SAP-Archivierung: Dokumente revisionssicher ablegen

Unternehmen müssen geschäftsrelevante Dokumente gemäß den GoBD revisionssicher aufbewahren und jederzeit nachvollziehbar bereitstellen können. Gleichzeitig steigen Dokumentenmengen, Compliance-Anforderungen und der Aufwand für die Verwaltung von Informationen kontinuierlich. Für viele Unternehmen wird die revisionssichere Archivierung damit zu einer zentralen Herausforderung.

SAP unterstützt zwar die Geschäftsprozesse und Datenverwaltung, bietet jedoch kein eigenständiges revisionssicheres Archiv für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten. Deshalb setzen Unternehmen auf integrierte Archivierungslösungen, die SAP um sichere Dokumentenverwaltung und Compliance-Funktionen erweitern.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Unternehmen mit der Integration von SAP und Doxis Dokumente revisionssicher archivieren, Compliance-Anforderungen erfüllen und ihre Informationsprozesse effizienter gestalten.

• SAP unterscheidet zwischen Datenarchiven und Dokumentenarchivierung, die unterschiedliche Anforderungen und Ziele erfüllen
• Die revisionssichere Archivierung unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben wie GoBD, AO und HGB einzuhalten
• Die reine Ablage von Dokumenten win SAP ersetzt keine rechtskonforme Archivierung
• ECM-Systeme wie Doxis ergänzen SAP um revisionssichere Archivierungs- und Compliance-Funktionen
• Dokumente bleiben direkt aus SAP heraus verfügbar, während Sie im Hintergrund sicher archiviert werden
• Die Integration von SAP und Doxis reduziert Medienbrüche und verbessert die Verfügbarkeit von Informationen
• KI, OCR und Workflow-Automatisierung beschleunigen die Verarbeitung und Verwaltung von Dokumenten
• Unternehmen profitieren von mehr Transparenz, weniger Verwaltungsaufwand und einer zukunftssicheren Informationsverwaltung

Datenarchivierung vs. Dokumentenarchivierung: Was ist der Unterschied?

In SAP wird zwischen Datenarchivierung und Dokumentenarchivierung unterschieden. Beide sind wichtig für Compliance, Systemperformance und die langfristige Verfügbarkeit von Informationen, verfolgen jedoch unterschiedliche Ziele.

Datenarchivierung

Die Datenarchivierung betrifft Geschäftsdaten, die für operative Prozesse nicht mehr aktiv benötigt werden. Diese Daten werden aus produktiven Systemen ausgelagert und langfristig gespeichert.

Dadurch werden Datenbanken entlastet, die Systemperformance verbessert und gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllt. Archivierte Daten bleiben weiterhin verfügbar, können jedoch in der Regel nicht mehr verändert werden.

Dokumentenarchivierung

Die Dokumentenarchivierung betrifft geschäftsrelevante Unterlagen wie Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Jahresabschlüsse. Unternehmen sind verpflichtet, diese Dokumente über definierte Aufbewahrungsfristen hinweg vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher aufzubewahren.

Ein digitales Archiv muss dabei sicherstellen, dass Dokumente jederzeit auffindbar, unverändert und vor unberechtigten Änderungen geschützt sind. Die Anforderungen hierfür werden unter anderem durch die GoBD vorgegeben.

Warum die Unterscheidung wichtig ist

Während die Datenarchivierung vor allem SAP-Systeme entlastet, steht bei der Dokumentenarchivierung die rechtskonforme Verwaltung von Informationen im Mittelpunkt. Erst das Zusammenspiel beider Ansätze schafft die Grundlage für effiziente Geschäftsprozesse, Audit-Sicherheit und eine nachhaltige Informationsstrategie.

Mit Doxis ergänzen Unternehmen ihre SAP-Landschaft um eine revisionssichere Dokumentenarchivierung, die Dokumente zentral verwaltet, Compliance-Anforderungen unterstützt und Informationen langfristig verfügbar macht.

Was ist revisionssichere Archivierung?

Die revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass geschäftsrelevante Dokumente und Daten langfristig vollständig, unverändert und nachvollziehbar gespeichert werden. Sie hilft Unternehmen dabei, gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen und Informationen jederzeit prüfungssicher bereitzustellen.

Dokumente müssen vor Verlust, Manipulation und unberechtigten Änderungen geschützt sein und während der gesamten Aufbewahrungsfrist schnell auffindbar bleiben. Die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung sind in den GoBD definiert.

