ZUGFeRD: Format, Beispiel & E-Rechnungspflicht erklärt

• ZUGFeRD kombiniert PDF/A-3-Rechnungen mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten.
• Es erfüllt die EU-Norm EN 16931 und ist ein zulässiges Format für die E-Rechnungspflicht.
• Anders als die XRechnung bleibt ZUGFeRD auch für Menschen lesbar.
• International heißt das Format Factur-X.
• Mit Doxis läuft die ZUGFeRD-Verarbeitung automatisiert, im Eingang wie im Ausgang aus SAP.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides Rechnungsformat: Eine PDF/A-3-Datei transportiert die für Menschen lesbare Rechnung, eine eingebettete XML-Datei liefert dieselben Daten maschinenlesbar mit. Das Format entspricht der EU-Norm EN 16931 und gilt als zulässiges Format für die E-Rechnungspflicht.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Eine eRechnung im Datenformat ZUGFeRD besteht aus zwei Komponenten:

1. Einem PDF-Dokument (PDF/A-3)
2. Integrierten Rechnungsdaten im XML-Format

Das PDF-Dokument bildet die Sichtkomponente der eRechnung und ist für Menschen lesbar. In der PDF integriert ist ein identisches Mehrstück der Rechnung im XML-Format. Versenden Sie eine Rechnung im Format ZUGFeRD, gehen die strukturierten, maschinenlesbaren XML-Daten automatisch mit. Das gewährleistet, dass Programme die eRechnung elektronisch weiterverarbeiten können.

eRechnungen: ZUGFeRD oder XRechnung?

Der Bund empfiehlt neben ZUGFeRD auch die XRechnung als Format für eRechnungen. Während ZUGFeRD hybrid aufgebaut ist, enthält die XRechnung Daten ausschließlich im XML-Format. Die Sichtkomponente entfällt dabei vollständig, die Rechnung liegt nur als codierte XML-Datei vor.

Der Vorteil von ZUGFeRD: Für Empfänger und Versender bleibt es weiterhin möglich, die Rechnung selbst zu betrachten und manuell zu bearbeiten, während die elektronische Weiterverarbeitung genauso automatisiert läuft wie bei der XRechnung.

Öffnen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung in einem gewöhnlichen PDF-Reader, sehen Sie eine ganz normale Rechnung: Absender, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Positionen, Steuerbetrag und Zahlungsdaten wie IBAN und Referenz, layoutet wie jede andere PDF-Rechnung auch.

Der Unterschied liegt in einem Anhang, den die meisten Reader ausblenden: eine XML-Datei mit dem Namen factur-x.xml, die dieselben Rechnungsdaten strukturiert enthält.

Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Empfängerdaten stehen dort als klar benannte Felder statt als Fließtext. Software liest dieses eine File, statt die PDF zu interpretieren, und genau das macht ZUGFeRD maschinenlesbar.

Eine Rechnung an einen Geschäftskunden und eine Rechnung an eine Behörde sehen für Sie als Empfänger identisch aus: eine lesbare PDF mit derselben eingebetteten XML-Struktur im Hintergrund. Der Unterschied entsteht erst im verwendeten Profil, nicht im grundsätzlichen Aufbau.

ZUGFeRD ist kein einzelnes Format, sondern eine Familie von Profilen mit unterschiedlicher Datentiefe. Welches Profil Sie brauchen, hängt vom Anwendungsfall ab:

• MINIMUM und BASIC WL: enthalten nur die Kerndaten einer Rechnung, ausreichend für einfache Buchhaltungszwecke, aber nicht für die volle E-Rechnungspflicht.
• BASIC: liefert mehr Detailtiefe, etwa auf Positionsebene, bleibt aber unterhalb der vollen EN-16931-Anforderungen.
• EN 16931 (früher Comfort genannt): erfüllt die europäische Norm vollständig. Dieses Profil setzt die B2B-E-Rechnungspflicht in der Praxis meist voraus.
• EXTENDED: bildet zusätzliche Geschäftsdaten ab, etwa für komplexe B2B-Prozesse mit hohem Automatisierungsgrad.
• XRECHNUNG: deckt speziell die deutschen Anforderungen an Behördenrechnungen (B2G) ab.

Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig das Profil XRECHNUNG oder gleich die reine XRechnung, während für die B2B-E-Rechnungspflicht in der Regel das Profil EN 16931 reicht.

ZUGFeRD hat sich seit der ersten Version kontinuierlich weiterentwickelt. Entwickelt hat es das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.

• Version 1.0: verknüpft PDF und Rechnungsdaten erstmals in einem Format, international bekannt als Factur-X.
• Version 2.0 und 2.0.1: setzen die Anforderungen der EU-Norm EN 16931 um und beheben technische Korrekturen.
• Version 2.1: gleicht ZUGFeRD technisch vollständig an Factur-X an. Beide Formate sind seither identisch aufgebaut.
• Version 2.1.1: ergänzt das XRechnungs-Profil für den Rechnungsverkehr mit deutschen Behörden.
• Version 2.2: erweitert das Profil EXTENDED und verbessert die Interoperabilität mit Order-X.

