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Archivage SAP : Archiver ses documents selon les principes de l’archivage à valeur probante
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Gérer des documents et des données dans SAP semble relativement simple, jusqu’au jour où l’on vous demande de produire des justificatifs dans le cadre d’un audit réglementaire. SAP stocke les données sur un serveur de contenu, mais cela ne constitue pas pour autant une archive conforme et à valeur probante.
Si vous comptez uniquement sur SAP pour répondre à vos obligations légales de conservation, votre entreprise s’expose à des risques importants.
Selon IDC, cité par Statista, le volume mondial de données devrait tripler entre 2025 et 2029. Dans le même temps, les exigences réglementaires associées à ces données deviennent de plus en plus strictes.
Pourtant, de nombreuses entreprises utilisant SAP ne disposent toujours pas d’une véritable stratégie d’archivage structurée.
Dans ce guide, découvrez ce qu’est réellement l’archivage SAP, où se situent les limites des fonctionnalités natives de SAP, quelles sont les exigences en matière de conformité et comment l’intégration de la solution GED de Doxis vers SAP permet de mettre en place une solution d’archivage certifiée, conforme et à valeur probante, sans perturber les processus de travail déjà en place.
Points clés
- Le SAP Content Server n’est pas une solution d’archivage conforme à lui seul et ne répond pas aux exigences d’un archivage à valeur probante.
- La fin du support standard de SAP ECC au 31 décembre 2027 fait de la migration vers SAP S/4HANA le moment idéal pour repenser sa stratégie d’archivage.
- Une plateforme ECM comme Doxis s’intègre directement à SAP et permet d’archiver documents et données dans un référentiel certifié, conforme et à valeur probante.
- En combinant SAP et Doxis ECM, les entreprises bénéficient d’une source unique de vérité pour l’ensemble de leurs documents et informations, tous systèmes et départements confondus.
Qu’est-ce que l’archivage SAP ?
L’archivage SAP consiste à transférer les données et documents hors de la base de données de production active de SAP vers un système de stockage sécurisé conçu pour leur conservation à long terme, leur conformité réglementaire et leur consultation ultérieure.
Cette approche permet de réduire la taille de la base de données, d’améliorer les performances du système et de garantir que les informations critiques pour l’entreprise restent accessibles et protégées pendant toute la durée légale de conservation.
Pour être véritablement conforme aux exigences d’un archivage à valeur probante, une solution d’archivage SAP doit intégrer des mécanismes garantissant l’intégrité des documents, le suivi des versions et la gestion des droits d’accès. Or, ces fonctionnalités ne sont pas fournies nativement par SAP.
Archivage de données et archivage de documents : quelles différences ?
SAP fait la distinction entre l’archivage de données et l’archivage de documents.
Archivage de données
L’archivage de données désigne le stockage et la conservation à long terme des données qui ne sont plus utilisées activement. Vous êtes tenu de les archiver le plus tôt possible selon les principes de l’archivage à valeur probante dans des systèmes adaptés.
Vous pouvez toujours y accéder, au besoin, bien que les fonctions d’édition soient limitées. En tant qu’objets d’archivage, les données ne peuvent plus être modifiées.
Archivage de documents
Vous êtes tenu de conserver certains documents liés à votre activité, tels que les contrats, les factures ou les rapports annuels, en en assurant la traçabilité, et ce pendant un délai de conservation fixé par la loi. Les exigences auxquelles une archive électronique doit répondre sont définies dans la réglementation française, incluse dans le Code de Commerce ou le Code général des impôts, ou européenne, comme le RGPD.
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
En général, l’archivage à valeur probante désigne le stockage des données et des documents de telle sorte qu’ils puissent être retrouvés de manière traçable. Par exemple, ils doivent être protégés contre toute modification, falsification ou manipulation ultérieure. Une fois archivés, ils ne peuvent plus être modifiés.
