Tout savoir sur l’e-facture en quelques minutes.

Qu'est ce qu'une e-facture

Une e-facture est la version numérique d’une facture papier classique. Elle est créée, envoyée, traitée et archivée sous un format électronique. Si elle respecte certaines normes spécifiques et est employée dans les bonnes conditions, elle remplace la version papier tout en ayant la même valeur juridique.

Une e-facture doit respecter plusieurs critères.

• Authenticité.
  Une e-facture doit permettre de garantir l’identité de l’émetteur. Cela peut passer par l’utilisation d’un système de signature électronique certifié dont les données sont intégrées au fichier e-facture. Cette authenticité peut aussi être garantie par l’utilisation d’un réseau comme Peppol qui permet d’identifier l’émetteur via l’utilisation d’un identifiant unique ainsi que la le respect des normes BIS (business interoperability Specifications) qui garantissent des factures électroniques sous un format structuré directement utilisable par les systèmes informatiques des partenaires. Il repose aussi souvent sur des protocoles sécurisés pour l’échange de données.

• Intégrité.
  Pour être valide, une e-facture doit être créée sous un format qui empêche sa modification après émission. Ce format doit aussi intégrer des fonctions de traçabilité pour stocker le processus de création et de traitement de la facture. Le format choisi est donc important. Un format agréé comme le PDF/A est pour le moment nécessaire  mais est appelé à être remplacé par d’autres en raison de son non respect de la nouvelle norme européenne EN16931.

• Lisibilité.
  Une e-facture doit être lisible non seulement par les systèmes informatiques des partenaires commerciaux mais aussi par les personnes susceptibles de devoir y accéder. Là encore, le choix du format est crucial.

• Conservation.
  La loi française (article L123-22 du Code de Commerce) prévoit un délai légal de conservation des archives comptables de 10 ans. Mais, pour garantir aux documents stockés une valeur probante, cet archivage doit répondre lui-même à un certain nombre d’exigences. Durant toute la période légale d’archivage, le système d’archivage électronique doit garantir l’intégrité des fichiers stockés qui ne peuvent en aucun cas être modifiés, disposer d’une gestion des utilisateurs afin de restreindre l’accès aux archives aux seules personnes autorisées et garder la trace de tous les accès pour chaque fichier.

La conservation doit aussi être faite sous un format qui permet la lecture du fichier même après des années d’archivage, indépendamment des évolutions logicielles. Là encore, le choix d’un format comme le PDF/A répond à ces exigences de lisibilité dans le temps.

La France fait partie des états membres de l’Union Européenne. Les textes de lois à connaître pour bien maîtriser l’e-facture sont donc à la fois français et européens.

Le cadre légal européen.

Le passage de la facture papier à la facture électronique a été décidé au niveau européen au milieu des années 2010. Cette volonté s’est traduite dans un texte européen, la Directive 2014/55/UE du 16 avril 2014.

L’adoption de ce texte répondait à plusieurs objectifs.

Tout d’abord, la facturation papier occasionne des coûts administratifs élevés, que ce soit pour la création, la transmission, le traitement ou l’archivage des factures papiers. Par ailleurs, ce processus de facturation papier engendre un taux d’erreurs conséquent, ce qui a aussi un coût pour les entreprises et plus globalement, pour l'économie européenne.

Ce texte avait donc pour but de faire baisser les coûts liés au vieux système papier et ainsi rendre l’économie de l’Union Européenne plus productive.

La directive européenne avait aussi pour but d’harmoniser les différents systèmes de facturation électronique qui se mettaient en place au sein des pays de l’Union. Ces systèmes n’étaient pas tous compatibles et créaient des obstacles à l’intérieur du marché unique, régi par les quatre libertés fondamentales. La mise en place d’une norme européenne commune à travers ce texte garantit l’interopérabilité des systèmes de facturation électronique sur tout le territoire de l’Union Européenne.

La directive européenne visait aussi à fluidifier l’accès aux marchés publics au sein de l’Union tout en augmentant la transparence des flux financiers sur ces marchés. La mise en place de normes européennes régissant l’e-facture a aussi permis de mieux lutter contre les fraudes, notamment fiscales, tout en stimulant l’innovation et la transition numérique des entreprises opérant au sein des états membres.

Réglementation sur les e-factures en France

En France, le passage obligatoire aux factures électroniques fait l’objet de dispositions spécifiques dans les lois de finances du pays depuis 2020. Ces textes de lois sont aussi précisés et complétés par l’Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction ainsi que le Décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction.

Les objectifs de l’Etat en France sont similaires aux objectifs européens.

La loi de finance 2024 a précisé un point important. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des e-factures, et les grandes entreprises et ETI doivent les émettre. Les autres entreprises suivront le 1er septembre 2027.

Tout ce travail des autorités françaises est inclus dans le projet “Facturation 2026”. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce projet, nous vous invitons à consulter l’article très complet que nous avons consacré au projet facturation 2026.

Pour votre entreprise, le massage à la facturation électronique entraîne un certain nombre de gains.

• Gain de temps : Réduction du temps de traitement administratif par l’emploi de systèmes informatiques automatisant les processus d’envoi, de réception, de traitement et d’archivage.
• Réduction des coûts : Économie sur l’impression et l’envoi postal, mais aussi sur l’archivage papier ainsi que sur la réduction des erreurs de traitement.
• Sécurité accrue : Traçabilité et intégrité des données garanties.
• Conformité fiscale : Automatisation des contrôles fiscaux grâce à la transmission des données.

L’adaptation des logiciels de votre entreprise doit être prise en compte. Les outils informatiques que vous employez doivent être compatibles avec les normes en vigueur.

Si de nouveaux logiciels sont nécessaires, un investissement dans leur acquisition, leur mise en place et la formation de vos équipes est nécessaire. Au-delà des nouveaux logiciels requis, votre personnel va aussi devoir s’adapter à de nouveaux processus.

L’ECM Doxis est en mesure de prendre en charge les factures dès leur arrivée dans votre entreprise. Les fonctions IA intégrées à Doxis permettent un traitement automatisé des factures entrantes par le biais de l’extraction des données du fichier reçu ainsi que sa classification. L’utilisation des données structurées incluses dans les fichiers électroniques simplifie et accélère le traitement des factures reçues par votre entreprise.

Doxis est en mesure de traiter les e-factures respectant les normes Factur-X. Il est conforme aux obligations énoncées dans la loi Facturation Electronique 2026.

Doxis est aussi une plateforme performante pour l’archivage de vos documents. Vos factures archivées dans Doxis garderont leur valeur probante durant toute la durée légale de leur archivage. Doxis est par ailleurs en mesure de vous informer sur l’état de vos archives et de vous aider à leur purge en identifiant les documents dont l’archivage n’est plus nécessaire.

Doxis propose désormais une interface avec Peppol. Elle permet le transfert de données via des plateformes régionales. Peppol, une plateforme initialement destinée à l'échange de documents B2G, est particulièrement adaptée à l'échange national et international d’e-factures. Nous pouvons, par exemple, collecter et traiter les factures entrantes.

En ce qui concerne les factures que vous émettez, Doxis est en mesure de s’interfacer avec plusieurs  systèmes ERP comme SAP, largement utilisés pour ces processus de création et d’émission de factures. Doxis est en mesure de travailler avec ces outils logiciels pour prendre le relai et utiliser les informations générées dans d’autres processus, notamment l’archivage.

FAQ sur les e-factures