Moderne ECM-Lösungen wie Doxis unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente zentral zu verwalten, revisionssicher zu archivieren und Compliance-Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.

Lesetipp: Mehr zu den GoBD und den Anforderungen an die Revisionssicherheit erfahren Sie in unserem Glossar.

Das Problem bei der Archivierung mit SAP

SAP ermöglicht die Speicherung von Dokumenten und Daten über einen Content Server. Die reine Ablage von Dokumenten erfüllt jedoch nicht automatisch die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass Dokumente gesetzeskonform aufbewahrt, vor Änderungen geschützt und jederzeit nachvollziehbar verfügbar sind. Dafür sind zusätzliche Archivierungsfunktionen erforderlich, die über die reine Speicherung hinausgehen.

Deshalb ergänzen viele Unternehmen ihre SAP-Landschaft um ECM-Lösungen wie Doxis. Über standardisierte Schnittstellen werden Dokumente revisionssicher archiviert, Compliance-Anforderungen unterstützt und Informationen langfristig verfügbar gemacht.

Was ist revisionssichere Archivierung?

Allgemein versteht man unter revisionssicherer Archivierung die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten in einer auffindbaren und nachvollziehbaren Form. Sie müssen unter anderem vor nachträglicher Änderung, Fälschung oder Manipulation geschützt sein. Archivierte Dateien können Sie nachträglich nicht mehr bearbeiten.

Wie genau Archivierungsobjekte vorliegen müssen, um als revisionssicher zu gelten, ist in den GoBD geregelt. In Ablagesystemen verwahren Sie Archivierungsobjekte ordnungsgemäß und vollständig. Eine Versionshistorie macht dabei Änderungen in den Dokumenten sichtbar. So sind sämtliche Geschäftsaktivitäten nachvollziehbar. Erst das gewährleistet die Prüfbarkeit der Dateien – und das zu jedem Zeitpunkt: Die revisionssichere Archivierung schützt Daten und Dokumente vor Verlust.

Lesetipp: Mehr zu den GoBD und zur Revisionssicherheit erfahren Sie in unserem Glossar.

Das Problem bei der Archivierung mit SAP

In SAP sichern Sie Daten und Dokumente auf einem Content Server, also einer separaten Instanz. Die reine Ablage von Dokumenten ist nicht synonym mit der Archivierung zu verstehen. Korrekte Archivierungssysteme berücksichtigen gesetzliche Anforderungen und erfüllen die Grundlagen der digitalen Archivierung.

Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Simple Ablagen wie der Content Server von SAP sind nicht revisionssicher und erfüllen nicht die gesetzlichen Mindestanforderungen. Für eine rechtssichere Archivierung benötigen Sie also Drittsysteme, die über eine Schnittstelle an SAP angebunden sind und ein revisionssicheres Archiv für Dokumente bieten.

Revisionssichere Archivierung mit einem Drittsystem

Für eine revisionssichere Archivierung ergänzen viele Unternehmen SAP um ein Dokumentenmanagement- oder Enterprise Content Management System. Über standardisierte Schnittstellen werden Dokumente und Informationen automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht. Dadurch bleiben Geschäftsprozesse in SAP erhalten, während Dokumente rechtskonform verwaltet und langfristig archiviert werden.

So sieht das in der Praxis aus:

• Ein Mitarbeiter legt in SAP einen neuen Lieferanten an
• Doxis erstellt automatisch die passende digitale Lieferantenakte
• Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und weitere Dokumente werden zentral in dieser Akte gespeichert
• Alle Informationen werden revisionssicher archiviert und bleiben jederzeit nachvollziehbar verfügbar
• Über die Integration können Mitarbeitende direkt aus SAP auf die zugehörigen Dokumente zugreifen

Das Ergebnis sind weniger Suchaufwand, eine bessere Informationsverfügbarkeit und eine revisionssichere Dokumentenverwaltung, die nahtlos in bestehende SAP-Prozesse integriert ist.

Revisionssichere Archivierung mit DMS oder ECM?

Dokumentenmanagement-System (DMS)

Ein Dokumentenmanagement-System verwaltet Dokumente zentral über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dazu gehören die Erfassung, Ablage, Suche, Verwaltung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen oder Personalunterlagen.

Unternehmen profitieren von einer besseren Dokumentenorganisation, schnelleren Zugriffszeiten und der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie GoBD oder DSGVO.

Enterprise Content Management System (ECM)

Ein Enterprise Content Management System geht einen Schritt weiter. Neben der revisionssicheren Verwaltung von Dokumenten verbindet ein ECM Informationen, Prozesse und Systeme zu einer zentralen Plattform.