La réglementation française fixe les modalités de conservation des éléments archivés selon les principes de l’archivage à valeur probante. Les systèmes de stockage peuvent vous aider à bien stocker l’intégralité de ces éléments. L’historique des versions permet d’enregistrer toutes les modifications apportées aux documents. En d’autres termes, toutes les activités sont traçables, et c’est la seule façon de garantir la possibilité d’auditer les dossiers à tout moment. L’archivage à valeur probante protège les données et les documents contre la perte.
Le problème de l’archivage dans SAP
Dans SAP, les données et les documents sont enregistrés sur un serveur de contenu, c’est-à-dire un service distinct. Le simple stockage de documents n’est pas synonyme d’archivage. Les systèmes d’archivage adéquats tiennent compte des obligations légales et respectent les principes de base de l’archivage électronique.
Pour votre entreprise, cela signifie que les simples systèmes de stockage, comme Content Server de SAP, ne sont pas conçus selon les principes de l’archivage à valeur probante et ne répondent donc pas aux exigences légales minimales. Pour un archivage conforme à la législation, il vous faut des systèmes tiers interfacés à SAP puisque ces systèmes vous permettent d’archiver vos documents de manière traçable.
L’archivage SAP avec une solution ECM : comment cela fonctionne-t-il ?
Hey Doxi, comment fonctionne l’archivage SAP avec une solution ECM ?
La meilleure approche pour mettre en place un archivage SAP conforme et à valeur probante consiste à connecter SAP à une plateforme ECM certifiée. Cette plateforme prend en charge la couche d’archivage tandis que les utilisateurs continuent de travailler directement dans SAP, sans interruption des processus, sans changement d’outil et sans risque d’archivage incorrect des documents.
Comment Doxis s’intègre à SAP
Doxis se connecte à SAP via une interface certifiée, compatible avec les environnements SAP ECC et SAP S/4HANA. L’intégration est bidirectionnelle : les événements SAP déclenchent des actions dans Doxis et, inversement, les contenus archivés dans Doxis sont accessibles directement depuis les transactions SAP.
Les utilisateurs retrouvent ainsi les documents dont ils ont besoin (bons de commande, factures, contrats, dossiers du personnel, etc.) directement dans leur interface SAP, sans même savoir qu’ils sont stockés dans un référentiel ECM distinct.
Doxis est également certifié pour SAP SuccessFactors, ce qui permet d’archiver les documents RH, tels que les candidatures, contrats de travail ou documents d’intégration, tout en les associant automatiquement au dossier collaborateur correspondant dans SuccessFactors.
En savoir plus sur la gestion documentaire pour SAP SuccessFactors.
Archivage des données avec Doxis ECM
Lorsque des données transactionnelles sont retirées de la base de données active de SAP, Doxis les reçoit et les stocke dans une archive structurée et facilement consultable.
Les données restent accessibles depuis SAP pour les besoins de reporting, d’audit ou de conformité, tout en libérant de l’espace dans les bases de données de production.
Grâce à l’enrichissement automatique des métadonnées, la recherche devient plus rapide et plus intuitive : les utilisateurs retrouvent l’information à partir du contexte métier plutôt qu’à partir d’un simple nom de fichier.
Archivage documentaire avec Doxis ECM
Lorsqu’un nouvel objet métier est créé dans SAP, par exemple un fournisseur, un bon de commande ou un projet, Doxis crée automatiquement le dossier numérique correspondant.
Tous les documents associés à cet objet sont alors capturés, classifiés et archivés automatiquement. Les durées de conservation sont appliquées en fonction du type de document et des exigences réglementaires locales. Lorsque la période de conservation arrive à échéance, les règles de suppression sont exécutées conformément aux politiques de gouvernance de l’entreprise.
Le résultat : chaque document est conservé au bon endroit, pendant la durée requise, puis supprimé lorsqu’il doit légalement l’être.
Avantages de l’archivage de documents et de données de SAP dans un ECM
Associer un ECM à SAP présente quatre principaux avantages :
- Conformité : les fichiers et les données sont archivés selon les principes de l’archivage à valeur probante, ce que SAP seul ne permet pas.
