XRechnung: sind Sie für die E-Rechnungspflicht bereit?

• Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat nach EU-Norm EN 16931.
• Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen: bis Ende 2026 für die meisten Unternehmen, bis Ende 2027 für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
• ZUGFeRD ist die hybride Alternative zur XRechnung: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, lesbar für Menschen und Maschinen zugleich.
• Rechnungen an öffentliche Auftraggeber benötigen eine Leitweg-ID, damit sie die richtige Abteilung erreichen.
• Peppol und ERP-Anbindungen automatisieren den Versand und Empfang von XRechnungen, auch im SAP-Umfeld.

Bei XRechnung handelt es sich um ein standardisiertes Datenformat für elektronische Rechnungen (eRechnungen). Es erfüllt die Anforderungen, um eRechnungen zu versenden und weiterzuverarbeiten. Die elektronische Rechnungsstellung funktioniert bei der XRechnung über einen XML-basierten Datenaustausch.

Deshalb ist das XRechnung-Format auch als XML-Rechnung bekannt.

Durch das XML-Format ist die XRechnung maschinenlesbar. Rechnungssoftware erstellt, übermittelt und verarbeitet die Rechnungsdaten automatisch weiter.

Anders als klassische Papierrechnungen oder PDF-Dateien sind XRechnungen für Menschen nicht ohne Weiteres lesbar. Die Rechnungsinhalte bleiben dabei vollständig erhalten, nur maschinenlesbar codiert.

Wann eine Rechnung eine eRechnung ist, bestimmt die europäische Norm EN 16931. Sie definiert ein einheitliches, europaweites Datenmodell für eRechnungen und gilt als EU-Mindeststandard für die elektronische Rechnungsstellung.

• Auf dieser Basis entwickelte die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mit Bund und Ländern XRechnung als nationales Rechnungsformat.
• ZUGFeRD erfüllt die gleichen EU-Vorgaben wie XRechnung.
• Beide Formate setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU um, die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber regelt.
• Seit 2020 gilt die E-Rechnungspflicht im B2G-Bereich, seit 2025 auch im B2B-Bereich.

Das Format XRechnung folgt einer standardisierten Struktur. Nur wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind, ist die Rechnung verwertbar: Systeme tauschen sie dann automatisiert untereinander aus, ohne Informationsverluste und ohne menschliches Zutun.

Voraussetzungen der XRechnung

Eine eRechnung gilt nur dann als XRechnung, wenn folgende Anforderungen erfüllt sind:

• Die eRechnung ist kein eingebettetes Objekt.
• Die eRechnung ist compliant zu den XML-Schema-Definitionen der EN 16931.
• Die eRechnung entspricht den spezifizierten Geschäftsregeln der XRechnung.
• Die eRechnung übernimmt für alle Informationselemente die semantischen Beschreibungen des Standards XRechnung.
• Die eRechnung ist valide hinsichtlich der technischen Umsetzung

Elemente der XRechnung

Drei technische Elemente bestimmen, wie eine XRechnung aufgebaut ist:

• XML-Datei: Die XRechnung basiert auf dem XML-Format (Extensible Markup Language). Es stellt Daten klar, strukturiert und für Maschinen als Code lesbar dar.
• Syntax: Die XRechnung enthält eine Syntax, die Daten konsistent und korrekt formatiert, etwa Kopf- und Fußzeilen oder Steuerinformationen.
• Datenmodell: Die XRechnung unterscheidet zwischen Pflichtfeldern und optionalen Angaben.

Pflichtangaben der XRechnung

Die XRechnung enthält folgende verpflichtende Angaben:

• Rechnungsempfänger-Daten: zum Beispiel Anschrift sowie Kontaktdaten
• Rechnungssteller-Daten: zum Beispiel Umsatzsteuer-ID und Kontaktdaten
• Rechnungsdetails: zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer
• Zahlungsdetails: zum Beispiel Zahlungswege, Zahlungsfristen, etwaiger Skonto
• Leitweg-ID: bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die eine XRechnung innerhalb einer Behörde an die richtige Abteilung oder den richtigen Fachbereich weiterleitet.

Ohne sie weiß das Empfängersystem nicht, wo die Rechnung landen soll, insbesondere bei großen Verwaltungen mit vielen nachgeordneten Stellen.

Für die Leitweg-ID gelten folgende Punkte:

• Sie wird im Pflichtfeld „Buyer Reference" (BT-10) der XRechnung eingetragen.
• Nur öffentliche Auftraggeber besitzen eine Leitweg-ID, Rechnungssteller benötigen keine eigene.
• Der Auftraggeber teilt sie Ihnen bei der Bestellung oder Beauftragung mit.
• Sie setzt sich aus einer Grobadressierung (Bund oder Land), einer optionalen Feinadressierung und Prüfziffern zusammen.

Ob eine Behörde die Leitweg-ID verpflichtend nutzt, hängt von der Ebene ab: Bundesbehörden und nachgeordnete Einrichtungen sind dazu verpflichtet, bei Ländern und Kommunen entscheidet das jeweilige Landesrecht.

Neben der XRechnung ist ZUGFeRD ein vom Bund empfohlener Standard für eRechnungen. Technisch unterscheiden sich beide Formate vor allem in einem Punkt: XRechnung ist ein reines XML-Format, ZUGFeRD ein hybrides Datenmodell aus PDF und eingebetteter XML-Datei.

ZUGFeRD eignet sich besonders, wenn Ihre Geschäftspartner die Rechnung noch manuell öffnen und lesen sollen. Wollen Sie Rechnungen ausschließlich vollautomatisiert verarbeiten, zum Beispiel im Rahmen einer Dunkelbuchung, spielt XRechnung seine Stärken aus.