Für Ihr Unternehmen zählt vor allem eines: Jede ZUGFeRD-Version ab 2.0 erfüllt die EU-Norm EN 16931 und damit die Anforderungen der E-Rechnungspflicht.

Seit Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt: ab Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen. ZUGFeRD in einer EN-16931-konformen Version erfüllt diese Anforderungen vollständig.

Übergangsregelungen zur E-Rechnungspflicht

Während die Ausstellungspflicht noch nicht für alle greift, erlaubt das Umsatzsteuergesetz Übergangslösungen:

1. Bis Ende 2026: Papierrechnungen und sonstige elektronische Formate bleiben zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
2. Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiterhin auf andere elektronische Formate ausweichen, sofern der Empfänger zustimmt.
3. Über das EDI-Verfahren übermittelte Rechnungen bleiben zulässig, solange die Daten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Diese Übergangsregelungen betreffen ausschließlich den Versand. Der Empfang elektronischer Rechnungen ist bereits seit Januar 2025 für alle Unternehmen Pflicht, inklusive einem revisionssicheren Archiv und einem konformen Dokumentenmanagement-System.

Zulässige Formate für eRechnungen

Ab 2028 müssen Sie Rechnungen ausschließlich in einem zulässigen, EN-16931-konformen Format versenden und empfangen. ZUGFeRD und XRechnung gelten beide als zulässige Formate.

ZUGFeRD erfüllt neben den deutschen Geschäftsregeln auch die Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG) des europäischen Standardisierungsgremiums CEN. Damit setzen Sie ZUGFeRD sowohl im nationalen als auch im internationalen Rechnungsverkehr ein. International ist das Format unter dem Namen Factur-X geläufig.

Das Maßnahmenpaket ViDA (VAT in the Digital Age) der EU treibt zusätzlich ein EU-einheitliches Rechnungsformat voran. ZUGFeRD erfüllt die dafür vorgesehenen Anforderungen bereits heute.

Digitale Rechnungsprozesse für Empfänger

ZUGFeRD-Rechnungen empfangen Systeme vollständig automatisiert. Da ZUGFeRD die Rechnungsdaten im XML-Format direkt mitliefert, braucht es keine OCR-Technologie, um die Daten zu extrahieren und zu klassifizieren. Sie liegen bereits strukturiert vor, sodass die Software sie direkt übernimmt.

Digitale Rechnungsprozesse für Versender

Um ZUGFeRD-Rechnungen zu versenden, binden Sie Ihr ERP-System an eine Software an, die Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt. Die Rechnung entsteht dann innerhalb des ERP-Systems und wird automatisch in das Format ZUGFeRD übertragen und versendet.

Versenden Sie Rechnungen an öffentliche Verwaltungen, arbeiten diese häufig mit einem Rechnungsportal wie Peppol. Ihr Rechnungssystem benötigt dafür idealerweise ebenfalls eine Peppol-Anbindung, um Rechnungen abzuholen und den vollständigen Prozess zu automatisieren.

Ob Sie ZUGFeRD-Rechnungen empfangen oder selbst ausstellen: Beides läuft mit Doxis direkt in Ihrem SAP-System. Doxis Invoice for SAP liest eingehende ZUGFeRD-, XRechnung- und FatturaPA-Rechnungen direkt aus dem eingebetteten XML aus, gleicht sie automatisch mit Bestellung und Wareneingang ab und bucht sie bei Übereinstimmung durch.

Doxis O2C for SAP übernimmt die von SAP bereits erstellte Ausgangsrechnung, wandelt sie in ZUGFeRD, Factur-X oder ein anderes benötigtes Format um und versendet sie über den passenden Kanal, mit Statusverfolgung direkt im SAP-Monitor.

Rechnungsverarbeitung ist dabei nur ein Baustein. Auf der Plattform Doxis Intelligent Content Automation laufen auch Ihr Vertragsmanagement und Ihre revisionssichere Archivierung, sodass Rechnungen, Verträge und Aufzeichnungen in einem System statt in mehreren Insellösungen verwaltet werden.

Mit Doxis erhalten Sie:

• Automatisierte Verarbeitung eingehender ZUGFeRD-, XRechnung- und FatturaPA-Rechnungen ohne OCR-Umweg
• Automatisierten Versand ausgehender E-Rechnungen im passenden Format für jeden Kunden
• Abgleich mit Bestellung und Wareneingang direkt in SAP, inklusive automatischer Buchung bei Übereinstimmung
• Revisionssichere Archivierung aller Rechnungsdokumente nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung
• Eine Plattform für Rechnungsstellung, Archivierung und Vertragsmanagement statt eines separaten Tools pro Prozess

Doxis wurde im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026 als Leader eingestuft, und eine Forrester-Studie beziffert den ROI von Doxis-Kunden mit 336 %. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und sehen Sie, wie ZUGFeRD-Verarbeitung in Ihrem SAP-System aussieht.