- Source unique de vérité : tous les documents sont stockés dans un seul logiciel.
- Efficacité des technologies employées : en utilisant les technologies de pointe prises en charge par l’ECM, comme l’OCR, l’IA et l’apprentissage automatique, vous pouvez automatiser vos processus métier et les optimiser.
- Éviter les changements de supports : un ECM intègre l’archivage à valeur probante dans SAP en toute transparence, sans basculement compliqué d’un logiciel à l’autre.
- Capture et classification alimentées par l’IA : Doxis AI.dp utilise l’OCR et le traitement du langage naturel (NLP) pour extraire, comprendre et structurer automatiquement les informations contenues dans les documents entrants avant leur archivage. Cette automatisation élimine les opérations d’indexation manuelle et garantit des métadonnées cohérentes, fiables et facilement exploitables dès le premier jour.
- Une architecture prête pour SAP S/4HANA : Doxis prend en charge les environnements SAP ECC et SAP S/4HANA. Alors que le support standard de SAP ECC prendra fin le 31 décembre 2027, la migration vers SAP S/4HANA associée au déploiement de Doxis ECM permet de mettre en place dès aujourd’hui une architecture de gestion de l’information moderne, évolutive et pérenne.
SAP et le logiciel d’ECM s’échangent des informations. La communication entre ces applicatifs et l’utilisateur est également transparente. Cela signifie que vous continuez à mettre en œuvre toutes les étapes de travail dans SAP. L’ECM fonctionne en arrière-plan. Vous n’avez pas besoin de quitter SAP pour archiver ou visualiser des documents.
D’autres avantages découlent des technologies embarquées dans l’ECM. Par exemple, la reconnaissance optique des caractères associée à l’IA fait partie intégrante d’un ECM. Les gains d’efficacité qui en résultent dans l’application permettent de gagner du temps et d’économiser des ressources. Vous pouvez ainsi concevoir votre prochain projet d’archivage de manière encore plus rapide et plus automatique, directement dans le système SAP, bien entendu.
Les limites de l’archivage SAP (et comment les surmonter)
Comprendre où s’arrêtent les fonctionnalités natives de SAP est la première étape pour mettre en place une véritable stratégie d’archivage conforme et pérenne.
Absence de stockage à valeur probante
Le SAP Content Server ne garantit pas l’inaltérabilité des documents archivés. Les fichiers stockés peuvent être modifiés et le système ne fournit pas à lui seul les mécanismes nécessaires à un archivage à valeur probante.
Comment Doxis répond à ce défi : Doxis propose un stockage conforme aux principes WORM (Write Once, Read Many), associé à des mécanismes de contrôle d’intégrité cryptographique et à une traçabilité complète des actions réalisées sur les documents.
Absence de gestion automatisée des durées de conservation
SAP n’applique pas automatiquement les durées de conservation selon le type de document et ne déclenche pas la suppression des contenus lorsque ces durées arrivent à échéance.
Comment Doxis répond à ce défi : Doxis applique automatiquement des règles de conservation configurables dès l’archivage des documents, conformément aux exigences réglementaires et aux politiques de gouvernance de votre organisation.
Absence de consolidation documentaire au-delà de SAP
SAP ne gère que les contenus présents dans son propre environnement. Les documents créés ou stockés dans d’autres applications restent généralement dispersés dans différents systèmes.
Comment Doxis répond à ce défi : Doxis centralise l’ensemble des contenus liés aux processus SAP au sein d’une archive unique et consultable, tout en conservant SAP comme point d’accès principal pour les utilisateurs.
Capacités limitées de recherche et de restitution des archives
La recherche et la consultation de données archivées dans SAP peuvent devenir complexes et chronophages, notamment après une migration ou lors d’audits portant sur des données anciennes.
Comment Doxis répond à ce défi : Doxis indexe l’ensemble des contenus archivés à l’aide de métadonnées enrichies, permettant des recherches rapides et fiables, quelle que soit la date d’archivage du document.