Für die Übergangszeit bis 2028 lohnt sich, beide Formate zu unterstützen: Doxis verarbeitet XRechnung, ZUGFeRD 1.0 und 2.0, TransData, EDIFACT und weitere Formate innerhalb eines Rechnungseingangsprozesses.

Genauso wie ZUGFeRD ist XRechnung ein rechtsgültiges Rechnungsformat, um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht nachzukommen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen Rechnungen aus B2B-Umsätzen elektronisch empfangen können. Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen:

1. Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen, zum Beispiel PDF, bleiben zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
2. Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Zusätzlich sind elektronische Rechnungen über bestehende EDI-Verfahren zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
3. Ab 1. Januar 2028: Alle elektronischen Rechnungen aus inländischen B2B-Umsätzen müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, die Übergangsregelungen entfallen vollständig.

Wichtig dabei: eRechnungen im Format XRechnung müssen wie jede andere Rechnung die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung erfüllen. Das bedeutet, Sie benötigen ein Dokumentenmanagement-System (DMS) mit einem revisionssicheren Archiv.

Mit der XRechnung kommt Deutschland den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU nach, denn XRechnung konkretisiert die EU-Norm EN 16931. Das macht sie zu einem europaweit gängigen Format für die Stellung elektronischer Rechnungen.

Als EU-weites Rechnungsformat passt sich XRechnung an kommende Gesetzesänderungen an. Das Maßnahmenpaket ViDA (VAT in the Digital Age) der EU stützt sich ebenfalls auf die Norm EN 16931. So erfüllt XRechnung langfristig auch die Änderungen, die mit ViDA auf Unternehmen in Europa zukommen.

Für den Empfang von XRechnungen benötigen Sie ein Rechnungseingangsprogramm, das dieses Format unterstützt. Da die XRechnung die Rechnungsinformationen bereits im XML-Format bereitstellt, entfällt die klassische OCR-Texterkennung: Die Daten liegen direkt strukturiert vor.

Für den Versand haben Sie drei Wege zur Auswahl:

1. Über externe Dienstleister
2. Über Webformulare von Portalen wie ZRE oder OZG-RE
3. Über Ihr ERP-System

Wir empfehlen den dritten Weg, sofern Ihr ERP-System XRechnung als Format unterstützt. Für den Massenversand an öffentliche Auftraggeber lohnt sich zusätzlich das Peppol-Netzwerk: Statt einzelner Verbindungen zu jeder Behörde reicht ein Zugang zu einem Peppol Access Point, über den Ihre Rechnungen automatisch im Format XRechnung oder im gleichwertigen Peppol-Format BIS Billing übertragen werden.

Egal, ob XRechnung, ZUGFeRD oder eine Kombination aus beiden: Die Eingangsrechnungsverarbeitung funktioniert in Doxis in sechs Schritten.

• Schritt 1: Die Eingangsrechnung geht bei Doxis zur Verarbeitung ein
• Schritt 2: Doxis legt das Dokument automatisch in der passenden elektronischen Akte ab
• Schritt 3: Das System prüft die Eingangsrechnung auf sachliche und formelle Richtigkeit
• Schritt 4: Stimmen alle Daten, startet Doxis den Rechnungsfreigabeworkflow
• Schritt 5: Rechnungen mit Bestellbezug bucht Doxis automatisch (Dunkelbuchung)
• Schritt 6: Die Rechnung wird revisionssicher im Archiv abgelegt.

Läuft Ihre Finanzbuchhaltung über SAP, entscheidet die Anbindung zwischen Rechnungseingang und ERP-System, wie viel manuelle Arbeit Ihnen die XRechnung abnimmt:

• Doxis P2P for SAP: Erfasst eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien automatisch, gleicht sie mit SAP-Bestellungen oder Kontrakten ab und bucht sie bei Übereinstimmung direkt.
• Doxis O2C for SAP: Versendet rechtskonforme eRechnungen direkt aus dem Order-to-Cash-Prozess, inklusive automatischer Formatumwandlung.
• Doxis eDocument Exchange bindet die relevanten länderspezifischen E-Rechnungsnetzwerke im Hintergrund an.

Unternehmen müssen ihre Rechnungsprozesse jetzt umstellen, um die gestaffelten Fristen bis 2028 einzuhalten. XRechnung ist neben ZUGFeRD ein Rechnungsformat, das alle Pflichten der E-Rechnungspflicht erfüllt.

Doxis macht Ihnen die Rechnungsverarbeitung leicht: Die Plattform managt eingehende eRechnungen im Format XRechnung, ZUGFeRD und weiteren Standards und archiviert sie gesetzeskonform. Ihre Prozesse bleiben während der gesamten Verarbeitung durchgehend elektronisch. Vertragsdokumente, Lieferscheine und Bestellungen laufen dabei über dieselbe Doxis Intelligent Content Automation Plattform.

Mit Doxis erreichen Sie unter anderem:

• Automatisierte Erfassung und Prüfung von XRechnung, ZUGFeRD und weiteren Formaten in einem Prozess
• Automatische Dunkelbuchung bei Rechnungen mit Bestellbezug
• Revisionssichere, gesetzeskonforme Archivierung nach GoBD
• Direkte Anbindung an SAP für den P2P- und O2C-Prozess
• Eine gemeinsame Plattform für Rechnungen, Verträge und weitere Geschäftsdokumente

Laut der Total Economic Impact™ Studie von Forrester Consulting erzielte SEW-EURODRIVE mit Doxis einen ROI von 336 % bei einer Amortisationszeit von unter sechs Monaten. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und sehen Sie, wie Doxis Ihre XRechnung-Prozesse automatisiert.