Digitale Schriftgutverwaltung im DMS einfach erklärt

Die Schriftgutverwaltung, auch Records Management genannt, behandelt alle Prozessschritte, die über den gesamten Lebenszyklus eines Schriftguts anfallen – also Schriftgüter erstellen, nutzen, aufbewahren und löschen. Zu den Schriftgütern einer städtischen Behörde zählen zum Beispiel Urkunden, Verträge oder Baupläne.

Wertstufen eines Schriftguts

Der Lebenszyklus eines Schriftguts richtet sich nach seiner Wertigkeitsstufe. Sie bestimmt, wie lange Unternehmen Informationen aufbewahren, verwalten oder archivieren müssen. Diese Einordnung bildet die Grundlage einer strukturierten Aktenhaltung und eines professionellen Record Keepings.

• Tageswert: Einmalige Informationen ohne bleibenden Wert
• Prüfwert: Dynamische Daten mit zeitlich befristetem Wert
• Gesetzeswert: Statische Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht
• Dauerwert: Schriftgüter von langfristiger Relevanz

Gemäß der ISO 15489 folgt die Schriftgutverwaltung den Verfahren und Grundsätzen ordnungsgemäßer Aktenführung. Aufgaben der Schriftgutverwaltung inkludieren diesbezüglich neben der Verwaltung von Schriftgütern auch deren Kontrolle.

Der moderne Weg, um Schriftgüter wie Handelsbriefe, Belege oder Patente zu verwalten, ist die Digitalisierung dieser Aufzeichnungen. An die Stelle der klassischen Papier-Schriftgutablage treten digitale Prozesse, die sich am etablierten Standard orientieren und Dokumente entlang ihrer Aufbewahrungsfristen strukturiert, nachvollziehbar und revisionssicher innerhalb der Archive Ihres Unternehmens speichert.

Hey Doxi, wie ist der Ablauf der Digitalisierung von Schriftgütern Schritt für Schritt?

Das Ziel der Schriftgutverwaltung ist, Schriftgüter nachvollziehbar, integer, sicher und zugänglich zu managen. Und das zu jeder Zeit.

Gerade für die behördliche Schriftgutverwaltung ist das ein Gewinn. Hier häufen sich die aufbewahrungspflichtigen Dokumente oftmals noch in Papierform. Und das führt unmittelbar zu ineffizienten Prozessen, die sich aus chaotischen Ablagen, zeitaufwendigen Prozessen und unsicheren Rechtsstandards ergeben.

Vorteile der elektronischen Schriftgutverwaltung

Die elektronische Schriftgutverwaltung löst diese Probleme. Aufgaben, die bei der papierbasierten Schriftgutverwaltung viel Zeit einnehmen, sind im DMS zentralisiert und automatisiert. Das sind die Vorteile:

• Dokumente legen Sie geordnet und strukturiert an einem zentralen Ort ab.

• Mitarbeiter sparen durch einheitliche, transparente und optimierte Prozesse im Dokumentenmanagement Zeit.

• Die einheitlichen Strukturen wahren höchste Rechtssicherheit und Prozesse, die compliant sind.

Digitale Systeme verwahren und archivieren Schriftgüter nachprüfbar und dokumentieren sie transparent. Ein Beispiel für eine solche Software ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS), mit dem Sie Dokumente erfassen, bearbeiten, verwalten und archivieren.

Schriftgüter in eAkten erfassen

Innerhalb des DMS strukturieren Sie die Dokumente nach einem vorgegebenen Aktenplan. Dafür legen Sie die benötigten eAkten an, in denen Sie das Schriftgut systematisch sortieren und ablegen. Anders als bei physischen Akten, bei denen Trennblätter verwendet werden, arbeiten Sie bei der eAkte mit Unterordnern.

Durch diese feste Struktur entstehen einheitliche und nachvollziehbare Prozesse, die Ihnen die Arbeit deutlich erleichtern

• Klare Ordnung: Jeder Schritt im Lebenszyklus eines Dokuments ist systematisch abgebildet.
• Schnelle Suche: Informationen sind gezielt auffindbar – ohne langes Blättern oder Suchen.
• Transparenz: Die Dokumentation bleibt jederzeit nachvollziehbar.

Archivierung entlang des Lebenszyklusses

Ein DMS erfasst Schriftgüter, bereitet sie für Bearbeitungs- und Suchprozesse auf und archiviert sie. Viele DMS-Lösungen umfassen auch Archivfunktionen. Mit Doxis als DMS archivieren Sie Schriftgüter revisionssicher.

Schriftgüter in Workflows bearbeiten und verwalten

Vor der Archivierung sind Dokumente ein Arbeitsmittel: Sie erfassen, bearbeiten und verwalten sie. Bei der papiergebundenen Schriftgutverwaltung ist mitunter bereits die Suche nach einem Dokument zeitaufwendig. Es befindet sich hinten im Regal oder in den Archiven eines anderen Gebäudes. Aufgaben, die bei der papierbasierten Schriftgutverwaltung viel Zeit einnehmen, sind im DMS zentralisiert und automatisiert.

Idealerweise greift die Automatisierung des DMS auch in anderen Lösungen. In Doxis sind Dokumentenprozesse zum Beispiel bereits ab dem Posteingang automatisiert. Doxis erfasst eingehende Dokumente digital, extrahiert die Informationen und legt sie in der richtigen eAkte oder in der Lösung für die Rechnungsverarbeitung zur Weiterverarbeitung ab.

Noch effizienter ist der zusätzliche Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in der m Records Management. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Arbeit mit KI weiter zu erleichtern:

Künstliche Intelligenz als Assistentin

Unsere künstliche Intelligenz Doxi assistiert Sachbearbeitern bei der Arbeit. Der Sachbearbeiter begegnet Doxi in verschiedenen Dokumenten wie PDFs, Word, E-Mails in Outlook oder PowerPoint. Dort vereinfacht und beschleunigt Doxi die Arbeitsprozesse.

Doxi beantwortet Fragen zum Dokument, schlägt Arbeitsschritte vor und führt diese auf Wunsch durch. Beispielsweise schlägt Doxi bei einem neuen Dokument vor, in welche eAkte es gehört. Stimmt der Sachbearbeiter zu, übernimmt Doxi die Aktenverwaltung und legt das Dokument automatisch entsprechend ab.

Künstliche Intelligenz für mehr Automatisierung

Wenn Sie künstliche Intelligenz wie Machine Learning einsetzen, gelingen Arbeitsschritte zudem völlig automatisiert. Machine Learning extrahiert, klassifiziert und strukturiert Daten. Dank künstlicher Intelligenz kann die Datenqualität steigen - je nach Prozess mit oder ohne Human in the Loop. Erst durch Machine Learning sind komplett automatisierte Workflows, wie die Dunkelbuchung, möglich.

In Kombination mit einem DMS spart das viel Zeit im bürokratischen Verwaltungsaufwand. Zeit, die Sie für Ihre Geschäftsprozesse wieder übrig haben.

Die Schriftgutverwaltung und die damit verbundene systematische Aktenführung sind Teil des dokumentierten Verwaltungshandelns von städtischen Behörden und privatrechtlichen sowie öffentlichen Organisationen. Doch erst digital ist die Schriftgutverwaltung auch effizient.

Volle Potenziale entfalten Sie mit einem DMS wie Doxis, das die Schriftgutverwaltung (teil)automatisiert und darüber hinaus ein revisionssicheres Archiv stellt. Neben Funktionen wie der Versionierung schafft das volle Transparenz über den gesamten Lebenszyklus von Schriftgütern.