Complexité des projets de migration
La migration de SAP ECC vers SAP S/4HANA soulève souvent des questions concernant la reprise des archives historiques et le maintien de leur conformité.
Comment Doxis répond à ce défi : Doxis prend en charge la migration des archives afin de garantir que les documents archivés sous SAP ECC restent accessibles, conformes et correctement reliés aux processus métier après la transition vers SAP S/4HANA.
Téléchargez notre guide : Comment relever les défis de l’archivage avant et après une migration vers SAP S/4HANA.
Comment choisir la bonne solution d’archivage pour SAP
Toutes les solutions ECM ou d’archivage ne se valent pas. Lors de l’évaluation des différentes options, certains critères sont particulièrement déterminants.
Certification SAP
L’intégration doit être certifiée pour SAP ECC et SAP S/4HANA. Une intégration non certifiée peut entraîner des problèmes d’intégrité des données et compliquer la conformité lors des audits.
Couverture des exigences réglementaires
La solution doit prendre en charge les réglementations applicables à votre secteur d’activité et à votre zone géographique, notamment le RGPD, SOX, GoBD, ISO 14641, HIPAA et d’autres référentiels similaires. Vérifiez également que les règles de conservation et de suppression peuvent être configurées selon le type de document.
Intégration bidirectionnelle
Les utilisateurs doivent pouvoir accéder aux documents archivés directement depuis SAP, sans avoir à basculer vers une autre interface. L’archive doit également se mettre à jour automatiquement lorsque de nouveaux objets métier sont créés dans SAP.
Évolutivité
Les volumes de données d’entreprise augmentent généralement de 30 à 40 % par an. Votre solution d’archivage doit être capable d’accompagner cette croissance sans dégradation des performances ni augmentation disproportionnée des coûts.
Capacités d’IA et d’automatisation
L’indexation et la classification manuelles ne sont pas viables à grande échelle. Privilégiez une plateforme capable d’extraire automatiquement les métadonnées grâce à l’intelligence artificielle afin de réduire la charge administrative et d’améliorer la qualité des recherches.
Compatibilité avec SAP S/4HANA
Avec la fin du support standard de SAP ECC en 2027, votre solution d’archivage doit prendre en charge nativement SAP S/4HANA et idéalement faciliter la migration des archives existantes vers le nouvel environnement.
Doxis : votre solution ECM certifiée pour l’archivage SAP
Votre environnement SAP a besoin d’une solution d’archivage certifiée, conforme et capable d’évoluer avec votre entreprise. Doxis a été conçu précisément pour répondre à ces enjeux.
Doxis est une plateforme unifiée d’Intelligent Content Automation qui combine ECM, IDP, BPM et automatisation des processus P2P au sein d’un système unique de niveau entreprise. Son intégration certifiée avec SAP ECC et SAP S/4HANA couvre l’archivage documentaire, l’archivage des données et l’automatisation complète des processus dans les domaines des achats, de la finance et des ressources humaines.
Ce que Doxis apporte à l’archivage SAP
- Archivage certifié et conforme aux exigences du RGPD, de GoBD, de SOX et de la norme ISO 14641
- Gestion automatisée des durées de conservation et des règles de suppression selon le type de document et la réglementation applicable
- Intégration bidirectionnelle avec SAP : les utilisateurs travaillent dans SAP tandis que Doxis gère l’archivage en arrière-plan
- Extraction automatique des métadonnées et classification documentaire grâce à Doxis AI.dp
- Prise en charge complète de SAP SuccessFactors, SAP ECC et SAP S/4HANA
- Support de la migration des archives lors des projets de transition de SAP ECC vers SAP S/4HANA
- Recherche documentaire jusqu’à 10 fois plus rapide, comme l’a démontré Techniker Krankenkasse
N’attendez pas que l’archivage SAP devienne un problème. Avec l’échéance de SAP ECC qui approche et des exigences réglementaires toujours plus strictes, le moment est venu de mettre en place une véritable stratégie d’archivage.
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FAQ sur l’archivage dans SAP