Dokumente werden nicht nur archiviert, sondern direkt in Geschäftsprozesse eingebunden. Informationen können automatisch erfasst, klassifiziert und an angebundene Systeme wie SAP, Microsoft 365, Salesforce oder SAP SuccessFactors übergeben werden.

Dadurch entstehen durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche. Dokumente, Daten und Workflows greifen nahtlos ineinander, wodurch Unternehmen ihre Effizienz steigern, Compliance-Anforderungen erfüllen und manuelle Aufwände reduzieren können.

Mit Doxis schaffen Unternehmen eine zentrale Informationsplattform, die revisionssichere Archivierung, Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung in einer Lösung vereint.

Beispiel: Revisionssichere Archivierung für SAP SuccessFactors

Personalabteilungen verwalten eine Vielzahl sensibler Dokumente, darunter Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse und Schulungsnachweise. Diese Informationen müssen nicht nur langfristig verfügbar bleiben, sondern auch gesetzlichen Aufbewahrungs- und Datenschutzanforderungen entsprechen.

SAP SuccessFactors unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer HR-Prozesse, von Recruiting und Onboarding bis hin zu Talent- und Learning-Management. Für die langfristige und revisionssichere Archivierung von Dokumenten setzen viele Unternehmen jedoch auf eine ergänzende ECM-Lösung.

Durch die Integration von SAP SuccessFactors und Doxis werden HR-Dokumente automatisch übernommen, zentral verwaltet und revisionssicher archiviert. Gleichzeitig bleiben die Informationen direkt aus den HR-Prozessen heraus verfügbar.

Das Ergebnis sind rechtskonforme Personalakten, weniger manueller Verwaltungsaufwand und ein durchgängiger Informationsfluss über den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeiterdaten hinweg.

Durch die Integration von SAP SuccessFactors und einem ECM-System wie Doxis werden HR-Dokumente automatisch erfasst, verwaltet und revisionssicher archiviert. Personalabteilungen profitieren von einer zentralen Informationsbasis, während Mitarbeitende weiterhin in ihrer gewohnten SAP-Umgebung arbeiten.

Vorteile der Archivierung von Dokumenten und Daten aus SAP in einem ECM-System

Die Kombination von SAP und einem ECM-System wie Doxis schafft die Grundlage für eine rechtskonforme, effiziente und zukunftssichere Informationsverwaltung. Unternehmen profitieren insbesondere von folgenden Vorteilen:

Compliance

Dokumente und Informationen werden revisionssicher archiviert und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie GoBD oder DSGVO.

Zentrale Informationsbasis

Alle relevanten Dokumente stehen an einem zentralen Ort zur Verfügung und können schnell gefunden, verwaltet und nachvollzogen werden.

Automatisierte Prozesse

Technologien wie OCR, KI und Machine Learning erfassen Informationen automatisch und unterstützen die Digitalisierung sowie Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Nahtlose SAP-Integration

Dokumente und Informationen sind direkt aus SAP heraus verfügbar. Mitarbeitende arbeiten weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

Ein weiterer Vorteil liegt in der engen Verzahnung von SAP und ECM. Informationen werden automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht, während Doxis im Hintergrund für die revisionssichere Verwaltung und Archivierung sorgt.

Gleichzeitig schaffen intelligente Technologien die Grundlage für effizientere Prozesse. Dokumente werden automatisch erkannt, Informationen extrahiert und direkt in die passenden Geschäftsprozesse integriert. Dadurch reduzieren Unternehmen den manuellen Aufwand, beschleunigen Abläufe und erhöhen die Qualität ihrer Informationen.

Unternehmen müssen Dokumente langfristig aufbewahren, Compliance-Anforderungen erfüllen und gleichzeitig einen schnellen Zugriff auf Informationen sicherstellen.

Durch die Kombination von SAP und einem ECM-System wie Doxis lassen sich Dokumente revisionssicher archivieren und nahtlos in bestehende Prozesse integrieren. Mitarbeitende arbeiten weiterhin in SAP, während Dokumente im Hintergrund rechtskonform verwaltet und langfristig verfügbar gemacht werden.

Das Ergebnis sind weniger Verwaltungsaufwand, mehr Transparenz und eine sichere Informationsverwaltung, die Compliance und effiziente Geschäftsprozesse gleichermaßen unterstützt.

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FAQ - Häufig gestellte Fragen