de paiement ou des files d’attente d’exceptions. Les mécanismes de scoring de confiance ne soumettent aux utilisateurs que les données nécessitant réellement une vérification.

Une meilleure exploitation des remises pour paiement anticipé

Des délais de traitement plus courts permettent aux équipes financières de profiter davantage des remises négociées pour paiement anticipé. Dans les processus manuels, ces opportunités sont souvent perdues avant même que la facture n’atteigne le bon valideur.

Conformité et préparation aux audits

L’archivage automatisé garantit que chaque facture est conservée dans un format sécurisé, traçable et conforme aux exigences réglementaires pendant toute sa durée légale de conservation. Avec la généralisation des obligations de facturation électronique en Europe et dans de nombreuses régions du monde, la prise en charge native de formats tels que ZUGFeRD, XRechnung ou Factur-X devient un critère essentiel.

Une visibilité en temps réel sur la trésorerie

Un tableau de bord centralisé permet aux équipes financières de suivre en temps réel les factures reçues, leur statut de validation, les montants engagés et les échéances de paiement ou de remise. Cette visibilité améliore la planification de trésorerie, la gestion du besoin en fonds de roulement et le pilotage financier global.

bofrost*, l’un des principaux acteurs européens de la vente directe de produits surgelés, traitait environ 100 000 factures fournisseurs entrantes par an au sein de ses entités comptables allemandes. Les factures circulaient physiquement entre le siège, le service comptable et les services demandeurs pour vérification, avant de revenir à la comptabilité. Le nombre élevé d’étapes manuelles, notamment la saisie des données de facturation dans SAP, mobilisait un temps considérable et exposait l’entreprise au risque de manquer les échéances de remises pour paiement anticipé.

bofrost* a mis en œuvre Doxis pour le traitement automatisé des factures fournisseurs dans SAP, remplaçant le processus papier par un workflow entièrement numérique. Les factures reçues par courrier ou par e-mail sont désormais automatiquement capturées, classifiées et analysées. Les données sont validées à partir des informations SAP puis acheminées dans un workflow d’approbation structuré, impliquant environ 500 utilisateurs à travers l’organisation dans le processus de contrôle numérique.

Le résultat : bofrost* respecte désormais systématiquement les délais permettant de bénéficier des remises pour paiement anticipé, transformant un processus historiquement coûteux en une véritable source d’économies. L’entreprise a ensuite déployé la solution dans l’ensemble de ses entités comptables en Allemagne.

Découvrez l’étude de cas complète ci-dessous !

Toutes les solutions OCR de factures ne sont pas conçues pour les environnements SAP. Lors de l’évaluation des différentes options, il est essentiel de prendre en compte les critères suivants :

Des modèles d’IA pré-entraînés

Privilégiez une solution disposant de modèles d’intelligence artificielle déjà entraînés pour l’extraction des données de factures fournisseurs. Vous éviterez ainsi de devoir créer et maintenir des modèles spécifiques pour chaque format de facture ou chaque fournisseur.

Une certification SAP

La solution doit être certifiée pour SAP ERP et SAP S/4HANA afin de garantir une intégration fiable via des interfaces approuvées par SAP, plutôt que par des développements spécifiques plus difficiles à maintenir.

Une capture multicanale des factures

Les factures peuvent arriver sous de nombreux formats : papier, PDF, e-mail, EDI ou facture électronique. La solution doit être capable de traiter ces différents canaux depuis une plateforme unique, y compris les principaux formats de facturation électronique tels que ZUGFeRD, XRechnung et Factur-X.

La détection des fraudes et des doublons

Les contrôles automatisés dès la réception des factures permettent d’identifier les doublons, les anomalies ou les risques de fraude avant même qu’une facture ne soit soumise à validation ou à paiement.

Une conformité avec l’approche SAP Clean Core

Pour les entreprises utilisant SAP S/4HANA, il est essentiel que la solution respecte les principes Clean Core. Cette approche permet de préserver la capacité de mise à jour de l’environnement SAP tout en facilitant les évolutions futures vers le cloud.

Des validations accessibles hors de SAP

Les responsables de validation ne travaillent pas tous quotidiennement dans SAP. Une solution moderne doit leur permettre d’approuver les factures via une application dédiée ou un accès mobile, sans nécessiter de licence SAP supplémentaire ni de formation spécifique.

Le traitement des factures avec Doxis pour SAP est une solution certifiée de traitement automatisé des factures fournisseurs, basée sur la plateforme Doxis Intelligent Content Automation. Elle combine l’OCR alimenté par l’IA, le traitement intelligent des documents (IDP), l’automatisation des workflows et une intégration avancée avec SAP au sein d’une plateforme unique.

Voici ce que Doxis apporte à votre équipe de comptabilité fournisseurs :

• OCR et IDP alimentés par l’IA avec une précision de reconnaissance pouvant atteindre 100 % : des modèles d’IA pré-entraînés pour les documents financiers extraient automatiquement toutes les données pertinentes des factures papier, PDF, e-mails, EDI et factures électroniques, puis les transmettent directement à SAP.
• Rapprochement automatique à trois voies et comptabilisation dans SAP : les factures liées à des bons de commande sont rapprochées et comptabilisées automatiquement dans SAP ERP ou SAP S/4HANA, sans intervention manuelle.
• Détection intégrée des fraudes et des doublons : chaque facture est contrôlée automatiquement avant d’être soumise à validation, afin de prévenir les paiements erronés ou frauduleux.
• Invoice Monitor centralisé : un tableau de bord en temps réel directement intégré à SAP affiche le statut, les montants et les échéances de remise de l’ensemble des factures entrantes, offrant aux équipes financières la visibilité nécessaire pour optimiser leur gestion de trésorerie.
• Conformité complète avec la facturation électronique : Doxis traite de manière centralisée tous les principaux formats internationaux de facturation électronique, notamment ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X et KSeF, permettant aux entreprises d’anticiper les évolutions réglementaires.
• Validation mobile et hors environnement SAP : les collaborateurs n’utilisant pas SAP peuvent approuver les factures via une application dédiée, supprimant ainsi les goulots d’étranglement liés aux restrictions d’accès aux systèmes.
• Archivage conforme aux exigences réglementaires : toutes les factures sont archivées automatiquement pendant toute leur durée légale de conservation et peuvent être retrouvées instantanément grâce à une recherche intuitive de type Google.

Prêt à éliminer le traitement manuel des factures dans SAP ? Demandez une démonstration gratuite de Doxis Invoice for SAP ci-dessous et découvrez comment votre équipe de comptabilité fournisseurs peut gagner du temps, réduire ses coûts et reprendre le contrôle de l’ensemble des factures entrantes.

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